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So läuft der Betrieb weiter, wenn der Chef plötzlich ausfällt

Wird ein Unter­nehmer handlungs­un­fähig, droht seinem Betrieb die Insolvenz. Nur per Vorsor­ge­voll­macht kann ein Bevoll­mäch­tigter den Betrieb ohne Einmi­schung des Betreu­ungs­ge­richts nahtlos weiter­führen.

Text: Frank Wiercks


In kleinen Unter­nehmen entscheidet der Chef meistens alleine. Fällt er aus, ist der Betrieb schlag­artig handlungs­un­fähig. In größeren Unter­nehmen gibt es oft weitere Geschäfts­führer oder Proku­risten. Dann läuft der Betrieb zumindest eine Zeit lang weiter, nachdem der Haupt­ge­sell­schafter oder -geschäfts­führer plötzlich ausge­fallen ist. Werden große Entschei­dungen nötig, für die seine Zustimmung erfor­derlich ist, steht aber auch hier alles still. Um diese Lähmung im Ernstfall, die schnell in der Insolvenz enden könnte, zu verhindern, sollte jeder Unter­nehmer für seinen Betrieb eine notariell beglau­bigte Vorsor­ge­voll­macht erstellen. Durch dieses Dokument gibt er einem vertrau­ens­wür­digen Bevoll­mäch­tigten die Erlaubnis, die Firma während seiner Abwesenheit in seinem Sinne zu lenken und weitrei­chende Entschei­dungen zu treffen. Die Vorsor­ge­voll­macht sollte nur in Absprache mit dem Rechts­anwalt und dem Steuer­be­rater verfasst werden und muss exakt auf die indivi­duelle Situation des Unter­nehmens abgestimmt werden. Dabei sind viele Details zu beachten:

Patien­ten­ver­fügung, Betreu­ungs­ver­fügung, Vollmacht

Zwar gehen sowohl Vorsor­ge­voll­macht wie auch Patienten- und Betreu­ungs­ver­fügung grund­sätzlich in eine ähnliche Richtung – jemand ermächtigt eine Person, für ihn/sie Entschei­dungen zu treffen, wenn er/sie selbst nicht mehr dazu in der Lage ist. Bei den konkreten Inhalten gibt es aber große Unter­schiede, weshalb in der Regel mindestens zwei unter­schied­liche Dokumente erfor­derlich sind, bei größeren Unter­nehmen norma­ler­weise sogar drei.

Eine Patien­ten­ver­fügung klärt die Frage, welche medizi­ni­schen Maßnahmen man wünscht bezie­hungs­weise nicht wünscht. Liegt jemand beispiels­weise im Koma, kann eine juris­tisch wasser­dichte Patien­ten­ver­fügung dem Arzt bestimmte lebens­ver­län­gernde Maßnahmen unter­sagen. Grund­sätzlich bindet auch eine mündliche Patien­ten­ver­fügung den Arzt, sie wird aber gerade im Stress einer Kranken­haus­be­handlung oft unter schwie­rigen Umständen gegeben oder könnte unklar formu­liert sein. Besser ist es darum, sich frühzeitig mit dem Thema zu beschäf­tigen und eine schrift­liche Patien­ten­ver­fügung zu verfassen, am besten nach Rücksprache mit dem Anwalt.

Eine Betreu­ungs­ver­fügung dient der Vorsorge für den Fall, dass man bei alltäg­lichen Fragen nicht mehr selbst entscheiden kann. Norma­ler­weise wählt dann das Betreu­ungs­ge­richt einen Betreuer aus. Liegt eine Betreu­ungs­ver­fügung vor, wird der Richter in der Regel die gewünschte Person bestellen. Die Betreu­ungs­ver­fügung greift erst, wenn das Gericht es entspre­chend der gesund­heit­lichen Situation des Verfü­genden für erfor­derlich hält. Außerdem steht der Betreuer unter der Kontrolle des Gerichts, es wacht über die Einhaltung der Verfügung und kann etwa Ein- und Auszah­lungen auf den Konten des Verfü­genden prüfen.

Eine Vorsor­ge­voll­macht dient dazu, den Gang zum Betreu­ungs­ge­richt zu vermeiden und recht­zeitig bei klarem Kopf notariell beglaubigt festzu­legen, durch wen man im Falle einer eventuell eintre­tenden Geschäfts- oder Einwil­li­gungs­un­fä­higkeit umfassend vertreten werden will. Für Firmen­in­haber ist es ganz wichtig, dass der über die Vorsor­ge­voll­macht einge­setzte Vertreter sofort für die Firma entscheiden kann, wenn etwas passiert ist – etwa nach einem schweren Autounfall des Chefs. Liegt keine Vorsor­ge­voll­macht vor, muss das Betreu­ungs­ge­richt erst auf Antrag tätig werden und einen Betreuer bestellen. Oft vergehen mehrere Wochen, bis die Richter jemanden als vertre­tungs­be­richtigt erklären – in der Zwischenzeit dürfte mancher Betrieb wegen zu langer Handlungs­un­fä­higkeit längst in der Insolvenz gelandet sein.

Getrennte Vorsor­ge­voll­machten für Betrieb und Privates

Ein Unter­nehmer sollte also unbedingt mehrgleisig fahren. Er muss in jedem Fall eine Patien­ten­ver­fügung aufsetzen, um seine Wünsche bei der medizi­ni­schen Behandlung festzu­schreiben. Und er muss eine Vorsor­ge­voll­macht formu­lieren, in der er festlegt, welche vertrau­ens­würdige Person die Geschicke des Unter­nehmens mit Eintreten seiner Entschei­dungs­un­fä­higkeit in welcher Weise lenken soll. So verhindert er, dass im Ernstfall vom Gericht eine Betreu­ungs­ver­fügung erlassen wird. Mit der Vollmacht kann er auch Kompe­tenzen auf verschiedene Personen verteilen, muss dann aber darauf achten, dass sie sich nicht gegen­seitig blockieren. Zudem sollte der Unter­nehmer eine zweite Vorsor­ge­voll­macht für sein Privat­ver­mögen bezie­hungs­weise für sein Privat­leben betref­fende Entschei­dungen erstellen. Idealer­weise werden die Vollmachten gemeinsam mit dem Anwalt formu­liert, damit sie sich ergänzen und nicht in wichtigen Punkten wider­sprechen oder durch unklare Anwei­sungen zumindest Entschei­dungen erschweren.

Getrennte Vollmachten für Unter­nehmen und Privat­be­reich

Viele Unter­nehmer machen keinen Unter­schied zwischen Betrieb und Privat­ver­mögen, zumal wenn sie als Einzel­un­ter­nehmer alle Entschei­dungen selber treffen und mit ihrem ganzen Vermögen für ihr unter­neh­me­ri­sches Engagement haften. Sollten sie unerwartet ausfallen, gibt es ohne Vorsor­ge­voll­macht aber schnell Probleme. Entgegen der oft verbrei­teten Meinung haben Ehepartner keine beson­deren Vertre­tungs- oder sonstigen Rechte. In der Regel wird deshalb vom Betreu­ungs­ge­richt ein Betreuer bestellt, der sowohl privat als auch im Unter­nehmen die Vertretung übernimmt. Kommen dafür mehrere nahe Angehörige in Betracht, kann dies zu Zeitver­zö­ge­rungen, großer Unsicherheit und eventuell sogar Streit etwa zwischen Ehepartner und Kindern führen. Außerdem muss der Betreuer dann zuerst ein Vermö­gens­ver­zeichnis erstellen. In einem Einzel­un­ter­nehmen werden wichtige Entschei­dungen so eventuell ebenso verzögert wie in einer Personen- oder Kapital­ge­sell­schaft, weil ohne Vorsor­ge­voll­macht auch zuerst geklärt werden muss, wer beispiels­weise bei Gesell­schaf­ter­be­schlüssen für den ausge­fal­lenen Gesell­schafter abstimmen darf.

Vorsicht mit bei einer unein­ge­schränkten Vorsor­ge­voll­macht

Es gibt viele Gründe, warum ein Firmenchef plötzlich nicht mehr die Unter­neh­mens­führung wahrnehmen kann: ein Unfall, eine schwere Erkrankung, Unabkömm­lichkeit an einem entfernten Ort oder sogar Unter­su­chungshaft wegen Steuer- oder Zollde­likten, beispiels­weise Schwarz­arbeit. In solchen Fällen sollte sofort ein fähiger Vertrauter durch die Vorsor­ge­voll­macht dazu ermächtigt werden, dringende Entschei­dungen im Betrieb zu treffen. Bei der Wahl dieser Person ist wichtig, dass sie sich gut mit dem Thema auskennt und nicht lange einar­beiten muss. Wer für seine Abwesenheit eine Art Nachfolger einsetzen und ihn mit einer unein­ge­schränkten Vollmacht ausstatten will, sollte sich das gut überlegen: Diese Person hätte enorme Macht und würde nicht – wie ein gerichtlich einge­setzter Betreuer durch das Gericht – automa­tisch von einer überge­ord­neten Instanz kontrol­liert. Deshalb bietet es sich an, die Vorsor­ge­voll­macht nicht nur inhaltlich sehr sorgfältig zu formu­lieren, sondern gleich­zeitig auch festzu­schreiben, welche großen Entschei­dungen von einer konkret benannten Kontroll­in­stanz bestätigt werden müssen. So könnte etwa der Verkauf von Firmen­an­teilen nur mit Zustimmung durch den Ehepartner und den Steuer­be­rater möglich sein. Sinnvoll kann es auch sein, für alle großen Entschei­dungen in der Vorsor­ge­voll­macht ein Vier-Augen-Prinzip festzu­schreiben – beispiels­weise, dass der jeweilige Abtei­lungs­leiter angehört oder sogar um sein Einver­ständnis gebeten werden muss.

Verschie­denen Personen einge­schränkte Vollmacht geben

Möglich ist, jemandem eine einge­schränkte Vorsor­ge­voll­macht zu erteilen bezie­hungs­weise mehreren Personen eine Teilvoll­macht für ihren Bereich zu geben: Mit so einer vertrag­lichen Regelung lassen sich Befug­nisse der Bevoll­mäch­tigten bestimmen, Richt­linien beschreiben und Kompe­tenzen beschränken. Beispiels­weise kann der Produk­ti­ons­leiter dann das Material bestellen und die Fertigung am Laufen halten. Der kaufmän­nische Leiter kann Personal einstellen oder entlassen und mit der Bank die Finan­zierung klären. Der Steuer­be­rater kann sich um die Zahlen kümmern und die Kommu­ni­kation mit dem Finanzamt übernehmen. Alle gemeinsam könnten zudem als Beratungs­gremium für den Ehepartner benannt werden, der weitge­hende Entschei­dungen so auf Basis einer umfas­senden Infor­mation und Beratung treffen kann. Eine derartig ausge­klü­gelte Vorsor­ge­voll­macht sollte in Ruhe mit dem Rechts­anwalt sowie dem Steuer­be­rater besprochen und formu­liert werden. Die Rolle der dort benannten Vertre­tungs­be­rech­tigten muss mit diesen Personen vorher genau besprochen werden, damit sie wissen, worauf sie sich einlassen und welche Spiel­regeln im Ernstfall gelten. Dann kann ein Betrieb mit so einer Konstruktion auch während einer längeren Abwesenheit des Unter­nehmers erfolg­reich weiter­ge­führt werden.

Persön­liche Vorsor­ge­voll­macht plus Patien­ten­ver­fügung

Zudem sollte der Unter­nehmer eine persön­liche Vorsor­ge­voll­macht inklusive Patien­ten­ver­fügung aufsetzen, damit sich eine Person seines Vertrauens um seine Inter­essen außerhalb der Firma kümmern kann, in Vermögens- ebenso wie gesund­heit­lichen und allgemein recht­lichen Angele­gen­heiten. Auch das muss nicht immer ein Angehö­riger sein, die Aufgabe kann zum Beispiel ein Rechts­anwalt übernehmen. Wichtig ist, dass so gut wie möglich zwischen den Belangen des Unter­nehmens und den persön­lichen Themen getrennt wird und Lösungs­me­cha­nismen für den Fall existieren, dass Unter­nehmens- und Privat­in­teresse nicht deckungs­gleich sind – etwa wenn der Betrieb eine Kapital­spritze aus dem Privat­ver­mögen braucht, die der persön­liche Betreuer nicht freigeben will.

Bei Vorsor­ge­voll­macht ans Gesell­schafts­recht denken

Zwar gibt es viele Muster für eine Vorsor­ge­voll­macht zum Download im Internet. Unter­nehmer sollten sie – im Gegensatz zu Mustern für eine Patien­ten­ver­fügung – aber besser nicht nutzen. Bei jeder Vorsor­ge­voll­macht sollten Rechts­anwalt und Steuer­be­rater genau prüfen, ob es eventuell gesell­schafts­recht­liche oder testa­men­ta­rische Probleme geben könnte. Bei Fortführung eines einzel­kauf­män­ni­schen Betriebs (GbR oder OHG) etwa wird das Privat­ver­mögen des Vollmacht­gebers in der Regel durch den Bevoll­mäch­tigten haftungs­rechtlich mitver­pflichtet. Deshalb ist es empfeh­lenswert, dem Bevoll­mäch­tigten in diesem Fall die Befugnis zu geben, das Unter­nehmen etwa in eine GmbH umzuwandeln.

Vorsor­ge­voll­macht muss zum Gesell­schafts­vertrag passen

In vielen Gesell­schafts­ver­trägen gibt es zudem schon Regelungen zur Vererb­barkeit oder zur Vertretung des Unter­nehmens im Krank­heitsfall. Solche gesell­schafts­recht­lichen Verein­ba­rungen haben grund­sätzlich Vorrang vor einer Vorsor­ge­ver­fügung. Deshalb reicht es nicht, eine Muster-Vorsor­ge­voll­macht auszu­füllen und zu den Unter­lagen zu nehmen. So ein Dokument muss von Experten darauf geprüft werden, wie es zu handels- und gesell­schafts­recht­lichen Anfor­de­rungen steht, und der Inhalt entspre­chend angepasst werden. Komplex ist auch die Frage nach der Zuläs­sigkeit der Vorsor­ge­voll­macht zur Wahrnehmung organi­sa­to­ri­scher Mitglied­schafts­rechte, Wahrnehmung von Geschäfts­füh­rerauf-gaben in der GmbH und Wahrnehmung von Geschäfts­füh­rer­auf­gaben in Perso­nen­ge­sell­schaften, weil hier eine Bevoll­mäch­tigung zur Wahrnehmung organi­sa­to­ri­scher Mitglied­schafts­rechte mit dem für Perso­nen­ge­sell­schaften und GmbHs geltenden Abspal­tungs­verbot kolli­diert. Dies untersagt es, einen Dritten unwider­ruflich und verdrängend zu bevoll­mäch­tigen. Zwar ist eine Vorsor­ge­voll­macht wider­ruflich und nicht verdrängend, sollte also zulässig sein. Trotzdem wäre es empfeh­lenswert, dass alle Mitge­sell­schafter der Vorsor­ge­voll­macht zustimmen. Idealer­weise wird eine Regelung zur Vertretung per Vorsor­ge­voll­macht im Gesell­schafts­vertrag vereinbart. Dies sollte unbedingt mit einem Anwalt besprochen werden.

Formale Anfor­de­rungen an die Vorsor­ge­voll­macht

Geltungs­dauer: Die Vollmacht muss unbedingt wider­ruflich und unbefristet sein. Dann gilt sie, bis der Vollmacht­geber sie widerruft oder neue Umstände eintreten, etwa sein Tod und die Testa­ments­er­öffnung – und externe Partner können sich bis dahin auf die Gültigkeit verlassen.

Notarielle Beurkundung: Jede Vorsor­ge­voll­macht muss schriftlich nieder­gelegt werden und sollte notariell beurkundet sein. So wird automa­tisch die Geschäfts­fä­higkeit des Vollmacht­gebers festge­stellt und kann später nicht angezweifelt werden. Zudem ist die notarielle Beurkundung der Vollmacht unver­zichtbar, wenn der Bevoll­mäch­tigte auch Grund­stücks­ge­schäfte vornehmen, die Vertretung gegenüber dem Handels­re­gister übernehmen, über GmbH-Anteile verfügen oder Stimm­rechte ausüben soll.

Getrennte Urkunden: Jeder Bevoll­mäch­tigte sollte eine eigene Vorsor­ge­voll­macht für seinen Aufga­ben­be­reich erhalten. Gibt es nur einen Bevoll­mäch­tigten, sollten zwei getrennte Urkunden für Unter­nehmen und Privat­be­reich ausge­stellt werden. Das verwehrt Geschäfts­partnern zu tiefe Einblicke in das Privat­leben.

Außen­ver­hältnis: Der Bevoll­mäch­tigte sollte eine umfas­sende Vertre­ter­voll­macht in allen oder möglichst vielen Gebieten erhalten. Sie sollte nicht unter einer Bedingung erteilt werden, weil der Vertreter sonst bei jedem Rechts­ge­schäft beweisen muss, dass die Voraus­set­zungen für seine Vollmacht vorliegen.

Innen­ver­hältnis: Für Bevoll­mäch­tigte, die im Betrieb entscheiden sollen, sind dagegen Regie­an­wei­sungen empfeh­lenswert. Zu besonders wichtigen Punkten sollte ein Einzel­un­ter­nehmer deutlich machen, wie er seinen Betrieb geführt wissen möchte. Außerdem sollten diese Regie­an­wei­sungen klar festlegen, ob die Firma im Falle seiner Geschäfts­un­fä­higkeit weiter­ge­führt oder verkauft oder liqui­diert werden soll. Bei Mitge­sell­schaftern einer GmbH ist dies nicht notwendig.

Unter­voll­machten: In der Vollmacht sollte geregelt werden, ob der Bevoll­mäch­tigte von den Beschrän­kungen für Insich­ge­schäfte gemäß § 181 BGB befreit werden soll und ob die Erteilung von Unter­voll­machten genehmigt wird.

Prokura: Grund­sätzlich kann es sinnvoll sein, dem Bevoll­mäch­tigten für den normalen Geschäfts­verkehr auch Prokura zu erteilen. Dann muss er nicht bei jeder Handlung und insbe­sondere bei einsei­tigen Rechts­ge­schäften die Vollmacht vorlegen. Dies sollte aber genau mit dem Anwalt besprochen werden.

Stimm­rechte: Es ist möglich, einem Bevoll­mäch­tigten eine sogenannte Stimm­rechts­voll­macht zu geben. Das ermög­licht ohne Vorsor­ge­voll­macht die Ausübung des Gesell­schaf­ter­stimm­rechts. Die Stell­ver­tretung in der Geschäfts­führung kann durch Bestimmung eines stell­ver­tre­tenden Geschäfts­führers erreicht werden. Dies muss aber ebenfalls mit dem Anwalt geprüft werden.

Kontroll­be­treuung: In der Vorsor­ge­voll­macht kann auch jemand als Kontroll­be­treuer vorge­schlagen werden, falls es sich um schwierige Geschäfte handelt. Dies sollte gut mit dem Anwalt besprochen werden, weil es dann wiederum Entschei­dungen verzögern könnten.

Eintragungen im VorsorgeregisterWichtige Dokumente gesammelt zur Verfügung stellen

Die Vorsor­ge­voll­macht ist das Herzstück der Planung für den Krisenfall. Sie entfaltet ihre Wirkung aber nur dann, wenn sie bekannt ist und falls die Bevoll­mäch­tigen über die Instru­mente verfügen, um das Lebenswerk des Unter­nehmers in seiner Vertretung fortzu­setzen. Am besten ist es, die notariell beglau­bigte Vorsor­ge­voll­macht beim Anwalt zu hinter­legen und darüber den Bevoll­mäch­tigen zu infor­mieren. Außerdem sollte im Zentralen Vorsor­ge­re­gister die Infor­mation hinterlegt werden, dass die Vorsor­ge­voll­macht existiert. Um tätig werden zu können, braucht der Bevoll­mäch­tigte dann die Origi­nal­ur­kunde. Zusätzlich muss ein Notfall­koffer vorbe­reitet werden, in dem der Bevoll­mächtige alle für seine Aufgaben notwen­digen Infor­ma­tionen findet. Er sollte ebenfalls beim Anwalt oder Steuer­be­rater verwahrt und der Inhalt regel­mäßig aktua­li­siert werden.

In den Notfall­koffer gehören:

  • die aktuellen Gesell­schafts­ver­träge
  • die Beschlüsse der Gesell­schaf­ter­ver­sammlung
  • die Namen, Adressen und Telefon­nummern aller Gesell­schafter, Vorstands-, Beirats- oder Aufsichts­rats­mit­glieder
  • die Namen, Adressen und Telefon­nummern der Proku­risten
  • die Geschäfts­füh­rer­ver­träge und Anwei­sungen an Geschäfts­führer
  • die Namen, Adressen und Telefon­nummern aller Berater des Unter­nehmens
  • eine Aufstellung aller Bevoll­mäch­tigten und Vollmachten
  • alle Versi­che­rungs- und Versor­gungs­ver­träge
  • alle Miet- und Leasing­ver­träge
  • eine Aufstellung über das Betriebs­ver­mögen
  • die Namen, Adressen und Telefon­nummern wichtiger Mitar­beiter wie Chefse­kre­tärin oder Betriebs­leiter
  • Jahres­ab­schlüsse

Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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