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Lohnsteuer-Nachschau: Vorteil durch Makel­lo­sigkeit

Betriebs­prüfer dürfen ohne Anmeldung die Geschäfts­räume betreten, Lohn­unterlagen einsehen und bei Auffäl­lig­keiten eine umfas­sende Lohnsteuer-Außen­prüfung starten. Daher sollten Zahlen mit dem Steuer­be­rater gut aufbe­reitet und dokumen­tiert werden.

Text: Sigrun an der Heiden


Dem Thema Betriebs­prüfung begegnet Thomas Bulle gelassen. In den letzten Jahren erlebte der kaufmän­nische Leiter der Schon­del­maier GmbH Presswerk im baden-württem­ber­gi­schen Gutach mehrfach, dass Kontrol­leure des Finanzamts gezielt dort nachbohren, wo sich vermutlich Geld eintreiben lässt: „Die haben ein Handbuch, das typische Fehler der Unter­nehmen auflistet.“ Auch der Betrieb, der kaltfließ­ge­presste hochwertige Bauteile für die Automobil- und Nutzfahr­zeug­industrie entwi­ckelt und fertigt, musste schon Lohnsteuer nachzahlen. „Wir waren davon ausge­gangen, dass Geschenke an Geschäfts­freunde von der Lohnsteuer befreit sind“, so Bulle. Im konkreten Fall traf dies jedoch nicht zu.

Kontrol­leure mit mehr Rechten

Für den Betriebswirt war das ärgerlich, aber kein Beinbruch. Weil Bulle weiß, dass der Teufel beim Lohnsteu­er­recht im Detail steckt, achtet er generell akribisch darauf, dass steuerlich relevante Zahlungen in der Lohnbuch­haltung exakt erfasst und sauber dokumen­tiert werden: „Die Unter­lagen sind elektro­nisch vorhanden, sodass wir sie dem Prüfer binnen einer Stunde vollständig vorlegen können.“ Beanstandet der etwas, wird reagiert. Strittige Fragen bespricht der kaufmän­nische Leiter mit dem Steuer­be­rater. Die 30-prozentige Pauschal­steuer für betrieblich veran­lasste Sachzu­wen­dungen (etwa Weihnachts­prä­sente an Geschäfts­partner) führt der Famili­en­be­trieb seit dem Hinweis des Finanzamts korrekt ab. Daher sagt Bulle: „Auf die nächste Prüfung sind wir gut vorbe­reitet, selbst wenn sie unange­kündigt erfolgt.“

Das können vermutlich nur wenige Unter­nehmer behaupten. Immer wieder sind Lohnsteu­er­nach­zah­lungen fällig, wenn der Fiskus Gehalts­ab­rech­nungen und Belege prüft. Und Firmen­chefs müssen zunehmend mit unange­kün­digten Kon­trollen rechnen, seit der Gesetz­geber den Finanz­ämtern eine neue Waffe gegeben hat: die Lohnsteuer-Nachschau. Analog zum Umsatz­steu­er­recht räumt er der Finanz­ver­waltung umfang­reiche Rechte ein, konkre­ti­siert in einem Schreiben des Bundes­mi­nisters für Finanzen vom Oktober 2014. „Kontrol­leure dürfen unange­kündigt den Betrieb während der Geschäfts- und Arbeits­zeiten betreten und Einsicht in die Lohnun­ter­lagen nehmen“, so Roman Seer, Professor für Steuer­recht an der Univer­sität Bochum. Sie prüfen, ob Lohn und Gehalt korrekt abgerechnet und versteuert wurden. Vorrangig dient die Lohnsteuer-Nachschau dazu, Schwarz­arbeit aufzu­decken sowie die Schein­selbst­stän­digkeit zu bekämpfen. Besonders im Fokus der Kontrol­leure stehen daher Baubranche, Gastro­nomie und Betriebs­neu­grün­dungen.

LOHNSTEUER-NACHSCHAU

Diese Rechte hat der Prüfer

BETRETEN: Er kann unange­kündigt in alle beruflich oder gewerblich genutzten Räume gehen, auch ins häusliche Arbeits­zimmer. Rein privat genutzte Räume sind aber tabu, und er darf Geschäfts­räume weder durch­suchen noch Unter­lagen beschlag­nahmen.

EINSEHEN: Er darf Lohn- und Gehalts­un­ter­lagen, Aufzeich­nungen, Bücher, Geschäfts­pa­piere und andere Urkunden studieren, die zur Ermittlung der Lohnsteuer relevant sind, und die Vorlage von Lohnab­rech­nungen verlangen.

BEFRAGEN: Er darf Arbeit­geber wie Mitar­beiter befragen sowie Auskünfte über Art und Höhe ihrer Einkünfte von den Beschäf­tigten fordern. Beide sind zur Mitwirkung verpflichtet.

DRUCKEN LASSEN: Er darf auf Daten der Lohnbuch­haltung zugreifen, wenn es erlaubt wird. Verweigert der Firmenchef die Zustimmung, muss er die Daten ausge­druckt aushän­digen.

AUSWEITEN: Er kann von der Nachschau nahtlos zur umfang­reichen Lohnsteuer-Außen­prüfung übergehen, wenn er dazu Veran­lassung sieht.

Prüfer begut­achten die Räume

Oft werden die Prüfer durch eine kurze Kontroll­mit­teilung oder Buchungs­fehler vergan­gener Jahre auf den Plan gerufen. „Die Finanz­be­amten verschaffen sich vor Ort einen Eindruck von den räumlichen Verhält­nissen, dem tatsächlich einge­setzten Personal und dem üblichen Geschäfts­be­trieb“, so Edgar Wilk, Präsident der Steuer­be­ra­ter­kammer Rheinland-Pfalz. Sie kon­trollieren, ob der Firmenchef die Lohnkonten richtig führt, den Aufzeich­nungs­pflichten nachkommt und Belege vorweisen kann. Zudem prüfen sie bei Betrieben mit vielen Aushilfen und Minijobbern, ob die Arbeits­ver­hält­nisse steuerlich korrekt einge­stuft und verbucht wurden. Fehler sind schnell passiert, zumal der Verdienst von Minijobbern durch die Einführung des Mindest­lohns leicht über die steuer­be­güns­tigte 450-Euro-Grenze rutschen kann.

Heikel wird es, wenn die Lohnsteuer-Nachschau neue Fragen aufwirft und der Prüfer steuer­liche Unregel­mä­ßig­keiten vermutet oder Fehler beim Steuer­abzug entdeckt. „Dann darf er nahtlos zur umfang­reichen Lohnsteuer-Außen­prüfung übergehen“, warnt Seer. Ob er die Lohnbuch­haltung auf Herz und Nieren prüft, ist Ermes­sens­sache. Falls der Firmenchef nicht koope­riert, sondern auf Zeit spielt oder Unter­lagen vorenthält, wird der Prüfer wahrscheinlich die Lohnkonten, Perso­nal­akten, Verträge und Belege über steuerfrei gezahlte Extras genau ansehen sowie die Gehalts­ab­rech­nungen mehrerer Jahre prüfen. Eine Prüfungs­an­ordnung braucht er nicht. „Er muss den Unter­nehmer nur schriftlich darauf hinweisen, dass sich eine Lohnsteuer-Außen­prüfung anschließt“, sagt Seer. Außerdem darf der Prüfer eine Geldbuße verhängen. Das Verzö­ge­rungsgeld beträgt mindestens 2.500 Euro. Wer dieses Szenario nicht vorher mit seinem Steuer­be­rater durch­ge­spielt hat, wird meistens kalt erwischt. Anders als bei einer routi­ne­mä­ßigen Lohnsteu­er­prüfung, die der Fiskus zwei Wochen vorher ankündigt, bleibt bei einer Nachschau mit anschlie­ßender Außen­prüfung keine Zeit, sich vorzu­be­reiten und die Unter­lagen auf Vordermann zu bringen. Der Finanz­beamte muss nicht einmal auf das Eintreffen des Steuer­be­raters warten, den der Unter­nehmer sofort alarmieren sollte.

Oft werden die Kontrol­leure fündig: Sie monieren, dass Grenzen für steuer­freie oder -begüns­tigte Zahlungen, für Sachzu­wen­dungen wie Tankgut­scheine und Kita-Zuschüsse oder Geschenke an Mitar­beiter und Kunden überschritten wurden. Die Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Nutzung von Geschäfts­wagen für Privat­fahrten führt ebenfalls oft zu Diskus­sionen mit dem Finanz­be­amten. Legt der Unter­nehmer keine aussa­ge­kräf­tigen Belege und kein ordentlich geführtes Fahrtenbuch vor, droht eine Lohnsteu­er­nach­zahlung.

Chef haftet für die Lohnsteuer

Der Firmenchef haftet als Arbeit­geber für die Abführung der Lohnsteuer sowie des Solida­ri­täts­zu­schlags und der Kirchen­steuer. Falls das Finanzamt die zu wenig entrichtete Steuer nicht vom Arbeit­nehmer bekommt, muss der Betrieb zahlen. „Deshalb sollten Unter­nehmer auf eine sorgfältige Lohnbuch­haltung achten und mit ihrem Steuer­be­rater besprechen, wie sie sich bei der Lohnsteuer-Nachschau am besten verhalten“, empfiehlt Professor Seer. Große Sorgfalt und gute Vorbe­reitung sind noch aus einem weiteren Grund entscheidend: „Durch das Erscheinen des Finanz­be­amten ist eine straf­be­freiende Selbst­an­zeige nicht mehr möglich“, warnt Kammer-Präsident Wilk.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 03/2015

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