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Der elektro­nische Rechnungs­aus­tausch

Elektro­nische Rechnungen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Durch die Gleich­stellung der elektro­ni­schen Rechnung mit der Rechnung in Papierform sprechen viele Argumente für einen elektro­ni­schen Rechnungs­aus­tausch („E-Invoicing“): Neben dem gerin­geren Versand­aufwand kann bei den Druck­kosten, bei Porto und Papier kosten gespart und die Umwelt geschont werden.

Dieser Artikel gibt einen Überblick, was bei elektro­ni­schen Rechnungen zu beachten ist.


Gesetz­liche Anfor­de­rungen Die gesetz­lichen Anfor­de­rungen für elektro­nische Rechnungen müssen beim Austausch erfüllt werden. Hierzu zählt, dass die Pflicht­an­gaben einer Rechnung auch auf einer elektro­ni­schen Rechnung enthalten sein müssen. Zudem muss der Rechnungs­emp­fänger damit einver­standen sein, die Rechnung in elektro­ni­scher Form zu erhalten.

Äußerst wichtig ist, dass die Echtheit der Herkunft und die Unver­sehrtheit des Inhalts gewähr­leistet sind. Dabei müssen elektro­nische Rechnungen revisi­ons­sicher und elektro­nisch archi­viert werden. Die Aufbe­wah­rungs­frist und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre. Zu dem Merkmal der Lesbarkeit zählt zudem, dass die Finanz­ver­waltung bei Betriebs­prü­fungen, Umsatz­steu­er­son­der­prü­fungen oder Umsatz­steu­er­nach­schauen die Rechnungs­belege einsehen kann. Dazu muss entspre­chende Soft- und Hardware vorge­halten werden.

Echtheit der Herkunft und Unver­sehrtheit des Inhalts  Mit dem Kriterium der Echtheit der Herkunft soll gewähr­leistet werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungs­for­mular genannten Rechnungs­aus­steller kommt. Zudem soll mit dem Kennzeichen der Unver­sehrtheit des Inhalts sicher­ge­stellt werden, dass die Bezeichnung der Leistung, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.

Archi­vierung elektro­ni­scher Rechnungen Elektro­nische Rechnungen müssen in dem empfan­genen Format aufbe­wahrt werden. Empfangen Sie beispiels­weise eine Rechnung im PDF-Format, muss die Datei als PDF aufbe­wahrt werden. Die Aufbe­wahrung einer elektro­ni­schen Rechnung als Papier­aus­druck ist damit nicht zulässig. Das Anfor­de­rungs­kri­terium der maschi­nellen Auswert­barkeit ist bei Rechnungen, die mithilfe eines Daten­ver­ar­bei­tungs­systems erstellt werden, jedoch nicht gegeben, wenn diese nur im grafi­schen PDF-Format abgespei­chert werden. Hier ist eine Archi­vierung im ursprüng­lichen Daten­format bzw. im ASCII-, CSV-Format etc. erfor­derlich.

Anders zu beurteilen ist die Archi­vierung gescannter Eingangs­rech­nungen, die ursprünglich in Papierform vorge­legen haben. Hier ist von Beginn an keine maschi­nelle Auswert­barkeit gegeben. Betriebe sind nicht verpflichtet, bei der Archi­vierung eine maschi­nelle Auswert­barkeit herbei­zu­führen. Die Archi­vierung im PDF-Format ist hier zulässig.

ZUGFeRD Das Forum elektro­nische Rechnung Deutschland (FeRD) hat unter dem Namen ZUGFeRD ein einheit­liches Rechnungs­da­ten­format für den elektro­ni­schen Rechnungs­aus­tausch entwi­ckelt. Das Forum wurde unter dem Dach der vom Bundes­mi­nis­terium für Wirtschaft und Techno­logie auf Beschluss des Deutschen Bundes­tages geför­derten AWV – Arbeits­ge­mein­schaft für wirtschaft­liche Verwaltung e.V. im März 2010 gegründet.

Das vom Forum elektro­nische Rechnung Deutschland erarbeitete Format kann für den Rechnungs­aus­tausch zwischen Unter­nehmen, Behörden und Verbrau­chern genutzt werden und ermög­licht den Austausch struk­tu­rierter Daten zwischen Rechnungs­steller und Rechnungs­emp­fänger.

Das sogenannte ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektro­ni­scher Rechnung Deutschland) kombi­niert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungs­datei im XML-Format. Dieses Rechnungs­da­ten­format erlaubt ein standar­di­siertes Auslesen von Daten wie Rechnungs­betrag, Rechnungs­nummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachge­la­gerten Prozessen.

Fazit Der elektro­nische Rechnungs­aus­tausch bietet viele Vorteile. Um diese Vorteile nachhaltig zu sichern, sind einige wichtige Punkte zu beachten. Der Rechnungs­emp­fänger muss sich beispiels­weise um die geset­zes­kon­forme Aufbe­wahrung kümmern, um den Vorsteu­er­abzug nicht zu gefährden.

Der Rechnungs­steller muss sicher­stellen, dass die Rechnungen den „Grund­sätzen ordnungs­mä­ßiger EDV-gestützter Buchfüh­rungs­systeme“ (GoBS) und den „Grund­sätzen zum Daten­zu­griff und zur Prüfbarkeit digitaler Unter­lagen“ (GDPdU) entsprechen.

 

Bei Fragen sprechen Sie bitte Ihren zustän­digen Steuer­be­rater an.

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