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Geschenke – kompli­zierte Spiel­regeln

Bei Präsenten an Geschäfts­partner schaut das Finanzamt immer ganz genau hin. Nur wer Höchst­grenzen und Dokumen­ta­ti­ons­pflichten exakt einhält, kann seine Kosten für die kleinen Aufmerk­sam­keiten steuer­min­dernd absetzen.

Autor: Angelika Knop


Ab September startet bei der Fa-Ro Marketing GmbH die Weihnachts­vor­be­reitung. Dann beginnen die Kreativen der Münchner Full-Service-Agentur, an einem origi­nellen Geschenk für ihre Geschäfts­partner zu tüfteln. „Wir haben noch nie etwas Fertiges gekauft“, so Inhaber Falko von Schwe­initz. „Denn das Präsent soll ja nicht nur Freude machen, sondern auch zeigen, wie wir ticken.“ Es gab schon ein litera­ri­sches Memory und ein Glossar mit allen wichtigen Werbe­be­griffen. Begeistert aufge­nommen wurde das Spiel „Die Agentur“: Als Vorlage für das Spiel­brett dienten die eigenen Büroräume, gewonnen hatte nach Würfeln und Begriffe­raten, wer die meisten Grafiker, Konzep­tioner und Texter besaß. Trotz hochwer­tiger Gestaltung und liebe­voller Details sind die Kosten für diese kleinen Aufmerk­sam­keiten immer überschaubar, weil die Präsente im Barter­handel entstehen. Fa-Ro liefert die Idee, Druckerei und Buchbin­derei steuern ihre Arbeit bei. So bekommen alle Partner für wenige Euro ein einzig­ar­tiges Geschenk für Kunden und Geschäfts­partner.

Im Rahmen bleiben sollen die Kosten auch, damit sie problemlos steuer­min­dernd abgesetzt werden können – was nicht automa­tisch der Fall ist. Viele Unter­nehmer wissen nämlich nicht, dass für Präsente besondere Regeln gelten. Während andere Werbungs­kosten, von der Klein­an­zeige bis zum reprä­sen­ta­tiven Firmen­wagen, relativ einfach als Aufwendung geltend gemacht werden können, gibt sich der Fiskus bei Geschenken streng: Nur bis zu 35 Euro pro Empfänger erkennt er im Jahr als gewinn­min­dernd an. Jeder Cent zu viel führt dazu, dass sämtliche Präsente an diese Person nicht abziehbar sind – weder bei den Betriebs­aus­gaben noch bei der Vorsteuer. Außerdem verlangt das Einkom­men­steu­er­gesetz, dass die Buchhaltung die Ausgaben auf ein separates Konto bucht und eine Liste der Empfänger führt.

Ausnahmen für Streu­ar­tikel Eine Ausnahme gilt nur für sogenannte Streu­wer­be­ar­tikel im Wert von bis zu zehn Euro. Wer auf einer Messe also Luftballons oder Kugel­schreiber mit seinem Firmenlogo verteilt, muss sich nicht die Namen der Stand­be­sucher aufschreiben. Um sich die Dokumen­tation zu ersparen, bleiben Unter­nehmen daher auch bei Weihnachts­prä­senten gern unter der Zehn-Euro-Grenze. Viele Finanz­ämter akzep­tieren das. Aber nicht alle. „Bei einem praxis­nahen Betriebs­prüfer haben Sie sicher kein Problem“, so Manfred Schlösser vom Promo­tional Present Service Institute (PSI) in Mainz. „Aber es gibt ja auch praxis­ferne Zeitge­nossen.“ Er erinnert sich an einen Fall, in dem das Finanzamt vom Unter­nehmer die Namen von 2.000 Leuten erfahren wollte, an die er Schlüs­sel­an­hänger mit seinem Firmenlogo verschenkt hatte – für den Stück­preis von rund zwei Euro. Wer also auf Nummer sicher gehen will, sollte Präsente unabhängig vom Wert lieber sauber dokumen­tieren – mit Fotos von Artikel, Verpa­ckung und Grußkarte. Es sei denn, sie werden tatsächlich sehr breit „gestreut“, beispiels­weise von einem Promo­tionteam in der Fußgän­gerzone.

Probleme mit Compliance Rastal, Spezialist für Glasdesign, -produktion und -dekoration im B2B-Bereich, hat sich auf die Vorgaben einge­stellt. Das Unter­nehmen in Höhr-Grenz­hausen bei Konstanz bietet Bestellern auf seiner Webseite einen Rechner, mit dem sie Gefäß, Gravur und Karton so wählen können, dass sie im Kosten­rahmen bleiben. „Unsere Kunden kennen die Preis­grenzen“, sagt die Kommu­ni­ka­ti­ons­ver­ant­wort­liche Sabine Sahm. „Was über den steuer­lichen Grenzen liegt, wird kaum nachge­fragt.“ Rastal selbst hat früher edle Gläsersets verschenkt. Zum Beispiel „heraus­ra­gendes Design der vergan­genen Jahrzehnte neu inter­pre­tiert“, mit Swarovski-Steinen und dennoch unter der 35-Euro-Grenze. Noch heute sieht Sabine Sahm diese guten Stücke bei Kunden auf dem Schreib­tisch. Aber die Verteilung hat man irgendwann gelassen, weil immer mehr Mitar­beiter von Handels­ketten oder Braue­reien diese Geschenke nicht länger annehmen durften, weil sie sich nicht mit den neuen Compliance-Standards vertragen. Denn auch das sollten Firmen­chefs bedenken, die etwas verschenken wollen: Über steuer­liche Rahmen­be­din­gungen können sie mit dem Steuer­be­rater reden, um auf der sicheren Seite zu sein. Aber vor allem bei größeren und öffent­lichen Kunden sind Präsente unabhängig vom Wert aus grund­sätz­lichen Erwägungen nicht gern gesehen. Man muss damit rechnen, dass sie zentral einge­sammelt und für einen
guten Zweck versteigert werden.

Auch Fa-Ro Marketing bedenkt nicht mehr alle Geschäfts­partner. Die Agentur betreut unter anderem Öffent­lich­keits­arbeit und Veran­stal­tungen für städtische Referate und Firmen, deren Mitar­beiter strengen Anti-Korrup­ti­ons­regeln unter­liegen. Geschenke über 15 Euro sind nicht erlaubt. Und weil der Wert der Fa-Ro-Präsente ja nicht mal eben im Laden verglichen werden kann, gab es dann Verun­si­cherung und Rückfragen. Ganz einstellen will Falko von Schwe­initz die Aktion aber derzeit nicht. „Dafür macht es uns und unseren Partnern zu viel Freude.“


Check­liste

Das müssen Sie über die steuer­liche Behandlung von Geschenken wissen


1. Geschäfts­partner:
Präsente an Betriebs­fremde können Firmen nur begrenzt als Ausgabe absetzen. Sie müssen sie auf ein Extra­konto buchen und Listen der Beschenkten führen. Außerdem dürfen sie pro Empfänger und Jahr maximal 35 Euro ausgeben – netto bei Vorsteuer­abzug, sonst brutto. Streu­wer­be­ar­tikel im Wert von bis zu zehn Euro (netto bei Vorsteu­er­abzug) sind unbegrenzt absetzbar. Bei diesen Werbe­mitteln, die – etwa auf Messen – viele Menschen erreichen und so die Bekanntheit des Unter­nehmens steigern, müssen die Empfänger nicht notiert werden. Steuern: Wenn der Schen­kende keine Pauschal­steuer in Höhe von 30 Prozent plus Soli und Kirchen­steuer entrichtet, muss der Beschenkte die Zuwendung versteuern. Die Pauscha­lierung gilt für alle Geschenke eines Wirtschafts­jahres.

2. Mitar­beiter:
Präsente an die eigenen Arbeit­nehmer kann das Unter­nehmen als Betriebs­ausgabe abziehen. Steuern: Ist ein Geschenk mehr wert als 40 Euro, muss es der Empfänger versteuern. Oder der Arbeit­geber zahlt 25 Prozent Pauschal­steuer. Kompli­ziert wird es, wenn der Chef die Geschenke beispiels­weise bei einer üppigen Feier verteilt. Dann dürfen das Präsent sowie der auf den Mitar­beiter entfal­lende Anteil der Veran­stal­tungs­kosten brutto zusammen nicht mehr als 110 Euro ausmachen, sonst werden Steuern fällig.

3. Gegen­leis­tungen:
Geschenke sind Zuwen­dungen ohne Gegen­leistung. Für Werbe­prämien, Zugaben, Incen­tives oder Boni gelten andere – oft günstigere – Regeln. Es lohnt sich also, mit dem Steuer­be­rater in jedem einzelnen Fall zu prüfen, ob es unbedingt ein Geschenk sein muss.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 04/2013

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