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Dienst­wagen ­­– mit Tempo in die Steuer­falle

Das Auto auf Firmen­kosten wird leicht zum Streit­objekt, sei es zwischen Unter­nehmen und Fiskus oder zwischen dem Chef und seinem Mitar­beiter. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt sich von Experten zu möglichen Risiken beraten.

Text: Eva Müller-Tauber


Nachhal­tigkeit ist für die Byodo Naturkost GmbH in Mühldorf am Inn wichtig – auch beim Firmen­wagen. Genutzt werden nur Mittel­klas­se­mo­delle mit möglichst geringem Kraft­stoff­ver­brauch und Schad­stoff­ausstoß. „Die Autos müssen zur Firmen­phi­lo­sophie, zum Unter­nehmen passen“, sagt Firmen­gründer Michael Moßbacher. Er will auf Elektro­autos umstellen, sobald sie Strecken von 400 Kilometern am Stück bewäl­tigen können. Die E-Tankstelle auf dem Betriebs­ge­lände existiert bereits.

Ein-Prozent-Regelung nutzen

Konse­quent sind bei Byodo auch die Vorgaben zum Einsatz der Firmen­wagen. Zwei Pool-Fahrzeuge stehen allen Beschäf­tigten für Geschäfts­fahrten zur Verfügung. Zehn sind jeweils einem Mitar­beiter zugeordnet und dürfen privat genutzt werden: Zwei Geschäfts­führer, zwei Proku­risten sowie sechs Vertriebs­mit­ar­beiter erhalten auf diesem Weg eine Zusatz­ver­gütung und zahlen Lohnsteuer sowie Sozial­ver­si­che­rungs­ab­gaben für den geldwerten Vorteil. Die Höhe der Abzüge ließe sich via Fahrtenbuch ermitteln. „Damit haben wir aller­dings keine gute Erfahrung gemacht“, so Josef Stellner, kaufmän­ni­scher Leiter und Prokurist bei Byodo. Immer wieder mussten Kilometer nachge­tragen und dem Finanzamt Belege nachge­reicht werden. „Weil uns der Verwal­tungs­aufwand zu groß war, wenden wir nach Rücksprache mit dem Steuer­be­rater seit rund drei Jahren alter­nativ die Ein-Prozent-Regelung an“, erklärt Stellner. Er setzt den geldwerten Vorteil pauschal mit einem Prozent des Brutto-Listen­preises plus 0,03 Prozent pro gefah­renen Kilometer zwischen Wohnort und Betrieb an. „Das ist nach allen Seiten hin trans­parent und gerecht“, unter­streicht Stellner, der sein eigenes Fahrzeug auch zu diesen Kondi­tionen erhalten hat.

Angemessene Modelle wählen

Wer sich weniger intensiv mit dem Thema Dienst­wagen beschäftigt als Byodo, riskiert wegen der Komple­xität der Materie schnell Ausein­an­der­set­zungen mit dem Fiskus. „Damit die Ein-Prozent-Regelung überhaupt angewandt werden kann, muss glaubhaft gemacht werden, dass das Fahrzeug über 50 Prozent geschäftlich genutzt wird“, so Hartmut Schwab, Präsident der Steuer­be­ra­ter­kammer München. Bei mehreren Geschäfts­wagen hat jedes Auto dieses Kriterium zu erfüllen. „Und auch wenn der Fiskus mittler­weile sogar Autos der Oberklasse als Dienst­wagen akzep­tiert, sollten sie zum jewei­ligen Berufsbild passen.“

Ein auf Nachhal­tigkeit bedachtes Unter­nehmen wie Byodo hat also gute Chancen, auch teure Elektro­autos als Dienst­wagen anerkannt zu bekommen. Eng kann es dagegen für Firmen­chefs werden, die sich ein Luxusauto leisten, ohne den recht­lichen Rahmen mit ihrem Steuer­be­rater geklärt zu haben. Kürzlich musste der Bundes­fi­nanzhof (BFH VIII R 20/12) entscheiden, ob für einen Ferrari über drei Jahre Kosten von rund 100.000 Euro steuerlich geltend gemacht werden dürfen. Die Fahrleistung lag zwischen 500 und 4.000 Kilometern im Jahr, meist zu Fortbil­dungs­ver­an­stal­tungen. Die Richter ordneten den Sport­wagen dem Betriebs­ver­mögen zu, da er generell die Voraus­set­zungen eines Firmen­wagens erfüllte. Man müsse aber von einer privat veran­lassten Anschaffung ausgehen, wenn jemand eine Luxus­ka­rosse erwirbt, bei der die jährlichen Kosten in keinem ausge­wo­genen Verhältnis zum Umfang der betrieb­lichen Nutzung stehen. Sie ließen als Betriebs­aus­gaben nur die Kosten betrieblich veran­lasster Fahrten zu – und nur in angemes­sener Höhe, hier zwei Euro pro gefah­renen Kilometer. Entscheidend sei, so der BFH, ob angesichts der erwar­teten Vorteile und Kosten ein ordent­licher und gewis­sen­hafter Unter­nehmer die Aufwen­dungen ebenfalls auf sich genommen hätte.

Akribisch Fahrtenbuch führen

Streit entfacht oft die Verknüpfung privater und betrieb­licher Fahrten, etwa wenn dem Kongress in Hamburg sieben Urlaubstage an der Ostsee folgen. „Dann lassen die Kosten sich nur anteilig geltend machen“, sagt Schwab. Proble­ma­tisch bleibe zudem das Fahrtenbuch. „Hierfür gelten strenge formale Anfor­de­rungen.“ Es ist lückenlos und zeitnah zu dokumen­tieren, wer wann von wo nach wo gefahren ist. Die Strecke muss nachvoll­ziehbar genannt sein. Viele Firmen­chefs, so Schwab, bevor­zugten deshalb die Ein-Prozent-Regelung: „Auch wenn sie so steuerlich schlechter fahren, weil bei älteren Fahrzeugen die Kosten mitunter überkom­pen­siert werden.“

Abhilfe versprechen elektro­nische Fahrten­bücher. „Die müssen aber nachweislich manipu­la­ti­ons­sicher sein“, warnt Professor Stefan Nägele, Sprecher der Kommission Recht beim Bundes­verband mittel­stän­dische Wirtschaft (BVMW). Möglich sei etwa, dass sich die Mitar­beiter in einen Server beim Arbeit­geber einloggen. „So kann ein Betriebs­prüfer anhand der Back-up-Historie nachvoll­ziehen, ob alles seine Ordnung hat.“ Der Experte empfiehlt, sich zu einem Dienst­wagen immer steuerlich wie arbeits­rechtlich beraten zu lassen – gerade beim Arbeits­recht lauern ungeahnte Fallstricke. So gibt es oft Streit zwischen Arbeit­geber und -nehmer, wenn nicht klar ist, was bei Sonder­fällen mit dem Firmen­fahrzeug geschieht. Bei Byodo hat die Geschäfts­leitung das im Blick. „Jeder, der einen Firmen­wagen erhält, unter­schreibt ein Fahrzeug­über­las­sungs­pro­tokoll, das regelt, was passiert, wenn er etwa in Elternzeit geht, unbezahlten Urlaub nimmt oder den Betrieb verlässt“, erklärt Prokurist Stellner.

Bedin­gungen im Vertrag regeln

Natürlich lässt sich nicht jede Eventua­lität planen, weiß Nägele. „Aber oft fehlt eine grobe Strategie, die zeigt, warum ein Unter­nehmer jemandem einen Dienst­wagen überlassen will.“ Möchte er ihn an den Betrieb binden? Ist es Bequem­lichkeit, weil sich Hol- und Bring­dienste so leicht übertragen lassen? Braucht der Mitar­beiter ein Auto, um den Job schneller zu erledigen? Daraus folgt die Antwort auf die Frage, ob der Firmen­wagen privat genutzt werden darf. „Ist die Überlassung des Fahrzeugs im Arbeits­vertrag fixiert, kann ein Unter­nehmen sie nicht einfach einseitig wider­rufen“, warnt der Experte. „Auch nicht als erzie­he­rische Maßnahme, falls der Mitar­beiter die Leistung nicht mehr wie erhofft erbringt.“ Nur wer vor Vertrags­un­ter­schrift seine Intention sowie die Details mit Anwalt und Steuer­be­rater bespricht, kann fundierte Entschei­dungen fällen.

Sonderfall

Regeln für Geschäfts­führer-Gesell­schafter

Problem: Stellt die GmbH dem Geschäfts­führer-Gesell­schafter einen Firmen­wagen, wittert der Fiskus oft eine verdeckte Gewinn­aus­schüttung. Unter­nehmen sowie Geschäfts­führer müssten dann mehr Steuern zahlen.

Lösung 1: Der Geschäfts­führer wird wie ein normaler Arbeit­nehmer behandelt, die private Nutzung des Firmen­wagens in seinem Anstel­lungs­vertrag eindeutig geregelt. Dies bedarf eines Beschlusses der Gesell­schaf­ter­ver­sammlung. Er versteuert die Privat­fahrten wie jeder andere Mitar­beiter als zusätz­lichen Lohn.

Lösung 2: Der Geschäfts­führer fährt den Wagen nur geschäftlich, der Vertrag enthält ein ausdrück­liches und korrekt formu­liertes Privat­nut­zungs­verbot. In diesem Fall darf die GmbH alle Pkw-Kosten steuerlich absetzen.

DATEV

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Weitere Infor­ma­tionen finden Sie unter www.datev.de/reisekosten sowie im Fachbuch „Der Firmen­wagen“, Art.-Nr. 35170.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 02/2017

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