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Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung: Das müssen Sie wissen

Die Betriebs­prüfung der Ren­ten­ver­si­cherung klärt, ob Be­schäf­tigte rich­tig an­ge­mel­det und Ver­sich­erungs­bei­trä­ge kor­rekt be­zahlt wur­den. Feh­ler wer­den teuer. Unter­neh­mer soll­ten das The­ma re­gel­mäßig mit ih­rem Steu­er­be­rater be­sprechen, um gut auf Kon­trol­len vor­be­rei­tet zu sein.

Text: Sigrun an der Heiden


Spätestens alle vier Jahre trifft viele Unter­nehmen eine Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung. Die Kontrol­leure prüfen Lohn- und Gehalts­konten, Anstel­lungs­ver­träge, Beitrags­ab­rech­nungen, Meldungen zur Sozial­ver­si­cherung sowie Abrech­nungs­un­ter­lagen für freie Mitar­beiter. Sie wollen heraus­finden, ob ein Arbeit­geber alle geschul­deten Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeits­losen- und Unfall­ver­si­cherung abgeführt hat. Und sie prüfen, ob die Meldungen zu den Sozial­ver­si­che­rungen korrekt erfolgt sind. Auch die Umlagen wegen Mutter­schaft und für Entgelt­fort­zahlung im Krank­heitsfall sowie das Insol­venzgeld sind Bestandteil der Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung. Zudem kontrol­lieren die Beamten den Insol­venz­schutz von Wertgut­haben und ob Betriebe die Künst­ler­so­zi­al­abgabe gezahlt haben. Meist finden die Prüfer etwas. 2018 überprüften die Renten­ver­si­che­rungs­träger 766.650 Unter­nehmen und deckten bei rund einem Viertel entweder Abrech­nungs­fehler oder gar Abrech­nungs­betrug auf. Die Nachfor­de­rungen von Sozial­ver­si­che­rungs­bei­trägen und Umlagen summierten sich auf knapp eine Milliarde Euro. Hinzu kamen Säumnis­zu­schläge von rund 245 Millionen Euro. Ein immenses Risiko für Unter­nehmen – aber mit Unter­stützung des Steuer­be­raters lassen sich teure Fehler vermeiden.

Betriebs­prüfung durch Renten­ver­si­cherung trifft jeden Betrieb

Welche Prüfstelle für ein Unter­nehmen zuständig ist, hängt von der Betriebs­nummer ab. Diese achtstellige Nummer teilt den Arbeit­gebern die Bundes­agentur für Arbeit zu. Entscheidend ist die letzte Ziffer. Die Deutsche Renten­ver­si­cherung Bund prüft Betriebe mit den Nummern 0 bis 4. Ihre Regio­nal­träger kontrol­lieren Arbeit­geber mit den Prüfziffern 5 bis 9. Erledigt der Steuer­be­rater die Lohn- und Gehalts­ab­rechnung sowie die Meldungen zur Sozial­ver­si­cherung, entscheidet seine Betriebs­nummer. Dann findet die Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung im Büro des Beraters statt. Meist kommen die Sozial­ver­si­che­rungs­prüfer aber in den Betrieb. Die Beamten müssen ihren Besuch ankün­digen – möglichst einen Monat im Voraus, spätestens jedoch 14 Tage vor der Prüfung. Passt der Termin nicht – weil ein großer Auftrag alle Kapazi­täten bindet oder der Geschäfts­führer verreist ist – lässt sich eine Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung nach vorhe­riger Absprache auch verschieben. Besteht aller­dings der Verdacht, dass ein Arbeit­geber Beiträge hinter­zieht oder illegal Beschäf­tigte im Unter­nehmen arbeiten, rückt der Prüfdienst ohne Vorwarnung an.

So läuft eine Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung ab

Kontrol­leure wie Arbeit­geber haben ein Interesse daran, die Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung zügig durch­zu­ziehen. Daher sollten Firmen­chefs mit ihrem Steuer­be­rater das Vorgehen für diesen Fall möglichst genau besprechen: Denn Arbeit­geber sind zur Mitwirkung verpflichtet, sie müssen dem Prüfer umfassend Auskunft geben. Die Prüfer dürfen alle Lohn- und Gehalts­un­ter­lagen einsehen. Für sie ist die gesamte Finanz­buch­haltung einschließlich der Aufwands­konten inter­essant. Auf Verlangen sind Beitrags­ab­rech­nungen, Meldungen, Verträge, Betriebs­ver­ein­ba­rungen, Kassen­bücher und Journale vorzu­legen. Kritisch prüfen die Beamten die Dienst- und Werkver­träge mit Blick auf mögliche Schein­selbst­stän­digkeit sowie Unter­lagen, welche die Versi­che­rungs­freiheit von Mitar­beitern belegen sollen. Wenn Lohnsteu­er­haf­tungs­be­scheide aus einer Prüfung des Finanzamts vorliegen, wollen die Kontrol­leure sie sehen. Bei Unregel­mä­ßig­keiten infor­mieren sich die Behörden gegen­seitig. Die Betriebs­prüfer der Renten­ver­si­cherung dürfen Unter­lagen kopieren und Daten speichern. Wer ein Lohnab­rech­nungs­pro­gramm nutzt, das die elektro­nisch unter­stützte Betriebs­prüfung (euBP) erlaubt, kann der Renten­ver­si­cherung die Daten direkt übermitteln. Mancher Hausbesuch ist so überflüssig.

Unter­nehmer machen leicht einen teuren Abrech­nungs­fehler

Hohe Nachfor­de­rungen drohen, wenn eine Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung ergibt, dass freie Mitar­beiter schein­selbst­ständig – also versi­che­rungs­pflichtig – tätig sind. Sicherheit bringt in diesem Punkt eine Status­an­frage bei der Renten­ver­si­cherung vor Beginn der Zusam­men­arbeit. Auch bei der Abrechnung von Minijobbern, Midijobbern, Studenten, Prakti­kanten, Rentnern, mitar­bei­tenden Famili­en­mit­gliedern sowie geschäfts­füh­renden Gesell­schaftern passieren leicht Fehler. Wer Mitar­beiter nicht korrekt bei Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeits­losen- und Unfall­ver­si­cherung anmeldet, den bitten die Betriebs­prüfer zur Kasse. Zu diesen Themen sollten sich Firmen­chefs regel­mäßig mit ihrem Steuer­be­rater austau­schen. Besonders der Phantom-Lohn birgt Risiken: Sozial­ver­si­che­rungs­bei­träge fallen nämlich auf den geschul­deten, nicht den gezahlten Lohn an. Wer den Tarif- oder Mindestlohn nicht einhält oder falsch rechnet, riskiert saftige Beitrags­nach­zah­lungen. Abrech­nungs­fehler drohen auch bei Dienst­wa­gen­nutzung, Gehalts­extras und Abfin­dungen. Vorsicht geboten ist bei Steuer­nach­for­de­rungen vom Finanzamt nach Lohnsteu­er­au­ßen­prü­fungen. Auch Sozial­ver­si­che­rungs­bei­träge sind dann meistens falsch berechnet. Unter­nehmer sollten sofort ihren Steuer­be­rater einschalten und Rat beim zustän­digen Renten­ver­si­che­rungs­träger einholen. Andern­falls drohen Säumnis­zu­schläge bei der späteren Betriebs­prüfung.

Beitrags­nach­zah­lungen und Säumnis­zu­schläge sind Risiko

Teuer wird eine Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung insbe­sondere für Firmen­chefs, die das Thema Sozial­ver­si­cherung generell nicht ernst nehmen. Wer etwa angeblich selbst­ständige Mitar­beiter ohne jegliches Nachdenken einfach nicht bei den Sozial­ver­si­che­rungen anmeldet, riskiert mehr als ein blaues Auge. Bewerten die Betriebs­prüfer der Renten­ver­si­cherung beispiels­weise mitar­bei­tende Famili­en­mit­glieder als Arbeit­nehmer, summieren sich die Beitrags­nach­for­de­rungen schnell auf horrende Beträge. Denn Betriebe müssen für die letzten vier Jahre nachzahlen. Wurden Beiträge vorsätzlich nicht abgeführt, tritt die Verjährung nicht nach vier, sondern nach 30 Jahren ein. Die Rechnung der Kranken­kasse, die den Gesamt­so­zi­al­ver­si­che­rungs­betrag einzieht, fällt dann noch höher aus. Zusätzlich droht ein Straf­ver­fahren. Was viele übersehen: Arbeit­geber schulden den gesamten Sozial­ver­si­che­rungs­beitrag – Arbeit­geber- und Arbeit­neh­mer­anteil. Sie dürfen nur die korri­gierten Beiträge der letzten drei Monate vom Lohn des Mitar­beiters abziehen. Richtig teuer sind auch die Säumnis­zu­schläge. Die Renten­ver­si­cherung berechnet für jeden angefan­genen Monat einen Zuschlag von einem Prozent des ausste­henden Betrags. Die Nachzahlung ist sofort fällig.

Auf Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung vorbe­reiten

Vorsicht ist besser als Nachsicht – das gilt auch mit Blick auf eine Betriebs­prüfung der Renten­ver­si­cherung. Unter­nehmer sollten sozial­ver­si­che­rungs­recht­liche Fragen klären, bevor die Betriebs­prüfer kommen. Der Steuer­be­rater hilft hier weiter. Auch der Betriebs­prüf­dienst der Deutschen Renten­ver­si­cherung berät Arbeit­geber und bietet Vorträge an. Haben sich die Betriebs­prüfer bereits angemeldet, lassen sich strittige Punkte im Abschluss­ge­spräch klären. Entscheidend ist, als Arbeit­geber glaubhaft darlegen zu können, dass bei Abrech­nungs­fehlern kein eigenes Verschulden vorliegt. Dann reicht es, die ausste­henden Beträge nachzu­zahlen. Säumnis­zu­schläge verlangen die Betriebs­prüfer jedoch, wenn sie dem Betrieb grobe Fahrläs­sigkeit oder Vorsatz nachweisen können.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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