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GoBS, GoBD, GDPdU: einfach erklärt

Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanz­ver­waltung innerhalb einer Außen­prüfung auf Firmen-EDV zugreifen. Betriebs­prüfer haben somit das Recht, gespei­cherte Daten einzu­sehen und die steuer­rele­vanten Daten auf einem Daten­träger zu verlangen. Praktisch erfolgt damit nahezu jede Betriebs­prüfung digital.


Die Rechts­grund­lagen zur digitalen Betriebs­prüfung finden sich in den §§ 146 und 147 der Abgaben­ordnung. Präzi­siert werden die Vorschriften durch Verwal­tungs­vor­schriften, die vom Bundes­mi­nis­terium der Finanzen (BMF) erlassen werden. In diesem Zusam­menhang tauchen immer wieder die Begriffe GoBS, GoBD und GDPdU auf, die in diesem Artikel verständlich darge­stellt werden.

GDPdU

GDPdU steht für „Grund­sätze zum Daten­zu­griff und zur Prüfbarkeit digitaler Unter­lagen“. Das BMF hat mit der GDPdU in einer Verwal­tungs­an­weisung vom 16. Juli 2001 die Rechts­normen aus der Abgaben-ordnung und dem Umsatz­steu­er­gesetz zur digitalen Aufbe­wahrung von Buchhal­tungen, Buchungs­be­legen und Rechnungen konkre­ti­siert.

Die GDPdU regelten insbe­sondere den Umfang und die Art des Zugriffs auf steuerlich relevante digita­li­sierte Daten, die Mitwir­kungs­pflichten Steuer­pflich­tiger bei Betriebs­prü­fungen und die Aufbe­wahrung und Archi­vierung von Unter­lagen. Nach den GDPdU konnte ein Betriebs­prüfer für den Zugriff auf Daten zwischen dem unmit­tel­baren Lesezu­griff, dem mittel­baren Zugriff über Auswer­tungen und der Daten­trä­ger­über­lassung in verschie­denen Formaten wählen. Die GDPdU wurden durch die GoBD zum
1. Januar 2015 abgelöst.

GoBS

Bei den GoBS handelt es sich um „Grund­sätze ordnungs­mä­ßiger DV-gestützter Buchfüh­rungs­systeme“. Auch hierbei handelt es sich um eine vom BMF am 7. November 1995 bekannt gegebene Verwal­tungs­an­weisung, welche die Grund­sätze ordnungs­ge­mäßer Buchführung im Hinblick auf die DV-Buchführung präzi­sierte.

Die GoBS stellten eine Erläu­terung zum Handels­ge­setzbuch und zur Abgaben­ordnung im Hinblick auf die ordnungs­mäßige Behandlung von elektro­ni­schen Dokumenten dar. Sie regelten insbe­sondere die Behandlung aufbe­wah­rungs­pflich­tiger Daten und Belege in elektro­ni­schen Buchfüh­rungs-systemen sowie in daten­si­cheren Doku-menten­ma­nagement- und revisi­ons­si­cheren Archiv­sys­temen. Zudem behan­delten sie verschiedene Verfah­rens­tech­niken wie Scannen und Daten­über­nahme.

Von beson­derer Bedeutung war das sogenannte interne Kontroll­system (IKS). Die GoBS enthielten Vorgaben für die Verfah­rens­do­ku­men­tation, die zum Nachweis des ordnungs­mä­ßigen Betriebs des Systems erfor­derlich war. Auch die GoBS wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015 abgelöst.

GoBD

Das BMF hat am 14. November 2014 die GoBD veröf­fent­licht. Die „Grund­sätze zur ordnungs­mä­ßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elektro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ regeln die formalen Anfor­de­rungen an die Buchführung und die Aufbe­wahrung von steuer­rechtlich relevanten elektro­ni­schen Daten und Papier­do­ku­menten unter Bezug auf die Grund­sätze ordnungs­mä­ßiger Buchführung.

Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektro­ni­schen Daten­zu­griff der Finanz­ver­waltung innerhalb von Außen­prü­fungen.
Durch die GoBD tritt keine Änderung der materi­ellen Rechtslage bezie­hungs­weise der Verwal­tungs­auf­fassung ein. Lediglich die allge­meinen Anfor­de­rungen an die ordnungs­mäßige EDV-gestützte Buchführung wurden näher ausge­führt. Zu den Inhalten der GoBD gehören insbe­sondere

  • die Anfor­de­rungen zur Führung von Büchern und Aufzeich­nungen aufgrund steuer­recht­licher Buchfüh­rungs- und Aufzeich­nungs­pflichten und außer­steu­er­lichen Buchfüh­rungs- und Aufzeich­nungs­pflichten, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind;
  • die Aufbe­wahrung von steuer­lichen und außer­steu­er­lichen Büchern und Aufzeich­nungen sowie
  • die Aufbe­wahrung von Unter­lagen zu Geschäfts­vor­fällen und zu deren Verständnis oder Überprüfung vorge­schrie­bener Aufzeich­nungen.

Des Weiteren enthält das Schreiben erläu­ternde Ausfüh­rungen zur Verant­wort­lichkeit für die Führung elektro­ni­scher Aufzeich­nungen und Bücher sowie zu allge­meinen Anfor­de­rungen wie

  • den Grund­sätzen der Nachvoll­zieh­barkeit, Nachprüf­barkeit, Wahrheit, Vollstän­digkeit, Richtigkeit und dem Beleg­wesen (Beleg­funktion), der Aufzeichnung der Geschäfts­vor­fälle, dem internen Kontroll­system (IKS), der Daten­si­cherheit, der elektro­ni­schen Aufbe­wahrung von Geschäfts­un­ter­lagen, dem Daten­zu­griff und der Verfah­rens­do­ku­men­tation zur Nachvoll­zieh­barkeit und Nachprüf­barkeit sowie
  • Fragen der Zerti­fi­zierung und Software-Testate.

Die GoBD sind prozess­ori­en­tiert aufgebaut und folgen dem Verbu­chungs­prozess, also dem Ablauf der buchfüh­rungs­pflich­tigen Trans­ak­tionen im Unter­nehmen. Zuerst werden die allge­meinen Anfor­de­rungen und die gesetz­lichen Regelungen darge­stellt. Darauf folgen Ausfüh­rungen zur korrekten Erfassung der Geschäfts­vor­fälle in zeitlicher Reihen­folge und sachlicher Ordnung, Kontrolle, Daten­si­cherheit, Unver­än­der­barkeit, Aufbe­wahrung, Nachvoll­zieh­barkeit und Daten­zu­griff.

Die GoBD sind von allen Buchfüh­rungs- bezie­hungs­weise Aufzeich­nungs­pflich­tigen zu beachten. Ihre Anwendung beschränkt sich daher nicht nur auf Systeme der doppelten Buchführung. Es sind ausdrücklich auch die steuer­lichen Aufzeich­nungs­pflichten einge­schlossen. Auch Unter­nehmen, die eine Einnah­men­über­schuss­rechnung erstellen müssen, sind betroffen. Darüber hinaus beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Neben­systeme der Finanz­buch­führung wie z. B. Material- und Waren­wirt­schaft, Lohnab­rechnung und Zeiter­fassung.


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