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Digita­li­sierung am Arbeits­platz braucht einen klaren Plan

Digita­li­sierung am Ar­beits­platz er­for­dert ei­ne um­fas­sen­de Be­trach­tung des The­mas – von Tech­nik­aus­wahl über Pro­zess­op­ti­mie­rung bis zur Mit­ar­bei­ter­schu­lung. Ge­sprä­che mit Ex­per­ten sind des­halb bes­ser als tech­ni­sche Auf­rüs­tung nach dem Gieß­kannenprinzip.

Text: Frank Wiercks


Innova­ti­ons­freudige oder techni­kaffine Unter­nehmer, die Inves­ti­tionen in digitale Techno­logien planen, dürften sich durch solche Zahlen bestätigt fühlen: Für 92 Prozent der vom Digital­verband Bitkom befragten Beschäf­tigten ist die Digita­li­sierung am Arbeits­platz bezie­hungs­weise im Berufs­leben eine gute Sache. In der eigenen beruf­lichen Situation betrachten insgesamt zwei Drittel der Befragten die Digita­li­sierung eher als Chance denn als Risiko. Bei den unter 30-Jährigen sind es sogar 70 Prozent. Die ableh­nende Haltung ihrer Mitar­beiter können Firmen­chefs also nicht als Argument anführen, wenn sie auf den Einsatz moderner Techno­logien verzichten. Eher sollten sie sich die Frage stellen: Kann ich überhaupt noch Auszu­bil­dende für Tätig­keiten in meinem Betrieb inter­es­sieren, wenn dort kaum Digita­li­sierung am Arbeits­platz statt­findet? Spreng­stoff birgt das Thema vor allem für kleinere Unter­nehmen etwa in Handwerk oder Handel, denn sie hinken technisch hinterher. Dort läuft beispiels­weise auf vielen Rechnern noch Windows 7, obwohl Microsoft den Support des elf Jahre alten Betriebs­systems einge­stellt hat.

Digita­li­sierung am Arbeits­platz braucht ei­nen kla­ren Plan

Als attrak­tiver Arbeit­geber gelten und Leistungen mithilfe digitaler Techno­logien schnell, flexibel, kosten­günstig sowie kunden­ori­en­tiert erbringen: Das sind gute Gründe für Firmen­chefs, sich der Digita­li­sierung am Arbeits­platz zu widmen. Aber gerade kleinere Unter­nehmen und Mittel­ständler agieren oft zurück­haltend oder nicht wirklich zielführend. Eine Studie des Inter­net­dienst­leisters 1&1 attes­tiert vielen Klein­un­ter­nehmern eine „Zufrie­den­heits­starre“: Sie sehen zwar die Notwen­digkeit der Digita­li­sierung, treiben sie aber nur langsam voran. Andere Betriebe tun etwas, erreichen damit aber nicht automa­tisch das erwünschte Ziel. Laut Gallup Engagement Index fühlt sich ein Drittel der Beschäf­tigten bei dem Thema allein gelassen. Haupt­kritik: fehlende digitale Weiter­bildung. „Es geht bei der digitalen Trans­for­mation nicht allein um Tools und neue Techno­logien, sondern um die Verän­derung der Arbeits­kultur,“ erklärt Marco Nink von Gallup. „Das fängt bei den Mitar­beitern an.“ Unter­nehmer brauchen einen guten Plan, damit die Digita­li­sierung am Arbeits­platz funktio­niert. Dabei spielen vier Aspekte eine Rolle: inhalt­liche Fokus­sierung, technische Ausstattung, organi­sa­to­rische Verbes­serung, persön­liches Engagement.

Meistens be­ginnt Di­gi­ta­li­sierung am Arbeits­platz im Büro

Inhalt­liche Fokus­sierung: Viel hilft viel? Dieser Ansatz kann bei der Digita­li­sierung am Arbeits­platz in einem finan­zi­ellen Fiasko enden. Insbe­sondere kleinere Betriebe sollten nur gezielt in digitale Techno­logien inves­tieren, die erkennbare Vorteile versprechen – und die Gießkanne vergessen. Meistens empfiehlt es sich, mit allge­meiner Büroarbeit und interner Kommu­ni­kation zu beginnen. Auch kaufmän­nische Prozesse und direkte Kunden­kom­mu­ni­kation sollten rasch ein Thema sein. Wichtig ist eine diffe­ren­zierte Betrachtung, wertvoll deshalb der Rat von Spezia­listen. Die interne Kommu­ni­kation etwa lässt sich theore­tisch auch optimieren, indem E-Mails syste­ma­ti­scher genutzt werden. Praktisch ist aber die Meinung eines Experten sinnvoll, ob speziell zur internen Zusam­men­arbeit entwi­ckelte Colla­bo­ration Software nicht besser wäre. Ähnlich sieht es bei Kunden und kaufmän­ni­schen Themen aus. Die Erwei­terung der Finanz­software durch eine CRM-Lösung mit Datenbank könnte den Kontakt zum Kunden und das Erstellen maßge­schnei­derter Angebote erleichtern. Das ist besser, als Infor­ma­tionen für indivi­duelle Angebote in diversen alten Schreiben zu suchen. Tipps gibt der Steuer­be­rater.

Standar­di­sierung der tech­ni­schen Aus­stat­tung ist wichtig

Technische Ausstattung: Sobald klar ist, bei welchen Aufgaben die Digita­li­sierung am Arbeits­platz den größten Nutzen verspricht, ist die Technik entspre­chend anzupassen. Das kann die Inves­tition in eine neue Software sein, aber auch die Anschaffung leistungs­fä­hi­gerer Hardware. Wichtig in diesem Zusam­menhang: In der Regel meint Digita­li­sierung auch Standar­di­sierung. Am besten sollten die Beschäf­tigten überall mit einheit­licher Hard- und Software arbeiten können – falls nötig etwa am Schreib­tisch ihrer Kollegen. Das erleichtert die Bedienung, macht die Wartung kosten­güns­tiger und verhindert, dass beispiels­weise ein Dokument sich nicht an jedem Computer öffnen lässt. Ebenfalls wichtig ist die Frage der IT-Sicherheit. Drucker etwa sollten genauso gut geschützt sein wie Rechner – bei einer Einbindung ins WLAN unbedingt durch eigene starke Passworte. Zur Entscheidung über die technische Ausrüstung gehört außerdem, ob alle Mitar­beiter ein Smart­phone mit bestimmten Apps bekommen. Interne Kommu­ni­kation und Produk­ti­vität könnten sich dadurch verbessern. Solche Überle­gungen sollten aber zuerst mit dem Anwalt besprochen werden.

Auch organisa­to­ri­sche Ab­läu­fe müs­sen an­ge­passt werden

Organi­sa­to­rische Verbes­serung: Digita­li­sierung am Arbeits­platz ist weit mehr als eine technische Frage. Viele Software-Lösungen können ihre vollständige Wirkung erst dann entfalten, wenn die Prozesse im Unter­nehmen optimiert sind. Manchmal ergibt sich diese Optimierung aus dem Einsatz der Software. Aber mindestens ebenso oft muss der Firmenchef selbst mit seinen Beschäf­tigten klären, welcher Arbeits­ablauf für den Betrieb am besten wäre. Der wird dann in die digitale Welt übertragen. Wobei immer eine Maxime gilt: Analoge Arbeits­schritte sind zu vermeiden. Nur durch­gängige Digita­li­sierung macht die Büroarbeit wirklich effizi­enter. Das bedeutet etwa, einge­hende Dokumente konse­quent durch Einscannen zu digita­li­sieren. Also ist zu prüfen, ob die technische Ausstattung dies ermög­licht. Und – vor der vermeintlich notwen­digen Anschaffung eines Scanners – zu prüfen, ob nicht das Outsourcing des Einscannens die beste Lösung wäre. Auch hier aller­dings sollten Firmen­chefs vor Entschei­dungen externen Rat einholen. Der Steuer­be­rater weiß beispiels­weise, wie kaufmän­nische Prozesse sich optimieren lassen. Der Anwalt prüft Verträge mit Dienst­leistern.

Hohes persön­liches En­ga­ge­ment von Chef und Mitar­beitern

Persön­liches Engagement: Digita­li­sierung am Arbeits­platz ist ein wichtiges Thema für Firmen­chefs, die es aber vor allem aus unter­neh­me­ri­scher Perspektive betrachten. Doch Mitar­beiter wissen aus ihrer täglichen Erfahrung ebenfalls, welche Prozesse sich verbessern lassen oder wo eine Software-Lösung nicht rundläuft. Deshalb sollten sie in solche Projekte einge­bunden sein. Ist die Digita­li­sierung am Arbeits­platz dann Realität, brauchen Beschäf­tigte natürlich Schulungen für neue Abläufe und Techno­logien. Wer nicht weiß, was er wie womit tun soll, kann keine guten Ergeb­nisse liefern. Das Resultat wären Frust und Ärger bei Chef wie Mitar­beiter. „Wir brauchen kreative Menschen, die aus Daten Infor­ma­tionen machen – und so neue Geschäfts­mo­delle entwi­ckeln und Arbeits­pro­zesse perfek­tio­nieren“, so Andreas Boes, Direktor des Bayeri­schen Forschungs­in­stituts für Digitale Trans­for­mation. „Wir brauchen Beschäf­tigte, die neue, innovative Ideen haben.“ Das können viele Mitar­beiter mithilfe digitaler Techno­logien leisten. Aber nur, wenn ihr Chef sie mitnimmt, indem er ihre Meinung erfragt, sie schult und sie motiviert.

Digita­li­sierung am Ar­beits­platz soll­te al­le Mit­ar­bei­ter erreichen

Das im Zusam­menhang mit der Digita­li­sierung am Arbeits­platz wichtige Thema Home-Office hat zwei Aspekte. Manchmal lässt sich das Arbeiten von zu Hause erst durch den Einsatz neuer Techno­logien ermög­lichen. Betritt das Unter­nehmen mit der techni­schen Aufrüstung also auch arbeits­or­ga­ni­sa­to­ri­sches Neuland, sind viele Aspekte mit dem Anwalt zu klären. Themen wie Versi­cherung im Home-Office, Klauseln im Arbeits­vertrag oder Arbeits­er­fassung und -kontrolle. Besteht die Erlaubnis zum Home-Office schon länger, ist die dort genutzte technische Ausstattung analog zur Digita­li­sierung am Arbeits­platz im Büro zu ergänzen. Sonst klappt es nicht mit der durch­gän­gigen techni­schen und organi­sa­to­ri­schen Standar­di­sierung, einem erklärten Ziel der meisten Programme zur Digita­li­sierung. Dass dies immer mehr Unter­nehmer umfassend verstehen, belegen die Ergeb­nisse der DATEV-Studie „Digitale Prozesse im Handwerk“: Jeder fünfte Betrieb setzt auf komplett digitale Prozesse. Vor allem jüngere Firmen­chefs moder­ni­sieren die kaufmän­nische Abwicklung umfassend.

Digita­li­sierung am Arbeits­platz ist aber keineswegs nur ein Thema für Büroan­ge­stellte oder bei Inves­ti­tionen in neue Produk­ti­ons­an­lagen. Selbst in den Filialen kleiner Handels- oder Handwerks­un­ter­nehmen können die Mitar­beiter davon profi­tieren, wenn der Chef entspre­chende Lösungen intel­ligent einsetzt. Vorbildlich dafür ist die Digita­li­sierung bei der Bäckerei Huth. Ein einfaches Beispiel für wirksame Digita­li­sierung am Arbeits­platz: Bei Huth dient ein Team-Netzwerk namens „Teambook“ als Wissens­plattform und zum Infor­ma­ti­ons­aus­tausch, das etwa auch die Verkäu­fe­rinnen am Tresen nutzen. Statt analoger Ordner stehen jetzt Tablets in den Filialen – die Kommu­ni­kation ist dadurch schneller und die Verwaltung schlanker geworden.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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