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Zeit­er­fas­sung per App für ef­fiziente Un­ter­neh­mens­füh­rung

Mit gutem Grund gibt es so vie­le Apps zur Zeit­er­fas­sung. Un­ter­neh­mer kön­nen da­mit ih­re per­sön­li­che Zeit­ein­tei­lung op­ti­mie­ren und Pro­jek­te bes­ser ab­rech­nen. Auch die Ar­beits­stun­den der Mit­ar­bei­ter las­sen sich so do­ku­men­tie­ren – und das
könn­te nach dem neu­en EuGH-Ur­teil bald so­gar zur Pflicht werden.

Text: Frank Wiercks


Die EU-Gurken­ver­ordnung gilt als Lachnummer schlechthin und Beleg für Überre­gu­lierung durch die Europäische Kommission. Aller­dings meinen viele in der Wirtschaft, die Vorgaben zur Krümmung von Salat­gurken seien besser als ihr Ruf. Schließlich ermög­lichen sie Logistik- und damit Kosten­vor­teile. Deshalb sehen Gurken weiterhin genormt aus, obwohl die Verordnung lange Geschichte ist. Es kommt immer darauf an, was man daraus macht. Insofern stellt sich die Frage, wie einmal die EU-Arbeits­zeit­richt­linie beurteilt wird – vor allem aus Unter­neh­mer­sicht. Die EU-Vorgabe zum Schutz von Arbeit­nehmern setzt Leitplanken für humanes Arbeiten. Es geht um Ruhepausen, bezahlten Urlaub, Schutz­maß­nahmen für Nacht­arbeit. Alles wichtige Themen. Durch ein Urteil des Europäi­schen Gerichtshofs könnte die Richt­linie jetzt aber zum Bürokra­tie­monster mutieren. Der EuGH hat entschieden, dass Arbeit­geber die tägliche Arbeitszeit ausnahmslos aller Beschäf­tigten erfassen müssen. Nun sind die natio­nalen Gesetze anzupassen. Und jeder Firmenchef braucht bald entspre­chende organi­sa­to­rische oder technische Maßnahmen – etwa eine Zeiter­fassung per App.

EU könnte Zeit­er­fas­sung für al­le Be­schäf­tig­ten vorschreiben

Bislang gilt für Unter­nehmer keine generelle Pflicht zur Zeiter­fassung für eine Übersicht über geleistete Stunden. Es gibt gesetzlich geregelte Sonder­fälle und betrieb­liche oder tarif­ver­trag­liche Regelungen. Etwa Zeiter­fassung vor dem Hinter­grund von Mindest­lohn­gesetz, Schwarz­ar­beits­be­kämp­fungs­gesetz und gering­fü­giger Beschäf­tigung. Oder Zeit­erfassung von Lenkzeiten bei Berufs­kraft­fahrern. Beim Mindestlohn reicht die Bandbreite der Arbeits­hilfen vom Papier­vor­druck im Internet bis „einfach erfasst“ – einer App zur Zeiter­fassung vom Bundes­ar­beits­mi­nis­terium. Unter­nehmer mit Weitblick nutzen aber profes­sio­nelle Programme der Perso­nal­wirt­schaft, die der Lohnbuch­haltung revisi­ons­si­chere Daten bereit­stellen. Gesetzlich vorge­schrieben ist auch eine Erfassung der über die werktäg­liche Arbeitszeit hinaus­ge­henden Überstunden. Hier kann der Chef entspre­chende IT-Systeme anschaffen. Oder er überlässt den Mitar­beitern die Zeiter­fassung – etwa per App. Dass aber jeder, vom Lehrling bis zum angestellten Geschäfts­führer, tagtäglich stempelt? Eigentlich unvor­stellbar und wohl ein enormer bürokra­ti­scher Aufwand. Da die Pflicht aber nun droht, sollten Firmen­chefs sich bei dem Thema vom Anwalt oder Steuer­be­rater laufend infor­mieren lassen. So können sie rasch reagieren.

Zeiter­fassung per App macht Un­ter­neh­mens­füh­rung effizi­enter

Unabhängig vom EuGH-Urteil sind Unter­nehmer aber generell gut beraten, sich mit aktuellen techni­schen Trends bei der Zeit­erfassung zu beschäf­tigen. Das Thema ist ein wichtiger Aspekt etwa bei der Digita­li­sierung, die mehr Arbeit im Homeoffice möglich macht. Denn nicht jeder Unter­nehmer, der seine Beschäf­tigen zu Hause arbeiten lässt, findet automa­tisch die Variante „Vertrau­ens­ar­beitszeit“ gut. Viele Firmen­chefs legen weiterhin Wert auf nachvoll­ziehbar dokumen­tierte Auflis­tungen der Arbeits­stunden. Zudem ist dies auch eine Frage der effizi­en­teren Unter­neh­mens­führung bezie­hungs­weise Projekt­ab­rechnung. Wer moderne Systeme zur Zeiter­fassung nutzt, kann beispiels­weise Einsätze seiner Mitar­beiter besser planen und Leistungen rund um Aufträge besser in Zahlen fassen. Daher sollten sich nicht nur per se software-affine Unter­nehmer aus der IT-Branche mit dem Thema beschäf­tigen, sondern auch Handwerker oder Dienst­leister. Welche Vorteile der Einsatz etwa entspre­chender Apps für das Smart­phone bietet, zeigt unter anderem der „Leitfaden mobile Zeiter­fassung in KMU“ des Bundes­wirt­schafts­mi­nis­te­riums am Beispiel eines Malers.

Eigene Zeit­pla­nung mit Zeit­er­fas­sung via App verbessern

Zeiter­fassung per App ist aber nicht nur ein Thema mit Blick auf die Angestellten, sondern auch für den Unter­nehmer selbst. Vor allem für Freibe­rufler und Selbst­ständige, darüber hinaus aber für jeden Firmenchef lohnt es sich, seine gearbei­teten Stunden einem Projekt zuzuweisen. Das erleichtert nicht nur die Kalku­lation und Abrechnung, sondern hilft auch, das persön­liche Zeitma­nagement zu verbessern. Es gibt zahlreiche Lösungen für die verschie­denen Mobil­geräte und Betriebs­systeme, die in der Regel via Cloud laufen. Wer sich dafür entscheidet, sollte daher nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf die Bedin­gungen bei Daten­schutz sowie Daten­si­cherheit achten. Und – wenn er plant, Apps zur Zeiter­fassung für seine Mitar­beiter einzu­setzen – daran denken, dass solche Maßnahmen der Mitbe­stimmung unter­liegen. Ob mit oder ohne Betriebsrat: Jeder Unter­nehmer sollte für seinen indivi­du­ellen Fall mit einem Anwalt besprechen, wie er beim Einführen von Systemen zur Zeiter­fassung und -auswertung vorgeht.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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