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Digitaler Nachlass – gut geordnet, sicher verwahrt

Im Zeitalter von Internet, Cloud-Computing und Co. sollte für jedes Unter­nehmen neben dem üblichen auch ein digitaler Notfall­koffer gepackt werden. Wenn der Firmenchef dann ausfällt, bleibt sein Unter­nehmen trotzdem handlungs­fähig.

Text: Harald Klein


Peter Röhm setzt auf Risiko­streuung – daher verteilen sich die Infor­ma­tionen zu Websites oder Accounts seiner Firma sowie den Passwörtern auf mehrere Mitar­beiter. „Sie sind im ständigen Zugriff der Adminis­tra­toren und dokumen­tiert, Zugangs­rechte haben wir genau definiert“, so der Geschäfts­führer der Röhm Typofactory Marketing GmbH im württem­ber­gi­schen Sindel­fingen, die rund 30 Mitar­beiter zählt und zum Röhm Verlag gehört. So bleibt der Betrieb handlungs­fähig, falls zentrale Funkti­ons­träger oder der Chef nicht verfügbar sind: „Mit etwas Einar­beitung kann jeder Nachfolger übernehmen.“ Für die drei Unter­nehmen der Röhm-Firmen­gruppe ist die IT überle­bens­wichtig und hat höchste Priorität. Auch für den Fall, dass er selbst ausfällt und jemand Zugriff auf sensible Daten privater oder geschäft­licher Natur benötigt, um den Laden am Laufen zu halten, hat Röhm vorge­sorgt. Er wählte die Famili­en­va­riante: „Wir sind drei geschäfts­füh­rende Brüder, die eng zusam­men­ar­beiten, da weiß jeder, was im Notfall zu tun ist.“

Viele Unter­nehmer setzen auf Digita­li­sierung. Sie vertreiben Produkte im Webshop, bestellen Zubehör online, suchen Personal via Xing, schalten Werbung bei Google, nutzen E-Banking. In der Regel erleichtert und beschleunigt dies die Arbeit. Doch es kann sie erschweren und verlang­samen – wenn entschei­dende Träger des digitalen Know-hows im Betrieb, allen voran der Firmenchef, länger ausfallen und es dafür keinen Plan B gibt. Plötzlich ist der Zugriff auf Firmen­ac­counts beim Inter­net­pro­vider verwehrt: Die Website lässt sich nicht aktua­li­sieren, der Facebook-Auftritt nicht bearbeiten, kein Geld überweisen.

Trotz dieser Risiken scheint der „digitale Notfall­koffer“ bei vielen Unter­nehmern noch nicht populär zu sein, hat Mario Martini beobachtet. „Das mag damit zusam­men­hängen, dass Inter­net­nutzer generell nur selten ihr sogenanntes digitales Erbe organi­sieren, also festlegen, wer nach ihrem Tod auf Accounts, elektro­nische Daten und Vertrags­be­zie­hungen zugreifen darf und was damit geschehen soll“, so der Professor für Verwal­tungs­wis­sen­schaft, Staats­recht, Verwal­tungs­recht und Europa­recht an der Uni Speyer.

Gesetz­liche Regelungen fehlen

Immerhin 93 Prozent der Inter­net­nutzer haben nach einer Studie des Branchen­ver­bands BITKOM ihren digitalen Nachlass nicht geregelt. „Bei kleinen Unter­nehmen, wo viele Dinge ausschließlich Chefsache sind, kann es fatale Folgen haben, wenn beispiels­weise nicht festgelegt ist, wer beim Tod des Firmen­chefs die Zugriffs­rechte für dessen Accounts, Smart­phone und seine Mails besitzt“, warnt Martini. Schnell gehen etwa Aufträge verloren, weil Fristen dann nicht einge­halten werden.

Zusätzlich erschwert wird der Zugriff von Dritten auf das digitale Erbe eines Unter­nehmens durch die unklare recht­liche Situation, denn es fehlt hier an eindeu­tigen Regelungen für den Umgang mit Zugangs­daten zu Accounts sowie den dort gespei­cherten Daten. „Was die Vermö­gens­werte betrifft, ist offline wie online klar geregelt, dass sie auf die Erben übergehen“, erklärt Martini, der sich seit Langem intensiv mit dem Thema beschäftigt. „Schwierig wird es, wenn persön­lich­keits­re­le­vante Teile des digitalen Nachlasses betroffen sind, etwa rein private E-Mails ohne Vermö­gens­bezug.“ Der Bundes­verband mittel­stän­dische Wirtschaft (BVMW) in Berlin warnt mit Blick auf den E-Mail-Account, dass eine rein erbrecht­liche Einordnung mit dem Fernmel­de­ge­heimnis kolli­diere und das postmortale Persön­lich­keits­recht nicht auf die Erben übergehe.

Accounts werden herrenlos

Auch für das Löschen von digitalen Spuren fehlen eindeutige und verbind­liche Vorschriften. Grund­sätzlich müsste kein Inter­net­dienst den Erben den Zugang zu einem Konto gewähren, selbst wenn diese einen Erbschein und die Sterbe­ur­kunde vorlegen. Manche Anbieter löschen Konten, wenn diese eine gewisse Zeit inaktiv gewesen sind und sich kein Erbe meldet.

Andere versetzten den Account in einen Gedenk­status. Mittler­weile gibt es sogar Dienst­leister, die den digitalen Nachlass regeln. „Doch dieser Service ist zum einen häufig kosten­pflichtig“, betont Martini. „Zum anderen erhalten die Nachlass­ver­walter damit Zugriff auf höchst sensible persön­liche Daten.“ Er empfiehlt Unter­nehmern deshalb, lieber recht­zeitig vorzu­sorgen: Geräte sowie Accounts auflisten, Passwörter notieren, Zugriffs­rechte definieren, eventuell eine Vertrau­ens­person mit entspre­chenden Vollmachten ausstatten. „Am besten aufge­hoben sind die Dokumente im Safe beim Testament oder bei einem Notar oder Rechts­anwalt.“ Es muss aber beachtet werden, dass Passwörter aus Sicher­heits­gründen alle paar Monate zu ändern sind und dass jede Änderung in den Nachlass­un­ter­lagen entspre­chend aktua­li­siert werden muss.

„Eine andere Möglichkeit ist, Unter­lagen beim Steuer­be­rater zu hinter­legen, weil er gerade bei kleinen Betrieben ein enger Vertrauter ist, der ohnehin oft konsul­tiert wird“, so Roland Kleemann, Präsident der Steuer­be­ra­ter­kammer Berlin. Aus der Praxis weiß er, was fehlende Weitsicht eines Firmen­chefs im Umgang mit dem digitalen Nachlass anrichten kann. „Weil nach dem Tod des Inhabers keiner auf seine Accounts und Daten zugreifen konnte, wurde schon die Abwicklung von Betrieben unnötig verzögert.“ Darunter leiden auch die Mitar­beiter. Kleemann rät, Check­listen zu erstellen und sie abzuar­beiten sowie regel­mäßig zu aktua­li­sieren. „Manche Verlage bieten für diesen Fall auch hilfreiche Vordrucke.“

Klare Verfü­gungen sind wichtig

Simon Huck hat einen Vordruck für private Zwecke genutzt und mit dem Testament hinterlegt. Geschäftlich muss der Chef der Münchner E-Commerce-Agentur Cyberday GmbH ohnehin vorsorgen. „Unsere Compliance-Vorgaben erfordern ein striktes Passwort­ma­nagement.“ Seit einem Jahr hat Huck zudem einen Mitge­schäfts­führer. Handlungs­fä­higkeit und Fortbe­stand der Firma, die 15 Mitar­beiter zählt, sind damit nicht mehr nur an seine Person geknüpft. Mit der Neuge­staltung der Geschäfts­führung hat Huck alle privaten Daten aus Geschäfts­com­puter und Dienst-Smart­phone verbannt. Aus eigener Erfahrung rät er dies jedem Unter­nehmer, der seine Geräte beruflich wie privat nutzt: „Wer hier strikt nach privatem und geschäft­lichem Gebrauch trennt, kann seinen digitalen Nachlass viel einfacher regeln.“


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2017

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