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Abschreibung von Software hat es in sich

Die Ab­schrei­bung von Soft­ware ist eine Kunst für sich. Un­ter­schie­de bei Pro­gramm­ar­ten sind zu be­ach­ten so­wie die Fra­ge, ob sich GWG-Ab­schrei­bung lohnt. Was bei der An­schaf­fung von Soft­ware zu­nächst sinn­voll er­scheint, kann Be­trieb­e steu­er­lich in ei­ne Fal­le führen.

Text: Midia Nuri


Das Thema Abschreibung ist ziemlich kompli­ziert. Und es macht die Materie nicht gerade einfacher, dass Unter­nehmer die Modali­täten bis zu einem gewissen Grad selbst gestalten können. Beispiels­weise beim Ansatz gering­wer­tiger Wirtschafts­güter (GWG). Eine ganz besondere Heraus­for­derung aller­dings ist die Abschreibung von Software und EDV-Technik. Unter­nehmer sollten Inves­ti­tionen in Software oder IT und teils auch Firmen-Website darum eng mit der Planung von Inves­ti­tionen und Abschrei­bungen anderer Wirtschafts­güter abstimmen. Weil sich die GWG-Abschreibung auf die Abschreibung aller Güter bis 1.000 Euro Einkaufs­preis auswirkt, entstehen steuer­liche Chancen wie auch Fallen. Ins Gespräch mit dem Steuer­be­rater gehört also immer das gesamte Planungs­paket rund um Gewinn­erwar­tungen und Inves­ti­tionen jeder Art. Je voraus­schau­ender Firmen­chefs planen, desto besser können sie steuerlich gestalten.

Bei Ab­schrei­bung von Soft­ware zäh­len Fein­hei­ten

Grund­sätzlich scheint die Abschreibung von Software einfach. Standard­software schreiben Unter­nehmer über einen Nutzungs­zeitraum von drei Jahren ab – außer, sie haben sie mit Hardware zusammen in einem Bundle erworben. Kostet sie bis zu 800 Euro netto, kann sie sofort im gleichen Jahr komplett als gering­wer­tiges Wirtschaftsgut angesetzt werden. Inhabern kleinerer Betriebe reicht diese Abzugs­mög­lichkeit selbst dann oft, wenn sie mehrere Arbeits­plätze mit Betriebs­system und Office-Paket ausstatten. Sofort­abzug oder Abschreibung über drei Jahre – das ist also bei Standard­software die Devise. Doch schon wer im selben Jahr weitere Wirtschafts­güter für bis 1.000 Euro anschaffen will, sollte sich genauere Gedanken machen. Schließlich wirkt sich die Entscheidung für den Abschrei­bungspool als Variante der GWG-Abschreibung auf die Abschreibung aller anderen Wirtschafts­güter bis 1.000 Euro Einkaufs­preis in dem betref­fenden Jahr aus – günstig oder ungünstig.

Abschreibung von Software oder im­ma­te­riel­les Wirt­schaftsgut?

Die Abschreibung per GWG-Pool mag beispiels­weise im Fall von Möbel­stücken dank einer dadurch deutlich kürzeren Abschrei­bungs­dauer günstig sein. Dagegen dürfte sich kaum ein Selbst­stän­diger über die per Abschrei­bungspool auf fünf Jahre verlän­gerte Ansatz­dauer von Software freuen. Für jeden, der verschieden lang genutzte und in der AfA-Tabelle entspre­chend unter­schiedlich bewertete Wirtschafts­güter kaufen will, gilt also: Besprechen Sie mit dem Steuer­be­rater das Timing der Inves­ti­tionen und die steuerlich mit Blick auf die Gewinn­erwartung sinnvolle Gestaltung. Schließlich haben Unter­nehmer hierfür die Wahl und können gestalten. Rücksprache empfiehlt sich auch, wenn der Unter­nehmer neben Standard­software zusätzlich maßge­schnei­derte Software anschaffen will. Denn die Möglichkeit zur vergleichs­weise schnellen Abschreibung räumt der Gesetz­geber nur für sogenannte Trivi­al­pro­gramme ein – also für Standard­software. Andere Software stuft der Fiskus als immate­ri­elles Wirtschaftsgut ein. Dafür gelten eigene Regeln. Auch die Abschrei­bungs­dauer kann sich verlängern.

Abschrei­bung von Soft­ware läuft un­ter­schied­lich lang

Für ERP-Software beispiels­weise hat das Bundes­fi­nanz­mi­nis­terium der Finanz­ver­waltung Vorgaben gemacht. Das Minis­terium legt fest, welche im Zusam­menhang mit ERP-Software anfal­lenden Kosten sofort als Betriebs­aus­gaben abziehbar sind, nämlich Aufwen­dungen für

• Vorkosten
• Mitar­bei­ter­schulung
• Wartung
• Pilote­in­sätze
• Daten­mi­gration

Wer Software least, zieht natürlich auch die anfal­lenden Gebühren sofort als Betriebs­aus­gaben ab. Doch für die Abschreibung gekaufter ERP-Lösungen gilt dann eine betriebs­üb­liche Nutzungs­dauer von fünf Jahren. Unter­nehmer müssen sie über fünf Jahre oder alter­nativ gemäß der Restnut­zungs­dauer abschreiben, so das BMF-Schreiben. Was Unter­nehmer für ihre indivi­duelle Software jeweils ansetzen sollten, weiß der Steuer­be­rater. Er hilft auch, die steuer­lichen Vorgaben etwa bei späteren Updates oder dem Kauf von Programm­ak­tua­li­sie­rungen zu beachten. Zu den Kosten von Kauf und Regis­trierung einer Domain – also der Adresse der Website – sollten Unter­nehmer ebenfalls den Steuer­be­rater fragen. Denn die unter­liegt als immate­ri­elles Wirtschaftsgut nicht der Abnutzung, wie der Bundes­fi­nanzhof (BFH) urteilte.

Teil­wert­abschreibung für vor­zei­tig er­neu­er­te Software prüfen

Mit dem Steuer­be­rater lässt sich die Abschreibung diverser Inves­ti­tionen in Software und andere Wirtschafts­güter über Jahre hinweg steuerlich geschickt planen. Gerade rund um den Jahres­wechsel finden sich so durch Schieben oder Vorziehen von Ausgaben bis 1.000 Euro steuerlich günstige Lösungen. Der Abschrei­bungspool erleichtert etwa den Schnell­abzug von langle­bigen Wirtschafts­gütern in einem Wirtschaftsjahr. Setzen sie die Pool-Abschreibung an, sollten Unter­nehmer dafür Schnell­läufer wie etwa Standard­software besser erst nach dem Jahres­wechsel oder noch im Vorjahr anschaffen. Außer Konkurrenz läuft mit Blick auf die Pool-Abschreibung von Wirtschafts­gütern zwischen 250,01 und 1.000 Euro der Inves­ti­ti­ons­ab­zugs­betrag. Den dürfen Unter­nehmer zwar nicht für Software und andere immate­rielle Wirtschafts­güter in Anspruch nehmen – aber vielleicht für eine hierfür aufge­schobene Inves­tition. Mit Blick insbe­sondere auf vorge­zogene Anschaf­fungen sollten Unter­nehmer mit dem Steuer­be­rater die Möglichkeit von Sonder­ab­schrei­bungen oder auch Teilwert­ab­schrei­bungen besprechen: für womöglich noch nicht voll abgeschriebene, aber bereits ausge­tauschte Software.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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