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Kassen­systeme – Papier­rollen sind Geschichte

Seit Jahres­beginn müssen alle elektro­ni­schen Kassen höhere Anfor­de­rungen an die Archi­vierung erfüllen, spätestens ab 2022 auch an die Manipu­la­ti­ons­si­cherheit. Wer Organi­sation und Technik nicht anpasst, riskiert scharfe Sanktionen.

Text: Eva-Maria Neuthinger


Der Gedanke an die letzten Betriebs­prü­fungen lässt Elmar Fedderke kalt. „Es fanden sich keine Mängel, wir hatten keine Nachzahlung“, so der Geschäfts­führer des Küchen­studios W. Walgenbach GmbH & Co. KG in Düsseldorf. Das ist beachtlich – im Einzel­handel entdecken Finanz­beamte oft Fehler in der Kassen­buch­führung. „Unsere Mitar­beiter sind gut im Umgang mit dem Kassen­system geschult und wissen genau, worauf sie achten müssen“, sagt Fedderke. Die Firma nutzt aktuelle Software und erhält von den Herstellern regel­mäßige Updates. Den souve­ränen Umgang mit dem Thema Betriebs­prüfung erleichtert die Tatsache, dass Fedderke und seine Co-Geschäfts­führer sich regel­mäßig mit dem Steuer­be­rater austau­schen: „Er infor­miert uns über wichtige Neuerungen, und an seine Empfeh­lungen halten wir uns.“

Schon wieder neue Vorgaben

Das ist eine weise Entscheidung, denn im Steuer­dschungel mit seinem Gewirr aus Gesetzen, Verord­nungen, Urteilen und Anwen­dungs­er­lassen verlieren Firmen­chefs ohne kundigen Führer leicht die Orien­tierung. Ein Beispiel für überra­schende Regel­än­de­rungen sind die Kassen­systeme.

Seit Jahres­beginn dürfen nur elektro­nische Lösungen genutzt werden, die jede Einzel­be­wegung aufzeichnen und zehn Jahre unver­än­derbar speichern. Tagesend­summen und Einzel­be­we­gungen sind täglich zu sichern und in maschinell lesbarer Form zu archi­vieren. Die Anfor­de­rungen waren bekannt, Unter­nehmer konnten sich vorbe­reiten. Dann stellte die Bundes­re­gierung kurz vor Ende der Übergangs­frist den Entwurf für eine weitere Geset­zes­än­derung vor, die Manipu­la­tionen verhindern und strengere Regeln für Betriebe mit Regis­trier­kassen vorgeben soll. Ärgerlich für alle, die gerade in neue Technik inves­tiert hatten, um die ab 2017 geltenden Vorgaben zu erfüllen: Mögli­cher­weise müssen sie die Kasse bis 2020 oder zum Ende einer Übergangs­frist am 1. Januar 2022 schon wieder austau­schen oder aufrüsten. Ob sie betroffen sind und wie die Neuerungen sich auf die Organi­sation der Kassen­führung oder die Aufzeich­nungs­pflichten auswirken, sollten Firmen­chefs mithilfe eines Experten klären. „Wir empfehlen jedem, der mit einer elektro­ni­schen Regis­trier­kasse arbeitet, ein Gespräch mit dem Steuer­be­rater“, unter­streicht deshalb Lothar Herrmann, Präsident der Steuer­be­ra­ter­kammer Hessen.

Anfor­derung ist zu erfüllen

Der kann plötz­liche Geset­zes­än­de­rungen nicht ahnen – aber er weiß, wie darauf zu reagieren ist. So ärgerlich überra­schende Neure­ge­lungen auch sein mögen, sie sind zu beachten. Mit dem Einsatz einer seit Januar verpflich­tenden Lösung zu warten und später ein System zu kaufen, das die ab 2020 geltenden Vorgaben erfüllt, ist keine Option. Entdeckt der Betriebs­prüfer beim nächsten Besuch eine veraltete Kasse, sind besten­falls hohe Zuschät­zungen fällig. Zudem ist noch nicht absehbar, wann die detail­lierten Anfor­de­rungen in Sachen Manipu­la­ti­ons­si­cherheit feststehen.

Klar ist nur, was sich grund­sätzlich ändert. Ein Sicher­heits­zer­ti­fikat für elektro­nische Kassen soll Verän­de­rungen an Aufzeich­nungen im Nachhinein ausschließen.

„Das Stichwort ist ‚Unver­än­der­barkeit‘“, so Herrmann. Die zerti­fi­zierte technische Sicher­heits­ein­richtung könnte ein Modul, ein Speicher­stick, eine digitale Schnitt­stelle sein. Bis Mitte 2017, heißt es in Berlin, bestimmt das Bundesamt für Sicherheit in der Infor­ma­ti­ons­technik, was das Zerti­fikat beinhaltet. „Übergangs­fristen für die erfor­der­lichen Inves­ti­tionen in neue Kassen­systeme sind daher von großer Bedeutung“, sagt Claudia Kalina-Kerschbaum, Geschäfts­füh­rerin der Bundes­steu­er­be­ra­ter­kammer. „Wir begrüßen die im Regie­rungs­entwurf vorge­sehene Regelung.“ Sie sollte aber einfacher werden. Unter­nehmer, die von 2010 bis 2016 eine bauart­be­dingt nicht aufrüstbare Kasse angeschafft haben, dürfen sie bis Ende 2021 nutzen. Alle anderen brauchen bereits ab 1. Januar 2020 ein neues Gerät mit zerti­fi­zierter techni­scher Sicher­heits­ein­richtung. „Es kann dadurch zu Missver­ständ­nissen kommen, weil unter­schieden werden muss, ob die Kasse bauart­be­dingt aufrüstbar ist oder nicht“, warnt Kalina-Kerschbaum.

Bald droht Kassen-Nachschau

Unmiss­ver­ständlich sind schon jetzt die Prüfmög­lich­keiten des Fiskus in Form der Kassen-Nachschau. Ab 2018 kann ein Mitar­beiter des Finanzamts unange­kündigt zu den üblichen Öffnungs­zeiten ins Geschäft kommen und die Kassen­führung inspi­zieren – compu­ter­ge­stützte Systeme wie auch Regis­trier- und offene Laden­kassen. Er darf Kassen­bücher, Aufzeich­nungen sowie relevante Organi­sa­ti­ons­un­ter­lagen sehen und elektro­nische Daten über die digitale Schnitt­stelle abrufen oder auf Daten­träger abspei­chern lassen. „Unter­nehmer sollten gegenüber dem Finanzamt auch jederzeit erklären können, wie ihre elektro­nische Kasse program­miert ist“, rät Herrmann.

Wenig Aufwand haben mit den Anfor­de­rungen wohl Betriebe, die im größeren Verbund arbeiten. „Unsere Kassen sind direkt mit unserer Zentrale verbunden, wir erhalten regel­mäßig Updates“, sagt Ursula Wintgens, die die Rewe Wintgens OHG in Bergisch Gladbach führt. „Ich gehe nicht davon aus, dass wir in den nächsten Jahren teuer inves­tieren müssen.“ Das sollte aber ebenso mit dem Steuer­be­rater geprüft werden wie der mögliche Verzicht auf eine elektro­nische Kasse. Markt­händler oder Betreiber offener Verkaufs­stellen mögen dies als Alter­native betrachten. Doch ist zu erwarten, dass Unter­nehmen mit offenen Laden­kassen schärfer kontrol­liert werden. Zudem erfordert dies hohen Aufwand und eine durch­dachte Organi­sation: Täglich müsste der Firmenchef dem Kassen­be­richt ein Zählpro­tokoll über den Kassen­be­stand beifügen. Barge­schäfte machen eben immer irgendwie Arbeit.

Hinter­grund

Das müssen Sie zum Thema Kasse wissen

AUFBEWAHRUNGSPFLICHT: Seit Jahres­beginn müssen elektro­nische Kassen­systeme detail­lierte Verkaufs­daten unver­än­derbar speichern. Die Infor­ma­tionen müssen bei Prüfungen abrufbar sein.

MANIPULATIONSSICHERHEIT: Elektro­nische Kassen­systeme sollen ab spätestens 2022 zusätzlich eine „zerti­fi­zierte Sicher­heits­ein­richtung“ haben. Die techni­schen Details werden noch entwi­ckelt.

ALTSYSTEME: Sind die Anfor­de­rungen nicht erfüllt, wird die Kassen­führung bei der Betriebs­prüfung wahrscheinlich beanstandet. Einnahmen werden geschätzt, Zusatz­prü­fungen veran­lasst.

AUSNAHMEN: Das Finanzamt unter­scheidet nicht nach Branchen oder Betriebs-größen. Jedes Kassen­system muss die jeweils geltenden Anfor­de­rungen vollständig erfüllen.

ALTERNATIVEN: Wer statt der elektro­ni­schen Regis­trier­kasse eine offene Laden­kasse nutzt, muss mit häufi­geren sowie inten­si­veren Prüfungen und eventuell Schät­zungen rechnen.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2017

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