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So hel­fen steuer­freie Ex­tras bei der Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion

Mehr Lohn oder Ge­halt trägt viel zur Mit­ar­bei­ter­mo­tivation bei. Ärgerlich nur, dass net­to vom fi­nan­ziel­len Zu­wachs so wenig hängen bleibt. Eine Lö­sung da­für sind steu­er­freie Sachbezüge.

Text: Midia Nuri


Übersicht: Auswahl lohnsteuer- und sozial­ab­ga­ben­freier Sachzu­wen­dungen

Zuwendung Voraus­setzung
Arbeits­kleidung Es muss sich um typische Berufs­be­kleidung
handeln, wie z. B. Uniform, Kittel etc.
Aufmerk­sam­keiten aus persön­lichem
Anlass
Der Wert darf pro Mitar­beiter 60 € nicht
übersteigen und es dürfen keine Geldleis­tungen
sein.
Ausla­gen­ersatz
Darlehen des Arbeits­gebers an Mitar­beiter markt­üb­liche Verzinsung
Fortbil­dungs­ver­an­stal­tungen betrieb­liche Fortbildung
Getränke, die Mitar­beiter bei der Arbeit
kostenfrei erhalten
Kinder­gar­ten­platz im Betriebs­kin­der­garten
oder Zuschuss zu den Kosten
Eine finan­zielle Zuwendung wird zusätzlich
zum Arbeits­entgelt gezahlt, das Kind darf
noch nicht schul­pflichtig sein.
betrieb­licher PC in der Wohnung des Mitar­beiters
auch zur Privat­nutzung
Perso­nal­rabatt Der Wert des Vorteils beträgt pro Mitar­beiter
und Jahr nicht mehr als 1.080 €.

Der Jahres­wechsel ist für viele die richtige Zeit für eine Bilanz. Das gilt nicht nur für Unter­nehmer und nicht bloß steuerlich. Auch die Mitar­beiter denken darüber nach, wie zufrieden sie mit ihrer Arbeit sind – und dem gezahlten Entgelt. Unter­nehmer, die zum Jahresende keine Gelegenheit mehr für ein Mitar­bei­ter­ge­spräch hatten, sitzen in diesen Wochen vielleicht vermehrt Mitar­beitern gegenüber, um eine aus deren Sicht längst fällige Gehalts­er­höhung zu besprechen. Das Problem: Die Belastung mit Steuern und Sozial­ab­gaben frisst einiges von der Erhöhung auf. Inter­essant sind deshalb für beide Seiten steuer- und sozial­ab­ga­ben­freie Gehalts­be­stand­teile – Naturalien also, sogenannte Sachbezüge. Was Unter­nehmer ihren Mitar­beitern steuer- und abgabenfrei dazutun, müssen sie aber zusätzlich zum Gehalt und zu anderen verein­barten Leistun­gen zahlen. So dürfen Arbeit­geber beispiels­weise nicht statt des verein­barten Urlaubs­gelds Einkaufs­gut­scheine ausgeben. Trotzdem lohnen sich Gehalts­extras für beide: Die Chance auf mehr Mitar­bei­ter­mo­ti­vation ist hoch – und mit einem Sachbezug günstiger erkauft als mit einer Gehalts­er­höhung.

Geld ist bei der Mit­ar­bei­ter­mo­tivation die halbe Miete

Die gute Nachricht vor allem für die Inhaber kleinerer Unter­nehmen gleich zuerst: Es kommt offenbar gar nicht so entscheidend darauf an, den Mitar­beitern mehr zahlen zu können als die Konkurrenz. Für die Mitar­bei­ter­mo­ti­vation kann es sogar kontra­pro­duktiv sein, wenn Angestellte quasi mit goldenen Handschellen ans Unter­nehmen gebunden sind. Wer mehr zahlt als in der Branche üblich, bei dem bleiben unzufriedene Mitar­beiter womöglich nur, weil sie sich bei den Alter­na­tiven auf dem Arbeits­markt finan­ziell einschränken müssten. Das ergab eine Studie der US-Perso­nal­be­ratung Aon Hewitt. Für die Mitar­bei­ter­zu­frie­denheit zählt vor allem, dass es bei der Arbeit noch etwas zu lernen und zu entwi­ckeln gibt, dass im Unter­nehmen Klarheit herrscht, wohin es konkret gehen soll und was dafür vom Mitar­beiter verlangt wird. Die Tätigkeit sollte Mitar­beitern einen Sinn vermitteln, und auch eine gewisse Work-Life-Balance gehört für ein gesundes Paket Mitar­bei­ter­mo­ti­vation dazu, stellt die Zeitschrift impulse fest.

Benefits für mehr Mit­ar­bei­ter­mo­tivation

Geld ist also nicht alles, hat aber auch für die Mitar­bei­ter­mo­ti­vation seinen Wert. Lohn und Gehalt müssen auskömmlich sein. Gewisse Extras sind da durchaus gern gesehen bei Jobsu­chenden, das ergab eine Umfrage des Arbeit­ge­ber­such­portals kununu. Aus Sicht der anonym befragten Jobsu­chenden hatten Benefits wie flexible Arbeits­zeiten mit 51 Prozent den größten Reiz, gefolgt von der Möglichkeit, auch im Home-Office tätig zu sein (33 Prozent) sowie der Möglichkeit, den Hund mit ins Büro nehmen zu dürfen (26 Prozent). Auch Sachbezüge stehen der Umfrage zufolge hoch im Kurs. Im Gespräch mit ihren Mitar­beitern sollten sich Unter­nehmer die diversen Möglich­keiten also ruhig mal genau anschauen. Die sind höchst vielfältig und bieten für so ziemlich jeden Bedarf und jede Vorliebe etwas.

Mehr net­to, mehr Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit: eine leichte Übung

Zunächst muss Unter­nehmern klar sein, was kein Extra ist, sondern als reguläres Arbeits­entgelt gilt – und damit zusätzlich gewährt steuer- und abgaben­pflichtig wäre: nämlich alle Einnahmen des Mitar­beiters aus der Beschäf­tigung. Wie Arbeit­geber die Vergütung bezeichnen – ob als Entgelt, Lohn, Prämie, Bonus oder auch Grati­fi­kation – ist dabei völlig unerheblich. Auf all diese letztlich finan­zi­ellen Leistungen muss der Arbeit­geber für den Mitar­beiter Steuern sowie Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeits­losen- und Unfall­ver­si­che­rungs­bei­träge abführen. Ebenso wenig ist für den Fiskus die Frage inter­essant, ob der Unter­nehmer den Lohn bar auszahlt oder überweist. Die Sozial­ver­si­che­rungs­ent­gelt­ver­ordnung (SvEV) regelt die Details. Kompli­ziert bleibt es trotz zuneh­mender Verein­heit­li­chung und diverser Verein­fa­chungen. So müssen Unter­nehmer zum Beispiel eigentlich steuer­freie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nacht­arbeit in der Unfall­ver­si­cherung in jedem Fall als beitrags­pflich­tiges Arbeits­entgelt berück­sich­tigen. Es gibt einiges zu besprechen mit dem Steuer­be­rater.

Extras bedeuten für Mitar­bei­ter­mo­ti­vation mehr als Geld allein

Das Problem beim Wunsch nach mehr Gehalt auf dem Mitar­bei­ter­konto: Ein simples Plus beim Brutto­gehalt oder Lohn bringt Mitar­beitern oft deutlich weniger ein als erhofft. Nicht selten ist die Enttäu­schung nach der ersten neuen Lohnab­rechnung groß – und die Mitar­bei­ter­mo­ti­vation am Boden. Lohnsteuer und Sozial­ver­si­che­rungs­bei­träge fressen gerade für etwas besser verdie­nende Mitar­beiter rasch mehr als die Hälfte vom Brutto­lohn­zu­wachs auf.

Sach­zu­wen­dungen zäh­len voll für die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­vation

Der Kniff bei den steuer- und abgaben­freien Sachzu­wen­dungen zum Gehalt ist der: Bis zur jewei­ligen Freigrenze wertet der Gesetz­geber sie quasi als Geschenk an den Mitar­beiter – und legt noch Steuer- und Abgaben­freiheit obendrauf. Der Fiskus macht dabei einen Unter­schied zwischen sogenannten Sachbe­zügen und Aufmerk­sam­keiten aus beson­derem Anlass.

  • Sachbezüge sind Zuwen­dungen ohne beson­deren Anlass. Steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei bleiben sie, wenn sie monatlich die jeweilige Freigrenze – und vereinzelt auch den Freibetrag – nicht überschreiten. Auch Gutscheine sind möglich. Was Unter­nehmer ihren Mitar­beitern gewähren können, hängt allein von deren Bedarf und auch Vorliebe ab.
  • Aufmerk­sam­keiten kann der Arbeit­geber seinen Mitar­beitern aus beson­derem Anlass gewähren, wie etwa zum Geburtstag, zur Hochzeit oder auch zur Geburt eines Kindes. Solche Aufmerk­sam­keiten bleiben bis zu 60 Euro steuer- und sozial­ver­si­che­rungsfrei. Fällt das Geschenk üppiger aus, kann der Arbeit­geber auch eine pauschale Lohnsteuer für den Mitar­beiter übernehmen. Damit ist die Abgabe­pflicht des Arbeit­nehmers abgegolten. Hierzu weiß der Steuer­be­rater Genaueres.

Vorsicht Frei­grenze – nur bis hier­hin reicht die Steuer­freiheit

Mit Blick auf die bei den Sachzu­wen­dungen geltenden Freigrenzen müssen Unter­nehmer aufpassen. Übersteigt der Sachbezug den jeweils geltenden Wert, wird gleich der gesamte Betrag steuer- und abgaben­pflichtig. Der gesamte Vorteil wäre damit futsch. Für die meisten Sachbezüge liegt die Freigrenze bei 44 Euro monatlich. Beim Freibetrag ist es dagegen nicht ganz so schlimm, wenn die Summe etwas höher ausfällt – dann würde nur der Mehrbetrag steuer­pflichtig. Das gilt seit Kurzem beispiels­weise für Mobili­täts­kosten wie etwa ein Jobticket und bei Betriebs­feiern für die Ausgaben pro Mitar­beiter – bis 110 Euro sind hier seit einiger Zeit über einen Freibetrag statt der vorhe­rigen Freigrenze steuerfrei. Der Steuer­be­rater verhilft hier zum Durch­blick.­

Die Qual der Wahl für mehr Mit­ar­bei­ter­motivation

Zahlreiche gesetzlich mögliche Extras zum Gehalt sind für den Mitar­beiter lohnsteuer- und sozial­ab­ga­benfrei. Auch das Unter­nehmen zahlt für das Extra keine Arbeit­ge­ber­an­teile an die Sozial­ver­si­che­rungs­träger. Das gleiche Netto­er­gebnis für den Mitar­beiter kostet Unter­nehmer also weniger Geld. Als Klassiker unter den Sachbe­zügen gilt das Firmen­fahrzeug. Es ist hierzu­lande sehr beliebt. Ebenfalls gut geeignet und beliebt sind als Gehalts­extra auch Smart­phone, Tablet oder iPod.

Hilfe bei der Mobilität treibt die Mitar­bei­ter­mo­ti­vation an

Nicht zu vergessen Tankgut­scheine. Die stehen bei den immer wieder langzeit­hohen Benzin­preisen ebenfalls hoch im Kurs. Auch für sie gilt – wie für zahlreiche andere Sachbezüge – als steuer- und abgaben­freie Obergrenze die Freigrenze von 44 Euro monatlich. Unter­nehmer schließen ein Nachzah­lungs­risiko aus, wenn auf dem Gutschein steht „Treib­stoff im Wert von bis zu 44 Euro“. So brauchen sie auch keine Treib­stoff­preise zu beobachten und zu dokumen­tieren.

Auch den Pend­lern hilft Mit­arbei­ter­mo­ti­va­tion auf ihrem Weg

Auch den Pendlern können Unter­nehmer Zuschüsse zur An- und Abfahrt sowie auch zur Verpflegung gewähren – und das seit Beginn 2019 an steuerfrei. Das gilt für den Zuschuss oder die Übernahme von Kosten für

  • die Nutzung öffent­licher Verkehrs­mittel im Linien­verkehr zwischen Wohnung und erster Tätig­keits­stätte, zu einem weiträu­migen Tätig­keits­gebiet (etwa Forst­gebiet) oder zu einem vom Arbeit­geber dauerhaft festge­legten Sammel­punkt (etwa Busdepot oder Fährhafen),
  • ein Jobticket
  • sowie auch für private Fahrten im öffent­lichen Perso­nen­nah­verkehr.

Seit Jahres­beginn 2019 fallen diese geldwerten Vorteile nicht mehr unter die monat­liche Freigrenze von 44 Euro – werden dafür aber auf die Entfer­nungs­pau­schale angerechnet.

Für Monteure oder Außen­dienstler noch inter­essant: Der Sachbe­zugswert für Unterkunft/Miete beträgt seit dem 1. Januar 2019 neu 231 Euro pro Monat. Das entspricht 7,70 Euro pro Tag, den der Arbeit­geber steuerlich als geldwerten Vorteil für einen Zuschuss ansetzen muss.

Kinder gut versorgt – Spaß mit der Mitar­bei­ter­mo­ti­vation

Tragen Unter­nehmer für ihre Mitar­beiter die Beiträge für eine Kinder­ta­ges­stätte sowie auch für Krippen­be­treuung oder eine Tages­mutter, fallen auf diesen Betrag keine Steuern und Sozial­ab­gaben an – wie sonst auch natürlich nur, sofern sie die Summe zusätzlich zum Lohn oder Gehalt bezahlen. Worauf Unter­nehmer dabei achten müssen und welche Betreu­ungs­kosten das Finanzamt hierbei akzep­tiert, weiß der Steuer­be­rater. Auch für schul­pflichtige Kinder bis 14 Jahre lohnt es sich, ihn mal anzusprechen. Auch für deren Betreuung kann der Arbeit­geber Kosten bis 600 Euro jährlich steuerfrei übernehmen, etwa für einen Babysitter bei ferien­be­dingten Engpässen.

Hilfe gegen Zip­per­lein stei­gert die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion

Unter­nehmer können ihren Mitar­beitern bis zu 500 Euro pro Jahr und Mitar­beiter lohnsteuer- und abgabenfrei für Gesund­heits­aus­gaben auf Lohn oder Gehalt obendrauf geben – etwa als Zuschuss zu einer neuen Brille, den Kurs für Rücken- oder Sehschule, einen Nicht­rau­cherkurs oder sonstige nach §§ 20 und 20a des Fünften Buchs Sozial­ge­setzbuch (SGB V) als Präven­ti­ons­kurse anerkannte Angebote, wie etwa auch Qigong oder Yoga. Achtung: Für Kurkosten gilt die Steuer­be­güns­tigung nicht – dieser Zuschuss wäre steuer- und abgaben­pflichtig. Unter­nehmer sollten wegen der diversen Ausnahme- und Sonder­re­ge­lungen ihre mit den Mitar­beitern getrof­fenen Verein­ba­rungen noch mal mit dem Steuer­be­rater durch­sprechen.

Un­terstüt­zung im Not­fall hilft auch der Mit­ar­bei­ter­mo­tivation

Gut zu wissen: Unter­nehmer dürfen Ihren Mitar­beitern bis zu 600 Euro im Kalen­derjahr steuer- und sozial­ab­ga­benfrei als Unter­stützung im Notfall zahlen. Voraus­setzung für diese steuer- und abgaben­freie Unter­stützung ist, dass es dafür eine konkrete Recht­fer­tigung gibt, wie etwa ein Krank­heits-, Unglücks- oder Todesfall in der Familie, wenn der Mitar­beiter Opfer eines Vermö­gens­ver­lustes etwa aufgrund von Diebstahl, Feuer oder Unwetter geworden ist, aufgrund einer Bürgschaft in Anspruch genommen wurde oder durch Probleme naher Angehö­riger wirtschaftlich belastet ist. Hiernach sollten Unter­nehmer im Fall der Fälle ihren Steuer­be­rater fragen.

Er­ho­lungs­bei­hil­fen geben Raum für Mit­ar­bei­ter­motivation

Ebenfalls wissenswert in diesem Zusam­menhang: Erholungs­bei­hilfen sind lohnsteu­er­pflichtig, aber sozial­ver­si­che­rungsfrei. Das spart unter dem Strich also auch einiges. Schön für Gutver­diener: Die Erholungs­bei­hilfen werden pauschal mit 25 Prozent besteuert. Sie dürfen aller­dings 156 Euro pro Mitar­beiter, 104 Euro für den Ehegatten und 52 Euro pro Kind nicht übersteigen.

Zuschüsse heben die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion nach Umzug

Unter­nehmer, die zu Jahres­beginn neue Mitar­beiter einge­stellt haben, die für den neuen Job umziehen, können hierfür ebenfalls einige Kosten steuer- und abgabenfrei erstatten. Unter­nehmer sollten mit ihrem Steuer­be­rater darüber sprechen, worauf sie achten müssen, um das Risiko für eine Nachzahlung zu senken, falls das Finanzamt einen beruflich bedingten Umzug des Mitar­beiters nicht anerkennt. Der Steuer­be­rater hilft, das Risiko wirksam, trans­parent und rechts­sicher auf den Mitar­beiter zu verlagern. Das dürfte die zusätz­liche Motivation kaum mindern.

Diese Kosten kön­nen Un­ter­neh­mer für einen Umzug erstat­ten:

  • Beför­de­rungs­aus­lagen: Unter­nehmer können für Mitar­beiter notwendige Auslagen für den Transport der Möbel von der bishe­rigen zur neuen Wohnung übernehmen, wie zum Beispiel Spedi­ti­ons­kosten und auch nachge­wiesene Kosten für private Helfer.
  • Reise­kosten: Auch die beim Umzug selbst entstan­denen Reise­kosten für den Mitar­beiter und seine Familie können Sie erstatten. Dazu gehören:Fahrtkosten, Mehrauf­wen­dungen für Verpflegung in Höhe der gesetz­lichen Pausch­be­träge, Übernach­tungs­kosten.
  • Zusätzlich sind 2 Reisen einer Person oder eine Reise von 2 Personen zum Suchen/Besichtigen einer Wohnung erstat­tungs­fähig (maximal 2 Reisen und 2 Aufent­haltstage).
  • Mietent­schä­digung: Hat der neue Mitar­beiter eine Wohnung oder ein Haus mit langen Kündi­gungs­fristen angemietet, können Unter­nehmer ihm bis zu 6 Monate Miete für die alte Wohnung erstatten. Die Miete für die neue Wohnung können Sie ihm für maximal 3 Monate erstatten.
  • Sonstige Auslagen: Auch bei den zahllosen weiteren Kosten, die rund um einen Umzug anfallen, können Unter­nehmer ihren Mitar­beitern unter die Arme greifen, beispiels­weise für Schön­heits­re­pa­ra­turen, den umzugs­be­dingten Abbau von Herd, Öfen, Lampen, Küche, Antennen etc.

Bei den Makler­ge­bühren ist Vorsicht angebracht: Fallen sie für die Vermittlung der neuen (Miet-)Wohnung an, können Unter­nehmer sie erstatten – nicht jedoch, wenn sie für die Vermittlung eines Eigen­heims in Rechnung gestellt werden. Vorsteuer können Unter­nehmer aus den Rechnungen für von ihnen übernommene Beträge dabei geltend machen. Auch weitere Kosten wie etwa für das Umschreiben der Papiere oder neue Elektro­geräte können Unter­nehmer ihren Mitar­beitern pauschal und lohnsteu­erfrei abgelten. Dafür gelten diese Pauschal­sätze:

  • 1.460 € für Verhei­ratete und
  • 730 € für Singles.
  • Für ledige Kinder und weitere Haushalts­an­ge­hörige erhöht sich der jeweilige Satz um 322 € pro Person.

Gut geklei­det steigt auch die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­vation

Wer Außen­dienstlern, Fahrern oder gleich der ganzen Beleg­schaft Firmen­kleidung spendiert und ihnen so Kosten spart, kann dies ebenfalls steuer­be­günstigt tun. Die Vorgaben sind je nach Branche gesetzlich und auch tariflich höchst unter­schiedlich geregelt. Steuerlich einwandfrei als Betriebs­aus­gaben werten die Finanz­ämter nur, was Uniform ist, Uniform­cha­rakter hat oder als Sicher­heits- oder Hygie­neschutz­kleidung dient. Die Finanz­ämter akzep­tieren meistens auch Blaumann oder den weißen Kittel für das medizi­nische Personal. Doch bei auch privat nutzbarer Kleidung wird es schwierig – selbst mit Aufdruck. Manche Finanz­ämter lassen die Kosten solcher Bekleidung gelten, sofern Unter­nehmer oder Angestellte sie im Spezi­al­wa­ren­handel für Berufs­be­kleidung erworben haben – aber beileibe nicht immer. Die Regelungen hierfür sind komplex und die Praxis der Finanz­ämter höchst unter­schiedlich. Der Steuer­be­rater weiß Rat.

Ein gefüll­ter Ma­gen hebt die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­vation

Auch an Essen und Trinken ist mit Blick auf Zuschüsse zum Gehalt gedacht. Auch die können die Mitar­bei­ter­mo­ti­vation beträchtlich anheben – ebenso wie eine gute Kantine. Den Wert der erhal­tenen Sachbezüge müssen Sie für Ihre Mitar­beiter als geldwerten Vorteil steuerlich ansetzen – und zwar von 2019 an in Höhe der dafür neu festge­legten Sachbe­zugs­werte. Diese hat der Gesetz­geber auch dieses Jahr wieder an die Entwicklung der Verbrau­cher­preise angepasst. Der Sachbe­zugswert für verbil­ligte oder unent­gelt­liche Mahlzeiten beträgt seit dem 1. Januar 2019 251 Euro pro Monat (2018: 246 Euro monatlich). Das sind pro Tag

  • 1,77 Euro für Frühstück und
  • je 3,30 Euro für Mittag­essen und Abend­essen.

Auch hierüber sollten Unter­nehmer mit ihrem Steuer­be­rater sprechen – um nicht mit vorei­ligen Kürzungen der Zuschüsse etwa für Snacks die Mitar­bei­ter­mo­ti­vation noch unnötig zu unter­graben.

Minijobber pro­fi­tier­en ex­tra – gut für die Mit­ar­bei­ter­mo­ti­vation

Steuer­freie Extras in Form von Sachbe­zügen sind zwar für Gutver­diener dank des hohen Grenz­steu­er­satzes besonders attraktiv. Sie lohnen sich aber auch und gerade für Gering­ver­diener und Minijobber – schlicht, weil das steuer­freie Extra für sie wegen des niedrigen Gehalts prozentual schwerer wiegt. Für Minijobber gelten dieselben Regeln und Grenz­werte wie für Vollzeit­kräfte – der Arbeit­geber kann ihnen so das Gehalt aufstocken, ohne den Minijob­ber­status zu gefährden. Gerade für Unter­nehmer aus Branchen mit hohem Bedarf an Aushilfen wie beispiels­weise der Gastro­nomie ist das inter­essant. Die steuer­freien Extras gefährden auch nicht den Minijob­ber­status.

Für den Unter­nehmer ist diese vergleichs­weise günstige Gehalts­er­höhung bei Minijobbern wie auch Gutver­dienern attraktiv: Die Kosten sind gering, sie sind als Betriebs­ausgabe ansetzbar und der Effekt auf die Mitar­bei­ter­mo­ti­vation ist groß.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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