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Bon­pflicht und TSE: ein Kassen-Update

Ende 2016 trat das Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­talen Grund­auf­zeich­nungen in Kraft. Zum 01.01.2020 folgt nun die Ein­füh­rung der „Tech­nischen Sicher­heits­ein­richtung (TSE)“ bei „Elek­tro­nischen Auf­zeich­nungs­syste­men“ (Kassen­syste­men).

Text: DATEV


Der Gesetz­geber hat die Einzel­auf­zeich­nungs­pflicht durch die Änderung des § 146 AO gesetzlich normiert. In einer ersten Aufrüs­tungs­welle wurden die Kassen­systeme fit für den Jahres­wechsel 2016/2017 und die Anfor­de­rungen aus dem BMF Schreiben vom 26.11.2010 (2. Kassen­richt­linie) gemacht. Am 1. Januar 2018 trat die nächste Stufe des „Kassen­ge­setzes“ in Kraft, die eine Kassen-Nachschau ermög­lichte. Hier wurde deutlich, dass es der Gesetz­geber ernst meint mit der Kampf­ansage gegen Betrü­ge­reien und Manipu­la­tionen an digitalen Aufzeich­nungen im Kassen­umfeld. Es geht um Steuer­ge­rech­tigkeit und die Politik unter­nimmt erstmals seit Jahrzehnten den ernst­haften Versuch, den milli­ar­den­schweren Steuer­betrug einzu­dämmen. Aus diesem Grund ist das Gesetz zum Schutz vor Manipu­la­tionen an digitalen Grund­auf­zeich­nungen und die schritt­weise Einführung der Kassen­si­che­rungs­ver­ordnung zum 1. Januar 2020 ins Leben gerufen worden.

Diese Pflichten gelten ab Jahres­anfang 2020

Das Gesetz zum Schutz vor Manipu­la­tionen an digitalen Grund­auf­zeich­nungen trat am 29.12.2016 durch die Veröf­fent­li­chung im Bundes­ge­setz­blatt in Kraft. Die Verant­wort­lichen gingen davon aus, dass es möglich sein müsse, innerhalb von drei Jahren eine „Zerti­fi­zierte Technische Sicher­heits­ein­richtung TSE“ für alle gängigen Kassen­systeme zu entwi­ckeln. Das Bundesamt in der Infor­ma­ti­ons­technik (BSI) sollte sie zerti­fi­zieren. Die Anwen­dungs­sze­narien und Aufbauten dieser Kassen­systeme können äußerst komplex und vielfältig sein. Deshalb zeigte sich im Laufe der drei Jahre, dass der vorge­sehene Zeitplan nicht zu halten sein werde. Aus diesem Grund erfolgte die Veröf­fent­li­chung einer „Nicht­be­an­stan­dungs­re­gelung“ bis zum 30.09.2020 durch das Bundes­mi­nis­terium der Finanzen (Nicht­be­an­stan­dungs­re­gelung bei Verwendung elektro­ni­scher Aufzeich­nungs­systeme im Sinne des § 146a AO ohne zerti­fi­zierte technische Sicher­heits­ein­richtung nach dem 31. Dezember 2019).

Viele Unter­nehmen inter­pre­tieren die Nicht­be­an­stan­dungs­re­gelung fälsch­li­cher­weise als eine Verschiebung der „Techni­schen Sicher­heits­ein­richtung” (TSE) bis zum 30.09.2020. Sie gehen davon aus, dass nicht beanstandet wird, wenn die Kasse zum Jahres­wechsel nicht den neuen Anfor­de­rungen genügt. In der Nicht­be­an­stan­dungs­re­gelung heißt es aber: „Die technisch notwen­digen Anpas­sungen und Aufrüs­tungen sind umgehend durch­zu­führen und die recht­lichen Voraus­set­zungen unver­züglich zu erfüllen.“

Kassen­händler oder -hersteller fragen

Unter­nehmer müssen demnach Kassen­händler oder Kassen­her­steller kontak­tieren und folgende Auskünfte anfordern:

• Ist meine Kasse zum 01.01.2020 nachrüs­tungs­pflichtig?
• Wenn ja: Ist meine Kasse nachrüstbar?
• Wenn ja: Wann kann die Kasse mit der Schnitt­stelle zur DSFinV-K ausge­stattet werden und wann kann die Kasse mit einer TSE ausge­stattet werden?
• Welche techni­schen Möglich­keiten der Anbindung an eine TSE gibt es, wann werden diese reali­siert und mit welchen Kosten ist dies verbunden?

Eine Übersicht, welche Zerti­fi­zie­rungs­ver­fahren für Sicher­heits­module begonnen wurden, gibt es beim BSI. Dort sind nur Unter­nehmen genannt, die einer Veröf­fent­li­chung zugestimmt haben. Von BMF und BSI wurde das Konstrukt einer vorläu­figen Zerti­fi­zierung angekündigt, mit deren Hilfe der Verkauf einer TSE bereits vor dem Abschluss des Zerti­fi­zie­rungs­ver­fahrens möglich werden soll. Im Rahmen dieser vorläu­figen Zerti­fi­zierung sollen erste TSE-Hersteller die Markt­freigabe erhalten. Im Rahmen eines Feldver­suchs beim DFKA (Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrech­nungs­sys­tem­technik e. V.) werden derzeit die TSE-Lösungen von Swissbit und Crypto­vision im Zusam­men­spiel mit Kassen praxisnah getestet.

Schutz durch Inves­ti­ti­ons­schutz­regel

Für einen Teilbe­reich der „Elektro­ni­schen Aufzeich­nungs­systeme“ gibt es noch eine Inves­ti­ti­ons­schutz­klausel im Gesetz zum Schutz vor Manipu­la­tionen an digitalen Grund­auf­zeich­nungen (§ 30 Abs. 3). Angesprochen sind hier die „Elektro­ni­schen Regis­trier­kassen“, also Kassen­systeme, die nicht auf einem PC-Standard­be­triebs­system wie Windows, Linux oder iOS basieren. Das Gesetz hat für diese Systeme in Abhän­gigkeit der Anschaffung einen Zeitrahmen definiert.

Als erste Voraus­setzung müssen Kassen­be­treiber das Kassen­system zwischen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 angeschafft haben. Zweitens muss es alle Anfor­de­rungen zur Aufbe­wahrung digitaler Unter­lagen bei Barge­schäften erfüllen. Drittens muss der Hersteller eine Beschei­nigung ausstellen, dass er dieses System nicht mit einer TSE nachrüsten kann. Nur dann greift diese Inves­ti­ti­ons­schutz­re­gelung und Unter­nehmer dürfen das Kassen­system über den 01.01.2020 hinaus ohne TSE bis längstens zum 31.12.2022 einsetzen.

Diese Regelung basiert auf dem Gedanken, dass für zahlreiche unter diese Regelung fallende Systeme zwei Aufrüs­tungen notwendig wären. Erste Aufrüstung zum 01.01.2017, um letztlich alle Anfor­de­rungen zur Aufbe­wahrung digitaler Unter­lagen bei Barge­schäften zu erfüllen, und die zweite Aufrüstung zur Erfüllung des § 146a AO durch eine TSE (Technische Sicher­heits­ein­richtung) zum 01.01.2020, die es aber eben nicht für dieses System gibt. Für die Abschreibung eines solchen Kassen­systems verbleiben damit mehr als fünf Jahre – danach ist dann auch für diese Systeme Schluss.

PC-Kassen­systeme gelten grund­sätzlich als aufrüstbar!

Diese Inves­ti­ti­ons­schutz­klausel greift jedoch nicht für Unter­nehmer mit PC-Kassen­sys­temen. Da ihre Systeme grund­sätzlich mit Standard-Hard- und -Software, also Windows, Linux, iOS etc., sowie vielfäl­tigen Schnitt­stellen- und Speicher­sys­temen arbeiten, gelten diese Systeme grund­sätzlich als aufrüstbar im Sinne des Gesetzes. Damit gilt, dass die Systeme unver­züglich aufzu­rüsten und anzupassen sind, wobei auch hier die Behörden nicht beanstanden, wenn bis zum 30.09.2020 eine volle Einsatz­be­reit­schaft im Sinne des § 146a AO nicht vorhanden ist.

Alte und neue Kassen

Haben Unter­nehmer das Kassen­system vor dem 26.11.2010 angeschafft, stellt sich die Frage, ob es sich überhaupt aufrüsten lässt. Gibt der Hersteller des Systems hier grünes Licht, ist das System zum 01.01.2020 aufzu­rüsten, wobei es auch hier nicht beanstandet wird, wenn das System bis zum 30.09.2020 nicht mit der TSE vollum­fänglich arbeitet. Ist dieses alte Kassen­system aber gar nicht mehr aufrüstbar, darf es auch nicht nach dem 01.01.2020 einge­setzt werden. Die Betrof­fenen müssen dann eine neue Kasse mit TSE-Vorbe­reitung erwerben.
Für ganz neue Systeme gilt: Erfolgt die Anschaffung nach dem 01.01.2020, dann nur noch mit TSE – genauer gesagt: „Elektro­nische Aufzeich­nungs­systeme mit Anbin­dungs­mög­lichkeit an eine zerti­fi­zierte technische Sicher­heits­ein­richtung und die zerti­fi­zierte technische Sicher­heits­ein­richtung können unabhängig vonein­ander beworben oder In Verkehr gebracht werden.“ Für Systeme, die nicht den Anfor­de­rungen entsprechen und dennoch In Verkehr gebracht werden, steht ein Bußgeld in Höhe von 25.000 Euro pro Verstoß im Raum.

Zwingende Beleg­ausgabe als Bon oder digital

Gegen die Bon-Ausga­be­pflicht, die zum 01.01.2020 auf jeden Unter­nehmer mit elektro­ni­schen Kassen­sys­temen zukommt, regt sich derzeit massiver Wider­stand. Dennoch macht diese Verpflichtung mit Blick auf das „System Kasse“ durchaus Sinn.

Bei der überwie­genden Zahl der „elektro­ni­schen Regis­trier­kas­sen­systeme“ erfolgt der Abschluss der Aufzeichnung des Barge­schäfts mit der Erstellung eines Kassenbons auf Papier. Wenn Kassen­be­treiber den Bon nicht ausdrucken, können sie den Geschäfts­vorfall eventuell abbrechen oder unter geöff­neter Kassen­schublade einfach weiter­kas­sieren, ganz ohne nachfol­gende Bon-Ausgabe. Der Kassier­vorgang soll trans­pa­renter werden, wohl auch für den Betriebs­prüfer in Vorbe­reitung einer Kassen-Nachschau. Ab 01.01.2020 wird bei einer Nicht­ausgabe des Bons zwar kein Bußgeld erhoben. Der Bundes­fi­nanz­mi­nister ließ aber durch­blicken, dass die Nicht­ausgabe des Kassenbons als ein Indiz für eine nicht ordnungs­gemäße Kassen­führung gewertet werden kann. Beobachtet ein Prüfer die Nicht­ausgabe, kann das eventuell eine Kassen-Nachschau nach sich ziehen, um die ordnungs­mäßige Kassen­führung durch Einsicht­nahme in die Kassen­daten zu überprüfen.

Bonpflicht auch elektro­nisch

Neue und moderne Kassen­systeme bieten darüber hinaus auch die Möglichkeit, einen elektro­ni­schen Bon zu erzeugen. Diese Möglichkeit wird ausdrücklich zugelassen. Wichtig ist die tatsäch­liche Erstellung eines elektro­ni­schen Belegs. Nur eine Anzeige auf einem Display oder Monitor genügt hier nicht den Anfor­de­rungen. Der elektro­nische Bon muss zur Mitnahme für den Kunden in einem elektro­ni­schen Standard­format (Grafik­datei, PDF-Bon) vom Unter­nehmer erzeugt und dem Kunden angeboten werden. Der Bon ist natürlich auch im System des Unter­nehmens zu speichern.

Ganz praktisch hat das natürlich auch Auswir­kungen auf die Frage­stellung zum Kassenbon. Kann das Kassen­system einen Bon sowohl drucken als auch elektro­nisch übermitteln, stellt sich ab dem 01.01.2020 die Frage, in welcher Form ein Kunde den Beleg zu erhalten wünscht. In der elektro­ni­schen Variante wird er übermittelt und den Anfor­de­rungen ist Genüge getan. Bei einem gedruckten Bon entscheidet der Kunde, ob er ihn mitnimmt oder nicht.

Anmeldung des Kassen­systems bei der Finanz­ver­waltung

Ursprünglich sollten Kassen­be­treiber ihre Systeme zum 01.01.2020 auf amtlichen Vordruck bei der Finanz­ver­waltung anmelden. Im Angesicht der drohenden Antragsflut auf Papier hat man recht­zeitig die Anmeldung auf elektro­ni­schem Weg einge­schlagen. Sobald eine elektro­nische Anmeldung von TSE-Kassen­sys­temen möglich ist, erfolgt dies durch Bekanntgabe im Bundes­ge­setz­blatt. Auch hier ist die weitere Entwicklung zu beobachten. Unter­nehmer müssen dann sämtliche Systeme melden und angeben, wenn sie ein System außer Betrieb nehmen. Um hier nicht den Überblick über Fristen und Termine zu verlieren, empfiehlt sich in jedem Fall die Zusam­men­arbeit mit einem Steuer­be­rater.

Archi­vierung von Kassen­daten

Die Archi­vie­rungs­pflicht von Kassen­daten ist kein neues Thema der „Techni­schen Sicher­heits­ein­richtung“ oder des Gesetzes zum Schutz vor Manipu­la­tionen an digitalen Grund­auf­zeich­nungen, sondern basiert auf zahlreichen Regelungen wie z. B. den Anfor­de­rungen zur Aufbe­wahrung digitaler Unter­lagen bei Barge­schäften.

Hilfe­stellung für eine revisi­ons­si­chere Archi­vierung von Kassen­daten können Cloud­ba­sierte Lösungen wie das DATEV- Kassen­archiv online bieten. Zusammen mit der System­technik der Kasse bildet es den verlän­gerten Kassen­speicher. Über eine Schnitt­stelle des jewei­ligen Kassen­her­stellers lassen sich so automa­ti­siert sowohl die Kassen­ein­zel­daten als auch die Tages­ab­schluss­daten für jeden Tag ins Hochsi­cher­heits­re­chen­zentrum der DATEV übertragen. Anschließend stehen sie als unver­än­derbare Daten sowohl dem Steuer­be­rater über das DATEV-Kassenbuch online als auch auf Anfrage dem Betriebs­prüfer zur Verfügung.

Verfah­rens­do­ku­men­tation – Handbuch für Unter­nehmen

Angesichts der Gefahr einer unange­kün­digten Kassen-Nachschau ist es wichtig, dass Unter­nehmer und Betriebs­prüfer auf eine Verfah­rens­do­ku­men­tation zurück­greifen können. Da der Gesetz­geber keine Detail­an­gaben zum Inhalt vorschreibt, können Unter­nehmer ein Handbuch für die technisch und organi­sa­to­risch gewollten Prozesse im Unter­nehmen erstellen. So lassen sich die gewünschten Abläufe und techni­schen Einrich­tungen für Betriebs­prüfer trans­parent machen. Darüber hinaus dienen sie neuen Mitar­beitern als Orien­tierung. Inzwi­schen gibt es dazu auch die Muster­ver­fah­rens­do­ku­men­tation des „Deutschen Fachver­bands für Kassen- und Abrech­nungs­sys­tem­technik e. V. (DFKA)“. Sie steht kostenlos zum Download bereit und auch hier empfiehlt sich die gemeinsame Bearbeitung mit einem Steuer­be­rater.

Wie kürzlich bekannt wurde, möchte eine Initiative im Bundestag eine praxis­taug­liche Ausnah­me­re­gelung der Beleg­aus­ga­be­pflicht durch den Bundestag bekommen. Am Freitag, den 13.12.2019, fand hierzu eine erste Lesung statt.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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