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Das Arbeits­zeit­konto – sinn­voll auch in klei­nen Betrieben

Ein Arbeits­zeit­konto kann vie­len Zwe­cken die­nen, vom Er­fas­sen der Gleit­zeit bis zum Aus­gleich von Win­ter­ar­beits­lo­sig­keit – wenn es sorg­fäl­tig ge­plant wur­de. An­walt und Steu­er­be­ra­ter müs­sen prü­fen, ob Kon­zept und Um­set­zung den ge­setz­li­chen Vor­ga­ben folgen.

Text: Midia Nuri


Stempeln klingt nach längst vergan­genen Indus­trietagen. Nachvoll­ziehbar, dass „Legal Tribune Online“ kürzlich besorgt fragte: „Kommt die Stechuhr für alle?“ Anlass war ein Urteil des Europäi­schen Gerichtshofs (EuGH) zur Zeiter­fassung. Damit verpflich­teten die Europa­richter auch deutsche Firmen­chefs mit Blick auf die europäische Arbeits­zeit­richt­linie, die tägliche Arbeitszeit aller Arbeit­nehmer aufzu­zeichnen. Für viele Unter­nehmen wäre das aber gar nichts Neues. Zumindest Überstunden sind schon nach deutschem Arbeits­zeit­recht generell zu erfassen. Zudem fordert das Mindest­lohn­gesetz die Dokumen­tation von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit – es sei denn, der Beschäf­tigte verdient brutto über 2.958 Euro oder 2.000 Euro verstetigt im Schnitt. Es gibt also schon weitrei­chende Vorgaben zu diesem Thema. Vielleicht stellt sich also eigentlich eher die Frage: Warum nicht gleich ein Arbeits­zeit­konto für jeden Mitar­beiter?

Das Arbeits­zeit­kon­to ist bei Mit­ar­bei­tern beliebt

Die Vorteile liegen auf der Hand. Bei den zahlreichen Aufzeich­nungs­pflichten sowie oft gewährten flexiblen Arbeits­zeiten drängt sich ein Arbeits­zeit­konto als Lösung auf, um geleistete Stunden zu dokumen­tieren. Jeder zweite Arbeit­nehmer hat laut Institut für Arbeits­markt- und Berufs­for­schung (IAB) schon eins. Seit 1999 stieg der Anteil der Beschäf­tigten mit einem Arbeits­zeit­konto von 35 auf 56 Prozent. Jeder dritte Betrieb bietet es seinen Mitar­beitern an – auch viele kleinere Unter­nehmen. In der Regel dient das Arbeits­zeit­konto dem Ausgleich von Überstunden. Beschäf­tigte nutzen die Spiel­räume, um die Verein­barkeit von Berufs­leben und Privat­leben zu verbessern, so die IAB-Studie. Minus- oder Überstunden müssen dabei in vier von zehn Unter­nehmen binnen eines halben oder eines ganzen Jahres ausge­glichen sein. Langzeit­konten finden sich eher selten. Ihr Anteil stagniert seit Jahren bei zwei Prozent. Dabei sind sie beliebt: 76 Prozent der Arbeit­nehmer haben zugesagt, als der Chef ihnen ein Langzeit­konto anbot.

Auch klei­ne Be­trie­be pro­fi­tie­ren vom Ar­beits­zeitkonto

Eröffnen Betriebe ihren Mitar­beitern die Möglichkeit, ein Arbeits­zeit­konto zu führen, ziehen zwischen 85 und 92 Prozent der Beschäf­tigten mit. Der höchste Anteil findet sich laut IAB-Studie in Unter­nehmen mit bis zu neun Beschäf­tigten. Gerade bei diesen kleinen Betrieben bietet jedoch überhaupt nur jeder vierte ein Arbeits­zeit­konto an. Hier verpassen viele Firmen­chefs also die Chance, mit diesem Instrument die Flexi­bi­lität und Mitar­bei­ter­zu­frie­denheit zu steigern. Bei Unter­nehmen mit zehn bis 49 Beschäf­tigten gibt es immerhin in jedem zweiten auch Arbeits­zeit­konten. Der Anteil steigt laut IAB-Betriebs­panel 2018 auf 81 Prozent bei Betrieben mit über 250 Beschäf­tigten. Die größeren Unter­nehmen profi­tieren also besonders von den Vorteilen: höhere Flexi­bi­lität für den Arbeit­geber wie auch den Arbeit­nehmer. Und größere Zufrie­denheit bei den Mitar­beitern dank mehr Zeit für Familie, Sabba­tical, Weiter­bildung oder auch Vorru­he­stand. Dafür nehmen sie gerne ein paar Nachteile in Kauf – hier nennt das Wirtschafts­ma­gazin „impulse“ aus Unter­neh­mer­sicht vor allem den Verwal­tungs­aufwand.

Sinnvoll bei Gleit­zeit, Sabba­ti­cal und Sai­son­geschäft

Das Arbeits­zeit­konto ist kein Luxus­thema für Betriebe mit Gleitzeit, Sabba­ticals und sonstigem vermeintlich modernen Schnick­schnack. Es ist auch für Firmen­chefs in Branchen inter­essant, deren Probleme abseits der Balance-Fragen liegen. So können Bauun­ter­nehmer mit Arbeits­zeit­konten etwa Probleme wie Winter­ar­beits­lo­sigkeit für ihre Mitar­beiter besser auffangen. Die Sozial­kasse Soka Bau weist auf diese Möglichkeit als Alter­native zur winter­be­dingten Entlassung hin. Selbst für Minijobber sind Arbeits­zeit­konten geeignet, betont die Minijob­zen­trale. Und sogar für Geschäfts­führer – ihnen tut der struk­tu­rierte Ausgleich von Überstunden und der Abbau psychi­scher Überlas­tungen sicher ebenfalls gut. Aber Vorsicht: Legen Geschäfts­führer für sich ein Arbeits­zeit­konto zum Ausgleich an und bilden dafür Rückstel­lungen, wittert der Fiskus schnell eine verdeckte Gewinn­aus­schüttung. Zurecht, wie der Bundes­fi­nanzhof (BFH) bereits urteilte. Hier ist deshalb mit dem Steuer­be­rater zu klären, wie man am besten verfährt.

Vor dem Arbeits­zeit­kon­to kommt die Über­stun­denfrage

Schon mit Blick auf ihre Aufzeich­nungs­pflichten sollten Unter­nehmer klar festlegen, was als Überstunde gilt und wie die Anordnung erfolgt. Mit Anwalt und Steuer­be­rater sind hierzu vertrag­liche sowie steuer­liche Fragen zu klären. Vor allem müssen klare und eindeutige Vorgaben im Arbeits­vertrag stehen. Nur so lassen sich Arbeits­stunden später rechts­sicher notieren – egal ob auf einem Stunden­zettel oder per App. Das hilft Unter­nehmern auch, Ausein­an­der­set­zungen um nicht entgoltene Stunden und deren Aufzeichnung zu vermeiden, etwa nach einer Kündigung. Beim Steuer­be­rater sollten Unter­nehmer zudem Abrech­nungs­fragen klären – insbe­sondere, wenn Stunden in Folge­jahre geschoben werden können oder Minus­stunden auflaufen. Unabhängig vom Arbeits­zeit­konto wirft Arbeitszeit also schon genug steuer­liche und recht­liche Fragen auf.

Das Langfrist-Ar­beits­­zei­t­­kon­to muss in­sol­venz­fest sein

Besonders wichtig: Mitar­beiter können ihrem Arbeit­geber per Arbeits­zeit­konto nicht einfach Pluss­tunden aufdrücken. Und bei einem langfristig angelegten Arbeits­zeit­konto sollten Unter­nehmer unbedingt mit Anwalt und Steuer­be­rater klären, wie sie ihre finan­zi­ellen Pflichten gewähr­leisten. Das gilt auch für den Fall eines Arbeit­ge­ber­wechsels oder einer möglichen Insolvenz. Im Insol­venzfall gewährt das Insol­venzgeld lediglich Ersatz für Lohnan­sprüche der vergan­genen drei Monate. Das vierte Sozial­ge­setzbuch verpflichtet Arbeit­geber daher, darüber hinaus­ge­hende Zeitgut­haben ihrer Mitar­beiter auf Arbeits­zeit­konten gegen Insolvenz abzusi­chern und insol­venz­feste Rücklagen dafür zu bilden. Zur Absicherung verpflichtet sind Arbeit­geber spätestens nach 27 Monaten Laufzeit des Zeitgut­habens oder wenn es einen bestimmten Wert erreicht, infor­miert das nordrhein-westfä­lische Minis­terium für Wirtschaft und Arbeit. Gesetz­liche und auch tarif­liche Vorgaben müssen Unter­nehmer einhalten. Sie haben Vorrang vor indivi­du­ellen Verein­ba­rungen, die dann als Nächstes Thema sein sollten.

So lassen sich Ar­beits­zeit­kon­ten fi­nan­ziell absichern

Für Langzeit­ar­beits­zeit­konten ist Insol­venz­si­cherung gesetzlich Pflicht. Politiker und Experten empfehlen sie aber generell ab 150 vorge­ar­bei­teten Stunden. Neben der nicht insol­venz­si­cheren Möglichkeit eines Sperr­kontos haben Unter­nehmen drei Möglich­keiten:

• Anlage­modell: Hierbei werden liquide Mittel in verschiedene Geld- oder Vermö­gens­an­lagen ausge­lagert. Vor dem Zugriff des Insol­venz­ver­walters sichern diese Mittel eine Verpfän­dungs­ver­ein­barung oder doppel­seitige Treuhand­ver­ein­barung.

• (Bank-)Bürgschaft: Ein Kredit- oder Versi­che­rungs­un­ter­nehmen übernimmt eine Bürgschaft in Höhe der abzusi­chernden Zeitgut­haben gegen Gebühr (Avalpro­vision).

• Kauti­ons­ver­si­cherung: Ein Versi­che­rungs­un­ter­nehmen übernimmt eine Bürgschaft in Höhe der abzusi­chernden Wertgut­haben. Ein Teil der zu erwar­tenden Wertgut­haben werden als Kaution bei der Versi­cherung hinterlegt. Das Unter­nehmen zahlt eine Versi­che­rungs­prämie.

Auch die Verpfändung von Unter­neh­mens­werten ist möglich. Unter­nehmer sollten mit dem Anwalt die Rechts­si­cherheit und vertrag­liche Details der Absicherung besprechen sowie mit dem Steuer­be­rater die steuer­liche Gestaltung. Was die Zeiter­fassung auch fürs Arbeits­zeit­konto betrifft: Hier geht alles – von der App über den Stunden­zettel bis zur guten alten Stechuhr an der Wand.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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