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So sichern Unter­nehmer die Liqui­dität ihres Betriebs

Offene Rechnungen zählen zu den Haupt­gründen für eine Insolvenz. Gutes Forde­rungs­ma­nagement verringert das Risiko deutlich. Was Sie über Außen­stände, Mahnungen und Verjährung wissen müssen.

Text: Midia Nuri


Forderungen vor der Verjährung bewahren – wie Unter­nehmer das kurzfristig am besten machen, war hier kürzlich zu lesen. Doch dies ist nur eine Notbremse, die verhindern soll, dass einem recht­mäßig zuste­hendes Geld eventuell verloren geht. Am besten sollte man es gar nicht so weit kommen lassen, dass Forde­rungen zu verjähren drohen. Natürlich bringt nicht jede übersehene Rechnung den Betrieb in eine finan­zielle Schieflage. Aber größere Ausfälle können bedrohlich werden. Zudem summieren sich auch mehrere kleine Summen zu einem großen Betrag. Ein Fachbuch zu den „7 häufigsten Insol­venz­gründen“ betont, dass Finan­zie­rungs­lücken in 76 Prozent der Insol­venzen eine Rolle spielten. Nicht nur eine dauer­hafte Überschuldung, sondern auch der akute Mangel an Liqui­dität ist als Insol­venz­grund nicht zu unter­schätzen. Zum soliden Wirtschaften gehört also für jedes Unter­nehmen ein straffes Rechnungs­wesen samt Forde­rungs­ma­nagement. Auch das Thema Verjährung kann leicht jeden Unter­nehmer betreffen.

Die Zahlungs­moral wird wieder schlechter

Das Zahlungs­ver­halten der hiesigen Unter­nehmen verschlechtert sich derzeit laut Credit­reform wieder. Doch wann tritt Zahlungs­verzug ein? Ab dem Tag, an dem die Rechnung fällig ist – wobei sich nach vertrag­lichen oder gesetz­lichen Vorgaben richtet, wann das genau ist. Im ersten Halbjahr 2018 verän­derte sich der Zahlungs­verzug im Geschäft zwischen Unter­nehmen gegenüber dem zweiten Halbjahr 2017 zwar kaum: auf 10,59 Tage gegenüber 10,58 Tagen. Aller­dings waren es im ersten Halbjahr 2017 nur 10,11 Tage. Binnen Jahres­frist stieg der Zahlungs­verzug im Schnitt um fast einen halben Tag. Wobei Credit­reform große Branchen­un­ter­schiede und eine Verschlech­terung in sechs von zehn betrach­teten Branchen feststellt. Am stärksten legte der Verzug bei unter­neh­mens­nahen Dienst­leistern zu: plus 2,51 Tage. Im Einzel­handel waren es 1,23 Tage mehr als im Vorjahr, in der Verkehrs- und Logis­tik­branche 1,08 Tage mehr. Überdurch­schnittlich lang sind die Forde­rungs­lauf­zeiten laut Credit­reform bei Betrieben der Metall- und Elektro­branche mit im Schnitt 46,31 Tagen Zahlungs­verzug und der Chemie­branche mit im Schnitt 45,47 Tagen. Auch in diesen Branchen war die Tendenz steigend, ebenso im Großhandel und der Konsum­gü­ter­branche. Regulär gelten 30 Tage als Frist.

Kleine Unter­nehmen haben ein hohes Insol­venz­risiko

Forde­rungs­aus­fälle können auch solide Unter­nehmen in Schwie­rig­keiten bringen – bis hin zur Zahlungs­un­fä­higkeit. Immerhin jede dritte Firmen­in­solvenz führt die R+V-Versicherung auf einen Forde­rungs­ausfall zurück. Sogar bereits verbuchte Zahlungen können noch Jahre nach ihrem Eingang unerwartet ausfallen, wenn ein Insol­venz­ver­walter sie zurück­fordert. Zwar hat die Bundes­re­gierung die Frist, in der Insol­venz­ver­walter sogar recht­mäßige Zahlungen aufgrund von Insolvenz von Liefe­ranten zurück­holen dürfen, von zehn auf vier Jahre verkürzt – nachträg­liche Forde­rungen waren in den vergan­genen Jahren zunehmend zum Problem für Unter­nehmer geworden. Ausfallen können Zahlungen aber weiterhin auch nachträglich. Ein Grund mehr, das inner­be­trieb­liche Forde­rungs­ma­nagement so zu straffen, dass insgesamt möglichst wenige Rechnungen nach dem Solldatum noch offen sind. So wird die Insolvenz eines Kunden – und eine eventuell damit verbundene Rückfor­derung bereits verbuchter Zahlungen – nicht gleich zum eigenen Insol­venz­risiko.

30,5 Milli­arden Euro Schaden durch Insol­venzen

Die gute Nachricht zum Thema Insolvenz: Bereits zum achten Mal in Folge ist die Zahl der Firmen­pleiten 2017 gesunken, stellte die Wirtschafts­aus­kunftei CRIF Bürgel in ihrer jüngsten Erhebung fest. Die Zahl der Firmen­pleiten verrin­gerte sich im Vergleich zum Vorjah­res­zeitraum um 6,9 Prozent auf 20.276 gegenüber 21.789 Insol­venzen im Jahr 2016. Die schlechte Nachricht: Wie schon zuvor gingen 2017 vor allem kleine Unter­nehmen in Insolvenz. 81 Prozent der insol­venten Betriebe hatten nicht mehr als fünf Mitar­beiter. Demge­genüber liegt der Anteil an Firmen mit über 50 Angestellten nur bei 3,1 Prozent. Schlechte Nachricht auch für Gründer: 14,9 Prozent der insol­venten Firmen scheitern in den ersten zwei Jahren nach Gründung. Über 50 Prozent der insol­venten Unter­nehmen war nicht länger als zehn Jahre am Markt aktiv. Zu denken geben sollten Unter­nehmern auch die durch Insol­venzen verur­sachten Schäden. Die sind hoch. Insol­venz­be­dingte Folge­schäden summierten sich laut Bürgel- Studie Link 12/2017 auf 30,5 Milli­arden Euro – 12,9 Prozent mehr als im Vorjahr (27,0 Milli­arden Euro).

Das müssen Sie zu Verjäh­rungs­fristen wissen

Wann verjähren Forde­rungen? Das Wichtigste hierzu war hier bereits zu lesen. Regulär verjähren Forde­rungen drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie gestellt wurden. Dabei gilt als Stichtag nicht das Rechnungs­datum plus drei Jahre. Bei Rechnungen ist immer Zeit bis zum 31. Dezember des Jahres, in dem die 36 Monate nach Rechnungs­stellung erreicht werden – und damit ist auch immer Zeit bis Ende dieses Jahres, die Rechnung vor der Verjährung zu bewahren. Wer den Steuer­be­rater bereits die Lage der Außen­stände mit Blick auf die Ende 2018 verjäh­renden Forde­rungen hat prüfen lassen, sollte sich nun sofort die übrigen Außen­stände vornehmen – damit nicht irgendwann auch bei diesen Forde­rungen eine Verjährung droht. Der Steuer­be­rater weiß, welche Maßnahmen nötig sind, und kann falls nötig entspre­chende Schritte einleiten sowie die Verzugs­zinsen in Höhe von 8,12 Prozent oder bei Privat­kunden 5,12 Prozent über dem Basis­zinssatz geltend machen.

Diese Verjäh­rungs­fristen sollten Sie kennen

Während Forde­rungen aus einer Rechnung nach drei Jahren verjähren, ist in manchen Fällen die Verjäh­rungs­frist deutlich länger, beispiels­weise für Forde­rungen auf Schaden­ersatz aus Kapital­an­la­ge­fällen oder auch Rückzah­lungs­an­sprüche auf Bearbei­tungs­ge­bühren – hier tritt sie erst nach zehn Jahren ein. Verjäh­rungs­fristen und die durch sie vielleicht noch geltend zu machenden eigenen Ansprüche sind auch der Grund, dass Unter­nehmer sich bei den Aufbe­wah­rungs­fristen nicht sklavisch an die für Steuern und Sozial­ver­si­cherung geltenden Aufbe­wah­rungs­fristen halten, sondern manche Unter­lagen länger aufbe­wahren sollten. Davon war hier bereits zu lesen.

Rechts­grundlage für Verjäh­rungs­fristen, bis zu deren Ablauf Unter­nehmer wie Privat­leute ihre Ansprüche auf Zahlung oder Gewähr­leistung geltend machen können, ist das Bürger­liche Gesetzbuch von Paragraf 194 an.

Überblick über wichtige Verjäh­rungs­fristen

Sachmangel: Ist eine Ware mangelhaft, haben Sie als Käufer zwei Jahre Zeit, Nachbes­serung vom Verkäufer zu verlangen. Die Frist beginnt mit der Lieferung oder wenn Sie den Laden verlassen und Ihre Einkäufe gleich mitnehmen (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Mangel nach Werkvertrag: Wurde etwa ein Handwerker mit der Verlegung von Fliesen in der Firmen­toi­lette oder mit der Wartung oder Reparatur einer betrieblich oder auch privat genutzten Wasch­ma­schine beauf­tragt, beträgt die Verjäh­rungs­frist ebenfalls zwei Jahre. Sie beginnt, wenn der Kunde die Sache abgenommen hat (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 BGB).

Baumangel: Haben Unter­nehmer privat oder geschäftlich ihre Immobilie renovieren oder umbauen lassen und treten Mängel auf, verjähren Gewähr­leis­tungs­an­sprüche nach fünf Jahren. (§ 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB).

Rechte an Grund­stücken: Die Verjäh­rungs­frist bei Rechten an einem Grund­stück beträgt zehn Jahre (§ 196 BGB). Das betrifft beispiels­weise die Löschung der Grund­schuld zugunsten der Bank aus dem Grundbuch nach Tilgung des Baudar­lehens. Hier beginnt die Verjäh­rungs­frist mit der Fälligkeit des Anspruchs und nicht erst zum Jahresende.

So haben Sie Ihr Forde­rungs­ma­nagement im Griff

So weit also klar: Ein ausge­prägtes Bewusstsein und Wissen über Finanzen ist eine wichtige Voraus­setzung für den wirtschaft­lichen Erfolg eines jeden Unter­nehmens. Was das Sichern eigener Ansprüche betrifft: Das beginnt natürlich schon damit, die Rechnung zeitig auszu­stellen. Laut Gesetz haben Unter­nehmer dafür zwar bis zu sechs Monate nach Erbringen der Leistung Zeit – im Fall inner­ge­mein­schaft­licher Liefe­rungen 15 Tage. Doch die sollten Unter­nehmer im eigenen Interesse nicht ausschöpfen. Wer Liqui­dität mit einem guten Working Capital Management freischaufeln will, sollte Rechnungen schnell stellen. Gerade Handwerks- und generell kleine Unter­nehmen vernach­läs­sigen das Kleinvieh gern mal, haben mir verschiedene Berater aus ihren Erfah­rungen berichtet. Das dürfte zumindest mit ein Grund für die überdurch­schnittlich hohe Insol­venz­wahr­schein­lichkeit kleiner Betriebe sein. Hilfreich kann mit Blick auf das Working Capital Management auch sein, Finan­zie­rungs­al­ter­na­tiven wie etwa Factoring zu nutzen, bei denen Unter­nehmen ihre Forde­rungen gleich ganz an einen Dienst­leister abtreten.

Gutes Forde­rungs­ma­nagement erfordert diese Schritte

Bonität prüfen: Bei großen Aufträgen haben viele Unter­nehmer das im Griff. Mit Blick auf ein strin­gentes Forde­rungs­ma­nagement ist aber stets die Bonität wichtiger Kunden oder von Kunden mit großen Einzel­auf­trägen zu prüfen. Dafür lässt sich vor dem Abschluss von Liefer­ver­trägen und auch zwischen­durch immer wieder mal auf Daten von Wirtschafts­aus­kunfteien wie Credit­reform, Bürgel oder der Schufa zugreifen – der Steuer­be­rater hat die Zugänge und hilft gern dabei. Auch eigene Erfah­rungen mit der Zahlungs­moral ihrer Kunden sollten Unter­nehmen natürlich gerade bei länger andau­ernden Geschäfts­be­zie­hungen berück­sich­tigen.

Verträge sauber gestalten: Verträge und Auftrags­be­stä­ti­gungen sorgen für klare Verhält­nisse. Sind Leistungen und Gegen­leis­tungen sowie auch die hierfür vorge­se­henen Zeiträume und Fristen klar definiert, fällt es Unter­nehmern später leichter, finan­zielle Forde­rungen auch durch­zu­setzen. Schon vor der Auftrags­an­nahme sollten sie prüfen, ob der Kunde tatsächlich wie angegeben firmiert – unter Umständen ist dies auch nötig, um gesetz­liche Pflichten zu erfüllen. Spätestens für die Rechnung benötigen Unter­nehmer diese Angaben sowieso – am besten klären sie diesen Punkt also gleich. Der Steuer­be­rater hilft auch beim Abchecken von Steuer­nummern oder Regis­ter­ein­trägen.

Rechnung schnell stellen: Um zügig ihr Geld zu erhalten, sollten Firmen­chefs die Rechnung rasch stellen. Gerade in kleinen Unter­nehmen wie Handwerks­be­trieben wird das wegen des aktuellen Tages­ge­schäfts oft aufge­schoben. Mit dem Anfang 2009 in Kraft getre­tenen Forde­rungs­si­che­rungs­gesetz haben Unter­nehmen zudem das Recht, Abschlags­zah­lungen zu fordern – in Höhe des Wertzu­wachses, den die erbrachte Leistung dem Kunden bringt.

Offene Posten verwalten: Natürlich hilft eine kurzfristige Rechnungs­legung wenig, wenn die Buchhaltung die Forderung anschließend aus dem Blick verliert. Am besten die Verant­wort­lichen in Verkauf, Buchhaltung und auch Service tauschen sich eng aus. Nur so ist der reibungslose und zügige Ablauf gewährt.

Telefo­nisch nachfassen: Bleiben Rechnungen offen, sollte die Buchhaltung telefo­nisch beim Kunden nachfassen – zügig, also sobald die Forderung ein oder zwei Tage fällig ist. Oft ist die Rechnung liegen geblieben und wird auf den Anruf hin schnell beglichen. Der positiven Kunden­be­ziehung ist dieses Vorgehen zuträglich.

Mahnung rausschicken: Bleibt das freund­liche Nachfassen erfolglos, sollten Unter­nehmer rasch und konse­quent mahnen – spätestens eine Woche nach Fälligkeit. Das ist schon aus Beweis­gründen wichtig – auch wenn Kunden grund­sätzlich bereits am Tag nach Ablauf des Zahlungs­ziels oder nach Ablauf der 30-tägigen gesetz­lichen Zahlungs­frist vom Zeitpunkt des Rechnungs­ein­gangs an automa­tisch in Verzug geraten. Von dem Zeitpunkt an werden Verzugs­zinsen in Höhe von 8,12 Prozent oder bei Privat­kunden 5,12 Prozent über dem Basis­zinssatz fällig. Zusätzlich können Unter­nehmen noch Mahnkosten für ihren Aufwand geltend machen – fünf bis zehn Euro gelten als angemessen. Sie sollten Kunden auch darauf hinweisen, dass sie nach Frist­ablauf anwalt­liche Hilfe in Anspruch nehmen werden. Mehr als zweimal sollten Unter­nehmen nicht selbst mahnen.

Anwalt­liches Mahnschreiben erstellen lassen: Oft lassen Kunden die Mahnungen ihrer Liefe­ranten einfach unbeachtet. Mehr Nachdruck haben die Schreiben, wenn sie vom Anwalt oder Steuer­be­rater oder auch einer Inkas­so­ge­sell­schaft kommen, das war ja hier auch bereits kürzlich zu lesen.

Gericht­liches Mahn- oder Klage­ver­fahren anschieben: Unter­nehmen sollten das gericht­liche Mahnver­fahren in Gang setzen, wenn zu befürchten ist, dass der Kunde die Forderung gar nicht zahlen wird – am besten mithilfe eines Anwalts, weil Mahnbe­scheid-Anträge sonst oft falsch ausge­füllt sind und weil der Anwalt später kurzfristig Anträge begründen sowie das Verfahren führen kann. Nach dem Mahnbe­scheid und dem Ablauf einer bestimmten Frist lässt sich dann ein Vollstre­ckungs­be­scheid beantragen und damit – falls der Kunde keinen Einspruch einlegt – die Zwangs­voll­stre­ckung einleiten. Das gericht­liche Klage­ver­fahren kommt in Gang, wenn der Kunde während des gericht­lichen Mahnver­fahrens Einspruch einlegt oder nicht auf die Mahnung des Anwalts reagiert bezie­hungs­weise ihr wider­spricht. Vor einer Klage sollten Unter­nehmen ihre Erfolgs­aus­sichten prüfen. Hierfür sind schrift­liche Verträge oder Auftrags­be­stä­ti­gungen dann sehr hilfreich.

So sichern Sie Ihre Rechte vor Ablauf der Frist

Damit Ansprüche aus einer Forderung nicht tatsächlich nach Ablauf der Verjäh­rungs­frist verjähren und damit unein­bringlich werden, müssen Unter­nehmer aktiv werden. Dafür reicht eine simple Mahnung oder ein einfaches Schreiben aber nicht mehr. Ist eine Forderung nach Rechnung und gegebe­nen­falls bis zu drei Mahnungen immer noch offen oder geht womöglich gar auf das Ende der Verjäh­rungs­frist zu, sind weitere Schritte nötig. Für die sollten Unter­nehmer sich am besten auch die Unter­stützung ihres Anwalts sichern. So geht es dann weiter:

Mahnbe­scheid beantragen: Der schnellste Weg, um noch kurz vor Jahresende die Verjährung zu verhindern, ist ein Mahnver­fahren (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). In Deutschland wird nur noch das automa­ti­sierte zentrale Mahnver­fahren verwendet. Das ist günstig und nicht sonderlich aufwendig. Unter­nehmer müssen lediglich einen Mahnbe­scheid beantragen und ihren Anspruch nicht begründen. Um keine Fehler zu machen, die dann unnötig Ansprüche aufs Spiel setzen, sollten Unter­nehmer bereits hiermit ihren Anwalt beauf­tragen, insbe­sondere bei größeren Forde­rungen. Wer selbst tätig werden will: Jedes Bundesland hat ein zentrales Mahnge­richt. Der Online-Mahnantrag ermittelt automa­tisch das zuständige Gericht, welches dann den Mahnbe­scheid an den Schuldner schickt.

Klage einreichen: Auch mit einer Klage können Unter­nehmer die Verjährung verhindern. Die Vorbe­reitung dauert aller­dings. Spätestens hier geht es nicht mehr ohne Hilfe des Anwalts. Wichtig ist, dass Unter­nehmer alle für den Nachweis ihrer Ansprüche wichtigen Dokumente parat haben. Der Anwalt setzt dann eine Klage auf, in der er den Anspruch begründet. Sobald das Schreiben bei Gericht eintrifft, wird die Verjährung gehemmt. Wollen Unter­nehmer mehr als 5.000 Euro einfordern, müssen sie statt zum Amtsge­richt zum Landge­richt – spätestens dann ist auch aus formal­recht­lichen Gründen ein Rechts­anwalt nötig.

Weitere Verhand­lungen führen: Wer ernst­hafte Verhand­lungen mit dem Schuldner führt, kann die Verjährung stoppen (§ 203 BGB). Aller­dings muss er belegen, dass handfest disku­tiert und nach einer Lösung gesucht wird. Dafür reicht ein einfaches Schreiben an den Gegner, dass sie „reden“ möchten, nicht. Unter­nehmer sollten sicher­heits­halber vom Schuldner eine schrift­liche Erklärung verlangen, dass für die Zeit der Gespräche die Verjäh­rungs­frist nicht weiter­laufen soll. Es kann natürlich auch sein, dass die andere Seite auf ein solches Schreiben nicht reagiert, sondern ganz entspannt das Jahresende abwartet, um das Problem auszu­sitzen. Zeichnet sich so ein Verlauf ab, müssen Unter­nehmer diesen letzten außer­ge­richt­lichen Versuch aufgeben, an ihr Geld zu kommen. Dann braucht es frist­ge­recht ein Mahnver­fahren oder eine Klage, um die Verjährung zu stoppen.

Beschwerde beim Ombudsmann einlegen: Wer eine Beschwerde beim Ombudsmann der Banken oder Versi­che­rungen einlegt, braucht keine Verjährung von Ansprüchen gegen diese Institute zu fürchten, weil ein Ombudsmann-Verfahren die Frist hemmt. Ist es beendet, läuft die Verjäh­rungs­frist aller­dings weiter. Das sollten Unter­nehmer beachten.

DATEV – einfach und sicher

Sprechen Sie mit Ihrem Steuer­be­rater. Er nimmt Ihnen beim Forde­rungs­ma­nagement viele Aufgaben ab, indem er Fällig­keiten überwacht, Mahnungen schreibt und im Fall der Fälle das Inkasso übernimmt. Natürlich können Sie Ihr Forde­rungs­ma­nagement auch selbst mit dem Basis­paket Rechnungs­wesen von DATEV perfek­tio­nieren. Mit dieser Software lassen sich Kunden­stamm­daten erfassen und verwalten, Rechnungen einziehen und anmahnen. Sie behalten stets den Überblick über offene, unvoll­ständig oder verspätet bezahlte Rechnungen und erhöhen Ihre Liqui­dität so spürbar. Außerdem bietet das Programm auch die Möglichkeit, eine ABC-Analyse von Schuldnern und Liefe­ranten anzulegen und zu verwalten.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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