Fachartikel & News

Betriebs­prüfung – eine Check­liste bringt Sicherheit und vermeidet Fehler

Betriebs­prü­fungen machen Unter­nehmer und Mitar­beiter meistens nervös. Daher sollten für den Fall der Fälle vorher Verhal­tens­regeln mit dem Steuer­be­rater besprochen werden, damit alles glattgeht.

Text: Midia Nuri


Prüfungs­angst ist nicht irrational. Zumindest nicht, wenn es um Betriebs­prü­fungen geht, davon konnten Sie ja hier schon mehrfach lesen. Jahr für Jahr steigt die Zahl der Betriebs­prü­fungen sowie die Summe der damit erzielten Einnahmen. Aller­dings können Unter­nehmer beein­flussen, ob sie ins Visier der Betriebs­prüfer geraten. Unauf­fäl­ligkeit ist im Umgang mit dem Finanzamt Trumpf. Den Faktor „Fehler in der Steuer­erklärung“ minimieren Unter­nehmer schon mal, wenn die Erklärung vom Steuer­be­rater gemacht wird. Er reduziert auch das Risiko im Kontakt mit einem Sachbe­ar­beiter. Wer selbst mit dem Amt kommu­ni­ziert, sollte natürlich freundlich und geduldig sein sowie Anfragen rasch, korrekt und vollständig beant­worten. Wer hier patzt, steigt im internen Betriebs­prü­fungs­ranking des Finanzamts auf – ein Risiko.

Recht­zeitig Kontakt zum Finanzamt suchen

Grund­sätzlich ist es kein Problem, mal einen Termin nach hinten zu schieben. Der Unter­nehmer sollte das nur frühzeitig anmelden, falls nicht sein Steuer­be­rater eh alles Wichtige regelt. Auch wer eine andere Rechts­auf­fassung geltend macht, fällt nicht per se auf, genau hierfür steht ja das Rechts­be­helfs- und Klage­ver­fahren zur Verfügung. Hier gilt ebenfalls: Mögliche Fehler vermeidet die Rücksprache mit dem Steuer­be­rater. Recht­liche Schritte sind kein Faktor für eine Betriebs­prüfung – glaubt man den Experten, ist sogar das Gegenteil der Fall: Schließt sich die Rechts­be­helfs­stelle oder das Finanz­ge­richt der Auffassung des Steuer­zahlers an, soll das Risiko einer Prüfung etwas sinken.

Erläu­te­rungen helfen und senken das Risiko

Im Vergleich zu Großun­ter­nehmen sind kleinere Betriebe nicht regel­mäßig im Visier des Fiskus. Grund­sätzlich erfolgt die Auswahl der Prüfungs­kan­di­daten zufalls­ge­steuert, aber bestimmte Faktoren steigern das Risiko – vor allem Auffäl­lig­keiten bei der Veran­lagung, also etwa Abwei­chung von internen Richt­werten, Unglaub­wür­digkeit von Bilanz­werten, ständige Verluste oder Umstruk­tu­rie­rungen. Wer sich also unauf­fällig verhält und keine wichtigen Fragen offen­lässt, reduziert das Risiko. Sollte die Bilanz etwa stark von den Vorjahren abweichen, kann mit dem Steuer­be­rater überlegt werden, ob es empfeh­lenswert wäre, dem Finanzamt gleich eine Erläu­terung anzubieten – dass beispiels­weise eine Baustelle vor dem Geschäft den Kunden vorüber­gehend den Zugang erschwerte und dadurch der Umsatz zurückging. Das kommt ja leider vor. Enthält eine Bilanz oder Steuer­erklärung diese Erläu­terung, ist die Frage nach den gerin­geren Einnahmen geklärt. Unter­nehmer sollten den Steuer­be­rater auch fragen, ob ein Konten­nachweis für das Finanzamt sinnvoll ist. Der erspart Nachfragen und ermög­licht Jahres­ver­gleiche – ohne dass der Fiskus dafür gleich den Betriebs­prüfer losschicken müsste. Das will ja keiner.

Konkretes Anzeichen für eine mögliche Betriebs­prüfung ist der Hinweis im Steuer­be­scheid „Nach § 164 AO vorläufig“. Aber grund­sätzlich sollte jeder Firmenchef heutzutage stets auf eine Prüfung gefasst sein. Buchführung und Kasse müssen deshalb immer top und zur Prüfung bereit sein. Sinnvoll ist auch, mit Blick auf angekün­digte und vor allem auf nicht angekün­digte Betriebs­prü­fungen mit ausge­wählten Mitar­beitern das richtige Verhalten durch­zu­gehen. Verein­facht: vorsichtig sein, zuvor­kommend bleiben, gewünschte Infor­ma­tionen rasch liefern – und den Prüfer nicht allein lassen. Die „Deutsche Handwerks­zeitung“ betont zu Recht, es sei nicht zielführend, den Prüfer mit Fragen unnötig zu reizen. Ziel muss sein, die Prüfung ohne größere Kompli­ka­tionen zu überstehen.

Check­liste Betriebs­prüfung

Das sollten Unter­nehmer vor der Prüfung klären

Auf welcher Basis erfolgt die Betriebs­prüfung?
  • Welcher Zeitraum wird geprüft?
  • Was ist das erste Prüfungsjahr?
Welche Formalien sind zu beachten?
  • Liegt die Betriebs­prü­fungs­an­ordnung mit Termin, prüfendem Finanzamt, Name und Telefon­nummer des Prüfers vor?
  • Ist sie inhaltlich fehlerfrei, also recht­zeitig ergangen und das zu prüfende Unter­nehmen zweifelsfrei erkennbar?
  • Gibt es Gründe, den Prüfer wegen Befan­genheit abzulehnen?
  • Sollte der angesetzte Termin verschoben werden, etwa wegen Krankheit oder aus betrieb­lichen Gründen wie etwa Messen?
Wo findet die Betriebs­prüfung statt?
  • Im Finanzamt oder beim Steuer­be­rater? Dann müssen die Unter­lagen dort zur Verfügung stehen.
  • Im Unter­nehmen? Dann müssen dem Prüfer ein Raum und die übliche Büroaus­stattung gestellt werden.
  • Wurden frühere Jahre bereits geprüft? Dann müssen Berichte in Kopie aus dem Archiv bereit­liegen.
Ist der elektro­nische Daten­zu­griff im Betrieb angeordnet?
  • Daten­träger anfordern bezie­hungs­weise erstellen.
  • Abwei­chendes Passwort vergeben, um Prüfer den Zugriff zu ermög­lichen.
  • Bei unmit­tel­barem Daten­zu­griff einen Raum mit PC bereit­stellen und sicher­stellen, dass Daten nur gelesen und nicht verändert werden können.
  • Bei mittel­barem Daten­zu­griff einen Mitar­beiter in der Programm­be­dienung unter­weisen und Daten nach Vorgaben des Prüfers filtern und sortieren.

Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de
Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!