Fachartikel & News

Selbst­ma­nagement: Priori­täten müssen stimmen

Profes­sio­nelles Selbst­ma­nagement basiert auf dem Grundsatz der Effek­ti­vität. Ein Firmenchef sollte sich deshalb gezielt auf das Wichtigste konzen­trieren und auch mal Nein sagen – im eigenen Interesse wie in dem der Firma und ihrer Mitar­beiter.

Text: Eva Müller-Tauber


Kaum zu glauben: Ein Firmenchef sitzt nachmittags gemütlich Latte macchiato trinkend im Café. Anschließend geht er nicht ins Büro, sondern guten Gewissens zur Familie nach Hause, da er sein Arbeits­pensum für den Tag bereits erledigt hat.

Es gibt auch zu viel Kontrolle Früher hätte sich Christian Meier das nicht vorstellen können. Im Sommer 1999 gründete er die logic-base GmbH in Rain am Lech nahe Augsburg. Binnen eines Jahrzehnts entwi­ckelte sich das klassische Systemhaus mit zwei Beschäf­tigten zu einem E-Commerce-Spezia­listen mit rund 100 weitgehend hoch quali­fi­zierten Fachkräften. Meier tat, was er für richtig hielt und die Gesell­schaft von Unter­nehmern erwartet – arbeitete bis spät abends, hetzte von Termin zu Termin, machte kaum Pausen und möglichst viel selbst: „Zu Beginn habe ich jede E-Mail kontrol­liert, die an Kunden ging.“ Selbst­or­ga­ni­sation, nach eigener Einschätzung ohnehin nicht seine Stärke, war zweit­rangig. „Ich nutzte exzessiv mein Talent zu impro­vi­sieren, spontan auf Situa­tionen zu reagieren“, so Meier. Das ging gut, bis sein Körper 2008 bei einem Kunden­termin nicht mehr wollte: „Da war klar, dass es so nicht weitergeht, sonst bleiben die Firma und ich auf der Strecke.“

Dies war der Wende­punkt. Meier begann, sich auf seine Ziele und Kernkom­pe­tenzen als Firmenchef zu konzen­trieren. Er dachte mehr mittel- und langfristig, reduzierte gezielt sein Arbeits­pensum, delegierte. Er stellte erstmals eine Assis­tentin ein und regelte, welcher der damals 60 Mitar­beiter ihm wie zuarbeiten soll. Parallel dazu optimierte er seine Arbeits­tech­niken, um seine Zeit nicht nur für die richtigen Aufgaben, sondern auch effizient nutzen zu können. Zudem schaffte sich der Unter­nehmer Raum für Erholung: Eine einstündige Mittags­pause steht jetzt fest im Terminplan. Zu wichtigen Famili­en­festen wie Geburts­tagen nimmt er sich frei. Mindestens einmal im Jahr stärkt er durch mehrtägige Auszeiten in einem Rosen­heimer Gesund­heits­zentrum seine physi­schen wie psychi­schen Ressourcen.

Nur die wichtigsten Dinge zählen Sich von der Rolle des Getrie­benen zu verab­schieden und grund­legend umzudenken, lohnt sich für Unter­nehmer generell, so Martin-Niels Däfler. „Beherzige ich die vielen Selbst­or­ga­ni­sa­tions- und Zeitma­nage­ment­tipps, spare ich bis zu 15 Prozent an Zeit“, sagt der Professor für Kommu­ni­kation an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Frankfurt am Main. „Aber entscheidend ist, zu überlegen, was für mich die wirklich wichtigen Dinge sind, für welche Aufgaben es sich überhaupt lohnt, Arbeitszeit einzu­setzen.“ Richtiges Selbst­ma­nagement sei viel mehr als klassi­sches Zeitma­nagement: „Es ist die Fähigkeit des Menschen, sich so zu steuern, dass er das, was er im Leben anstrebt, tatsächlich erreicht.“

Multi­tasking treibt die Kosten Für Unter­nehmer bedeutet das beispiels­weise, als Erster zu entscheiden: Wohin will ich mit der Firma? Welche Kunden will ich wie erreichen? Welche Schritte muss ich wann wohin gehen? Was kann wer im Betrieb dafür tun? Und auch: Wo soll ich Nein sagen? „Selbst­ma­nagement basiert auf Effek­ti­vität, also darauf, die richtigen Dinge zu tun – dies bedingt, weniger zu machen, das aber gezielt und sorgfältig“, erklärt Däfler. „So ist man zugleich effizi­enter, und das ist die Dimension, die Unter­nehmer inter­es­siert.“

Oft wird im Betrieb aber Effek­ti­vität mit Effizienz verwechselt, auch was die Arbeit der Beschäf­tigten betrifft. Viele Chefs sehen auf die Kosten, aber nicht auf Qualität und Ergebnis. Gerade Inhaber kleiner Betriebe vergessen, dass es kontra­pro­duktiv ist, Mitar­beiter an vielen Projekten gleich­zeitig werkeln zu lassen. „Fehler­kosten, die durch Multi­tasking entstehen, erfasst keine Gewinn- und Verlust­rechnung“, so Däfler. „Und was nicht gemessen wird, wird nicht beachtet oder gesteuert.“ Oft fehle das Bewusstsein, wie viele Missver­ständ­nisse entstünden und wie viel Nacharbeit dann nötig sei, weil alles gleich­zeitig gemacht werden sollte statt eins nach dem anderen. „Ich darf als Unter­nehmer nicht nur kurzfristig auf den nächsten Auftrag und möglichst viel Umsatz schielen, sondern muss im Rahmen meiner Möglich­keiten und der äußeren Zwänge mittel- und langfristig denken“, sagt Däfler. Dazu zählt etwa die Frage, ob ein Auftrag frist­ge­recht und ohne Quali­täts­pro­bleme zu bewäl­tigen ist und genügend Gewinn abfällt.

Ein Chef muss loslassen können Entwi­ckelt ein Unter­nehmer die Fähigkeit zum Selbst­ma­nagement, kann er seine Mitar­beiter beim Selbst­ma­nagement unter­stützen, die heute mehr Verant­wortung und Handlungs­spielraum haben. „Das gelingt über entspre­chende Rahmen­be­din­gungen, Werkzeuge und klar definierte Prozesse“, so der Sozial- und Wirtschafts­psy­chologe Ottmar Braun, Professor an der Univer­sität Koblenz-Landau. „Aber vor allem dadurch, dass Chefs die Selbst­ma­nage­ment­kom­pe­tenzen der Mitar­beiter stärken.“ Dazu zählt Fortbildung und positive Psycho­logie – der Unter­nehmer sollte motivieren, wertschätzen und vertrauen.

Christian Meier hat seinen Führungsstil diesbe­züglich optimiert. Er kontrol­liert gezielt nur Arbeits­er­geb­nisse und lässt es bewusst zu, dass seine Mitar­beiter Projekte auf ihre Art erfolg­reich bewäl­tigen. Dreimal pro Woche geht er durch die Firma und tauscht sich mit der Beleg­schaft darüber aus, was funktio­niert und was nicht. In den meisten Abtei­lungen besteht Anwesen­heits­pflicht nur von 10:00 bis 15:30 Uhr. Soziales Mitein­ander wird großge­schrieben. Sitzt jemand nach 21:00 Uhr im Büro, soll das die Ausnahme und nicht die Regel sein. Heute weiß Meier: „Vorüber­ge­hende Hochphasen ausge­nommen, ist es mit gutem Selbst­ma­nagement sogar für Unter­nehmer wie mich machbar, die Arbeit in einer 50-Stunden-Woche zu erledigen.“ Für Meier ist sein Nachmit­tags­kaffee, mit dem er den Feier­abend einläutet, deshalb inzwi­schen keine Utopie mehr.

Effek­tiver Arbeiten: Diese Grund­regeln sollten Sie in Ihrem Betrieb einhalten

ZIELE DEFINIEREN Sie als Firmenchef müssen allen im Betrieb Orien­tierung bieten. A und O des profes­sio­nellen Selbst­ma­nage­ments ist es, Ziele und die Schritte dorthin zu formu­lieren. Was will ich? Wie will ich dahin kommen? Nur wer das weiß, kann seine Zeit gezielt einsetzen.

NEIN SAGEN KÖNNEN Ist ein neuer Auftrag gut für den Ruf oder um weitere Zielgruppen zu erschließen? Wird er sich rechnen und frist­ge­recht abzuwi­ckeln sein? Falls er jedoch zu viele Kapazi­täten bindet, kann es durchaus sinnvoll sein, einen Auftrag abzulehnen.

VERTRAUEN SCHENKEN Wer Mitar­beiter ständig kontrol­liert, vergeudet Zeit, die er besser nutzen kann. Zeigen Sie den Mitar­beitern, dass Sie ihnen zutrauen,
Aufgaben selbst­ständig zu erledigen. Erlauben Sie alter­native Lösungen, bewerten Sie nur Ergeb­nisse.

TECHNIKEN OPTIMIEREN Stellen Sie Tages- und Wochen­pläne auf. Priori­sieren und delegieren Sie. Ablage­systeme und E-Mail-Verwaltung müssen durch­dacht sein. Führt ein starker Moderator zielori­en­tiert durch die Themen, ufern Meetings nicht aus.

PAUSEN PLANEN Stärken Sie Körper und Geist mit Auszeiten. Treiben Sie Sport, pflegen Sie Hobbys, achten Sie auf Ihre Gesundheit. Wenn es Ihnen gut geht, sind Sie auch stark für andere. Aufop­ferung führt zu Burn-out und schadet der Firma.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 02/2015

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!