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Betriebs­ausflug! Willkommene Abwechslung

Gemeinsame Veran­stal­tungen fördern Teamgeist und Motivation. Wer seine Firmen­feiern oder -reisen richtig plant, kann die Ausgaben dafür weitgehend von der Steuer absetzen und so die Kosten­be­lastung der Teilnehmer minimal halten.

Text: Angelika Knop


Die Mitar­beiter der Firma Janssen Sanitär + Heizung in Heidelberg haben schon viel erlebt: Klettern im Hochseil­garten und Spuren­suchen beim Geocaching. Floßfahrt und Segway-Ausflug. Besuch einer Bierbrauerei und einer Weinprobe. Jedes Jahr laden Stefanie und Wolfgang Wurster, die 2002 den Betrieb übernommen haben, ihre Beschäf­tigten zu einem Ausflug ein – oft mit Anhang, alle zwei Jahre mit Übernachtung. Bei so einer Reise entstand auch die WhatsApp-Gruppe „Firmen­ausflug Janssen“, in der die Teilnehmer nun Geburtstage sowie andere Erleb­nisse teilen. „Bei uns geht es ohnehin familiär zu, aber nach einem Ausflug fühlen wir uns noch ein wenig mehr einander verbunden“, sagt Stefanie Wurster. „Ein gutes Betriebs­klima ist viel wert im Handwerk, wo mancher Firmenchef wohl bald mehr um Arbeits­kräfte werben muss als um Kunden.“ Ihrer Erfahrung nach kommen gemeinsame Aktivi­täten gut bei der Beleg­schaft an, etwa ein selbst gebautes Floß zu Wasser zu lassen.

Bei Kosten die Details beachten

Viele Unter­nehmer nutzen Betriebsfest und Firmen­ausflug als Instrument der Mitar­bei­ter­mo­ti­vation und -bindung, weil sich darin die Beson­derheit einer Organi­sation ausdrücken kann. Da gibt es den Seifen­kisten-Grand-Prix als Teamevent, gemeinsame Trommel­kurse für sonst eher „taktlose“ Gesellen oder einfach nur den bayeri­schen Hütten­abend auf der Alm, wo alle Kollegen die Seele baumeln und es sich in entspannter Atmosphäre gut gehen lassen können.

Mal organi­siert die Sekre­tärin, mal wird bei Spezi­al­an­bietern gebucht, oft Pakete mit Funsport­arten und Teambuil­ding­kursen inklusive Transport sowie Auswertung. Aber egal, ob internes Konzept oder externe Dienst­leistung, derartige Veran­stal­tungen kosten Geld – und zwar nicht nur das Unter­nehmen, sondern manchmal auch die Mitar­beiter. Jeder Firmenchef sollte deshalb bei der Planung einer Veran­staltung die finan­zi­ellen Details mit seinem Steuer­be­rater besprechen. Nur so lässt sich klären, ob die Ausgaben sich tatsächlich komplett absetzen lassen oder die Vorsteuer zum Abzug gebracht werden darf. Und – ganz besonders wichtig – ob für die Teilnehmer eine Kosten­be­lastung entsteht.

Steuer- und abgabenfrei gönnt der Fiskus einem Mitar­beiter für Betriebs­aus­flüge und -feiern maximal 110 Euro im Jahr. Zu berück­sich­tigen sind die gesamten Kosten, also alle Leistungen, die der Betrieb kauft – vom Reisebus für den Transport über die Saalmiete und Verpfle­gungs­kosten am Ort der Veran­staltung bis zu den Geschenk­tütchen für die Gäste. Die Summe wird durch die Zahl der Anwesenden geteilt, eine Begleit­person dann dem jewei­ligen Mitar­beiter zugerechnet. Liegen die Aufwen­dungen bei 60 Euro pro Kopf, entfallen 120 Euro auf einen Beschäf­tigten, der mit Lebens­partner oder Kind teilnimmt. Das sind zehn Euro über dem Freibetrag, die später als geldwerter Vorteil auf der Lohnab­rechnung stehen. Darauf entfallen Steuern und Sozial­ab­gaben – es sei denn, der Arbeit­geber übernimmt dafür die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent, so wie die Firma Janssen. „Wir wollen unseren Mitar­beitern ein Wohlfühl­paket bieten“, erklärt Stefanie Wurster. „Sie sollen sich zurück­lehnen und über nichts Gedanken machen.“

Reise mit Schulung kombi­nieren

Um bei großen Aktionen die Kosten­be­tei­ligung der Beschäf­tigten oder die pauschale Lohnsteuer durch den Arbeit­geber möglichst gering zu halten, ist es ratsam, einen Teil der Veran­staltung als Fortbil­dungs­maß­nahme zu planen, die komplett als Betriebs­ausgabe zählt. So beginnt etwa der Wochen­end­ausflug bei Janssen oft freitags mit Firmen­be­sich­tigung und Schulung bei einem Sanitär­her­steller. Drücken lassen sich die Gesamt­kosten auch, wenn die Mitar­beiter in Eigen­regie anreisen. Solche Details sollten genau mit dem Steuer­be­rater besprochen und dann beispiels­weise die zeitlichen Anteile von Fortbildung und Betriebs­ausflug exakt dokumen­tiert werden.

Ist ein Unter­nehmen in der richtigen Branche tätig, sind Ausflüge in entferntere Gegenden drin. Die viventura GmbH mit Sitz in Berlin verband im November 2015 Arbeit und Vergnügen bei einem Abstecher nach Brasilien. Der auf Südamerika spezia­li­sierte Reise­ver­an­stalter verlegte seine Aktivi­täten für zwei Wochen ins Fischerdorf Arraial do Cabo und holte dort 60 Mitar­beiter aus Europa und Südamerika zum Kennen­lernen, Austau­schen und zur gemein­samen Zielplanung zusammen. Das Tages­ge­schäft erledigten sie per Telefon und Internet, in der Freizeit lernten sie Land und Leute kennen. Jeder Mitar­beiter zahlte einen Eigen­anteil für sich und den Aufenthalt für Famili­en­mit­glieder sowie Urlaubstage, mit denen davor oder danach verlängert werden konnte. Die Reise war eine Belohnung für erreichte Umsatz­ziele. Von Südamerika können die Janssen-Beschäf­tigten nur träumen – im Handwerk geht es eben boden­stän­diger zu als in der Reise­branche. Aber Stefanie und Wolfgang Wurster haben schon den nächsten Ausflug geplant. Es geht nach Düsseldorf zum Werks­besuch bei einem Sanitär­her­steller. Und anschließend gibt es wieder ein spannendes Unter­hal­tungs­pro­gramm.

Rechts­rahmen

Das müssen Sie bei Fahrten und Feiern beachten

Voraus­setzung: Steuerlich begünstigt sind Veran­stal­tungen, die allen Mitar­beitern des Betriebs oder einer Abteilung offen­stehen, nicht aber Beloh­nungen nur für ausge­wählte Beschäf­tigte.

Freibetrag: Ohne Abzüge dürfen Unter­nehmer jedem Mitar­beiter bis zu 110 Euro und maximal zwei Veran­stal­tungen im Jahr spendieren. Für jeden Cent mehr zahlt der Arbeit­geber eine Lohnsteu­er­pau­schale von 25 Prozent oder der Begüns­tigte Steuern und Sozial­ab­gaben. Der Vorsteu­er­abzug entfällt für die ganz Summe.

Gesamt­kosten: Interner Aufwand, etwa zur Vorbe­reitung, bleibt unberück­sichtigt. Zählen An- und Abreise nicht zur Veran­staltung, können die Ausgaben getrennt geltend gemacht werden.

Kosten­auf­teilung: Wird ein Ausflug mit einer Fortbildung kombi­niert, etwa einem Fachse­minar oder Teament­wick­lungs­projekt, sind die beruflich veran­lassten Kosten für die Mitar­beiter steuer- und abgabenfrei, der Arbeit­geber kann Vorsteuer geltend machen. Der Anteil muss mit Zeitplänen und getrennten Rechnungen belegt werden, was mit dem Steuer­be­rater zu klären ist.

Unfall­ver­si­cherung: Der Schutz greift, wenn alle Beschäf­tigten des Betriebs/der Abteilung einge­laden und mindestens 20 Prozent anwesend sind – von Beginn bis Ende der Veran­staltung sowie auf dem direkten Hin- und Rückweg. Wer zu viel Alkohol trinkt, kann den Schutz verlieren.

Umfas­sende Unter­stützung: DATEV-Lösungen unter­stützen Sie beim ganzen Prozess der Reise­kos­ten­ab­rechnung. Fragen Sie Ihren Steuer­be­rater oder infor­mieren Sie sich unter www.datev.de/reisekosten.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 02/2016

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