Fachartikel & News

Elektro­nische Aufzeich­nungs­systeme: Entwick­lungen zu manipu­lierten Kassen­auf­zeich­nungen

Zum 31. Dezember 2016 lief die Übergangs­frist des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Aufbe­wahrung digitaler Unter­lagen bei Barge­schäften aus.


Ab dem 1. Januar 2017 müssen Unter­lagen, die mittels elektro­ni­scher Regis­trier­kassen, Waagen mit Regis­trier­kas­sen­funktion, Taxametern und Wegstre­cken­zählern erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbe­wah­rungs­frist jederzeit verfügbar, unver­züglich lesbar und maschinell auswertbar aufbe­wahrt werden.

Gesetz zum Schutz vor Manipu­la­tionen an digitalen Grund­auf­zeich­nungen

Der Bundestag hat am 15.12.2016 ein Gesetz zum Schutz vor Manipu­la­tionen an digitalen Grund­auf­zeich­nungen beschlossen. Damit sollen bisher bestehende technische Möglich­keiten zur Manipu­lation von digitalen Grund­auf­zeich­nungen, wie z. B. bei elektro­ni­schen Kassen, verhindert werden. Die Zustimmung des Bundesrats erfolgte am 16.12.2016.

Das Gesetz sieht eine Einzel­auf­zeich­nungs­pflicht vor. Die Einzel­auf­zeich­nungs­pflicht bedeutet, dass aufzeich­nungs­pflichtige Geschäfts­vor­fälle laufend zu erfassen, einzeln festzu­halten sowie aufzu­zeichnen und aufzu­be­wahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäfts­vor­fälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.

Eine Ausnahme von der Einzel­auf­zeich­nungs­pflicht besteht aus Zumut­bar­keits­gründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.

Kassen-Nachschau ab 2018

Ab dem 1. Januar 2018 wird die Möglichkeit der Kassen-Nachschau einge­führt. Dies ist ein eigen­stän­diges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuer­erheb­licher Sachver­halte unter anderem im Zusam­menhang mit der ordnungs­ge­mäßen Erfassung von Geschäfts­vor­fällen.

Die Kassen-Nachschau kann unange­kündigt und während der üblichen Geschäfts- und Arbeits­zeiten erfolgen. Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäfts­räumen, die der Öffent­lichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z. B. auch für Testkäufe.

Wichtig: Die Kassen-Nachschau bezieht sich nicht nur auf elektro­nische Kassen­auf­zeich­nungs­systeme, sondern gilt auch im Fall einer offenen Laden­kasse.

Sicher­heits­ein­richtung ab 2020

Elektro­nische Aufzeich­nungs­systeme wie compu­ter­ge­stützte Kassen­systeme oder andere Vorgänge (z. B. Tasten­druck, Scanvorgang eines Barcodes, u. a. auch in Verbindung mit Stornie­rungen, erstellten Angeboten) müssen künftig über eine zerti­fi­zierte technische Sicher­heits­ein­richtung verfügen. Diese Sicher­heits­ein­richtung besteht aus drei Bestand­teilen: einem Sicher­heits­modul, einem Speicher­medium und einer digitalen Schnitt­stelle.

Das Sicher­heits­modul gewähr­leistet, dass Kassen­ein­gaben mit Beginn des Aufzeich­nungs­vor­gangs proto­kol­liert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Jede Trans­aktion hat

  • den Zeitpunkt des Vorgangs­be­ginns,
  • eine eindeutige fortlau­fende Trans­ak­ti­ons­nummer (Einmal­passwort),
  • die Art des Vorgangs (z. B. Storno, Rechnung),
  • die Daten des Vorgangs,
  • die Zahlungsart (bar oder unbar),
  • den Zeitpunkt der Vorgangs­be­en­digung bzw. des Vorgangs­ab­bruchs und
  • einen Prüfwert (Signa­tur­ver­fahren oder geeignete Online-Verfahren)

zu enthalten.

Auf dem Speicher­medium werden die Einzel­auf­zeich­nungen für die Dauer der gesetz­lichen Aufbe­wah­rungs­frist gespei­chert. Die digitale Schnitt­stelle gewähr­leistet eine reibungslose Daten­über­tragung, z. B. für Prüfungs­zwecke. Welche elektro­ni­schen Aufzeich­nungs­systeme über eine zerti­fi­zierte technische Sicher­heits­ein­richtung verfügen müssen, wird u. a. durch eine Rechts­ver­ordnung festgelegt. Diese Rechts­ver­ordnung soll im Jahr 2017 erarbeitet werden.

Elektro­nische Beleg­ausgabe ab 2020

Weiterhin ist ab dem 1. Januar 2020 die verpflich­tende elektro­nische Beleg­ausgabe bei elektro­ni­schen Aufzeich­nungs­sys­temen vorge­sehen. Danach muss für den an diesem Geschäfts­vorfall Betei­ligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden.

Der Beleg kann elektro­nisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Beleg­aus­ga­be­pflicht entsteht für den am Geschäfts­vorfall Betei­ligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Aus Gründen der Zumut­barkeit und Prakti­ka­bi­lität besteht die Möglichkeit einer Befreiung von der Beleg­aus­ga­be­pflicht.

Ab dem 1. Januar 2020 haben Steuer­pflichtige, die elektro­nische Aufzeich­nungs­systeme verwenden, die Art und Anzahl der im jewei­ligen Unter­nehmen einge­setzten elektro­ni­schen Aufzeich­nungs­systeme und der zerti­fi­zierten techni­schen Sicher­heits­ein­rich­tungen dem zustän­digen Finanzamt mitzu­teilen. Dieje­nigen Steuer­pflich­tigen, die ein elektro­ni­sches Aufzeich­nungs­system vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.

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