Fachartikel & News

Erset­zendes Scannen – ab in die Ablage P

Das Finanzamt billigt elektro­ni­sches Archi­vieren. Unter­nehmer können Dokumente scannen und das Original entsorgen – wenn sie die Vorgaben des Fiskus beachten.

Text: Eva-Maria Neuthinger


Für Jens Ristedt gehören elektro­nische Rechnungen zum Tages­ge­schäft. „Wir erhalten viele Rechnungen per Mail, die wir separat speichern und archi­vieren.“ Zu kämpfen hat der Inhaber der Ristedt City Modehaus GmbH in Bremen vor allem damit, dass Dateien an die zentrale Mailadresse gehen: „Das erschwert die Weiter­ver­ar­beitung, weil wir intern erst den richtigen Adres­saten ermitteln müssen“, klagt Ristedt – diese Suche nimmt bei dem Einzel­händler oft viel Zeit in Anspruch. Aber grund­sätzlich ist der Umgang mit digitalen Dokumenten einfach und einge­spielt.

Unter­lagen einscannen

Einge­spielt ist auch der Umgang mit Rechnungen, die auf Papier ankommen – nur ist es hier nicht ganz so einfach. Die Schreiben werden in der Buchhaltung bearbeitet und anschließend abgelegt, wie es seit jeher Usus ist, sagt Ristedt: „Wir archi­vieren klassisch in Ordnern.“ Mittel­fristig aber will er beginnen, Papier­belege zu scannen und den Prozess sauber zu dokumen­tieren. Dadurch könnte er erreichen, dass nicht nur die Angestellten und der Steuer­be­rater mit digitalen Dokumenten arbeiten, sondern dass zudem statt der aufwen­digen Lagerung von Akten die Entsorgung der Originale in der Ablage P möglich ist – in diesem Fall einem Akten­ver­nichter.

Eröffnet hat sich diese Perspektive, seit die Finanz­be­hörden das erset­zende Scannen akzep­tieren. Es besteht aus zwei Säulen: Beim Scannen eines Dokuments muss exakt sowie lückenlos nachweisbar einem genau vorge­ge­benen Prozess gefolgt werden. Und dann ist die digita­li­sierte Version nicht verän­derbar und jederzeit abrufbar in einem revisi­ons­si­cheren Archiv aufzu­be­wahren – die Funktionen bieten bereits heute Programme wie DATEV DMS classic pro oder DATEV Unter­nehmen online. „Das Finanzamt will jeden Schritt am Dokument nachvoll­ziehen können“, warnt Christian Michel, Experte beim Deutschen Steuer­be­ra­ter­verband in Berlin, jeden Unter­nehmer vor einem leicht­fer­tigen Umgang mit dem Verfahren. Nur so sei sicher­zu­stellen, dass nichts manipu­liert wurde. „Andern­falls dürfen Papier­do­ku­mente nicht vernichtet werden“, betont Michel.

Vorgehen dokumen­tieren

Wer das erset­zende Scannen nutzen will, sollte also mit dem Steuer­be­rater ein wasser­dichtes Verfahren entwi­ckeln und jedes Detail klären. Bundes­steu­er­be­ra­ter­kammer und Deutscher Steuer­be­ra­ter­verband haben eine Muster-Verfah­rens­do­ku­men­tation erarbeitet. Auf 19 Seiten werden mögliche Schritte beschrieben, von der Beleg­ver­ar­beitung im Posteingang über die Prüfung und Digita­li­sierung bis zur Archi­vierung. Das Muster verdeut­licht, was der Firmenchef beim rechts­si­cheren erset­zenden Scannen alles berück­sich­tigen muss.

Grund­sätzlich dürfen Unter­nehmer fast alle buchungs­re­le­vanten Belege elektro­nisch einlesen und danach vernichten, falls das gesamte Scanver­fahren detail­liert dokumen­tiert wird. Gescannte Dokumente dürfen nicht mehr verändert werden und der Origi­nal­zu­stand muss zweifelsfrei belegbar sein. „Der Unter­nehmer ist daher zunächst verpflichtet, eine entspre­chende Organi­sa­ti­ons­an­weisung zu erstellen“, erläutert Roland Kleemann, Präsi­di­al­mit­glied der Bundes­steu­er­be­ra­ter­kammer. „Sie regelt zum Beispiel, wer in der Firma scannen darf und welche Dokumente elektro­nisch archi­viert werden sollen.“

Wichtig ist, Dateien nicht nur irgendwo auf der Festplatte abzulegen. Sie sollten getrennt in einem revisi­ons­si­cheren System gespei­chert werden. Dort bleiben sie gemäß der Aufbe­wah­rungs­frist zehn Jahre und müssen – selbst falls sich die IT-Umgebung ändert –
jederzeit auszu­werten sein. Was gescannt wurde, darf nicht kopiert werden. Jede Rechnung ist einmal zu archi­vieren. Wird sie ausge­druckt und durch handschrift­liche Anmer­kungen ergänzt, etwa wenn der Mitar­beiter eine Rechnung korri­giert, muss sie erneut gescannt werden. Der Prozess sollte nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrol­liert werden. Deshalb sollten Dateien beim erset­zenden Scannen nur elektro­nisch weiter­ver­ar­beitet werden.

Revisi­ons­sicher archi­vieren

Stehen die Prozesse, ist das revisi­ons­si­chere Archi­vieren mit DATEV-Lösungen leicht, falls in der Zusam­men­arbeit mit dem Steuer­be­rater eine geeignete Software wie DMS classic pro oder eine für das Scannen explizit zerti­fi­zierte Lösung wie Unter­nehmen online genutzt wird und das DATEV-Rechen­zentrum als Archiv dient. Dann kommen alle Vorteile der Digita­li­sierung zum Tragen, vor allem die schnelle Suche nach Dokumenten und einfache Erledigung von Zahlungen. Experte Michel ist überzeugt: „Das erset­zende Scannen kommt aufgrund der Vorteile immer öfter zum Einsatz.“

Auch Bernd Annegarn will mittel­fristig digital archi­vieren. Die Annegarn GmbH in Münster ist auf Kälte-, Klima- sowie Geträn­ke­technik spezia­li­siert und hat vor allem gewerb­liche Kunden. Daher verschickt Annegarn Rechnungen fast nur noch elektro­nisch. Trotzdem hat er weiter einigen Aufwand mit Dokumenten, die Geschäfts­partner auf Papier senden: „Wir erhalten zahlreiche Belege per Post.“ Im erset­zenden Scannen sieht er Chancen, spürt aber auch einen gewissen Zugzwang. Er weiß: „Dem werden wir uns im Zeitalter der Digita­li­sierung sicher nicht entziehen können.“

Abschied vom Papier

Die wichtigsten Tipps für das erset­zende Scannen

Prozess: Arbeiten darf mit dem erset­zenden Scannen nur, wer organi­sa­to­risch und technisch alles richtig macht. Das muss mit dem Steuer­be­rater besprochen und vorbe­reitet werden. Er sorgt etwa für eine Verfah­rens­do­ku­men­tation, die den Anfor­de­rungen der Finanz­be­hörden genügt.

Scanver­fahren: Es muss genau vorge­geben sein, wie der Prozess abzulaufen hat. Besonders wichtig sind klare Verant­wor­tungs­be­reiche und Zustän­dig­keiten: Wer zeichnet die Rechnung ab, wer scannt, wer kontrol­liert, wer archi­viert? Jede Änderung der Zustän­dig­keiten ist zu notieren.

Technik: Für das Finanzamt ist festzu­halten, welche Geräte zum Einsatz kommen. Die entspre­chende Hard- und Software muss laufend so aktua­li­siert bezie­hungs­weise funkti­ons­fähig gehalten werden, dass Dokumente bis zum Ende ihrer Aufbe­wah­rungs­fristen jederzeit zu öffnen sind.

Überprüfung: Die Zahl der einge­scannten Belege muss jeden Tag aufge­zeichnet werden, die Prozess­schritte sind regel­mäßig in Stich­proben zu kontrol­lieren. Wichtig ist, dass Dritte aus Gründen des Daten­schutzes keinen Zugriff auf die elektro­ni­schen Dokumente haben.

Archi­vierung: Unumgänglich ist ein System mit getrenntem Pfad und eigenem Speicherort, das die revisi­ons­si­chere Ablage der einge­scannten Dokumente sicher­stellt. Ein einfaches Speichern der Dateien in einem Ordner auf der Festplatte reicht keines­falls aus.

Ausnahmen: Nicht jedes Dokument darf gescannt und entsorgt werden. Urkunden, Eröff­nungs­bi­lanzen oder Abschlüsse etwa sind weiterhin im Original aufzu­be­wahren. Über die Details infor­miert der Steuer­be­rater.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2016

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!