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Telefon­kon­fe­renzen: weit entfernt und doch so nah

Mehr Flexi­bi­lität, besserer Infor­ma­ti­ons­aus­tausch, weniger Reise­kosten – für Teams mit Experten in verschie­denen Regionen sind Telefon­kon­fe­renzen optimal, solange alle Teilnehmer klare Spiel­regeln beachten und an die Abhör­si­cherheit gedacht wird.

Autor: Daniel Wolff


Kunden treffen, Konfe­renzen besuchen, Koope­ra­ti­ons­partner auswählen – sogar Inhaber kleiner Betriebe sind heutzutage öfter, länger sowie mit einem größeren Radius unterwegs, um den Laden am Laufen zu halten. Und auch ihre Beschäf­tigten: Einkäufer infor­mieren sich bei Zulie­ferern im Ausland, Monteure arbeiten tagelang auf entfernten Baustellen, Maschi­nen­führer erhalten intensive Schulungen beim Hersteller. So bleibt leicht die Kommu­ni­kation im Team auf der Strecke und ohne diese interne Abstimmung auch schnell ein wichtiges Projekt.

Nikolaus Starzacher kann das nicht passieren. Zwar ist der Gründer der Disco­vergy GmbH viel unterwegs, um seinen innova­tiven Strom­zähler zu vermarkten. Der Smart Meter infor­miert die Nutzer auf einem Inter­net­portal über ihren Strom­bedarf – sie haben so die Kontrolle über Verbrauch und Kosten. Aber auch auf Reisen kümmert sich der Firmenchef um den Ausbau seiner Dienst­leis­tungen, etwa in Form neuer Apps, mit denen Kunden ihre Werte aufs Handy holen können. Dafür greifen der Unter­nehmer und in wechselnder Besetzung zwölf Mitar­beiter an den Stand­orten Aachen und Heidelberg zum Hörer: „In Telefon­kon­fe­renzen bringen wir uns auf den neuesten Stand der Entwicklung.“

Auch im Verbund­for­schungs­projekt „Commu­nicare“ koordi­niert Starzacher die Arbeit ohne große Reise­kosten. Alle 14 Tage erörtern circa zehn Experten der acht Partner in zwei Telkos technische und projekt­be­zogene Aspekte der Frage, wie man über Daten zum Strom­ver­brauch heraus­findet, ob ältere Menschen Hilfe brauchen. „Es geht darum, sich ein Update zu geben, was seit dem letzten Austausch passiert ist“, so der Unter­nehmer.

Mit dieser Kommu­ni­ka­ti­ons­stra­tegie liegt Disco­vergy im Trend. „Telefon­kon­feren-zen werden immer wichtiger“, so Tomas Bohinc, Projekt-Kompetenz-Betreuer der Steinbeis-Hochschule Berlin. „Das zeigt sich schon daran, dass die Zahl der Anbieter in dem Bereich in Deutschland auf gut 50 angewachsen ist.“ Doch ihre Dienste brauchen Mittel­ständler nicht unbedingt: Bei überschau­barer Teilneh­merzahl können Telkos vom Bürote­lefon aus gestartet werden, und viele hauseigene TK-Anlagen erlauben auch Konfe­renz­schal­tungen. Ist diese Technik nicht verfügbar, lässt sich eine Einwahl­nummer mieten, die die Teilnehmer zur verein­barten Zeit anrufen. In diesem Fall zahlt jeder seine Leitung. Telefon­kon­fe­renzen lassen sich also je nach Anlass oder Teilneh­merzahl unter­schiedlich aufbauen – so flexibel handhabt das auch Disco­vergy, sagt Starzacher: „Kleine Absprachen führen wir über die Mobil­funk­netze, bei mehreren Teilnehmern nutzen wir den kosten­losen Service eines befreun­deten Unter­nehmens.“

An die Abhör­si­cherheit denken Nicht vergessen werden sollte das Thema Abhör­si­cherheit. Seit dem NSA-Skandal ist klar, dass an Telefon- oder Video­kon­fe­renzen auch ungebetene Gäste teilnehmen könnten. Wer nur ein paar Details ohne hohe Projekt­re­levanz klären will, die bald veraltet sind, mag mit einer ad hoc aufge­bauten Konfe­renz­schaltung zufrieden sein. Wer große Vorhaben im Detail besprechen und technische oder kalku­la­to­rische Interna klären möchte, sollte aber die Infra­struktur eines Dienst­leisters buchen, der – etwa via TÜV-Zerti­fikat – einen hohen Sicher­heits­standard nachweist. Das kann Abhör­ver­suche zumindest deutlich erschweren. Oder er inves­tiert – nach Beratung durch einen Experten – in einen eigenen Server für sichere Unter­neh­mens­kom­mu­ni­kation, der zu seinen Bedürf­nissen passt. Jedem Firmenchef sollte klar sein: Offene Konfe­renz­systeme wie Skype oder FaceTime mögen praktisch sein, sie können aber keine Abhör­si­cherheit bieten.

Das Gespräch gut struk­tu­rieren Produktive Gespräche erfordern auch eine gute Planung und klare Spiel­regeln, denn nur optimal vorbe­reitete Telkos bringen etwas. Am Anfang steht ein Termin, der allen ohne Zeitdruck und Paral­lel­be­lastung passt. Der Moderator braucht Kontakt­daten und Positionen der Betei­ligten, damit er sie vorstellen kann. „Bei unserem Forschungs­projekt legen wir eine Agenda mit wichtigen Punkten fest, damit die Teilnehmer sich vorbe­reiten können“, sagt Starzacher zum Prozedere bei Disco­vergy. „Dann kommt jeder der Reihe nach zu Wort.“ Zu Beginn sollte vereinbart werden, wer das Ergeb­nis­pro­tokoll schreibt. Festzu­halten gelten vor allem konkrete Aufgaben und Zeitpläne, damit jeder nach der Bespre­chung noch einmal schriftlich bekommt, was er bis wann zu tun hat.

Ganz wichtig ist der Moderator: Er erteilt das Wort, struk­tu­riert den Austausch, gibt den Zeitrahmen vor. Und er achtet darauf, dass sich Neulinge auf die Beson­der­heiten einer Telko einstellen. „Gerade unerfahrene Teilnehmer sagen etwa ihren Namen nicht deutlich“, so Tomas Bohinc. „Schreitet der Moderator hier nicht sofort ein, bleiben sich Gesprächs­partner fremd, da man später die Stimmen nicht mehr zuordnen kann.“ Der Moderator sollte daher alle Teilnehmer regel­mäßig auffordern, aktiv zu werden. Und das noch aus einem anderen Grund: Wer sich wenig beteiligt, neigt dazu, nebenbei zu arbeiten oder Mails zu schreiben – und Wichtiges zu verpassen. Trotzdem geht für Bohinc auch im Mittel­stand kein Weg an Telefon­kon­fe­renzen vorbei: „Immer mehr Menschen arbeiten heute teilweise in aller Welt verstreut in virtu­ellen Teams – für sie sind Telefon­kon­fe­renzen die einzige Möglichkeit für eine effiziente Zusam­men­arbeit.“

Check­liste

Das müssen Sie bei einer Telefon­kon­ferenz beachten


Begrüßung: Der Moderator stellt alle Teilnehmer laut und deutlich mit Namen und Position vor.

Agenda: Anschließend geht er kurz die auf der Tages­ordnung stehenden Themen durch, benennt den Proto­koll­führer und gibt, falls nötig, Hinweise zu Spiel­regeln und Arbeits­weise.

Diskussion: Im Gespräch achtet der Moderator darauf, dass sachliche Lösungen gesucht werden. Die Koope­ration fördert er, indem er jeden mindestens einmal zu Wort kommen lässt. Die Teilnehmer wiederum zeigen durch klare Antworten ihr Interesse an produk­tiver Zusam­men­arbeit.

Ergeb­nisse: Der Moderator oder ein dafür ausge­wählter Teilnehmer fasst die Ergeb­nisse noch einmal trans­parent zusammen, damit nicht nachträglich Verwirrung oder Wider­spruch entsteht.

Verab­schiedung: Bevor die Konferenz beendet wird, verab­schieden sich die Teilnehmer deutlich hörbar, damit sie sich positiv in Erinnerung bleiben, was für die weitere Koope­ration wichtig ist.

Protokoll: Jeder Teilnehmer erhält ein Protokoll der Telefon­kon­ferenz mit allen wesent­lichen erarbei­teten Inhalten als Referenz.

Quelle: Tomas Bohinc: „Telefon­kon­fe­renzen erfolg­reich führen: Vorbe­reitung – Durch­führung – Nachbe­reitung“ (Linde Verlag/Wien, 2012)



Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 03/2014

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