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Die steuer­recht­liche Reise­kos­ten­reform 2014

Die steuer­recht­liche Reise­kos­ten­reform ist zum Jahres­beginn in Kraft getreten. Bereits vor genau einem Jahr haben wir die wesent­lichen Züge an dieser Stelle vorge­stellt. Wegen der hohen Praxis­re­levanz werden die Änderungen hier detail­liert unter Berück­sich­tigung des Anwen­dungs­schreibens des Bundes­fi­nanz­mi­nis­te­riums vom 30. September 2013 darge­stellt.


Erste Tätig­keits­stätte statt regel­mä­ßiger Arbeits­stätte Zentraler Punkt der Reise­kos­ten­reform ist die Definition der ersten Tätig­keits­stätte, die künftig an die Stelle der regel­mä­ßigen Arbeits­stätte tritt. Der Arbeit­nehmer kann je Dienst­ver­hältnis höchstens eine erste Tätig­keits­stätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätig­keits­stätten haben.

Die Bestimmung der ersten Tätig­keits­stätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeits­recht­lichen Festle­gungen durch den Arbeit­geber. Voraus­setzung ist zudem, dass der Arbeit­nehmer in einer ortsfesten Einrichtung dauerhaft tätig werden soll.

Definition der Tätig­keits­stätte Tätig­keits­stätte ist die ortsfeste Einrichtung des Arbeit­gebers, der der Arbeit­nehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätig­keits­ge­biete ohne ortsfeste betrieb­liche Einrich­tungen sind keine Tätig­keits­stätten. Das häusliche Arbeits­zimmer des Arbeit­nehmers ist keine betrieb­liche Einrichtung des Arbeit­gebers. Damit gilt es auch nicht als erste Tätig­keits­stätte.

Beispiel: Der Vertriebs­mit­ar­beiter V für die Region A soll einmal wöchentlich an den Firmensitz nach B fahren, dem er zugeordnet ist. Dort soll er die anfal­lenden Bürotä­tig­keiten erledigen und an Dienst­be­spre­chungen teilnehmen. B ist erste Tätig­keits­stätte aufgrund der arbeits­recht­lichen Zuordnung. Dabei ist unerheblich, dass V überwiegend in der Region A und nicht in B tätig werden soll.

Der Anwen­dungs­be­reich der ersten Tätig­keits­stätte wird weiter gefasst als der Begriff der regel­mä­ßigen Arbeits­stätte. Insbe­sondere für die Abord­nungen innerhalb von Konzernen, für die Zeitar­beit­nehmer und für Mitar­beiter, die dauerhaft bei einem Kunden einge­setzt sind, wollte der Gesetz­geber die steuer­lichen Vorteile von Dienst­reisen ausschließen.

Eine erste Tätig­keits­stätte kann daher eine ortsfeste Einrichtung des Arbeit­gebers, die ortsfeste Einrichtung eines verbun­denen Unter­nehmens nach § 15 AktG oder die ortsfeste Einrichtung eines Dritten, z. B. eines Kunden, Mandanten, einer Entleih­firma, sein.

Keine dauer­hafte Zuordnung des Arbeit­nehmers zu einer betrieb­lichen Einrichtung Fehlt es an einer dauer­haften Zuordnung des Arbeit­nehmers zu einer betrieb­lichen Einrichtung durch dienst- oder arbeits­recht­liche Festlegung oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig, ist von einer ersten Tätig­keits­stätte an der betrieb­lichen Einrichtung auszu­gehen, an der der Arbeit­nehmer typischer­weise arbeits­täglich oder je Arbeits­woche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner verein­barten regel­mä­ßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll.

Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen Das bisherige 3-stufige System der Pausch­be­träge für Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen wird aufge­geben zugunsten eines 2-stufigen Systems. Der bisherige niedrigste Pausch­betrag in Höhe von 6 Euro für Abwesen­heits­zeiten von mindestens 8 Stunden bis maximal 14 Stunden entfällt vollständig.

Für eintägige auswärtige Tätig­keiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätig­keits­stätte eine Pauschale von 12 Euro berück­sichtigt werden.

Dies gilt auch, wenn der Arbeit­nehmer seine auswärtige beruf­liche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalen­der­tagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätig­keits­stätte abwesend ist. Ist der Arbeit­nehmer an einem Kalen­dertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalen­der­tagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesen­heits­zeiten dieser Tätig­keiten zusam­men­zu­rechnen.

Für die Kalen­dertage, an denen der Arbeit­nehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätig­keits­stätte beruflich tätig ist (auswärtige beruf­liche Tätigkeit) und aus diesem Grund 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann weiterhin eine Pauschale von 24 Euro als Werbungs­kosten geltend gemacht bzw. vom Arbeit­geber steuerfrei ersetzt werden.

Für den An- und Abrei­setag einer mehrtä­gigen auswär­tigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindest­ab­we­sen­heitszeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungs­kosten berück­sichtigt bzw. vom Arbeit­geber steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeit­nehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätig­keits­stätte aus antritt.

Für Tätig­keiten im Ausland gibt es nur noch zwei Pauschalen in Höhe von 120 Prozent und 80 Prozent der Auslands­ta­ge­gelder nach dem Bundes­rei­se­kos­ten­gesetz unter den gleichen Voraus­set­zungen wie bei den inlän­di­schen Pauschalen. Die entspre­chenden Beträge werden durch BMF-Schreiben bekannt gemacht. Im Hinblick auf die bei auswär­tigen beruf­lichen Tätig­keiten im Ausland oftmals über Nacht oder mehrere Tage andau­ernden An- und Abreisen genügt es für die Quali­fi­zierung als An- und Abrei­setag, wenn der Arbeit­nehmer unmit­telbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet.

Kürzung der Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen um gewährte Verpflegung Werden Arbeit­nehmer anlässlich oder während einer Dienst­reise vom Arbeit­geber oder auf dessen Veran­lassung von einem Dritten verpflegt, müssen die steuer­freien Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen gekürzt werden.

Die vom Arbeit­geber während einer auswär­tigen Tätigkeit im Inland gestellten Mahlzeiten werden wie bisher mit dem amtlichen Sachbe­zugswert angesetzt, wenn der Wert jeder gestellten Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt. Eine wichtige Neuerung ist, dass wenn der Arbeit­nehmer zusätzlich zur Mahlzei­ten­ge­stellung eine Verpfle­gungs­pau­schale erhält, nicht mehr der Sachbe­zugswert angesetzt wird. Statt­dessen wird die Verpfle­gungs­pau­schale typisierend um einen auf die Verpfle­gungs­pau­schale für eine 24-stündige Abwesenheit bezogenen Pauschalsatz gekürzt:

Für ein Frühstück werden 20 Prozent des maximalen Tages­satzes für eine 24-stündige Abwesenheit (in Deutschland 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) angerechnet. Für ein Mittag- oder Abend­essen werden jeweils 40 Prozent des maximalen Tages­satzes für eine 24-stündige Abwesenheit (in Deutschland 40 Prozent von 24 Euro = 9,60 Euro) angerechnet.

Unter­kunfts­kosten im Rahmen der doppelten Haushalts­führung Eine doppelte Haushalts­führung liegt vor, wenn der Arbeit­nehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätig­keits­stätte einen eigenen Haushalt unterhält und auch am Ort der ersten Tätig­keits­stätte wohnt. Die Anzahl der Übernach­tungen ist dabei weiterhin unerheblich.

Als Unter­kunfts­kosten für eine doppelte Haushalts­führung im Inland werden zukünftig die dem Arbeit­nehmer tatsächlich entstan­denen Aufwen­dungen für die Nutzung der Wohnung oder Unter­kunft höchstens bis zu einem nachge­wie­senen Betrag von 1.000 Euro im Monat anerkannt.

Die bisherige Prüfung der Notwen­digkeit und Angemes­senheit entfällt; auch auf die Zahl der Wohnungs­be­nutzer (Angehörige) kommt es nicht mehr an.

Unter­kunfts­kosten im Rahmen einer Auswärts­tä­tigkeit Als Werbungs­kosten abzugs­fähig sind Unter­kunfts­kosten bei einer Auswärts­tä­tigkeit. Hierbei muss es sich um notwendige Mehrauf­wen­dungen eines Arbeit­nehmers für beruflich veran­lasste Übernach­tungen an einer Tätig­keits­stätte handeln, die nicht erste Tätig­keits­stätte ist.

Bei länger­fris­tiger Auswärts­tä­tigkeit wird eine neue Zeitbe­grenzung einge­führt: Arbeit­geber können beruflich veran­lasste Übernach­tungs- bzw. Unter­kunfts­kosten künftig nur noch im Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt erstatten. Danach sind monatlich nur noch bis maximal 1.000 Euro pro Monat steuerfrei möglich.

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