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E-Mail-Sicherheit – keine Chance für Daten­diebe

Infor­ma­tionen werden zunehmend elektro­nisch ausge­tauscht und archi­viert. Das erfordert den Einsatz zuver­läs­siger Verschlüs­se­lungs- und Speicher­systeme, die Hacker nicht knacken können. Mit den Lösungen von DATEV sind die Daten sicher.

Text: Michael Braun


Firmen­rechner werden gekapert, Daten geklaut, E-Mails umgeleitet – Angriffe von Cyber­kri­mi­nellen, Geheim­diensten und Gelegen­heits­ha­ckern auf Firmen­netze und elektro­nische Kommu­ni­kation sind an der Tages­ordnung. Ins Visier geraten nicht nur Konzerne, sondern auch kleine und mittlere Betriebe – schon deshalb, weil dort häufig das Sicher­heits­niveau zu wünschen übrig lässt. Viele Firmen­chefs inves­tieren hier nicht genug, da sie glauben, ihre Daten seien für niemanden inter­essant. Dabei ist schnell die wirtschaft­liche Existenz gefährdet, falls vertrau­liche Infor­ma­tionen auf Servern und in E-Mails in die falschen Hände geraten oder einfach böswillig gelöscht werden. Mithilfe der DATEV-Lösungen zum zuver­läs­sigen Schutz der digitalen Kommu­ni­kation lässt sich bei wenig Aufwand ein wirkungs­volles Sicher­heits­system schaffen – Stichwort Spam- und Viren­schutz, E-Mail-Verschlüs­selung, Authen­ti­fi­zierung.

Firmennetz konse­quent sichern

Netze sollten so profes­sionell gegen unbefugte Zugriffe geschützt sein, dass weder eine Verseu­chung mit Schad­software noch der Diebstahl von Daten droht. Diesem Zweck dient die Security-Dienst­leistung DATEVnet, sie sichert den Zugang zum Internet über eine DSL-, UMTS- oder andere Breit­band­ver­bindung. Ein DATEV-Router wird dafür ins Netz integriert und mit dem Breit­band­zugang verbunden. Über ihn läuft die sichere Kommu­ni­kation mit der sogenannten Internet-Service-Area (ISA) im DATEV-Rechen­zentrum. Ein zentrales Router-Management durch DATEV macht das Gerät wartungsfrei. In der Sicher­heitszone von DATEVnet werden einge­hende E-Mails und aufge­rufene Webseiten mehrfach auf mögliche Schad­codes überprüft. So ist der Nutzer durch ein konti­nu­ierlich gepflegtes, mehrstu­figes und zentral gesteu­ertes Sicher­heits­system weitrei­chend vor Bedro­hungen aus dem Internet geschützt. Zusätzlich kann er das integrierte, lokal zu instal­lie­rende Antivi­ren­pro­gramm VIWAS aktivieren.

Viele Infor­ma­tionen werden mit Kunden, Liefe­ranten, Beschäf­tigten, Steuer­be­ratern oder Insti­tu­tionen ausge­tauscht. Sie sollen vertraulich bleiben, wenn sie das eigene Netzwerk verlassen. Ist elektro-nische Post mit DATEV-E-Mail-Verschlüs­selung geschützt, sind sensible Inhalte in E-Mails auf dem Weg durchs Internet unberech­tigten Zugriffen entzogen. Die zentrale Lösung zur automa­ti­schen Ver- und Entschlüs­selung von elektro­ni­scher Post basiert auf DATEVnet und fügt sich ohne Software­instal­lation in die Arbeits­ab­läufe ein.

E-Mail-Verschlüs­selung sorgt dafür, dass ein verschlüs­selter E-Mail-Austausch mit jedem Empfänger möglich ist, unabhängig davon, ob er schon eine Verschlüs­se­lungs­software nutzt. Verfügt er nicht über eine DATEV SmartCard, DATEV mIDentity oder vergleichbare Verschlüs­se­lungs­zer­ti­fikate, wird eine alter­native Verschlüs­se­lungs­me­thode verwendet. Einge­hende verschlüs­selte E-Mails werden im Server auf Viren überprüft und von der Lösung zentral entschlüsselt. Bei einer Krank­heits­ver­tretung ist so die Bearbeitung der elektro­ni­schen Post gewähr­leistet. Entschlüs­selte E-Mails lassen sich in Dokumenten-Management-Systemen problemlos weiter­ver­ar­beiten.

E-Mails zuver­lässig archi­vieren

Weil E-Mails zunehmend steuerlich oder rechtlich relevante Inhalte haben, reicht es nicht mehr, die Geschäfts­kor­re­spondenz vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Es ist ebenso wichtig, elektro­nische Post einschließlich Anlagen nach den gesetz­lichen Vorgaben elektro­nisch zu archi­vieren, etwa für eine Außen­prüfung durch das Finanzamt. Eine Aufbe­wahrung von E-Mails in Papierform genügt aus recht­licher Sicht nicht. DATEV-E-Mail-Archi­vierung erledigt diese digitale Ablage der Korre­spondenz. E-Mails werden zentral und struk­tu­riert im E-Mail-Archiv gespei­chert, über Microsoft Outlook kann weiter wie gewohnt auf sie zugegriffen werden. Mit integrierten Suchmög­lich­keiten wie Betreff, Absender oder Datum kann eine autori­sierte Person rasch jede einzelne E-Mail im zentralen Archiv finden. Mit einer optio­nalen Volltex­ter­kennung kann auch in Inhalten von E-Mail-Anlagen recher­chiert werden.

Um Unter­neh­mens­daten im DATEV-Rechen­zentrum vor Zerstörung, Manipu­lation oder unerwünschten Zugriffen zu schützen, setzt DATEV auf ein mehrstu­figes Sicher­heits­system, das höchsten Standards entspricht. Das DATEV-Rechen­zentrum ist ISO-zerti­fi­ziert. Experten pflegen rund um die Uhr die Sicher­heits­in­fra­struktur. Damit und mit der zuver­läs­sigen Unter­stützung des steuer­lichen und recht­lichen Beraters ist der Anwender auch gesetzlich immer auf der sicheren Seite.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 04/2016

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