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Zeitma­nagement: So ar­bei­ten Sie schnell und konzen­triert

Optimales Zeit­ma­na­ge­ment ist für al­le Fir­men­chefs wich­tig, denn sie müs­sen sich um vie­le The­men küm­mern. Die rich­ti­ge Me­tho­de hilft, Pri­o­ri­tä­ten zu set­zen. Nur wer Wich­ti­ges schnell ent­schei­det und Un­wich­ti­ges gleich de­le­giert, kann sei­nen Be­trieb souverän führen.

Text: Frank Wiercks


Vermutlich kennt jeder Unter­nehmer diese nagenden Zweifel: Habe ich wirklich alles gemacht, damit das Konzept oder Angebot ankommt? Oder das dumpfe Gefühl der Unsicherheit: War heute nicht noch etwas anderes zu erledigen? Oder allgemein diese aufkom­mende Panik angesichts noch anste­hender Aufgaben: Wie soll ich das bloß schaffen? Berech­tigte Fragen, die leicht existen­zi­ellen Charakter annehmen. Schließlich ist der Firmenchef, Selbst­ständige oder Freibe­rufler persönlich dafür verant­wortlich, dass sein Laden läuft. Und er muss bei Problemen höchst­selbst die wirtschaft­lichen Konse­quenzen tragen. Deshalb bloggen Betroffene über das Risiko von Depres­sionen und Burn-out. Oder haben regel­recht Angst davor, Urlaub zu machen. Erklärbar ist dies mit folgenden Zahlen: Im Schnitt arbeitet der deutsche Vollzeit­er­werbs­tätige laut Statis­ti­schem Bundesamt 41 Stunden pro Woche. Bei jedem zweiten Selbst­stän­digen sind es aber über 48 Stunden. Dies erklärt, warum Zeitma­nagement für Selbst­ständige eine besonders wichtige Disziplin ist.

Zeitmana­ge­ment lässt sich ler­nen und op­ti­mieren

Die gute Nachricht: Zeitma­nagement lässt sich lernen und mit bestimmten Methoden sowie Techniken optimieren. Die weniger gute: Es gibt kein Patent­rezept. Jeder Unter­nehmer muss für sich heraus­finden, auf welche Art er sein Zeitma­nagement wirklich nachhaltig verbessern kann. Das ist leichter gesagt als getan: Experten sprechen von rund 70 verschie­denen Methoden oder Tipps für Zeitma­nagement, mit denen man ganze Arbeitstage oder auch nur kleine Teilauf­gaben struk­tu­rieren kann. Aber niemand sollte sich von einer ausufernden Übersicht wie dieser abschrecken lassen. Man muss kein Zeitma­nagement-Profi werden, um seine Tage, Stunden und Minuten sinnvoller einzu­teilen. Als Einstieg ins Thema reicht ein Grund­ver­ständnis dafür, dass bewusst mit der wertvollen Ressource Zeit umzugehen ist. Perfek­tio­nismus kann viel Schaden anrichten, denn zum Zeitma­nagement gehört ein Gefühl für das gesunde Verhältnis von Aufwand und Ergebnis. Folgendes sollten Unter­nehmer deshalb kennen und verstehen.

Jeder kann sein Zeit­ma­na­ge­ment wei­ter verbessern

Nicht jeder Unter­nehmer hat große Schwächen beim Zeitma­nagement. Im Gegenteil: Wer sich langfristig auf eigene Rechnung im Wettbewerb behauptet, dürfte ziemlich viel bei der Selbst­or­ga­ni­sation richtig machen. Zahlreiche Firmen­chefs, Selbst­ständige oder Freibe­rufler sind in dieser Disziplin schon gut. Aber beim Zeitma­nagement gilt das Sprichwort „Kleinvieh macht auch Mist“ ebenso wie in anderen Bereichen. Wer an kleinen Stell­schrauben dreht und die Zeit besser einteilt sowie nutzt, macht per Saldo erheb­liche Fortschritte. Deshalb sollten sich Unter­nehmer mit der Frage beschäf­tigen, wie sie in dieser Disziplin noch besser werden. Das gilt vor allem bei typischen Symp­tomen für Zeitma­nagement-Probleme. Dazu gehört, zu Hause nicht abschalten zu können. Oft in Gedanken abwesend zu sein. Keine Zeit für wichtige Projekte zu haben. Tage als chaotisch zu empfinden. Vorhaben nicht konzen­triert zu Ende zu bringen. Oder Schlaf­lo­sigkeit. Wer das spürt, sollte zumindest ein Zeitma­nagement-Selbst­studium starten, am besten aber Experten für das Thema um Rat fragen.

Wichtige Grund­sät­ze im Zeit­ma­na­gement

Selbst­er­kenntnis ist der erste Schritt zur Besserung. Deshalb sollten Unter­nehmer verstehen, dass Zeitma­nagement keine reine Frage der Technik ist. Es geht vielmehr um umfas­sendes Selbst­ma­nagement, bei dem private und beruf­liche Ziele betrachtet sowie Priori­täten im geschäft­lichen oder gesund­heit­lichen Bereich gesetzt werden. Dazu gehören Themen wie das Delegieren von Aufgaben, das Verbessern von Prozessen oder Inves­ti­tionen in neue nützliche Technik. Damit besseres Zeitma­nagement als Teil eines bewussten Selbst­ma­nage­ments seine positive Wirkung entfalten kann, braucht es dann natürlich die passenden Methoden. Um die zu identi­fi­zieren, gehört zur Selbst­er­kenntnis aber auch, dass Stress und Zeitdruck eigentlich etwas Normales sind. Und dass jeder Mensch anders auf Belas­tungen reagiert. Wichtig ist daher die Frage nach dem Grund der Zeitnot: Ist es die eigene ineffi­ziente Arbeits­weise, perma­nente Fremd­be­stimmtheit oder ein ungüns­tiges Arbeits­umfeld? Klare Antworten darauf helfen mehr als die unreflek­tierte Anwendung vermeint­licher Patent­re­zepte. Wird Zeitma­nagement so bewusst betrieben, kann es Unter­nehmer erfolg­reicher machen.

Die größten Zeit­fres­ser im Bü­ro­alltag

Wer sein Zeitma­nagement verbessern will, muss vor allem die größten Zeitfresser kennen. Für Büroar­beiter nennt die „Karrie­re­bibel“ sieben Bedro­hungen für effizi­entes Arbeiten, mit denen vermutlich schon jeder so seine Erfah­rungen gemacht hat.

• E-Mails: Im Schnitt verbringen Berufs­tätige 3,2 Stunden pro Tag mit dem Checken beruf­licher Nachrichten.

• Meetings: Rein statis­tisch sitzen manche Chefs und Mitar­beiter bis zu 19 Stunden pro Woche in Meetings.

• Smalltalk: Durch­schnittlich dauern Klatsch und Tratsch im Büro jeden Tag bis zu einer Stunde, bei jedem fünften Menschen noch länger.

• Smart­phone: Ebenfalls bis zu einer Stunde kann der wieder­holte Blick auf den Bildschirm inklusive Reaktion nach Push-Mittei­lungen kosten.

• Internet: 80 Prozent surfen bis zu zwei Stunden am Tag ohne Bezug zur Arbeit von Nachricht zu Video zu Social-Media-Kanal.

• Helfer­syndrom: Wer ständig jemandem anderem hilft, kommt kaum noch zu seiner eigenen Arbeit.

• Perfek­tio­nismus: Wer sich in Details verliert, verschwendet auf der Suche nach der vollkom­menen Lösung viel Zeit.

ZeitmanagementZeitfresser schla­gen auch nach der Arbeit zu

Bei genauer Betrachtung und unter Einbe­ziehung des Privat­lebens lässt sich die Liste noch verlängern: Um wieder­holte Telefon­stö­rungen, das Aufschieben unange­nehmer Aufgaben, planloses Arbeiten, Unordnung, unvor­be­reitete Konfe­renzen oder den unbezähm­baren Drang, alles selbst zu erledigen. Und abends zu Hause kommt dann der Griff zur Fernbe­dienung, um vor dem Fernseher etwas abzuschalten. Dabei wäre es vielleicht besser, das TV-Gerät abzuschalten und die Zeit zu nutzen, um konkret den nächsten Tag oder allgemein sein Zeitma­nagement besser zu planen. Tipps dafür gibt es genug.

Die bekann­tes­ten Me­tho­den für Zeit­ma­nagement

Rund 70 verschiedene Methoden oder Tipps für Zeitma­nagement sind eine ganze Menge. Einsteiger in das Thema können sich aber zunächst auch auf die wichtigsten Ansätze konzen­trieren. Dazu zählen das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse, die ALPEN-Methode, das Eisen­hower-Prinzip, die Kanban-Tafel oder die Pomodoro-Technik. Was ihm am besten weiter­hilft, muss jeder Unter­nehmer für sich entscheiden. Dabei gilt für alle Methoden: Man sollte sie verstehen, ernst nehmen, verin­ner­lichen und im Alltag möglichst konse­quent anwenden. Wer sein Zeitma­nagement mit einer Heran­ge­hens­weise verbessern will, die ihm eigentlich gar nicht liegt, betreibt Zeitver­schwendung auf hohem Niveau.

Priori­sieren mit dem Pareto-Prinzip

Dem auf verschie­denste Themen angewen­deten Pareto-Prinzip liegt folgende Annahme zugrunde: 80 Prozent des überhaupt möglichen Erfolgs lassen sich mit 20 Prozent des Gesamt­auf­wands erreichen. Von 80 auf 100 Prozent Erfolg zu kommen, erfordert die restlichen 80 Prozent an Aufwand. Das ist – betreibt man nicht gerade ein Atomkraftwerk, wo nur Null-Fehler-Toleranz das Überleben sichert – unwirt­schaftlich. Will sagen: Perfek­tio­nierung ist Zeitver­schwendung. Wer Zeit sinnvoll nutzen will, setzt Priori­täten und erledigt die grund­le­genden, wichtigen, großen Dinge, statt sich in Kleinig­keiten zu verlieren. Beispiel E-Mail: Dringende Nachrichten beant­wortet man sofort. Weniger wichtige schickt man zur Weiter­be­ar­beitung an einen Vertreter oder erledigt sie später. Unwichtige kommen in den Papierkorb. Keines­falls rechnet es sich, durch­dachte Ablage­systeme für unwichtige Mails für den Fall zu schaffen, dass man sie später braucht. Sie sind entweder wichtig oder weniger wichtig – also persönlich oder von einem Vertreter bearbeitet worden. Das perfekte Aufbe­wahren unwich­tiger Nachrichten ist ein Parade­bei­spiel für Zeitver­schwendung.

Perfek­tio­nismus sa­bo­tiert ef­fi­zien­tes Zeit­management

Prinzi­piell lässt sich das Pareto-Prinzip auch im Zeitma­nagement umsetzen. Aller­dings ist es psycho­lo­gisch anspruchsvoll, sich gerade als Unter­nehmer darauf einzu­lassen, dass Dinge nicht hundert­pro­zentig gemacht werden. Zwingend ist eine Definition, was wichtige Aufgaben sind, die es als Erste zu erledigen gilt, welche Aspekte eines Themas nicht voll ausge­ar­beitet werden müssen oder an wen der Firmenchef weniger wichtige Themen delegiert. Dazu empfehlen sich die durch­dachte Verteilung von Aufga­ben­be­reichen – für das Delegieren – sowie priori­sierte To-do-Listen – zum konkreten Bearbeiten. Aus den Priori­täten innerhalb einer Aufgabe und der Abstufung verschie­dener Aufgaben nach Wichtigkeit ergibt sich automa­tisch der Tagesplan zum sinnvollen Zeiteinsatz. Zur Kontrolle sollte schriftlich festge­halten werden, wie lange etwa eine Bespre­chung oder Angebots­er­stellung gedauert hat. Das hilft nicht nur bei der Kosten­kal­ku­lation, sondern mittel­fristig auch bei der Tages­planung. Dauert eine Bespre­chung immer länger als gedacht, muss sie kürzer werden – oder länger einge­plant.

Delegieren ler­nen mit der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse unter­scheidet zwischen sehr wichtigen, wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben. Dabei unter­teilen sich die Kategorien wie folgt:

• A-Aufgaben muss in der Regel der Unter­nehmer selbst erledigen. Er sollte maximal zwei bis drei solcher Themen pro Tag einplanen und dafür höchstens die Hälfte seiner Arbeitszeit vorsehen. Diese Aufgaben sind wichtig und dringend.

• B-Aufgaben haben eine durch­schnitt­liche Bedeutung und lassen sich zumindest teilweise delegieren. Hier sollten ebenfalls maximal drei Themen am Tag geplant werden, mit einem gesamten Zeitaufwand von etwa einer Stunde. Diese Aufgaben lassen sich auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten.

• C-Aufgaben sind alle Tätig­keiten, die nicht sehr wichtig sind. Solche Routi­ne­ar­beiten verur­sachen den weitaus größten Anteil der anfal­lenden Arbeit, lassen sich aber weitest­gehend delegieren.

Anhand der einzelnen Buchstaben erhalten die einzelnen Aufgaben nun eine Reihen­folge. Grund­sätzlich kommen die C-Aufgaben zum Schluss.

Wichtige Auf­ga­ben in leis­tungs­star­ke Zei­ten legen

Sinnvoll ist, bei der ABC-Analyse ein durch­dachtes System aufzu­bauen und es durch die Kette der Betei­ligten zu denken. Was muss der Chef selbst machen, was kann er an wen delegieren? Und was muss sein Stell­ver­treter machen, was kann dieser delegieren? Dass der Unter­nehmer beispiels­weise keine Dokumente selbst kopiert, sollte klar sein. Ohne sensiblen Inhalt gibt es aber auch keinen Grund, warum immer seine Sekre­tärin kopieren sollte. Oft könnte dies einem Auszu­bil­denden oder Prakti­kanten überlassen werden. So wird das Zeitma­nagement durch die Hierar­chie­ebenen optimiert. Wer mit der ABC-Analyse zurecht­kommt, kann durch präzise Zeitan­gaben sein Zeitma­nagement weiter verbessern. Wann wird etwas erledigt und wie lange darf es dauern? Wichtig ist dabei, für A-Aufgaben nicht nur genug Zeit einzu­planen, sondern sie auch in jene Zeiträume zu legen, in denen man am
leistungs­fä­higsten ist.

Den nächsten Tag pla­nen mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode stammt vom Zeitma­nagement-Experten Lothar Seiwert. Sie kann helfen, den Arbeitstag zu planen sowie die eigene Arbeits­weise zu optimieren. Der Unter­nehmer soll dafür am Vorabend die nächsten 24 Stunden so struk­tu­rieren, dass sich alle notwen­digen Aufgaben ohne Zeitdruck erledigen lassen. Das erfordere kaum Zeit und sei besser, als erst morgens den Tag zu planen. Dann lenken oft schon beim ersten Schritt ins Büro so viele Dinge den Chef ab, dass er gar nicht mehr zum Planen kommt. Zwar lassen sich so nur Tage und keine Wochen oder Monate planen – dafür passiert zu viel Unerwar­tetes. Trotzdem ist die ALPEN-Methode sinnvoll: Sie bietet einen leichten Einstieg ins Zeitma­nagement. „Manche Menschen wollen sich nicht festlegen, spontan und flexibel bleiben“, meint Seiwert. „Aber wir sollten unsere Arbeitszeit planen, so wie wir Autofahrten planen: Wir fahren nicht einfach drauflos und merken auf halber Strecke: Mist, falsche Richtung. Wir planen vorher eine Route.“

Verschiedene Me­tho­den mit­ein­an­der kombi­nieren

Die Abkürzung ALPEN steht für

• Aufgaben aufschreiben. In die To-do-Liste gehört alles, was am nächsten Tag zu tun ist – inklusive Mittag­essen und dem, was am abgelau­fenen Tag nicht erledigt wurde.

• Länge schätzen. Für jede Aufgabe ist festzu­halten, wie lange sie erfah­rungs­gemäß dauert. So entsteht ein realis­ti­scher Plan, in dem die Stunde nicht 120 Minuten hat.

• Pufferzeit einplanen. Laut Seiwert sollte die Hälfte der verfüg­baren Zeit fest verplant werden. Der Rest wird für Unvor­her­ge­se­henes und soziale Aktivi­täten gebraucht.

• Entschei­dungen treffen. Zur Planung gehört Priori­sierung: Was muss morgen sein, was lässt sich auf nächste Woche verschieben. Hier helfen Pareto oder ABC-Analyse.

• Nachkon­trolle. Verschieben heißt nicht auf die lange Bank schieben. Darum ist zu kontrol­lieren, ob vom Vortag übertragene Aufgaben noch aktuell sind oder gestrichen werden können. Falls nicht, gilt es, die Priori­täten zu überprüfen.

Wichtigkeit und Dring­lich­keit nach dem Ei­sen­hower-Prinzip

Als Klassiker des Zeitma­nage­ments gilt das Eisen­hower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsi­denten. Es handelt sich um eine Vier-Felder-Matrix mit den Dimen­sionen „Wichtigkeit“ und „Dring­lichkeit“. Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie der Zieler­rei­chung dient. Und sie ist dann dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft erledigt sein muss. Daraus ergeben sich vier Kategorien:

• Wichtig und dringlich: Was zur Errei­chung von Zielen von höchstem Wert ist, wird sofort selbst erledigt. Nur wer sich selbst um diese Aufgaben kümmert, ist sicher, dass sie wirklich erledigt wurden.

• Wichtig, aber nicht dringlich: Auch darum kümmert sich der Chef selbst. Es reicht aber, einen genauen Zeitpunkt für die Erledigung dieser Aufgaben zu setzen.

• Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, können aber an Mitar­beiter delegiert werden.

• Weder wichtig noch dringlich: Was weder der Zieler­rei­chung dient noch in einem bestimmten Zeitraum erledigt sein muss, bleibt bei Überlastung einfach liegen.

Zeit im Team pla­nen mit der Kanban-Tafel

Die Kanban-Tafel stammt ursprünglich aus der Autoin­dustrie: Toyota hat damit die Lager­be­stände reduziert und den Produk­ti­ons­ablauf optimiert. Mit der Methode lassen sich aber generell zahlreiche, oft parallel ablau­fende Arbeits­schritte überwachen bezie­hungs­weise Fortschritte dokumen­tieren. Die Kanban-Tafel zeigt sehr übersichtlich, in welchem Stadium sich ein Prozess gerade befindet. In der Fertigung ist der Vorteil, dass sich mögliche Engpässe frühzeitig erkennen und beheben lassen. Aber auch das Zeitma­nagement profi­tiert von dieser Art der Visua­li­sierung. Dafür wird die Kanban-Tafel in die drei Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ unter­teilt. In der jewei­ligen Spalte kleben Haftno­tizen mit Aufgaben. Wer das System verfeinern will, kann den Aufgaben verschiedene Farben geben, die die jeweilige Dring­lichkeit symbo­li­sieren. So ist etwa auf einen Blick zu erkennen, ob wichtige Dinge noch unerledigt sind, während bereits an weniger wichtigen gearbeitet wird. Die Kanban-Tafel erleichtert vor allem das Priori­täten- und Zeitma­nagement in Teams.

ZeitdruckPersön­liches Arbeiten op­ti­mie­ren mit der Po­mo­­do­ro-Technik

Neben diesen übergrei­fenden Heran­ge­hens­weisen ans umfas­sende Zeitma­nagement gibt es auch zahlreiche Methoden, wie sich einzelne Aufgaben effizi­enter erledigen lassen. Dazu zählt etwa die sogenannte Pomodoro-Technik. Hierbei wird der Aufwand zur Bearbeitung von Aufgaben mit ganz einfachen techni­schen Hilfs­mitteln erfasst und dokumen­tiert, was wiederum die weitere Planung und durch häufigere Pausen zugleich die geistige Beweg­lichkeit verbessern soll. Die Aufgabe wird in Arbeits­schritte von jeweils 25 Minuten unter­teilt – wenn der Wecker klingelt, folgt zwingend eine fünfmi­nütige Pause. Nach vier Abschnitten folgt eine längere Pause von 20 Minuten. In der Planungs­phase wird eine priori­sierte Aufga­ben­liste für den Tag erstellt. Ist eine Aufgabe erledigt, fliegt sie von der Liste, was ein Erfolgs­gefühl gibt. Die zur Dauer der Bearbeitung erfassten Daten helfen, künftig den Zeitaufwand besser zu planen. Wichtig ist, keine Ablenkung zuzulassen, sondern etwa Anrufer auf die Mailbox zu lenken und erst später zurück­zu­rufen – das erhöht die Qualität der Arbeit und der erfassten Daten.

Technische Hilfs­mit­tel für Zeit­ma­na­gement

• Klassische Zeitplanung auf Papier; diverse Anbieter vertreiben immer noch Arbeits­hilfen und Check­listen, mit denen sich der Tag organi­sieren lässt.

• Allgemein für diese Aufgabe entwi­ckelte Software, die oft aus den Vorlagen der papier­ba­sierten Lösungen entstanden ist und sie um weitere Funktionen ergänzt.

• Lösungen, die auf einzelnen Ansätzen zum Zeitma­nagement basieren und deren Heran­ge­hens­weise etwa in Form von Kalender und To-do-Listen abbilden.

• Umfas­sende Lösungen, bei denen verschiedene Methoden oder Techniken zum Zeitma­nagement integriert sind und sich neben Pareto auch Mindmapping findet.

• Cloud-Lösungen, die selbst nur Termine verwalten, aber mit ausge­feil­teren Software­pa­keten gekoppelt werden können und so stets nutzbar sind.

Generell werden viele Ideen zum besseren Zeitma­nagement wie etwa Pomodoro in Apps verpackt. Ob man damit zurecht­kommt und die Funktionen wirklich helfen, muss aber jeder selbst auspro­bieren – nicht zuletzt mit Blick auf die technische Umgebung und die Frage, ob weitere Nutzer einge­bunden werden sollen.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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