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So ist die perfekte und gerechte Urlaubs­planung ein Kinder­spiel

Betriebs­ferien, Brückentage, Resturlaub, Rückstel­lungen – Unter­nehmer müssen beim Thema Urlaub viele steuer­liche und arbeits­recht­liche Aspekte beachten. Mit dieser Check­liste kommen Sie besser klar.

Text: Frank Wiercks


Jetzt stehen sie vielerorts wieder Schlange vor dem Chefbüro – jene Mitar­beiter, die noch Resturlaub aus dem Jahr 2017 haben und ihn schnell bis zum mythen­um­wo­benen 31. März nehmen wollen. Denn Urlaubs­an­sprüche aus dem Vorjahr, weiß der Flurfunk, dürfen bis Ende des ersten Quartals geltend gemacht werden. Wer Mythen und Flurfunk glaubt, könnte in manchen Firmen aber enttäuscht werden: Mit wenigen Ausnahmen ist der Urlaub in dem Kalen­derjahr zu nehmen, in dem der Anspruch entsteht. Im Bundes­ur­laubs­gesetz findet der 31. März nur wie folgt Erwähnung. „Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalen­derjahr ist nur statthaft, wenn dringende betrieb­liche oder in der Person des Arbeit­nehmers liegende Gründe dies recht­fer­tigen“, heißt es dort. „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalen­der­jahrs gewährt und genommen werden.“

Streit um den Verfall von Urlaubs­tagen kennt keinen Sieger

Das ist eine Einzel­fall­re­gelung. Wirklich gute Karten hat beim Übertragen von Urlaub ins Folgejahr, wer in einem Betrieb arbeitet, für den entspre­chende Regelungen in Form eines Tarif­ver­trags oder einer Betriebs­ver­ein­barung bestehen – oder falls sein Arbeits­vertrag eine entspre­chende Klausel enthält. Aber ein möglicher Streit um Urlaub kennt sowieso keinen Sieger. Was hätte ein Unter­nehmer schon davon, seinen Mitar­beitern mit Verweis auf das gesetz­liche Verfalls­datum ein paar freie Tage vorzu­ent­halten, wenn dafür die Stimmung im Team unter den Gefrier­punkt sinkt? Viel sinnvoller ist aus betrieb­licher Sicht, die Urlaubs­an­sprüche der Beschäf­tigten bereits zum Jahres­anfang bei der Auftrags-, Kapazitäts- und Perso­nal­planung zu berück­sich­tigen – ein Vorgehen, das vielen Firmen­chefs zumindest in kleinen Unter­nehmen noch immer fremd zu sein scheint, wenn man den Berichten im Freundes- und Bekann­ten­kreis glauben darf. Am besten ist es, das Thema Urlaub klar struk­tu­riert anzugehen:

  • Legen Sie am Jahres­anfang fest, ob es Betriebs­ferien gibt.
  • Bitten Sie die Mitar­beiter um eine genaue Urlaubs­planung.
  • Erstellen Sie einen fairen Urlaubsplan inklusive Brückentage.
  • Formu­lieren Sie klare Regeln für den Umgang mit Resturlaub.
  • Besprechen Sie mögliche Sonder­fälle mit dem Anwalt.
  • Prüfen Sie finanzielle/steuerliche Auswir­kungen des Urlaubs­plans.

Urlaub ist zur Erholung gedacht und keine Manövrier­masse

Bevor er diese Check­liste abarbeitet, würde sich für manchen Firmenchef jedoch ein generelles Infor­ma­ti­ons­ge­spräch mit einem Anwalt anbieten, in dem er sich über die allge­meinen Grund­sätze des Urlaubs­rechts aufklären lässt. Unabhängig vom 31. März ist es etwa grund­sätzlich weder vorge­sehen, dass Urlaubs­an­sprüche über mehrere Jahre hinweg aufge­spart werden, noch, dass solch hohe Ansprüche irgendwann mit Geld abgegolten werden. Selbst wenn der Mitar­beiter das gut findet, verstößt es gegen den Geist der Urlaubsidee. Wie heißt es im Blog „karrie­re­bibel“ so schön: „Der Begriff Erholungs­urlaub ist durchaus ernst zu nehmen und wörtlich zu verstehen. Der Urlaubs­an­spruch dient der Regene­ration von Stress und Anstrengung.“ Ich hatte mal einen Kollegen, der sich für unersetzlich hielt und über die Jahre hinweg rund 100 Tage Resturlaub ansam­melte, obwohl er phasen­weise unter einer heftigen Arbeits­be­lastung und kräftigem Stress litt. Ein guter Chef lässt so was nicht zu, sondern gibt seinen Leuten die Chance zur Erholung. Und das erfordert eine gute Planung, idealer­weise eine Betriebs­ver­ein­barung zum Thema Urlaub.

Legen Sie am Jahres­anfang fest, ob es Betriebs­ferien gibt

Das Geschäft vieler Unter­nehmen ist durch saisonale Höhen und Tiefen bestimmt. Offen­kundig gilt das für die Gastro­nomie in Skige­bieten und Küsten­re­gionen – die einen machen den meisten Umsatz im Winter, die anderen im Sommer. Aber auch in zahlreichen anderen Branchen lassen sich Zeiten mit Auftrags­spitzen ebenso gut absehen wie Phasen, in denen es eher ruhig sein dürfte. Spätestens Anfang Dezember sollte der Firmenchef mit Blick auf Messe­termine, Ferien, Feiertage oder unter­nehmens- und branchen­spe­zi­fische Ereig­nisse des kommenden Jahres prüfen, wann das Unter­nehmen eventuell ganz geschlossen bleiben könnte. Das senkt nicht nur die Betriebs­kosten, sondern gibt auch Zeiträume vor, in denen die Mitar­beiter einen Teil ihres Urlaubs nehmen müssen – umgekehrt können dann per Saldo weniger Urlaubs­an­sprüche geltend gemacht werden, wenn der Laden brummt. Bei solchen Betriebs­ferien müssen aber klare Regeln einge­halten werden.

Recht­zeitig ankün­digen: Generell sind laut Bundes­ar­beits­gesetz beim Urlaubsplan die Wünsche der Arbeit­nehmer zu berück­sich­tigen, soweit nicht „dringende betrieb­liche Belange“ dem entge­gen­wirken. Eine spontane Ankün­digung von Betriebs­ferien reicht daher nicht. Sie sollten vor oder zu Beginn des Kalen­der­jahres mitge­teilt werden – am besten, bevor die Mitar­beiter ihre Urlaubs­wünsche für die nächsten zwölf Monate einreichen, damit jeder den Betriebs­urlaub in der Planung berück­sich­tigen kann.

Betriebsrat einbinden: In Unter­nehmen mit einem Betriebsrat muss dieser dem Betriebs­urlaub zwingend zustimmen. In diesem Fall sollte der Firmenchef also besonders gute Argumente dafür haben, den Laden vorüber­gehend ganz zu schließen. Auftrags­mangel oder Betriebs­ab­lauf­stö­rungen reichen hier nicht. Triftige Gründe wären zum Beispiel während einer bestimmten Zeit ausblei­bende Kunden, der Urlaub eines Schlüs­sel­zu­lie­ferers oder die Abwesenheit des Arztes, ohne den die Praxis nicht betrieben werden kann.

Gesamt­dauer begrenzen: Auch wenn der Chef gute Argumente für die von ihm verord­neten Betriebs­ferien hat – ihre maximale Dauer ist dadurch gesetzlich begrenzt, dass jedem Mitar­beiter das Recht zusteht, über mindestens zwei Fünftel seines Jahres­ur­laubs frei verfügen zu können. Erhält also einer der Beschäf­tigten den Mindest­urlaub von nur 20 Tagen im Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche, errechnen sich dadurch höchstens zwölf Tage Betriebs­ferien für das gesamte Unter­nehmen – oder dieser Mitar­beiter wird für zusätz­liche Tage bezahlt freige­stellt.

Zusagen einhalten: Betriebs­ferien sollten frühzeitig verkündet werden, damit es keine Kolli­sionen mit bereits geneh­migten Urlaubs­an­trägen gibt. Hat der Chef jemandem Ferien zugesagt, kommt er aus dieser Verpflichtung nicht mehr raus. Wer etwa vier Wochen Urlaub im August genehmigt bekam und während später anberaumter Betriebs­ferien im Oktober eine weitere Woche zu Hause bleiben soll, obwohl er nicht mehr so viel Urlaubs­an­spruch hat, muss in dieser Zeit bezahlt freige­stellt werden.

Kunden infor­mieren: Wird der Betrieb vorüber­gehend geschlossen, sollten natürlich auch Kunden und Geschäfts­partner recht­zeitig davon in Kenntnis gesetzt werden. Andern­falls droht das Risiko, dass die Partner völlig überrascht und zurecht verärgert sind oder sogar Aufträge verloren gehen.

Bitten Sie die Mitar­beiter um eine genaue Urlaubs­planung

In vielen Unter­nehmen läuft die Sache mit dem Urlaub eher nebenbei. Manche besonders pfiffigen Mitar­beiter nutzen die Weihnachts­ferien, um sich mit Blick auf die Feier- und Brückentage des nächsten Jahres eine optimale Frei-Strategie zurecht­zu­legen, und stehen bereits Anfang Januar mit einem Stapel an Urlaubs­an­trägen im Chefbüro. Ihre Devise lautet: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. In die Röhre gucken dann alle anderen, die nicht so schnell waren. Deshalb sollten Unter­nehmer die Urlaubs­ge­suche nicht einfach nebenbei abzeichnen, wenn sie nach und nach auf ihrem Tisch landen, sondern für die Antrag­stellung ein gewisses Zeitfenster zum Jahres­anfang vorgeben und in diesem Zusam­menhang auch bestimmte Eckpunkte vorgeben. So kann zumindest das Gros des Urlaubs struk­tu­riert genehmigt werden.

Betrieb­liche Erfor­der­nisse: Kommu­ni­zieren Sie offen, wann kein Urlaub genommen werden darf, etwa wegen eines Großauf­trags oder – im Handel oder Gastro­nomie – Weihnachts­ge­schäft oder Feier-Saison. Solche Zeiträume kann der Arbeit­geber beim Urlaub generell oder für einzelne wichtige Mitar­beiter sperren. Verkünden Sie recht­zeitig einen geplanten Betriebs­urlaub, dessen maximaler Umfang sich durch die bereits genannten Kriterien ergibt.

Indivi­duelle Wünsche: Grund­sätzlich sollten Unter­nehmer ihren Mitar­beitern möglichst weit entge­gen­kommen, oft sind aber Kompro­misse erfor­derlich. So sollte zwar Urlaub auf Wunsch des Arbeit­nehmers zusam­men­hängend gewährt werden, manchmal sprechen aber in der betrieb­lichen Praxis oder in der Person des Arbeit­nehmers liegende Gründe dagegen. Dann müssen für den vom Gesetz­geber anerkannten Erholungs­effekt mindestens zwölf aufei­nander folgende Werktage gewährt werden.

Betrieb­liche Verein­ba­rungen: Prüfen Sie, ob zum Urlaub eine Betriebs­ver­ein­barung sinnvoll wäre. Manche Unter­nehmen geben etwa vor, dass Urlaub nur für zwei oder drei Zeiträume pro Jahr beantragt werden kann und es eine Mindest­dauer gibt. Dies erleichtert einer­seits dem Arbeit­geber die Planung größerer Abwesen­heiten und nötigt anderer­seits den Mitar­beiter, wirklich mal für einige zusam­men­hän­gende Tage auszu­spannen – statt sich mit zehn Kurztrips übers verlän­gerte Wochenende nach New York, Dubai oder Singapur massiven Freizeit­stress zu machen, der eher keine Erholung bringt.

Standar­di­sierte Formulare: Setzen Sie zusammen mit dem Anwalt ein Standard­for­mular auf, auf dem der Urlaub beantragt, quittiert und freige­geben sowie der restliche Urlaub angegeben wird. In technisch gut ausge­stat­teten Betrieben bezie­hungs­weise für Büroar­beits­plätze kann dies über eine Software abgewi­ckelt werden, aber zahlreiche Beschäf­tigte etwa in Produktion oder Außen­einsatz brauchen solche Abläufe auf Papier, um ihre Ansprüche geltend zu machen sowie den Überblick zu behalten.

Erstellen Sie einen fairen Urlaubsplan inklusive Brückentage

Dass alle Beschäf­tigten vollständig mit dem Urlaubsplan zufrieden sind, gibt es wohl kaum. Die Kunst der Mitar­bei­ter­führung liegt darin, möglichst viele Wünsche zu erfüllen, übergroße Härten zu vermeiden und fair zu sein. Wer das Gros der Urlaubstage zum Jahres­beginn konzen­triert mit Blick auf die Inter­essen der Beschäf­tigten ebenso wie des Unter­nehmens festlegt, findet meist einen guten Kompromiss: Niemand bekommt jeden Wunsch erfüllt, aber alle zumindest einige ihrer Wünsche – und bei schwie­rigen Entschei­dungen hat der Chef gute Argumente für sein Handeln. Das erfordert ein trans­pa­rentes System der Urlaubs­planung.

Soziale Kriterien: Manche Arbeit­nehmer sind bei der Wahl des Urlaubs­zeit­raums einge­schränkt, weil sie sich an die Termine der Schul­ferien halten oder mit einem berufs­tä­tigen Partner abstimmen müssen. Diese objek­tiven Gründe für Urlaub zu bestimmten Daten gilt es bei der Geneh­migung genauso zu berück­sich­tigen wie gesund­heit­liche Gründe, die Pflege von Famili­en­mit­gliedern oder bestimmte Zeitfenster für Heimat­ur­laube von Migranten.

Verlo­ckende Brückentage: Durch eine geschickte Planung verstehen es manche Mitar­beiter, wenige Urlaubstage so um Feiertage und Wochen­enden zu ergänzen, dass ein langer freier Zeitraum daraus wird. Unter­nehmer sollten bei der Geneh­migung darauf achten, dass viele Mitar­beiter von dieser Möglichkeit profi­tieren und sich nicht immer die schnellsten Antrag­steller die Rosinen picken können.

Rollie­rende Planung: Gut ist es, nicht nur das laufende Urlaubsjahr im Blick zu haben, sondern bei der Planung auch zu prüfen, wer in früheren Jahren von bestimmten attrak­tiven Konstel­la­tionen profi­tiert hat oder zu besonders beliebten Zeiten im Urlaub war. Das können Brückentage sein, aber auch die bei Hotel- und Flugbu­chung sehr preis­günstige Zwischen­saison. Hier sollte der Firmenchef darauf achten, dass jeder mal die damit verbun­denen Vorteile genießen kann und nicht immer dieselben.

Leistungs­fähige Software: Allein mit Wandka­lender, Lineal und Bleistift dürfte sich eine gute Urlaubs­planung bei mehr als einer Handvoll Mitar­beiter kaum bewäl­tigen lassen – zumal, wenn frühere Urlaube berück­sichtigt und Übersichten über genommene bezie­hungs­weise noch offene Urlaubstage tages­ak­tuell verfügbar sein sollen. Daher empfiehlt sich die Urlaubs­planung mithilfe einer Software. Viele kaufmän­nische Lösungen enthalten dafür komfor­tabel zu bedie­nende Tools. Sinnvoll ist, in diesem Zusam­menhang nicht nur die Urlaubstage zu erfassen und zu betrachten, sondern auch den laufend aus Überstunden entste­henden Anspruch auf freie Ausgleichstage.

Formu­lieren Sie klare Regeln zum Umgang mit Resturlaub

Selbst wenn es sonst bei der Urlaubs­planung keine Probleme gibt und der Firmenchef aus Angst vor einem Bürokra­tie­monster keine umfas­senden Regelungen vorgeben will – zumindest der Umgang mit Resturlaub aus dem Vorjahr sollte eindeutig geklärt und jeder einzelne Mitar­beiter darüber aufge­klärt sein. Auch der Mythen­bildung kann so wirkungsvoll begegnet werden.

Der Jahres­urlaub ist im laufenden Jahr zu nehmen: Weisen Sie Ihre Mitar­beiter recht­zeitig darauf hin, dass nicht genommene Urlaubstage am Jahresende verfallen. Der Hinweis sollte so früh erfolgen, dass offene Urlaubstage tatsächlich ohne Probleme für die Betriebs­ab­läufe genommen werden können, also spätestens im September.

Resturlaub wird schriftlich ins Folgejahr übertragen: Natürlich kann Resturlaub entstehen, weil etwa ein überra­schender Großauftrag herein­kommt. Aber dann sollten Sie erstens alles dafür tun, dass dies die Ausnahme bleibt. Und zweitens in diesen Fällen durch eine schrift­liche Geneh­migung signa­li­sieren, dass es nur eine Ausnahme ist.

Übrige Tage müssen bis 31. März genommen werden: Um ein stetes Anwachsen des geneh­migten Restur­laubs zu vermeiden, sollte dessen Abbau zum Ende des ersten Quartals verpflichtend sein. Beide Seiten wissen dann, dass die freien Tage genommen werden müssen. Das bedeutet auch, dass der Unter­nehmer dies ermög­lichen muss.

Bei längerer Krankheit gelten Sonder­re­ge­lungen: Keine Regel ohne Ausnahme – wer schwer krank ist, kann seinen Urlaub natürlich nicht nehmen. In diesem Fall bleibt der Urlaubs­an­spruch bestehen, ebenso wie bei Elternzeit. Das Bundes­ar­beits­ge­richt hat entschieden, dass Urlaub nach langer Krankheit erst am 31. März des übernächsten Jahres verfällt.

Resturlaub wird nur bei Kündi­gungen ausge­zahlt: Machen Sie Ihren Mitar­beitern klar, dass Urlaub der Erholung dienen soll und deshalb genommen werden muss. Er ist keine Manövrier­masse, die sich irgendwann gegen Geld eintau­schen lässt. Eine Ausnahme gilt nur, falls jemand den Betrieb verlässt und keine Chance besteht, dass er den ihm zuste­henden Urlaub noch nehmen kann. In diesem Fall muss der faire finan­zielle Ausgleich indivi­duell mit Anwalt oder Steuer­be­rater berechnet werden.

Besprechen Sie mögliche Sonder­fälle mit dem Anwalt

Bestand des Urlaubs­an­spruchs bei Elternzeit oder längerer Krankheit, Auszahlung nicht genom­mener Urlaubstage nach der Kündigung, Anspruch auf Sonder­be­handlung wegen religiöser Gründe – beim Thema Urlaub gibt es viele Aspekte, die lieber ein echter Experte beurteilt. Unter­nehmer sollten sich sofort mit ihrem Anwalt austau­schen, wenn ungewöhn­liche Fragen auftauchen. Es ist besser, frühzeitig den Rat eines Spezia­listen einzu­holen, als eine mögli­cher­weise teure Fehlent­scheidung zu treffen.

Finan­zielle und steuer­liche Auswir­kungen von Urlaub prüfen

Das Thema Resturlaub wirkt sich auch auf die Buchführung aus. Werden Ansprüche auf Urlaubstage ins Folgejahr mitge­nommen, entstehen dem Unter­nehmen dadurch mögliche Zahlungs­ver­pflich­tungen. Sollte der Beschäf­tigte beispiels­weise sterben, ohne den Urlaub genommen zu haben, könnte seinen Hinter­blie­benen ein finan­zi­eller Ausgleich dafür zustehen. Auch bei finan­zi­ellen Zahlungen wegen überra­schender Kündigung wären solche Resttage zu berück­sich­tigen. Entspre­chend müssen deshalb Urlaubs­rück­stel­lungen gebildet werden. Dies sollten Arbeit­geber mit ihrem Steuer­be­rater besprechen. Sinnvoll wäre, eine kaufmän­nische Software zu nutzen, die diesen Punkt automa­tisch berück­sichtigt und etwa nach Tages­sätzen für einzelne Beschäf­tigte oder vorge­gebene Gruppen kalku­lierte Urlaubs­rück­stel­lungen berück­sichtigt.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

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