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Beim Einrichten einer Telko kommt es auf die De­tails an

Tele­fon- und Vi­deo­kon­fe­ren­zen spa­ren Zeit und Geld. Wer eine Tel­ko ein­rich­ten will, muss sich aber mit der Tech­nik ver­traut machen, um Pan­nen zu ver­mei­den. Nur dann kön­nen vir­tu­el­le Mee­tings oder Prä­sen­ta­tio­nen die Zahl der lang­wieri­gen und teu­ren Dienst­rei­sen nach­hal­tig re­duzieren.

Text: Midia Nuri


Moderne Technik erleichtert Unter­nehmern in vielen Bereichen das Leben. Von besonders großem Vorteil sind virtuelle Konfe­renzen, Bespre­chungen oder Präsen­ta­tionen. Statt jeden in einem Projekt engagierten Mitar­beiter zum Meeting anreisen zu lassen, organi­siert der Firmenchef einfach eine Video- oder Telefon­kon­ferenz. Dann können alle, die gebraucht werden, bequem aus ihrem Büro, aus dem Homeoffice oder von unterwegs teilnehmen. Nach dem ersten persön­lichen Kennen­lernen klappt das auch mit Geschäfts­partnern – etwa, wenn technische Details oder Zeitpläne zu besprechen sind. Die Betei­ligten sparen sich damit Zeit und Kosten für die An- und Abreise. Zudem verkürzen virtuelle Konfe­renzen meistens die Dauer der Bespre­chung. Man tauscht sich konzen­trierter aus und hält sich weder mit Smalltalk noch wieder­holten Zigaret­ten­pausen auf. Diese Art der Bespre­chung ist also in vielerlei Hinsicht effizi­enter. Ob der Unter­nehmer dabei eher eine Telefon­kon­ferenz oder eine Video­kon­ferenz bevorzugt, ist letztlich Geschmack­sache. Wichtig dagegen ist: Der Organi­sator muss die Telko richtig einrichten.

Per Col­la­­bo­r­a­tion-Tool lässt sich eine Telko gut einrichten

Die Ideal­lösung gerade mit Blick auf das Einrichten einer Telko oder Video­kon­ferenz ist eine Telefon­anlage mit einem sogenannten Colla­bo­ration-Tool. Mithilfe so einer Software können Anwender an verschie­denen Stand­orten parallel an einem Projekt oder Thema arbeiten. Sie schauen sich dabei buchstäblich über die Schulter: Jeder kann online auf Dokumente zugreifen und Änderungen eingeben, die für alle anderen sofort nachvoll­ziehbar sind. Mit einer einge­bauten Video­kon­fe­renz­schaltung können sich die Konfe­renz­teil­nehmer sogar sehen. Zwei Stunden Video­kon­ferenz statt ein halbes Dutzend Projekt­mit­ar­beiter durch die Lande fahren zu lassen – eine schöne Ersparnis. Selbst wenn man neben den Kosten für die Technik auch den Aufwand für Einführung und Schulung berück­sichtigt. Natürlich sollten Unter­nehmer hierbei stets Daten­si­cherheit und Daten­schutz sicher­stellen. Da ist bestimmt die ein oder andere Frage mit einem Anwalt zu besprechen, am besten einem Experten für IT-Recht.

Mit in­te­grier­ten Lö­sun­gen ist eine Tel­ko be­son­ders bequem

Inzwi­schen gibt es zahlreiche technische Lösungen für Telefon­kon­fe­renzen. Die Inves­tition in eine eigene Telefon­anlage mit den entspre­chenden Möglich­keiten kann sich auch für kleinere Unter­nehmen lohnen. Das ist mit Blick auf Abhör­si­cherheit insbe­sondere dann sinnvoll, wenn Projekt­be­tei­ligte oft sensible technische oder finan­zielle Aspekte eines Vorhabens besprechen. Ob sich Kauf oder Leasing lohnt, dazu sollten Firmen­chefs ihren Steuer­be­rater fragen. Eine Telko einrichten ist mit diesen Lösungen praktisch ein Kinder­spiel. Aber Unter­nehmer können sich dem Thema auch nähern, ohne eine spezielle Telefon­anlage anzuschaffen. Entspre­chende Dienste müssen nicht zwingend in die Hardware integriert sein. Bekannt – und für jedermann leicht nutzbar – sind auch Dienste wie Skype oder Facetime. Telefo­nisch lassen sich Ansprech­partner außerdem etwa per Smart­phone einfach zusam­men­schalten – nur bei vielen Gesprächs­partnern kann das manchmal etwas unprak­tisch sein, weil die Gesprächs­partner angerufen werden müssen – anstatt sich einzu­wählen.

Beim Einrichten einer Telko auf die Tücken der Tech­nik achten

Als Alter­native bietet sich der Telko­service eines Festnetz­be­treibers oder spezi­ellen Dienst­leisters an. Die Telekom­mu­ni­ka­ti­ons­un­ter­nehmen bieten ihren Kunden für wenig Geld eine zentrale Einwahl­nummer für Telefon­kon­fe­renzen. Auch für den regel­mä­ßigen telefo­ni­schen Austausch gibt es viele inter­es­sante Angebote bis hin zu Flatrates, etwa von der Telekom. Ihre Einfachheit macht Telkos so bestechend.
Bleibt nur noch, die Tücken der Technik zu umgehen. Man sollte sich Funktionen, Beson­der­heiten und Einschrän­kungen der Telefon­kon­ferenz-Tools genau ansehen, bevor man das erste Mal ein virtu­elles Treffen veran­staltet. Wichtig ist etwa, beim Einrichten einer Telko über einen Telekom­mu­ni­ka­ti­ons­an­bieter das Meeting nicht zu kurz anzusetzen. Sonst fliegen alle Gesprächs­partner unver­sehens mitten in der Telko aus der Leitung und der Verant­wort­liche muss schnell eine neue Schalte organi­sieren. Es gibt also so manches überra­schende Detail zu beachten. Aber wer sich die Mühe macht, spart mit Video­kon­ferenz oder Telko einiges an Zeit und Aufwand.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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