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Forde­rungs­ma­nagement: Keiner rutscht durchs Raster

Durch Zahlungs­aus­fälle oder -verzö­ge­rungen können selbst starke Unter­nehmen in finan­zielle Not geraten. Ein voraus­schau­endes Forde­rungs­ma­nagement mit der passenden Software und erfah­renen Dienst­leistern hilft dabei, die Liqui­dität zu sichern.

Text: Eva Müller-Tauber


Im Geschäft mit Firmen­kunden geht heute wenig ohne großzügige Zahlungs­ziele, sie werden von Auftrag­gebern zunehmend als Finan­zie­rungs­in­strument genutzt. Auch Paul Greineder, der mit seiner Frau Margot Esser-Greineder die Pharmos Natur Green Luxury GmbH im oberbaye­ri­schen Uffing am Staffelsee leitet, räumt daher branchen­üb­liche Fristen ein. Wer sich aber darüber hinaus auf seine Kosten zusätz­liche Liqui­dität verschaffen will und Rechnungen zu spät oder nicht begleicht, hat schlechte Karten. Forde­rungs­ma­nagement und Mahnwesen des Herstellers von Heilpflan­zen­kos­metik sind straff organi­siert. Ein Compu­ter­pro­gramm infor­miert bei Ablauf des Zahlungs­ziels über nicht begli­chene Rechnungen. „Wir mahnen säumige Schuldner sofort, meistens ohne vorher anzurufen“, sagt Greineder. „Ausnahmen machen wir nur bei langjäh­rigen Kunden, die wir persönlich kennen.“

Neben diesem konse­quenten Vorgehen gibt es einen weiteren Grund dafür, dass der Firmenchef bislang kaum Forde­rungen über ein Inkas­sobüro oder einen Rechts­anwalt eintreiben musste. Eine sogenannte Delkre­de­re­ver­si­cherung sichert das Unter­nehmen bei Waren­lie­fe­rungen ins In- und Ausland für den Fall ab, dass jemand nicht zahlt. Zugleich behält der Kredit­ver­si­cherer die Bonität der Auftrag­nehmer im Blick und prüft die Zahlungs­fä­higkeit möglicher Neukunden. Bei einem negativen Ergebnis gibt es keinen Schutz im Rahmen der Delkre­de­re­police. Für Greineder heißt das, keine Geschäfts­be­ziehung einzu­gehen: „Wir arbeiten nur mit Abnehmern zusammen, bei denen unser Kredit­ver­si­cherer grünes Licht bezüglich deren Zahlungs­fä­higkeit gegeben hat.“

FORDERUNGSMANAGEMENT

Acht Tipps für den schnel­leren Weg zum Geld

Überprüfen Sie die Bonität, bevor Sie einem Kunden einen Kredit einräumen – und behalten Sie diese stets im Blick. Nutzen Sie dafür jede verfügbare Infor­ma­ti­ons­quelle.

Bieten Sie Zahlungs­an­reize. Durch Skonti sowie über eine enge Kontakt­pflege erreichen Sie eher, dass Kunden Ihre Rechnungen von sich aus frühzeitig begleichen.

Stellen Sie Rechnungen zeitnah. Vermeiden Sie dabei formale Fehler, die zu Rekla­ma­tionen und so zu berech­tigten Verzö­ge­rungen beim Begleichen der Forderung führen können.

Optimieren Sie Ihr Mahnwesen. Mahnen Sie nach einer kurzen Kulanzzeit. Prüfen Sie vorher akribisch, ob alle Leistungen komplett erbracht und alle Buchungen erfasst wurden.

Planen Sie Ihre Liqui­dität sorgfältig. Seien Sie bei erwar­teten Zahlungen nicht zu optimis­tisch. Klären Sie frühzeitig mit der Bank die Finan­zierung möglicher Außen­stände.

Setzen Sie Forde­rungen mit externer Hilfe durch. Helfen Mahnungen nicht weiter, sollten Sie einen Inkas­so­dienst­leister und einen Rechts­anwalt einschalten.

Erwägen Sie den Abschluss einer Delkre­de­re­ver­si­cherung. Sie prüft konti­nu­ierlich die Bonität Ihrer Kunden und zahlt im verein­barten Rahmen bei Forde­rungs­aus­fällen.

Denken Sie auch über Factoring nach. Der Forde­rungs­verkauf wird als langfris­tiges Finan­zie­rungs­in­strument immer inter­es­santer. Beim Full-Service-Factoring lassen sich sogar das firmen­eigene Mahnwesen sowie das Debito­ren­ma­nagement outsourcen.

Quellen: Gründer­zeiten 08 „Forde­rungs­ma­nagement“ des BMWi/Professor Bernd Weiß, Hochschule Bochum

Meiden Sie wenig solide Firmen

Wer wie Greineder regel­mäßig die Bonität der Kunden prüft, konse­quent Forde­rungen eintreibt und sich zudem gegen Zahlungs­aus­fälle absichert, minimiert das Risiko, durch finan­ziell angeschlagene Firmen selbst Liqui­di­täts­pro­bleme zu bekommen. Laut der Auswertung „Zahlungs­fä­higkeit deutscher Unter­nehmen“ der Bürgel Wirtschafts­in­for­ma­tionen GmbH & Co. KG in Hamburg vom Frühjahr 2015 bergen derzeit 290.000 Betriebe ein sehr hohes Zahlungs­aus­fall­risiko. „Durch Forde­rungs­aus­fälle entstehen Schäden in Milli­ar­denhöhe“, sagt Geschäfts­führer Norbert Sellin, „und durch Domino­ef­fekte können weitere Unter­nehmen in Schieflage geraten.“

Daher rät Bernd Weiß, detail­lierte Infor­ma­tionen zur Bonität einzu­holen, bevor Firmen ihren Kunden Zahlungs­ziele einräumen. „Die beste Vorsorge gegen Zahlungs­aus­fälle ist, kriti­schen Kandi­daten keinen Kredit zu gewähren oder mitunter ganz auf ein Geschäft zu verzichten“, so der Professor für Allge­meine Betriebs­wirt­schafts­lehre, Finanz­wirt­schaft und Controlling an der Hochschule Bochum, der zudem das Institut für Unter­neh­mens­dia­gnose (InDiag) leitet. Und die Rechnung sollte gestellt werden, sobald die Leistung erbracht ist – unbedingt unter Beachtung der formalen Details. „Jede Ungenau­igkeit in der Rechnung kann der Kunde nutzen, um die Zahlung hinaus­zu­zögern oder zu verweigern“, warnt Weiß. Wer den Auftrag­geber kurz vor Ablauf der Zahlungs­frist telefo­nisch frage, ob er mit der Leistung zufrieden sei, schlage zwei Fliegen mit einer Klappe: „Er holt wertvolles Feedback ein und kann nebenbei darauf hinweisen, dass bald die Rechnung fällig ist.“

Ist das Zahlungsziel überschritten, sollte spätestens nach einer Kulanz­woche eine schrift­liche Mahnung rausgehen. „Damit gerät der Kunde gesetzlich in Zahlungs­verzug“, so Weiß. Der tritt bei Rechnungen ohne festen Zahlungs­termin sonst automa­tisch 30 Tage nach Eingang der Rechnung beim Kunden ein. Ab dann muss der Schuldner den sogenannten Verzugs­schaden ersetzen. Dazu zählen Zinsen, mögliche Anwalts- oder Inkas­s­o­kosten sowie gegebe­nen­falls entgan­gener Gewinn. Seit Mitte 2014 dürfen Gläubiger pauschal 40 Euro für Mahnak­ti­vi­täten verlangen. Bei guten und langjäh­rigen Geschäfts­partnern, so Experte Weiß, empfehle sich aber zuerst ein Telefonat: „So lässt sich leicht heraus­filtern, ob der Abnehmer nicht zahlen kann oder nicht zahlen will – und es finden sich leichter Lösungen, damit der Gläubiger zu seinem Geld kommt und die Geschäfts­be­ziehung aufrecht­erhalten werden kann.“

Verringern Sie den Zinsnachteil

Auch aus steuer­licher Sicht sollten Firmen­chefs inter­es­siert sein, dass Rechnungen zügig beglichen werden. „Schließlich müssen sie für die Umsatz­steuer gegenüber dem Finanzamt in Vorleistung treten“, so Nora Schmidt-Kesseler, Haupt­ge­schäfts­füh­rerin der Bundes­steu­er­be­ra­ter­kammer in Berlin. „Je länger der Abnehmer mit der Zahlung wartet, umso höhere Zinsnach­teile erleidet der leistende Unter­nehmer aus seinem Zwangs­kredit an den Fiskus.“

Beim Forde­rungs­ma­nagement helfen kann der Steuer­be­rater, indem er zeitnah – je nach Organi­sation der Buchhaltung wöchentlich, vierzehn­täglich oder monatlich – einen Überblick über die offenen Forde­rungen erstellt. „Außerdem lassen sich durch Vergan­gen­heits­ana­lysen säumige Zahler heraus­ar­beiten, von denen der Unter­nehmer dann beispiels­weise Voraus­zah­lungen verlangen kann“, ergänzt Schmidt-Kesseler. Zusätzlich kann der Steuer­be­rater den Unter­nehmer über Möglich­keiten eines Factoring infor­mieren und berechnen, was für finan­zielle Vorteile aus einer Abgabe aller oder bestimmter Forde­rungen an ein Factoring-Unter­nehmen zu erwarten sind.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 03/2015

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