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Digitale Fahrten­bücher

Das Fahrtenbuch hat wohl schon so manchem Steuer­zahler mit Firmen­wagen Kopfzer­brechen bereitet. In der Realität ist das Fahrten­buch­führen nämlich leichter gesagt als getan.


Es erfordert viel Disziplin, die notwen­digen Infor­ma­tionen (Datum, Kilome­ter­stand zu Beginn und am Ende der Fahrt und im Falle betrieb­licher Fahrten Anlass der Fahrt und aufge­suchte Geschäfts­partner) nach jeder getätigten Fahrt handschriftlich zu notieren. Wird die Dokumen­tation einzelner Fahrten im Stress doch einmal vergessen, beginnt eine mühsame Rekon­struktion der Fahrten, um die notwendige Lücken­lo­sigkeit nachträglich zu gewähr­leisten. Hinzu kommt, dass das Finanzamt bei Fahrten­bü­chern sehr penibel ist. So weckt beispiels­weise schon ein sehr einheit­liches Schriftbild den Verdacht einer nachträg­lichen Manipu­lation. Schlimms­ten­falls droht letztlich die meist kostspielige Versteuerung nach der pauschalen 1-%-Methode.

Schreiben war gestern

Gute Nachrichten gibt es für alle, die handschrift­liche Varianten satt haben: Die Digita­li­sierung hat auch verschiedene Bereiche der Steuer­branche erreicht. In den letzten Jahren erobern digitale Lösungen allmählich den Markt und bieten eine Alter­native gegenüber analogen Pendants und der pauschalen 1-%-Versteuerung. Die digitalen Helfer notieren die für das Finanzamt notwen­digen Daten ganz automa­tisch und speichern sie auf einem Server. An das Fahrten­buch­schreiben muss man demnach nicht mehr denken. Nach Ende der Fahrt können die Fahrten dann verwaltet werden. Konkret werden sie durch den Nutzer in der App den Kategorien „Geschäftlich“, „Privat“ oder „Arbeitsweg“ zugeordnet, damit im Endeffekt der tatsäch­liche Privat­anteil ermittelt werden kann. Die Lösungen gewisser Anbieter werden einem digitalen Helfer besonders gerecht: Sie bieten meist Erwei­te­rungen, wie eine Software zur Fuhrpark­ver­waltung, Features zur Verkehrs­analyse, einen Fahrzeug­finder oder einen Sprit­spar­trainer, um alle Themen rund um den Firmen­wagen zu optimieren. Wenn schließlich die nächste Betriebs­prüfung ansteht, kann ein digitales Fahrtenbuch expor­tiert und an den Steuer­be­rater oder das zuständige Finanzamt weiter­ge­geben werden.

Vorsicht ist besser als Nachsicht: recht­liche Anfor­de­rungen

Blind vertrauen sollte man digitalen Fahrten­bü­chern nicht. Die recht­lichen Anfor­de­rungen sind die Grund­vor­aus­setzung für eine erfolg­reiche Steuer­prüfung und durch das BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.11.2012, klar definiert: Zeitnah, manipu­la­ti­ons­sicher und lückenlos ist auch ein elektro­ni­sches Fahrtenbuch zu führen. Die Fahrten müssen einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamt­ki­lo­me­ter­stands vollständig und in einem fortlau­fenden Zusam­menhang wieder­ge­geben werden. Dazu muss die Fahrten­er­fassung unbedingt automa­tisch starten, denn sonst entsteht wie auch bei handschrift­lichen Varianten das Problem der Lücken­haf­tigkeit. Die Manipu­la­ti­ons­si­cherheit wird sicher­ge­stellt, indem eine nachträg­liche Verän­derung ausge­schlossen ist. Einzig eine Ergänzung der Daten (beispiels­weise Anlass der Fahrt, Geschäfts­partner oder Gründe für einen Umweg) ist erlaubt. Damit die zeitnahe Dokumen­tation erfüllt ist, räumt das BMF dazu eine 7-Tage-Frist ein. Im selbigen Zeitraum müssen die Fahrten noch den eben genannten Kategorien zugeordnet werden. Im Gegensatz zum klassi­schen Fahrtenbuch genügt es also, die Fahrten erst in der Mittags­pause, nach Feier­abend oder am Wochenende zu katego­ri­sieren, da die Daten selbst ja bereits unmit­telbar nach der Fahrt erfasst wurden.

Sind alle digitalen Lösungen gleich?

Zu unter­scheiden ist in einem ersten Schritt zwischen reinen App-Lösungen und Kombi­lö­sungen. Reine App-Lösungen sind vergleichs­weise günstig. In den meisten Fällen ist davon aber abzuraten. Das Smart­phone muss nämlich stets mitge­führt werden und es lässt sich nur schwer beweisen, dass die Strecke, die das Smart­phone zurück­gelegt hat, letztlich mit der des Fahrzeugs überein­stimmt.

Im Gegensatz dazu gibt es Kombi­lö­sungen aus Hard- und Software. Ältere Anbieter setzen dazu teilweise noch auf relativ sperrige Hardware, die im Rahmen eines Werkstatt­be­suchs vorab zwar fest im Innenraum montiert werden muss, ihren Zweck aber erfüllt. Der Trend der letzten Jahre geht zu „digitalen Werkzeugen” über, die auf Basis der On-Board-Diagnose-Schnitt­stelle des Fahrzeugs funktio­nieren. Meist unterhalb des Lenkrads lässt sich ein kleiner OBD-Stecker montieren, der die notwen­digen Entfer­nungen direkt aus dem Bordcom­puter ausliest. Am Smart­phone oder PC können die Infor­ma­tionen dann verwaltet werden.

Dabei gibt es zum einen OBD-Lösungen, welche die Daten via Bluetooth in die Software übertragen. Ihre Aufzeichnung muss in der Regel manuell gestartet werden. Hinzu kommt, dass der Bluetooth-Empfang erfah­rungs­gemäß nicht immer zuver­lässig ist. Insofern entstehen lücken­hafte Bücher und folglich droht die Ablehnung des Fahrten­buchs durch das Finanzamt.

Zum anderen kann auf OBD-Lösungen zurück­ge­griffen werden, die per GPS arbeiten und deren OBD-Stecker über eine integrierte SIM-Karte verfügt. Sie funktio­nieren mit Abstand am zuver­läs­sigsten. Dabei muss das Smart­phone nicht mitge­führt werden, um eine lückenlose Aufzeichnung zu gewähr­leisten. Die Erfassung jeder Fahrt beginnt automa­tisch. Bei fehlender Netzver­bindung, z. B. in Tiefga­ragen oder Tunneln, werden die Daten im OBD-Stecker gespei­chert und bei Wieder­erlangen der Konnektivität an das Rechen­zentrum weiter­ge­leitet. Es wird also tatsächlich jede einzelne Fahrt aufge­zeichnet. Kritiker sehen in der OBD-Techno­logie die Gefahr, der Stecker könnte bei einzelnen Fahrten ausge­steckt werden. Hier kann aber Entwarnung gegeben werden, denn das Finanzamt würde schnell feststellen, dass der tatsäch­liche Kilome­ter­stand nicht mit der Angabe im Export überein­stimmt, und misstrauisch werden.

Fazit

Viele Steuer­be­rater und Firmen­wa­gen­fahrer trauen digitalen Varianten aktuell noch nicht, erfah­rungs­gemäß aufgrund von Misstrauen in die Technik, aus Angst vor Überwa­chung und zum Schutz der Privat­sphäre. Dabei spricht – sofern die recht­lichen Voraus­set­zungen einge­halten werden – vieles für digitale Lösungen: Sie sind schneller und die Technik ist zuver­läs­siger, denn gerade handschrift­liche Fahrten­bücher erfüllen die Anfor­de­rungen des Finanzamts, wie die Lücken­lo­sigkeit, häufig nicht. Letztlich lohnt sich der finan­zielle Aufwand, wenn man bedenkt, wie regel­mäßig handschrift­liche Varianten durch Ablehnung zur Steuer­falle werden.

Vimcar

Vimcar, ein Berliner Software­an­bieter aus dem Connected-Car-Bereich, hat gemeinsam mit Steuer­be­ratern eine digitale Fahrten­buch­lösung entwi­ckelt, deren Techno­logie auf beschrie­bener OBD-Schnitt­stelle basiert. Der Stecker kann mit einem Handgriff montiert werden und startet die Dokumen­tation der Fahrten selbst­ständig, sobald der Motor gestartet wird.

Nach eigenen Infor­ma­tionen erfüllt das Vimcar-Fahrtenbuch alle recht­lichen Anfor­de­rungen, sodass der Anerkennung durch das Finanzamt bei ordnungs­ge­mäßer Nutzung nichts mehr im Weg steht. Über 4.000 kleine bis mittel­große Unter­nehmen nutzen die Lösung von Vimcar bereits. Steuer­be­rater können das Fahrtenbuch kostenfrei 30 Tage testen. Da Vimcar nicht nur mit dem Deutschen Steuer­be­ra­ter­verband und DATEV, sondern auch mit der HSP Kanzlei­gruppe koope­riert, profi­tieren alle HSP-Kanzleien sowie deren Mandanten von vergüns­tigten Partner­kon­di­tionen auf das Vimcar-Fahrtenbuch.

Wenn ein Mandant noch unsicher ist, ob sich ein Fahrtenbuch im eigenen Fall finan­ziell lohnen würde, kann mit dem Vimcar-Firmen­wa­gen­rechner (vimcar.de/firmenwagenrechner) kostenlos und ohne Anmeldung die indivi­duelle Ersparnis gegenüber der 1-%-Methode berechnen.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an. Gerne infor­mieren wir Sie darüber, wie Sie den HSP-Rabatt von 15% bei VIMCAR nutzen können.

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