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So betei­ligen Sie den Fiskus am Geschäfts­essen

Ohne ein leckeres Essen a­rbei­tet es sich nur halb so gut. Damit eine Be­wir­tung zum Geschäfts­essen wird, sollten Sie die For­ma­lien kennen, die das Finanz­amt ver­langt. Wir sagen Ihnen, wann und wie Sie be­trieb­liche Be­wir­tun­gen steuer­lich gel­tend machen können.

Text: DATEV


Essen gehört zum Leben dazu – deswegen betrachtet es das Finanzamt eigentlich als Privat­sache, egal, ob Sie im Restaurant, in der Kantine oder daheim speisen. Anders sieht die Sache jedoch aus, wenn Sie Kunden zum Geschäfts­essen ins Restaurant einladen oder Ihren Mitar­beitern ein Catering während eines anstren­genden Projekts spendieren. Dann geht das Finanzamt davon aus, dass die Bewirtung betrieblich veran­lasst ist. Die Folge: Sie können die Ausgaben dafür steuerlich geltend machen. Zu diesen Bewir­tungs­kosten gehören vor allem die Ausgaben für Essen und Getränke, aber auch das Trinkgeld für den Kellner oder die Gebühren an der Garderobe.

Geschäfts­essen für Kunden oder Bewirtung der Mitar­beiter

Die Finanz­ver­waltung unter­scheidet bei der Bewirtung, wen Sie einladen. Entweder die Bewirtung findet aus nicht geschäft­lichem Anlass statt – dabei handelt es sich in der Regel um die Bewirtung der Mitar­beiter – oder es gibt einen geschäft­lichen Anlass. Das ist etwa dann der Fall, wenn Sie einen Kunden nach erfolg­reichem Vertrags­ab­schluss zum Geschäfts­essen einladen. Auch Restau­rant­be­suche mit Liefe­ranten, Beratern oder selbst poten­zi­ellen Kunden betrachtet das Finanzamt als Geschäfts­essen. Denn der Geschäfts­ab­schluss als solcher ist nicht entscheidend dafür, ob Sie die Kosten für das Geschäfts­essen absetzen dürfen. Ob das Geschäfts­essen sich später tatsächlich für Sie in mehr Umsatz nieder­schlägt, hat das Finanzamt damit nicht zu inter­es­sieren.

Wichtig ist, dass Sie die Formalien für derartige Geschäfts­essen beachten. So müssen Sie die Kosten in Ihrer Buchhaltung getrennt aufzeichnen. Der beruf­liche oder betrieb­liche Anlass muss deutlich aus dem Beleg der Bewirtung hervor­gehen. Sie benötigen einen maschinell erstellten und regis­trierten Rechnungs­beleg einer Regis­trier­kasse. Eben eine ordnungs­gemäße Rechnung, wie sie das Umsatz­steu­er­gesetz vorschreibt. Denken Sie später daran, den Bewir­tungs­beleg zu kopieren oder einzu­scannen. Meist handelt es sich bei den Restaurant-Quittungen um Belege auf Thermo­papier, die die zehnjährige Aufbe­wah­rungs­frist nicht lesbar überstehen.

Anlass: so konkret wie möglich

Darüber hinaus müssen Ort, Datum, die Namen aller Teilnehmer, der Anlass der Bewirtung, die verzehrten Speisen und Getränke sowie die einzelnen Preise aufge­führt sein. Die Adressen der Teilnehmer sind nicht erfor­derlich, aber das Finanzamt darf im Zweifelsfall nachhaken. Den Anlass sollten Sie möglichst detail­liert beschreiben und sich nicht auf das Stichwort „Geschäfts­essen“ beschränken. Achten Sie auch darauf, dass das verzehrte Menü genau auf der Rechnung steht. Ein Sammel­be­griff wie „Speisen und Getränke“ führt in aller Regel dazu, dass das Finanzamt den Betriebs­aus­ga­ben­abzug streicht. Mit Ihrer Unter­schrift bestä­tigen Sie, dass die Angaben korrekt sind. Damit Sie nicht vergessen, den Beleg zu vervoll­stän­digen, füllen Sie ihn daher am besten direkt im Restaurant aus.

Die Kosten für das Geschäfts­essen dürfen Sie lediglich zu 70 Prozent als Betriebs­aus­gaben absetzen – essen müssen Sie schließlich sowieso. Der beschränkte Abzug gilt jedoch nur für die einkom­men­steu­er­liche Seite. Bei der Umsatz­steuer können Sie den 100-prozen­tigen Vorsteu­er­abzug aus der Bewir­tungs­rechnung nutzen. Auch die Aufzeich­nungs­pflichten greifen hier nicht. Damit können Sie die Vorsteuer aus Bewir­tungs­be­legen auch dann geltend machen, wenn Sie nicht an die formalen Aufzeich­nungs­pflichten für Geschäfts­essen gedacht haben. Dies gilt nach aktueller Recht­spre­chung selbst dann, wenn die Pflicht­an­gaben auf Bewir­tungs­be­legen nicht zeitnah und zunächst nicht vollständig erfasst wurden.

Voller Steuer­abzug für Mitar­beiter-Bewirtung

Spendieren Sie Ihren Angestellten ein Essen oder lassen die Bewirtung für eine langwierige Bespre­chung ins Haus liefern, dürfen Sie die Kosten dafür zu 100 Prozent steuerlich ansetzen. Das gilt aber nur, wenn wirklich alle Verkös­tigten zu Ihren Mitar­beitern gehören. Sobald auch nur eine Person am Essen teilnimmt, die nicht zu Ihren Mitar­beitern zählt, wird aus dem betrieb­lichen ein geschäft­licher Anlass – und die Ausgaben sind nur noch beschränkt abzugs­fähig.

Bewirten Sie Ihre Arbeit­nehmer, sollten Sie den Anlass begründen. Das können Sie zum Beispiel mit dem Ablauf einer internen Schulung oder der Tages­ordnung einer Projekt­be­spre­chung tun. Außerdem sollten Sie darauf achten, ob es sich um eine Bewirtung aus beson­derem Anlass handelt oder um ein Beloh­nungs­essen außer Haus. Die Bewirtung der Angestellten ist bei einem außer­ge­wöhn­lichen Arbeits­einsatz steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei. Dieser ist beispiels­weise gegeben, wenn innerhalb kurzer Zeit viel Arbeit zu tun ist. Außer­ge­wöhn­liche betrieb­liche Bespre­chungen können ebenfalls Anlass für ein Arbeits­essen sein. Entscheidend ist, dass solche Essen nicht regel­mäßig statt­finden.

Aller­dings dürfen Sie pro Mitar­beiter nicht mehr als 60 Euro inklusive Umsatz­steuer ausgeben. Diese Freigrenze sollten Sie unbedingt beachten. Denn wenn die Kosten pro Arbeit­nehmer den Betrag auch nur um einen Cent übersteigen, wird die komplette Summe steuer­pflichtig. Das Beloh­nungs­essen außer Haus – zum Beispiel der Gang ins Restaurant nach der monat­lichen Teamsitzung – zählt zum Arbeitslohn und ist damit lohnsteuer- und sozial­ver­si­che­rungs­pflichtig. Hier können Sie jedoch die Freigrenze für Sachbezüge von monatlich 44 Euro nutzen, wenn diese nicht schon durch andere Zuwen­dungen ausge­schöpft ist. Dazu müssen kein persön­liches Ereignis und kein betrieb­licher Anlass vorliegen. Das setzt aber voraus, dass diese Freigrenze im betref­fenden Monat noch nicht durch andere Sachbezüge – zum Beispiel Waren- oder Tankgut­scheine – aufge­braucht worden ist.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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