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So beherr­schen Unter­nehmer das Risiko Kassen­nach­schau

Vor lauter DSGVO und GoBD dürfen Unter­nehmer nicht vergessen, sich auf die weit größeren Risiken einzu­stellen: unange­kün­digte Betriebs­prü­fungen, insbe­sondere der Kasse.

Text: Midia Nuri


Vor lauter neuen recht­lichen Anforderun­gen wissen viele Unter­nehmer gar nicht mehr, worum sie sich zuerst kümmern sollen – um die Buchführung (GoBD) oder doch eher die Daten­schutz-Grund­ver­ordnung (DSGVO)? Dabei hat natürlich niemand die Wahl: Alle gesetz­lichen Vor-gaben sind im laufenden Geschäfts­be­trieb zu beachten. Wie überfordert manche Firmen­chefs sich fühlen, zeigen Notfall­an­fragen in Unter­neh­mer­gruppen und Foren der diversen Selbst­stän­digen – auch wegen zum Teil drastisch gestie­gener Bußgelder. Nicht aus den Augen verlieren sollten sie aber, dass manche ältere und vermeintlich unscheinbare Neuerung ebenfalls große Risiken birgt. Zum Beispiel die bereits vergan­genes Jahr einge­führte Kassen­nach­schau, die – im Vergleich zu den derzeit aktuellen Themen – erstaunlich wenig Beachtung findet. Das könnte sich noch rächen: Für all jene Unter­nehmer, bei denen der Betriebs­prüfer – wie vom Gesetz­geber gewollt – unange­kündigt zu einer Kassen­nach­schau erscheint und dabei auf völlig unvor­be­reitete Unter­nehmer oder auch Mitar­beiter trifft.

Unter­nehmer verkennen Gefahr der Kassen­nach­schau

Kassen­nach­schau. Stimmt, da war was. Die Kasse muss bereits seit Anfang 2017 nicht mehr nur lückenlos geführt, sondern auch jederzeit kassen­sturz­fähig und mit manipu­la­ti­ons­si­cherer Software ausge­stattet sein. Den Grund trägt das „Gesetz gegen Steuer­hin­ter­ziehung durch elektro­nische Laden­kassen“ bereits im Namen. Anders als die reguläre Betriebs­prüfung, die der Fiskus ankündigt, ist die Nachschau unange­kündigt. Dazu gehört schon lange die gefürchtete Umsatz­steu­er­nach­schau, seit 2015 zusätzlich die Lohnsteu­er­nach­schau – und seit Jahres­beginn eben auch die Kassen­nach­schau. Nur: Davon liest und hört man in den Unter­neh­mer­foren und -gruppen wenig. Unange­messen wenig.

Risiko einer Betriebs­prüfung nimmt weiter zu

Denn es ist so: Bei der Kassen­nach­schau müssen Unter­nehmer dem Prüfer auf Verlangen „Aufzeich­nungen, Bücher sowie die für die Kassen­führung erheb­lichen sonstigen Organi­sa­ti­ons­un­ter­lagen“ vorlegen und ihm Auskünfte erteilen. Da sollte jeder Z-Bon stimmen und auch nicht die Frage aufkommen, was ein erneutes Öffnen und Schließen getätigter Trans­ak­tionen bedeutet. Auch manches mehr sollten Unter­nehmer peinlich genau beachten – am besten lassen sie sich das vom Steuer­be­rater erklären. Das ist wichtig, denn bei der Kassen­nach­schau besteht das Risiko, dass die Betriebs­prüfer zur regulären Außen­prüfung übergehen. Das müssen sie dann zwar schriftlich mitteilen, aber abwenden lässt sie sich nicht. Die Wahrschein­lichkeit steigt, wenn schon die Nachschau Zweifel an den Abläufen aufkommen lässt. Auch das Risiko einer hohen Nachzahlung dürfte ohne gute Vorbe­reitung deutlich erhöht sein. Ein guter Grund also, am besten gleich den Steuer­be­rater anzurufen, um sich das nötige Briefing abzuholen – falls noch nicht geschehen.

Dringend Verhal­tens­regeln mit dem Steuer­be­rater erarbeiten

Neben der stets astrein ordnungs­ge­mäßen Kasse und Buchführung gilt es auch noch ein paar andere Vorkeh­rungen zu treffen, gerade weil die Kassen­nach­schau während des laufenden Betriebs unange­kündigt statt­findet. Für den Fall, dass der Chef nicht im Laden ist und womöglich gerade nicht erreichbar – im Funkloch, auf dem OP-Tisch oder wo auch immer –, sollte die Telefon­nummer vom Steuer­be­rater und am besten gleich dazu noch ein unbenutzter USB-Stick für den vom Betriebs­prüfer verlangten Daten­export in der Schublade liegen. Das können und sollten Unter­nehmen spätestens heute besorgen. Auch schadet eine Check­liste nicht, was Mitar­beiter im Fall einer der – eben auch zunehmend wahrschein­lichen – Nachschauen beachten müssen. Das ist dann ein Fall für das Gespräch mit dem Steuer­be­rater, das Unter­nehmer spätestens heute verein­baren sollten, falls noch nicht geschehen. Grund­sätzlich ist klar: Die Mitar­beiter sollten sich in jedem Fall koope­rativ zeigen, aber keine Auskünfte geben, bevor nicht der Steuer­be­rater seine Zustimmung erteilt hat.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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