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Lohn und Gehalt – jeder Stein muss exakt passen

Selbst in kleinen Unter­nehmen ist die Abrechnung inzwi­schen so schwierig, dass eine Betriebs­prüfung oft mit Nachzah­lungen endet. Die Fallen reichen von vermeintlich abgaben­freien Zuschlägen über den sogenannten Fiktivlohn bis zur Pfändungs­grenze.

Text: Eva-Maria Neuthinger


Für Sandra Warden ist das Thema zwar nicht neu, es gewinnt nach ihrer Beobachtung jedoch aktuell merklich an Brisanz. „Nach einer Prüfung der Sozial­ver­si­cherung werden derzeit viele Unter­nehmer aufge­fordert, eine Nachzahlung zu leisten – sie sollen Beiträge auf gar nicht ausge­zahlte und dazu noch vermeintlich abgaben­freie Zuschläge abführen“, berichtet die Geschäfts­füh­rerin für Arbeits­recht und Soziales in der Berliner Bundes­ge­schäfts­stelle des Deutschen Hotel- und Gaststät­ten­ver­bands (DEHOGA) aus der Praxis. Die betrof­fenen Firmen­chefs müssen sich in diesem Fall mit einer ihnen norma­ler­weise weitgehend unbekannten Feinheit bei Steuern und Abgaben beschäf­tigen, für die die Fachleute sogar eine eigene Bezeichnung haben. Es geht um die sogenannte Fiktiv­lohn­falle.

Zuschläge machen oft Probleme

Jeder Unter­nehmer weiß, dass Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nacht­arbeit vom Zugriff des Fiskus verschont bleiben. Für den Arbeit­geber und seinen Mitar­beiter sind die Leistungen zudem bis zu einem Stundenlohn von 25 Euro sozial­ver­si­che­rungsfrei. Was vielen Firmen­chefs jedoch nicht bewusst ist: „Die Abgaben­freiheit gilt nur, wenn Zuschläge für Arbeit gezahlt werden, die tatsächlich und nachweislich zu den vom Steuer­recht begüns­tigten Stunden geleistet wurde“, erklärt Warden. So können Sozial­ab­gaben fällig sein, mit denen keiner rechnet. Wird ein Arbeit­nehmer etwa krank oder geht er in Urlaub, ergibt sich üblicher­weise das Salär für diesen Zeitraum nach dem sogenannten Lohnaus­fall­prinzip – bei Krank­schreibung aus dem durch­schnitt­lichen Verdienst der letzten zwölf Monate, bei Urlaub aus dem der vergan­genen 13 Wochen, jeweils einschließlich der gezahlten Zuschläge.

Es ist unerheblich, ob der Mitar­beiter das Plus auf Basis eines Tarif­ver­trags oder seines indivi­du­ellen Arbeits­ver­trags erhalten hat. Wird nicht tatsächlich gearbeitet, fallen Sozial­ver­si­che­rungs­bei­träge auf die Zuschläge an – aufgrund der sogenannten betrieb­lichen Übung sogar bei freiwil­ligen Leistungen und generell auch für Leistungen, die dem Beschäf­tigten in diesem Zeitraum gar nicht ausge­zahlt wurden.

Allein der Unter­nehmer haftet

Für Unter­nehmer kann das teuer werden. „Der Firmenchef muss im Regelfall für den gesamten Zeitraum, den der Prüfer der Sozial­ver­si­cherung unter die Lupe genommen hat, die Nachzahlung allein tragen“, betont Thilo Söhngen, Vizeprä­sident des Steuer­be­ra­ter­ver­bands Westfalen-Lippe. Die Mitar­beiter kann er zumeist nicht mehr in die Pflicht nehmen. Es ist daher empfeh­lenswert, die Lohnzah­lungen mit einem Steuer­be­rater zu besprechen, um solchen Stolper­steinen auszu­weichen.

Margit Nieder­maier, die gemeinsam mit ihrem Mann Heribert in Hohen­polding bei Landshut die Nieder­maier Haustechnik GmbH führt, sind derartige Risiken sehr wohl bekannt: „Wir haben uns darum schon vor vielen Jahren dazu entschlossen, unsere Lohnbuch­haltung komplett an unsere Steuer­kanzlei auszu­gliedern, und fahren sehr gut damit.“ Die Firma wird lückenlos über alle Jahre geprüft. „Es kam noch nie zu Beanstan­dungen“, sagt die Firmen­chefin zufrieden. Sie nimmt jedes Jahr an Weiter­bil­dungs­ver­an­stal­tungen beispiels­weise von Kranken­kassen teil, damit sie in puncto Lohnab­rechnung auch selbst auf dem Laufenden bleibt. „Dann stelle ich immer wieder fest, wie kompli­ziert die Materie ist und vor allem: wie viel sich ändert“, sagt Nieder­maier mit Blick auf die Inhalte dieser Seminare. „Es wäre für uns zu aufwendig, uns über jedes Detail frühzeitig zu infor­mieren.“

An Pfändungs­grenzen denken

Wie knifflig die Einzel­heiten bei der Lohnab­rechnung häufig sind, zeigt das Beispiel Gehalts­pfändung. „Es kommt durchaus öfter vor, dass Mitar­beiter so hoch verschuldet sind, dass ihnen ein Teil des Lohns nicht ausge­zahlt werden darf“, erläutert Verbandsvize Söhngen. „Der Unter­nehmer haftet im Zweifel gegenüber dem Gläubiger.“ Mit der Zustellung eines Pfändungs­be­schlusses – er wird in der Regel von einem Gerichts­voll­zieher übergeben – darf der entspre­chende Betrag nicht mehr dem Schuldner überwiesen werden. Der Firmenchef wird in diesem Fall meistens dazu aufge­fordert, eine sogenannte Dritt­schuld­ner­er­klärung auszu­füllen, zu unter­schreiben und zurück­zu­schicken. Wenn dies nicht passiert, kann der Gläubiger den Unter­nehmer darauf verklagen, denn er hat einen Anspruch auf seinen Anteil am Gehalt des Schuldners.

Den Steuer­be­rater einschalten

Beachten muss der Firmenchef bei der Lohnbe­rechnung im Falle einer Gehalts­pfändung aber, dass jedem Beschäf­tigten – völlig unabhängig vom Anspruch des Gläubigers auf einen Teil des Entgelts – ein Mindest­ein­kommen zusteht, um seinen Grund­bedarf für den Lebens­un­terhalt zu decken. Dieses sogenannte „Pfändungs­netto“ muss nicht mit dem steuer­lichen Netto­ein­kommen identisch sein. Derart komplexe Berech­nungen, welche Lohnbe­stand­teile wie zu berück­sich­tigen sind und welche Summe tatsächlich an den Gläubiger überwiesen werden muss, sollten einem Experten überlassen werden.

Extras beim Lohn genau klären

Unerwartete Probleme kann die sogenannte Pfändungs­grenze auch verur­sachen, wenn Beschäf­tigten der unteren Lohngruppen steuer­pflichtige geldwerte Vorteile gewährt werden. Nutzt ein Mitar­beiter etwa privat einen Firmen­wagen, der nach der pauschalen Ein-Prozent-Methode versteuert wird, könnte ihm durch den Lohnsteu­er­abzug auf den geldwerten Vorteil netto nur noch ein Betrag unterhalb der Pfändungs­grenze bleiben. Dann könnte der Unter­nehmer verpflichtet sein, die Steuern und Sozial­ab­gaben für seinen Mitar­beiter zu übernehmen, weil diesem das Mindest­ein­kommen in Geld auszu­zahlen ist. „Viele Firmen­chefs haben solche Zusam­men­hänge nicht im Kopf, wenn sie ihren Mitar­beitern Extras anbieten“, warnt Söhngen. Wer kein teures Lehrgeld zahlen will, sollte deshalb solche Verein­ba­rungen vor Vertrags­un­ter­schrift mit seinem Steuer­be­rater besprechen.

Fehler­quellen

Diese Punkte sind bei Zuwen­dungen zusätzlich zum Lohn wichtig

Geschenke: Präsente zu Geburtstag oder Jubiläum sind bis 60 Euro steuerfrei. Als Aufmerk­sam­keiten gelten auch das Essen beim Arbeits­einsatz oder Lebens­mittel, die im Betrieb ausliegen.

Kantine: Werden Verpfle­gungs­kosten übernommen, gilt der Sachbe­zugswert von je 3,17 Euro für Mittag- oder Abend­essen und von 1,70 Euro für ein Frühstück. Zuzah­lungen sind abzuziehen.

Gesund­heits­för­derung: 500 Euro im Jahr darf der Chef für einen Mitar­beiter ausgeben. Der Kurs muss den Anfor­de­rungen der Kranken­kassen genügen und zusätzlich zum Lohn gezahlt werden.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 02/2017

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