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Der Zugriff auf Kassen­daten einer Einzel­un­ter­neh­merin innerhalb einer Außen­prüfung

Der Bundes­fi­nanzhof hatte in einem aktuellen Fall zu entscheiden, ob das Finanzamt Zugriff auf die Kassen­daten einer Einzel­un­ter­neh­merin innerhalb einer Außen­prüfung hat. Zu entscheiden war die Frage, ob die Daten zum Waren­verkauf vom Daten­zu­griffs­recht des FA umfasst sind, da die Einzel­un­ter­neh­merin nicht zur Einzel­auf­zeichnung verpflichtet war.


In dem Streitfall erzielte eine Einzel­händ­lerin gewerb­liche Einkünfte aus dem Betrieb einer Apotheke. Sie war nach §§ 238 ff. des Handels­ge­setz­buchs (HGB) buchfüh­rungs­pflichtig und verwendete ein speziell für Apotheken entwi­ckeltes PC-gestütztes Erlöser­fas­sungs­system mit integrierter Waren­wirt­schafts­ver­waltung.

Die Tages­ein­nahmen wurden über modulare PC-Regis­trier­kassen erfasst, dann durch Tagesend­sum­menbons mit anschlie­ßender Nullstellung ausge­wertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch einge­tragen.

Das Finanzamt ordnete für die Streit­jahre eine Außen­prüfung bei der Einzel­händ­lerin an. Zusammen mit der Prüfungs­an­ordnung bat es um die Vorlage der ggf. in elektro­ni­scher Form gefer­tigten Buchhaltung auf einem maschinell verwert­baren Daten­träger.

Zur Prüfungs­vor­be­reitung forderte der Prüfer zudem, bestimmte Daten aus dem Waren­wirt­schafts­system – u. a. die „Einzel­daten der Regis­trier­kasse (Journal der EDV-Kasse sowie Daten der Z-Bons)“ und die „Einzel­daten des Waren­ver­kaufs“ – in elektro­nisch verwert­barer Form vorzu­legen.

Die Einzel­händ­lerin übersandte daraufhin eine CD mit bereit­ge­stellten Daten des Kassen­systems. Die Datei mit der Einzel­do­ku­men­tation der Verkäufe hatte sie zuvor entfernt, da sie der Ansicht war, das Finanzamt habe kein entspre­chendes Zugriffs­recht.

Die Einzel­un­ter­neh­merin war der Auffassung, dass das Finanzamt nicht berechtigt gewesen sei, Einsicht in die angefor­derte Verkaufs­datei zu nehmen, weil sie nicht verpflichtet gewesen sei, die von ihr getätigten Verkäufe im Einzelnen manuell oder auf einem Daten­träger aufzu­zeichnen.

Die Entscheidung

Mit Urteil vom 16.12.2014 (Az. X R 42/13) hat der Bundes­fi­nanzhof (BFH) entschieden, dass Einzel­händler nach den Grund­sätzen ordnungs­ge­mäßer Buchführung verpflichtet sind, im Rahmen der Zumut­barkeit sämtliche Geschäfts­vor­fälle einschließlich der über die Kasse bar verein­nahmten Umsätze einzeln aufzu­zeichnen.

Anders als das Finanz­ge­richt kam der BFH zu dem Ergebnis, dass die Einzel­un­ter­neh­merin nach § 238 Abs. 1 Satz 1 des Handels­ge­setz­buchs zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäfts­vor­fälle verpflichtet war und die Kassen­daten der Finanz­be­hörde in elektro­nisch verwert­barer Form überlassen musste.

Die Buchführung müsse stets einen zuver­läs­sigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Dritten müsse es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen. Deshalb sei es nach den Grund­sätzen ordnungs­ge­mäßer Buchführung erfor­derlich, dass verdichtete Buchungen in Einzel­po­si­tionen aufge­gliedert werden könnten.

Dies gelte auch für Barge­schäfte, sofern Einzel­auf­zeich­nungen dem Steuer­pflich­tigen zumutbar seien. Er könne zwar frei entscheiden, wie er seine Waren­ver­käufe erfasse. Entscheide er sich aber für ein Kassen­system, das sämtliche Kassen­vor­gänge einzeln und detail­liert aufzeichne sowie diese speichere, könne er sich nicht auf die Unzumut­barkeit der Aufzeich­nungs­ver­pflichtung berufen und müsse seine Aufzeich­nungen auch aufbe­wahren.

Die Finanz­be­hörde habe dann innerhalb einer Außen­prüfung das Recht, die mithilfe des Daten­ver­ar­bei­tungs­systems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwert­baren Daten­träger zur Prüfung anzufordern.


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