Fachartikel & News

So halten Unter­nehmer nicht nur die Buchführung in Schuss

Nach dem Sortieren der Steuer­un­ter­lagen liegt es nah: mal wieder Belege ausmisten. Dabei gelten klare Aufbe­wah­rungs­fristen – und feine Unter­schiede zwischen privaten oder geschäft­lichen Unter­lagen.

Text: Midia Nuri


Wer gerade die Unter­lagen für den Steuer­be­rater zusam­men­stellt oder zusam­men­ge­stellt hat und nicht mitten im Saison­ge­schäft steckt, sondern eher in einem Sommerloch: Jetzt wäre eine gute Gelegenheit, die Buchführung zu polieren. Belege auszu­misten. Ordner zu sortieren. Das Ablage­system zu überdenken. Und damit Platz im Regal zu schaffen sowie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu gewinnen – zugleich aber auch mal wieder zu prüfen, ob in Sachen Buchhaltung und Aufbe­wahrung wirklich alles rechtlich sicher abläuft. Denn da kreuzen sich diese Themen schon, das Aufräumen und das Aufbe­wahren. Natürlich müssen auch Unter­nehmer ihre Unter­lagen sortieren und von Zeit zu Zeit ausmisten, aber es gibt viel zu beachten, Aufbe­wah­rungs­fristen etwa mit Blick auf eine mögliche Betriebs­prüfung und die so wichtigen Grund­sätze ordnungs­ge­mäßer Buchführung und Daten­ver­ar­beitung (GoBD). Bei manchen rein privaten Unter­lagen sollte ebenso gut überlegt werden, was weg kann und was man doch noch brauchen könnte, selbst ohne vom Fiskus vorge­schriebene Gründe. Also: Der Sommer bietet sich durchaus zum Aufräumen und Umorga­ni­sieren an, aber bitte mit Sinn und System.

Was vom Tage übrig bleibt: mal wieder ausmisten

Ausmisten ist eine wunderbare Angele­genheit. Plötzlich stehen wieder ganze Regal­meter oder Ecken in Büro und Lagerraum zur Verfügung. Es gibt mehr Platz und damit auch gefühlt mehr Luft und neue Energie für weitere Taten. Das jeden­falls ist verein­facht gesagt der Gedanke hinter Ordnungs­sys­temen für die Gestaltung von Räumen, etwa dem chine­si­schen Feng- Shui, nach dem hierzu­lande manches Unter­nehmen seine Firmen­räume designen lässt. Aber auch abseits spezi­eller Regeln ist seit Jahren ein Boom im Markt rund ums Ausmisten und Aufräumen entstanden. Aus gutem Grund: Gewisse Struk­turen helfen – privat wie geschäftlich. Sehr im Trend liegt seit Jahren, was die japanische Aufräum­ex­pertin Marie Kondo („Magic Cleaning. Wie Wohnung und Seele aufge­räumt bleiben“) empfiehlt. Ihre einfache Regel fürs magische Ausmisten: Kleider, Bücher, Papiere und Unter­lagen, Kleinkram und Erinne­rungs­stücke und zum Schluss die Küche. Warum genau in dieser Reihen­folge? „It’s magic“, sagt Kondo – das ist Magie.

Unter­nehmer sollten die Magie der freien Flächen – anders als von Aufräum­ex­pertin Kondo empfohlen – ruhig als Erstes für Büro und Buchhaltung nutzen und dann, falls noch Zeit bleibt, für ihre ebenfalls meist zahlreichen privaten Unter­lagen. Denn da sind auf jeden Fall immer Dinge zu erledigen. Wer gerade sowieso die Unter­lagen für den Steuer­be­rater zusam­men­ge­stellt hat, befindet sich hierbei natürlich in einer besonders guten Start­po­sition fürs Ausmisten und Aufräumen.

Von Fristen – was Unter­nehmer beachten müssen

Die gesetz­liche Grundlage, die für Firmen­chefs beim Ausmisten der Buchhaltung gilt, ist klar: Handels- und Steuer­recht geben Aufbe­wah­rungs­fristen vor, an die sie sich halten müssen – in der Regel sechs Jahre oder zehn Jahre. Geht eine Rechnung verloren, die ein Betriebs­prüfer noch Jahre später sehen wollen könnte, weil sie die Recht­mä­ßigkeit eines Betriebs­aus­gaben- oder Vorsteu­er­abzugs belegt, würde das teuer. Unter­nehmer sollten, bevor sie steuerlich relevante Unter­lagen wegwerfen, sicher­heits­halber den Steuer­be­rater fragen, welche Aufbe­wah­rungs­frist dafür gilt. Denn die ist nicht immer ganz einfach zu berechnen – sie beginnt nicht mit dem Ablauf des genannten Jahres, sondern „stets mit Ablauf des Kalen­der­jahres, in dem die letzten Eintra­gungen, Änderungen oder Handlungen in den jewei­ligen Unter­lagen vorge­nommen wurden bezie­hungs­weise Handels­briefe empfangen oder abgesandt worden sind.“ Und bei Vertrags­un­ter­lagen nach Ablauf des Vertrags. Wer es richtig machen will, bewahrt Unter­lagen also im Zweifel ein oder zwei Jahre länger auf. Über Details infor­miert der Steuer­be­rater.

Der Privatkram – kein Kleinvieh

Und dann gibt es natürlich den Privatkram. Beim Ausmisten empfiehlt sich auch und gerade Unter­nehmern ein tiefer Blick in ihre privaten Unter­lagen, etwa die Versi­che­rungs­un­ter­lagen. Der jährliche Wechsel­termin für die private Kfz-Versi­cherung zum November etwa ist nicht so weit entfernt, wie es klingt. Man sollte ihn im Kalender notieren. Und sich beizeiten über das Thema Auto hinaus generell fragen: Passt mein Versi­che­rungs­schutz noch, ist er sinnvoll? Das betrifft – für gesetzlich ebenso wie privat Versi­cherte – neben der Kranken- und Pflege­ver­si­cherung inklusive Zusatz­ver­si­che­rungen auch Haftpflicht- und Hausrat­ver­si­cherung. Zur Absicherung dringend empfeh­lenswert ist auch eine Berufs­un­fä­hig­keits­ver­si­cherung und für alle, die eine Familie abzusi­chern haben, eine Risiko­le­bens­ver­si­cherung – falls noch nicht geschehen, sollten Unter­nehmer hierfür bald Angebote einholen. Und dabei auch gezielt danach fragen, ob diese so gestaltet sind, dass die Beiträge steuerlich abzugs­fähig sind. Der Steuer­be­rater weiß, worauf Unter­nehmer dabei achten müssen.

Alle Versi­che­rungen an Bord?

Bei der Gelegenheit sollten Unter­nehmer auch checken, ob der Schutz in der gesetz­lichen Unfall­ver­si­cherung auch sie einschließt – dies nötigen­falls jetzt zusätzlich abzuschließen, ist günstig und lohnt meistens. Sinnvoll kann eine Auslands­rei­se­ver­si­cherung für Familien sein – spätestens wenn die Kinder auf Klassen­reise ins Ausland fahren. Zudem gilt es zu prüfen, ob Risiken doppelt abgesi­chert sind, etwa durch Kfz-Auslands­service-Police und sowie die Mitglied­schaft im Automo­bilclub. Bei wichtigen Policen wie Haftpflicht-, Hausrat- oder Wohnge­bäu­de­ver­si­cherung muss geklärt werden, ob der Schutz ausreicht, und gegebe­nen­falls angepasst werden. Manche Policen wie Handy- oder Laptop-Versi­cherung sollten darauf geprüft werden, ob sie überhaupt sinnvoll sind. So ein Policen-Update kann Geld sparen und die Absicherung verbessern.

Diese Unter­lagen bleiben – Aufbe­wah­rungs­frist hin oder her

Bei privaten Unter­lagen gelten andere Aufbe­wah­rungs­fristen als bei den geschäft­lichen Unter­lagen. Während sie für betrieb­liche Belege immer mindestens sechs oder zehn Jahre betragen, müssen auch Unter­nehmer die im Privat­be­reich anfal­lenden steuer­rele­vanten Belege nur zwei Jahre lang aufbe­wahren – plus Puffer für offene Steuer­be­scheide. Aber es gibt private Unter­lagen, die länger, wenn nicht gar lebenslang aufbe­wahrt werden sollten. In steuer­lichen Zweifels­fällen sollten Unter­nehmer ihren Steuer­be­rater fragen, was gilt, und im Zweifel die jeweils längere Frist beachten. Darüber hinaus sollten Sie bei der Aufbe­wahrung ihrer privaten Unter­lagen noch folgende Punkte beachten.

Private Versi­che­rungs­un­ter­lagen

Versi­che­rungs­scheine insbe­sondere laufender Versi­che­rungen müssen im Ordner bleiben. Wichtig ist der Versi­che­rungs­vertrag sowie jede daran vorge­nommene Änderung – und mit Blick auf Kranken- oder auch Berufs­un­fä­hig­keits­ver­si­che­rungen eine Kopie des einge­reichten Gesund­heits­fra­ge­bogens oder sonstiger gemachter Angaben. Aber vielleicht nicht jede Beitrags­rechnung über die Aufbe­wah­rungs­frist hinaus.

Arztrech­nungen

Ansonsten sollten Unter­nehmer gerade im privaten Bereich unabhängig von gesetz­lichen Aufbe­wah­rungs­fristen manchen Beleg bewusst nicht aussor­tieren, auch wenn der Rechnungs­ge­gen­stand womöglich schon lang vergessen ist. Behalten sollten sie etwa Rechnungen über Arztleis­tungen – zumindest für die Dauer der Gewähr­leis­tungs­frist, also drei Jahre. Aber es kann sich lohnen, gerade solche Rechnungen unbegrenzt zu behalten. Abwägen sollten Unter­nehmer dabei, dass sie Schaden­er­satz­an­sprüche bis zu 30 Jahre später einklagen können, falls ein Schaden aus einer Behandlung entsteht – natürlich nur, wenn sie die Rechnung noch haben. Sie zu behalten, ist auch nach einer erfolg­reichen Behandlung auf Verdacht ratsam: Weiß man, ob nicht das womöglich neuartige Material von dem einen Zahnim­plantat oder Gelenk sich Jahre später als gesund­heits­schädlich heraus­stellt? Oder eine bestimmte Behand­lungs­me­thode oder Indika­ti­ons­stellung als fahrlässig, weil gesund­heits­schädlich oder auch nur unnütz, aber belastend? Gesund­heit­liche Schäden können noch nach Jahren auftreten – wer bei einer unklaren Diagnose einen Blick in alte Arztrech­nungen werfen kann, hilft vielleicht später auch einem behan­delnden Arzt, die richtige Diagnose und Behand­lungs­me­thode zu finden.

Werkstatt­rech­nungen und teure Geräte

Auch Rechnungen der Autowerk­statt sollten Unter­nehmer wegen der Gewähr­leis­tungs­an­sprüche mindestens zwei Jahre behalten – oder solange die Gewähr­leistung läuft. Rechnungen von teuren Geräten sollten auch darüber hinaus auf keinen Fall weg – bei einem Schaden oder Einbruch­dieb­stahl will die Hausrat­ver­si­cherung für die Wertermittlung meist die Origi­nal­rech­nungen sehen. Aufbe­wahren lohnt sich also auch hierbei.

Spar- und Kredit­un­ter­lagen

Spar- und Kredit­un­ter­lagen sollten Verbraucher aufheben, solange der Vertrag läuft. Konto­auszüge gelten für regel­mäßige Auszah­lungen bis zu vier Jahre als Beweis­mittel, für unregel­mäßige Zahlungen bis zu zwei Jahre. Betrieb­liche Konto­auszüge sind selbst­ver­ständlich länger aufzu­be­wahren. Und bevor sie private Konto­auszüge schreddern, sollten Unter­nehmer sich beim Steuer­be­rater rückver­si­chern. Der wird mit Blick auf die übliche Prüfpraxis bei einer Betriebs­prüfung – Stichwort Barmit­tel­rechnung – Unter­nehmern und auch deren Ehegatten wahrscheinlich zu längerer Aufbe­wahrung raten.

Finanz­amts­an­ge­le­gen­heiten

Was das Finanzamt betrifft, können normale Schreiben oder Zahlungs­auf­for­de­rungen weg, wenn sie erledigt sind – ein Hinweis auf Einkom­men­steu­er­vor­aus­zahlung ist nicht aufzu­be­wahren. Steuer­be­scheide dagegen sollten Sie behalten. Eine Verpflichtung dazu besteht nicht, für Unter­halts­zah­lungen oder Kredit­an­träge aber ist zumindest der jüngste Steuer­be­scheid wichtig.

Unter­lagen rund um Renten­an­sprüche

Eventuelle Lohnzettel sowie Renten­in­for­ma­tionen beider Partner sollten generell auch Unter­nehmer in einem großen Ordner aufbe­wahren – und nicht wegwerfen. Sie gehören nicht in den Müll – am besten bis nach Beginn der Rente. Denn die Daten sind zwar bei den Renten­ver­si­che­rungs­trägern gespei­chert, aber falls auf deren Computern doch mal Daten verloren gehen, wären diese Belege ein Beweis, wie lange wo gearbeitet wurde. Und außerdem sollen sich auch Ämter gelegentlich mal vertun. Um mögliche Fehler in der Berechnung später nachweisen zu können, müssen Unter­nehmer die Daten selbst natürlich auch behalten.

Lebens­ab­schnitts­ver­träge und -urkunden

Ein Leben lang aufbe­wahren sollte jeder seine Impfaus­weise sowie auch Zeugnisse, Geburts- und Heirats­ur­kunden sowie Abgangs- und Ausbil­dungs­ab­schluss­zeug­nisse jeder Art. Am besten in einem eigenen Ordner.

Kassen­sturz ist auch mitten Jahr sehr sinnig

Immer gilt: Nach der Steuer­erklärung ist vor der Steuer­erklärung. Wer schon die ans Finanzamt zu übermit­telnde Abrechnung vom Steuer­be­rater bekommen oder sie Ende Mai noch selbst bei Elster aufge­rufen hat und die Zeit erübrigen kann, sollte einen ersten Kassen­sturz für das laufende Jahr erstellen. Wer gerade im Saison­ge­schäft steckt, kann sich das für den Spätsommer oder Herbst vornehmen – gerade wenn der Steuer­be­rater nicht die Buchhaltung erledigt und so von sich aus laufend auf Gestal­tungs­mög­lich­keiten hinweist. Es lohnt sich. Wer seine finan­zielle Lage zeitnah möglichst genau überblickt, kann mit genügend Zeit vor Jahresende optimal die Steuerlast gestalten, etwa durch vorge­zogene oder noch mal verschobene Betriebs­aus­gaben, Inves­ti­ti­ons­ab­zugs­be­träge sofern möglich oder auch im privaten Bereich durch geschickt getimte Ausgaben für Sonder­aus­gaben und außer­ge­wöhn­liche Belas­tungen. Ist abzusehen, dass hier einiges ansteht, lässt sich durch Bündelung der Kosten in einem Jahr ein höherer Steuer­abzug erzielen. Der Steuer­be­rater kann hierzu detail­liert beraten – und wertvolle Tipps für Vorhaben und auch Timing geben sowie auch Vorschläge für die Finan­zierung machen.

Und jetzt den Rest der Aufräum-Magie

Und wer sich jetzt im ordent­lichen Büro richtig von der Aufräumwut gepackt fühlt, sollte ruhig weiter ausmisten. Ungelesene Fachar­tikel und -Bücher können weg. Auch Ersatz­kabel – insbe­sondere wenn die dazuge­hö­rigen Geräte nicht mehr in Gebrauch oder nicht mehr mit aktueller Hardware kompa­tibel sind. Sehr beliebt: Telefon­kabel. Auch Gebrauchs­an­lei­tungen für Geräte, die womöglich schon vor Jahren ausran­giert wurden – im Büro wie zu Hause – können weg. Defekte Gegen­stände und Objekte sollten Unter­nehmer ebenfalls beherzt aussor­tieren. Im E-Mail-Programm und in Datei­ver­zeich­nissen ist regel­mä­ßiges Ausmisten immer hilfreich. Wichtig ist übrigens, Unter­lagen stets sorgfältig zu vernichten und den Müll sachge­recht zu entsorgen, beispiels­weise auf dem Wertstoffhof.

Wer damit durch ist, kann daran­gehen, den Rest der Magie zu vollbringen. Die besteht ganz verein­facht darin, nicht darüber nachzu­denken, was weg darf und soll – wie es bei der Buchhaltung durchaus sinnvoll ist –, sondern lieber zu überlegen, was man behalten will. Und alles andere wegzu­werfen. In der magischen Reihen­folge: Kleider, Bücher, Papiere und Unter­lagen, Kleinkram und Erinne­rungs­stücke und zum Schluss noch die Küche auszu­misten. Jetzt oder halt zwischen den Jahren, wenn zeitlich das nächste Mal wieder etwas mehr Luft ist.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!