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Beim Fir­men­wa­gen sind recht­lich und steuer­lich viele De­tails zu be­­achten

Natürlich ver­ur­sacht ein Fir­men­wa­gen Kos­ten. Und manch­mal Ein­nah­men. Un­ter­neh­mer müs­sen mit dem Steuer­be­ra­ter klä­ren, was wie zu be­han­deln ist. Das gilt et­wa für Nut­zungs­aus­fall nach ei­nem Un­fall. Auch wich­tig: Re­ge­lun­gen zur Pri­vat­nut­zung von Dienst­wa­gen durch Mit­ar­bei­ter und ei­ne Voll­kas­ko­versicherung.

Text: Frank Wiercks


Verur­sacht ein Firmen­wagen Kosten, so sind das Betriebs­aus­gaben. Klar, denn vom Kaufpreis über Steuer und Versi­cherung bis zu Aufwen­dungen für Betrieb und Repara­turen fallen diese Ausgaben an, weil das Auto zum Betriebs­ver­mögen zählt und sein Einsatz einem geschäft­lichen Zweck dient. In drei Fällen aller­dings erzielt ein Selbst­stän­diger mit seinem Firmen­wagen direkte Einnahmen. Einmal – logisch – beim Verkauf. Dann – das sollte jedem bekannt sein – über den privaten Nutzungs­anteil in seiner Steuer­erklärung. Der lässt sich nach der Ein-Prozent-Regelung oder durch Führen eines Fahrten­buchs ermitteln. Und schließlich – das dürfte vielen noch nicht Betrof­fenen neu sein – nach einem Unfall. Zahlt die Kfz-Versi­cherung des Unfall­gegners für die Dauer der Instand­setzung einen Nutzungs­ausfall, gilt der als Betriebs­ein­nahme. So urteilte der Bundes­fi­nanzhof (BFH) im Fall eines Gewer­be­trei­benden, der 1.210 Euro Nutzungs­ausfall in seiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht berück­sichtigt hatte.

Oft ent­ste­hen bei den Fir­men­wa­gen Kos­ten durch Unfälle

Nutzen Angestellte ein auf den Betrieb zugelas­senes Fahrzeug, ist das Thema aber breiter zu denken, gerade mit Blick auf selbst­ver­schuldete Unfälle. Dienst­fahrten brauchen klare Regeln. So kann nicht nur Selbst­ver­ständ­liches bestätigt werden, wie das Verbot von Alkohol am Steuer. Sondern es sollte auch vorge­schrieben werden, dass etwa zur Unfall­auf­nahme stets die Polizei zu rufen ist. Rein finan­ziell dürfen die Regelungen dem Mitar­beiter aber nicht zu viel Verant­wortung zuweisen, wenn ein Unfall passiert. Er muss laut Bundes­ar­beits­ge­richt (BAG) weder für leicht fahrlässig verur­sachte Schäden einstehen noch normal fahrlässig verur­sachte Schäden allein tragen. Für Unfall­kosten während einer dienstlich veran­lassten Fahrt privi­le­gieren ihn die Grund­sätze des „inner­be­trieb­lichen Schadens­aus­gleichs“. Der Mitar­beiter zahlt bei leichter Fahrläs­sigkeit nichts. Bei mittlerer Fahrläs­sigkeit teilt er die Kosten mit dem Arbeit­geber. Nur bei grober Fahrläs­sigkeit oder Vorsatz ist er allein in der Pflicht – und auch bei Privat­fahrten mit einem Firmen­wagen ohne Geneh­migung.

Private Nut­zung des Dienst­wa­gens schrift­lich definieren

Kompli­zierter ist die Sache bei dem, was gemeinhin als Dienst­wagen gilt: Der zur beruf­lichen und privaten Nutzung überlassene Pkw als Gehalts­be­standteil. Passiert bei einer Privat­fahrt ein Unfall, nehmen manche Gerichte den Fahrer in die Pflicht, andere nicht. In einem Fall entschied das Landes­ar­beits­ge­richt Köln auf volle Haftung des Arbeit­nehmers. In einem anderen meinte das Hessische Landes­ar­beits­ge­richt, der Arbeit­geber verpflichte sich durch die Erlaubnis von Privat­fahrten und die Versteuerung des geldwerten Vorteils still­schweigend zur Übernahme privater Unfall­kosten. Deshalb sollten Unter­nehmer beim Anwalt zwei Regelungen für Firmen­wagen bestellen: eine mit Vorgaben für geschäft­liche Fahrten, die für jeden gilt, bis zum Lehrling. Und eine für Mitar­beiter, die ihren Dienst­wagen privat nutzen dürfen. Hier lässt sich auch festschreiben, wer ans Steuer darf, ob Abstecher ins Ausland erlaubt sind und in welchem Umfang der Mitar­beiter die Kosten trägt. Das schafft klare Verhält­nisse für den Fall, dass es zum Unfall und zum Streit ums Geld kommt.

Beim Fir­men­wa­gen Kos­ten durch ei­ne Re­ge­lung klar verteilen

Eine Verein­barung zur privaten Nutzung des Dienst­wagens kann etwa das Thema Versi­cherung regeln. Empfeh­lenswert ist natürlich stets eine Vollkasko-Police. Dann lässt sich verein­baren, ob der Mitar­beiter hier seinen persön­lichen Schadens­frei­heits­rabatt einbringt, um die Kosten zu senken. Für den Fall eines Schadens sollte geklärt werden, ob bezie­hungs­weise in welcher Höhe der Mitar­beiter bei Fahrläs­sigkeit für Beitrags­er­hö­hungen einzu­stehen hat. So etwas sollte genau mit dem Anwalt besprochen werden. Manche Unter­nehmer wählen auch den Weg, Dienst­wa­gen­fahrer über einen prozen­tualen Anteil an den Betriebs­kosten zu betei­ligen und dies mit dem geldwerten Vorteil zu verrechnen. So würden die Kosten aus einem Unfall stets in gewissem Maße auf den Verur­sacher abgewälzt. Solche Modelle müssen aber mit dem Steuer­be­rater genau durch­ge­rechnet und vom Anwalt wasser­dicht formu­liert sein.

Ohne Voll­kas­ko­ droht Steu­er durch einen gel­dwer­ten Vorteil

Steuerlich relevant sind aus Sicht des Mitar­beiters nach einem selbst­ver­schul­deten Unfall bei einer Privat­fahrt auch die Repara­tur­kosten. Häufig übernimmt der Chef die Instand­setzung bezie­hungs­weise Selbst­be­tei­ligung – er will Dienst­wa­gen­fahrer motiviert halten und kann die Kosten als Betriebs­ausgabe ansetzen. Doch Repara­tur­kosten zählen grund­sätzlich nicht zu den Gesamt­kosten des Firmen­wagens, fallen also nicht unter die Ein-Prozent-Methode. Trägt der Mitar­beiter sie nicht, entsteht ein geldwerter Vorteil in Form nicht einge­for­derter Selbst­be­tei­ligung oder Repara­tur­kosten, die der Chef erlässt. Eine Versteuerung lässt sich aber vermeiden, wenn der Firmen­wagen mit bis zu 1.000 Euro Selbst­be­tei­ligung vollkas­ko­ver­si­chert ist. Denn der Unter­nehmer darf pro Schaden nach Erstattung von Dritten kleine Unfall­kosten bis zu 1.000 Euro ohne Umsatz­steuer als Repara­tur­kosten in die Gesamt­kosten einbe­ziehen. Das heißt: Die Vollkas­ko­ver­si­cherung zahlt die Reparatur. Sie fordert vom Unter­nehmer 1.000 Euro Selbst­be­tei­ligung. Der dekla­riert das als Teil der Gesamt­kosten. Und der Dienst­wa­gen­fahrer zahlt nichts. Noch ein Thema für das Gespräch mit dem Steuer­be­rater.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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