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Beschaffung – so gibt es mehr fürs Geld

Online­shopping von Verbrauchs­ma­te­rialien verspricht weniger Aufwand und Kosten. Aber im Einkauf spielen auch Service und Vertrags­de­tails eine große Rolle. Oft ist der Bezug über Verbund­gruppen oder vom Händler vor Ort immer noch die beste Wahl.

Text: Harald Klein


Alexander Buschle hält die SDN Präzi­si­ons­technik GmbH auf Expan­si­onskurs. Ein Umsatzplus von 25 Prozent meldete der Zulie­ferer der Automobil-, Maschi­nenbau-, Medizin­technik- sowie Luft- und Raumfahrt­in­dustrie für 2015. Rund 30 eigene Mitar­beiter beschäftigt der Betrieb im württem­ber­gi­schen Denkingen. Dazu kommen 15 behin­derte Beschäf­tigte der Lebens­hilfe Rottweil, mit der SDN koope­riert. Gefertigt wurden im vergan­genen Jahr federnde Druck­stücke im Wert von rund 3,8 Millionen Euro. Damit im Kernge­schäft alles reibungslos funktio­niert, inves­tiert der Firmenchef kräftig, etwa in ein vollau­to­ma­ti­sches Lager­system, um schneller liefern zu können.

Vorsicht bei teuren IT-Anlagen

An anderer Stelle schaut der Maschi­nen­bau­me­cha­ni­ker­meister dafür auf jeden Cent. Der Einkauf einfacher Verbrauchs­güter läuft bei SDN digital. „Büroar­tikel wie Papier, Stifte oder Klammern bestellen wir online, Firmen­ge­schäfts­papier ebenfalls“, erklärt Buschle. „Das ist bis zu 30 Prozent billiger als vor Ort.“ Noch mehr spart er bei Papier­tü­chern, Handwasch­seife oder Pflaster – hier liegt der Online­preis bis zu 60 Prozent unter dem im statio­nären Handel. Selbst­zweck sind Kosten­sen­kungen aber nicht, entscheidend ist für Buschle das richtige Preis-Leistungs-Verhältnis. Rechner, Drucker oder Server etwa ordert er nicht via Internet, sondern beim Spezia­listen vor Ort mit einem Leasing- und Wartungs­vertrag über drei Jahre. „Hier ist der Preis zweit­rangig“, betont der Unter­nehmer. „Wichtiger ist eine ständige Verfüg­barkeit der EDV, weil wir vollständig digita­li­siert sind und ein Rechner­ausfall für uns Betriebs­still­stand bedeutet.“

Trotz dieser Einschränkung: Einen Großteil der Büroar­tikel und Verbrauchs­güter beschafft die SDN Präzi­si­ons­technik GmbH online. Damit befindet sich der Mittel­ständler in guter Gesell­schaft. Der E-Commerce-Markt boomt, stellte der Handels­verband Deutschland unlängst fest – auch wegen einer steigenden Zahl von gewerb­lichen Kunden, die sich attraktive Preise früher eher über Einkaufs­verbund, Genos­sen­schaft und spezielle Firmen­kun­den­karten im Großmarkt sicherten. Für 2015 erwartet der Inter­net­handel einen Umsatz von 42 Milli­arden Euro.

Aller­dings sollte jeder Firmenchef gut überlegen, wie sehr er auf Online­be­schaffung setzt. „Dabei gilt es, nicht nur auf den Preis zu schauen“, betont Astrid Auer-Reins­dorff, Vorsit­zende der Arbeits­ge­mein­schaft IT-Recht im Deutschen Anwalt­verein. „Unter­nehmer haben weniger Rechte als Verbraucher und können in teure Vertrags­fallen tappen.“ Stichwort Wider­rufs­recht: Verbraucher können online bestellte Ware ohne Angabe von Gründen innerhalb von 14 Tagen zurück­senden, Firmen­kunden nicht. „Manche Händler gewähren zwar ein sogenanntes Rücknah­me­recht, um für Gewer­be­kunden attraktiv zu sein“, weiß Auer. Die Frist beträgt dann 14 bis 30 Tage. Im Unter­schied zu Privat­leuten könnten Unter­nehmer ein Produkt aber nicht auf Tauglichkeit und Gefallen prüfen: „Sie dürfen die Ware nur einwandfrei und unbenutzt zurück­geben.“

Weniger Recht für Unter­nehmer

Lediglich bei Mängeln ist Firmen­kunden eine Rücksendung der Ware ohne die entspre­chende Klausel erlaubt, dann aller­dings müssen sie sich beeilen: „Unver­züglich nach Ablie­ferung durch den Verkäufer“, so heißt es im Paragraf 377 Handels­ge­setzbuch, müsse eine Lieferung unter­sucht, ein sofort erkenn­barer Mangel beim Verkäufer gemeldet und eine Minderung des Preises oder eine Rückgabe verlangt werden. Konkret bedeutet das: Der Abnehmer muss äußerlich beschä­digte Liefe­rungen sofort zurück- und auf Mängel binnen zwei bis drei Tagen hinweisen. Nur ein im Gebrauch entdecktes Problem kann noch in der Verjäh­rungs­frist von zwei Jahren moniert werden. Für Firmen­kunden aller­dings dürfen Verkäufer diese Frist auf ein Jahr halbieren. Nur der genaue Blick in die AGB des Online­shops kann also vor einer teuren Überra­schung schützen. Bei IT-Anlagen gibt es einen weiteren Trick: Die Risiken lassen sich hier minimieren, indem Hard- und Software zusammen gekauft wird. „In diesem Fall haftet der Lieferant dafür, dass die Anlage insgesamt funktio­niert“, erläutert Expertin Auer. „Die in der Praxis häufige Schuld­zu­weisung zwischen Hardware- und Software­an­bieter funktio­niert dann nicht.“

Einkauf im Verbund geht immer

Wer sich weder mit recht­lichen und techni­schen Details noch mit Preis­re­cherchen im Internet beschäf­tigen will, sollte weiter auf den gemein­samen Einkauf setzen. Spezielle Platt­formen wenden sich an Mittel­ständler, die in verwandten Branchen operieren oder große Mengen ähnlicher Produkte benötigen. Über die EMV-Profi System­zen­trale GmbH & Co. KG im ostwest­fä­li­schen Lage etwa, führende Verbund­gruppe für selbst­ständige Unter­nehmer der Heimwer­ker­branche, bündeln gut 360 Baube­triebe sowie Bau- und Garten­märkte ihre Bestel­lungen. Der gemeinsame Einkauf samt Beratung beispiels­weise zur Preis­ge­staltung und Werbung vor Ort durch die Zentrale verschafft ihnen günstigere Kondi­tionen bei Produkten und Dienst­leis­tungen sowie Know-how für das Alltags­ge­schäft.

Beratung gehört zum Konzept

Generell sind vor allem genos­sen­schaftlich organi­sierte Einkaufs- und Koope­ra­ti­ons­ge­mein­schaften sehr gefragt, die dem Mittel­stands­verbund in Berlin angehören, früher als Zentral­verband Gewerb­licher Verbund­gruppen (ZGV) bekannt. Die Gruppen sind in fast 50 Branchen aktiv, dazu zählen im Handel Rewe und Edeka, im Handwerk Bäko oder Dachde­cker­einkauf sowie im Dienst­leis­tungs­be­reich DATEV.

Die angeschlos­senen Betriebe setzen 490 Milli­arden Euro um. „Koope­ration bedeutet weit mehr als günstigen Einkauf“, betont Ludwig Veltmann, Haupt­ge­schäfts­führer des Mittel­stands­ver­bunds in Berlin. „Heute ist Multich­annel das Stichwort: Waren­bezug, Präsen­tation, Gestaltung der Verkaufs­räume und umfas­sende Beratung gehören zum gesamt­heit­lichen Konzept.“ Bei Bäko, der Verbund­gruppe für Bäcker und Kondi­toren, gibt es neben Backmitteln den energie­ef­fi­zi­enten Backofen, die passende Laden­aus­stattung sowie das richtige Reini­gungs­mittel. „Auch bei den zunehmend stren­geren Lebens­mit­tel­vor­schriften hilft Bäko, indem sie infor­miert und Tipps zur Verwendung sowie eine Angabe der Inhalts­stoffe liefert“, so Veltmann. Zudem seien Verbund­gruppen durch ihre besondere Konstruktion sehr inter­essant: „Sie sind als Genos­sen­schaft nicht an Gewinn­ma­xi­mierung orien­tiert und schütten ihren Ertrag zu großen Teilen an die Mitglieder aus, die dadurch noch einmal profi­tieren.“

Gute Kondi­tionen aushandeln

Wer genau weiß, was er will, kann im Einkauf auch als Solist viel heraus­holen. Dirk Schwegler in Fellbach bei Stuttgart bestellt prinzi­piell vor Ort. „Mir ist wichtig, orts- und regio­nal­be­zogen zu kaufen“, sagt der Maler­meister, der mit 15 Mitar­beitern gut eine Million Euro Jahres­umsatz erzielt. „Auch, da die Händler meine jetzigen oder künftigen Kunden sind.“ Er positio­niert sich im direkten Gespräch als verläss­licher Kunde und handelt gute Rahmen­be­din­gungen aus. Die Erfah­rungen sind positiv. Büroma­terial wie Drucker­kar­tu­schen, Papier oder Stifte etwa liefert sein Händler direkt in den Betrieb. „Für die am häufigsten bestellten Artikel verein­baren wir den Preis jährlich neu“, so Schwegler. Das lohnt sich auch finan­ziell: Er zahlt fünf bis acht Prozent weniger als bei Online­be­stel­lungen.

In bestimmten Bereichen aber würde der Firmenchef trotz theore­ti­scher Einspar­mög­lich­keiten nie das Risiko eingehen, dass etwas nicht klappt: Für die IT-Anlage mit drei PCs verlässt er sich – ebenso wie SDN-Geschäfts­führer Alexander Buschle – auf einen Fachmann in der Nähe. Der spielt Updates auf, kümmert sich um den Server und ist bei Problemen innerhalb eines halben Tages im Betrieb.

Beschaf­fungs­stra­tegie

Auf diese Beson­der­heiten sollten Sie beim Einkauf achten

ONLINEHÄNDLER: eignen sich für viele Büroar­tikel oder Verbrauchs­güter und bieten sehr günstige Kondi­tionen. Studieren Sie die AGB und achten Sie darauf, ob der Shop ein kosten- oder porto­freies Rücksen­de­recht einräumt und ob die Gewähr­leis­tungs­frist zwei Jahre beträgt. Unter­suchen Sie die Ware beim Eingang und geben Sie dem Zusteller beschä­digte Teile wieder mit.

LOKALE EINZELHÄNDLER: lassen bei den Kondi­tionen mit sich reden, wenn das Gespräch gut vorbe­reitet ist. Wer Vergleichs­preise recher­chiert hat, kann Rahmen­ver­träge zu ähnlich guten Kondi­tionen wie bei Online­händlern abschließen. Sinnvoll ist der Einkauf vor Ort vor allem bei Produkten, die später Service und Wartung erfordern. Wer IT-Anlagen und Software zusammen beschafft, erhält oft eine bessere Gewähr­leistung als bei getrennter Bestellung.

VERBUNDGRUPPEN: oder Einkaufs­ge­nos­sen­schaften bekommen wegen ihres hohen Order­vo­lumens bessere Kondi­tionen als einzelne Kunden und geben diesen Preis­vorteil größten­teils an ihre Mitglieder weiter. Außerdem können Genos­sen­schaften ihre Mitglieder beim Einkauf gut beraten, weil sie Eigen­heiten und Anfor­de­rungen der Branche bezie­hungs­weise des Unter­nehmens berück­sich­tigen. Mehr Infor­ma­tionen gibt es unter www.mittelstandsverbund.de.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2016

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