Fachartikel & News

Umsatz­steu­er­nach­schau – immer freundlich bleiben

Kontroll­mit­teilung, hoher Vorsteu­er­abzug, ungenaue Voranmeldung – und schon steht ein Umsatz­steu­er­prüfer vor der Tür. Am besten hält diesen Stress mit dem Finanzamt aus, wer sich bereits im Vorfeld auf eine solche Situation vorbe­reitet.

Autor: Eva-Maria Neuthinger


Werner Huber erinnert sich noch gut an den 3. Juli 2012: Unver­mittelt standen morgens Mitar­beiter des Finanzamts im Eingang seiner Solemio Service GmbH in Vogtsburg-Achkarren am Kaiser­stuhl. „Sie kamen zur Umsatz­steu­er­nach­schau“, sagt der Elektro­tech­niker, der sich auf Fotovol­ta­ik­an­lagen spezia­li­siert hat. Seine Firma stellt Netto­rech­nungen mit Hinweis auf Paragraf 13b im Umsatz­steu­er­gesetz aus, die Steuer­schuld liegt beim Auftrag­geber. „In einem Fall hatten Fehler bei unserem Kunden zu einer Kontroll­mit­teilung geführt“, so Huber. Die Beamten wollten prüfen, ob alle Angaben auf seinen Rechnungen stimmen. „Die Nachschau endete damit, dass wir Korrek­turen vornehmen mussten, sonst war alles in Ordnung“, berichtet der Unter­nehmer erleichtert.

Suche nach Ungereimt­heiten So etwas ist kein Einzelfall und für jeden Firmenchef eine Schre­ckens­vision: Kontrol­leure des Finanzamts stehen plötzlich im Büro, durch­stöbern alle für die Umsatz­steuer relevanten Dateien, Unter­lagen und Geschäfts­pa­piere. Sie wollen klären, ob die Angaben in der Voranmeldung korrekt sind. Bei Ungereimt­heiten drohen deutliche Umsatz­steu­er­nach­zah­lungen. Schlimms­ten­falls schließt sich nahtlos ein Steuer­straf­ver­fahren an. Angesichts dieses Risikos sollte jeder Unter­nehmer sich frühzeitig mit den Details der Nachschau befassen und auf den Fall einer Kontrolle vorbe­reiten, indem er mit seinem Steuer­be­rater die Rechte und Pflichten sowie die korrekte Verhaltens­weise bespricht.

„Die Finanz­be­amten nehmen besonders oft Firmen­gründer ins Visier, die in der Start­phase teure Anschaf­fungen ausweisen“, erklärt Patrick Spohn, Professor für natio­nales und inter­na­tio­nales Steuer­recht an der Hochschule Pforzheim. Weil ihren hohen Aufwen­dungen in der Regel nur vergleichs­weise geringe Einnahmen gegen­über­stehen, erhalten Jungun­ter­nehmer automa­tisch große Erstat­tungen. „In diesen Fällen gilt es zu ermitteln, ob der Vorsteu­er­abzug berechtigt ist“, betont Bernhard Brehm, Professor für Umsatz­steuer und Verfah­rens­recht an der Hochschule für öffent­liche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg. Das bedeutet: Die Kontrol­leure wollen heraus­finden, ob die Firma tatsächlich existiert und die Wirtschafts­güter betrieblich genutzt werden. Um Zweifel auszu­schließen, sollten Existenz­gründer deshalb bereits präventiv im Vorfeld erläutern, wofür die Wirtschafts­güter gebraucht werden.

Umsatz­steu­er­nach­schau

Auf diese Punkte achten die Finanz­be­amten besonders genau


Existenz­gründung: Hat ein neues Unter­nehmen tatsächlich so viele Anschaf­fungen, dass die geltend gemachten Vorsteu­er­abzüge gerecht­fertigt sind?
Einmalig hoher Vorsteu­er­abzug: Worauf ist ein massiver Ausschlag nach oben zurück­zu­führen?
Regel­mäßig hoher Vorsteu­er­abzug: Warum fallen konti­nu­ierlich so hohe Ausgaben an?
Umsatz­steu­er­freie Ausfuhren: Gehen tatsächlich so viele Waren in entspre­chende Dritt­länder?
Keine Rechnungs­stellung: Recht­fer­tigen die zugrunde liegenden Statis­tiken oder Auszah­lungs­pro­to­kolle hohe Überwei­sungen ohne Rechnung?
Zweifel­hafte Rechnungen: Existieren die Absender, sind sie unter­neh­me­risch tätig, können sie die in Rechnung gestellten Leistungen überhaupt erbracht haben?
Fehler bei der Umsatz­steuer: Lassen sich Fehler durch Kontroll­mit­tei­lungen an andere Finanz­ämter klären, etwa bei Betrieben der Bau- oder Ausbau­branche, die Rechnungen nach Paragraf 13b Umsatz­steu­er­gesetz erstellen?


Zutritt kaum zu verweigern Oft gibt es eine Nachschau, weil der Leistungs­emp­fänger nach Paragraf 13b Umsatz­steu­er­gesetz die Umsatz­steuer schuldet. Nach dieser Regelung wird der Empfänger einer Bauleistung zum Umsatz­steu­er­schuldner, soweit er selbst gewerblich in der Branche tätig ist. Passieren – wie bei Solemio – Fehler auf der Gegen­seite, besuchen die Finanz­be­amten beide Parteien. „Auch Kontroll­mit­tei­lungen anderer Finanz­ämter lösen oft eine Nachschau aus“, weiß Brehm. Sie werden etwa verschickt, falls die reguläre Außen­prüfung bei einem Geschäfts­partner falsche Angaben offenbart. Außerdem werden die Kontrol­leure aufgrund von Auskunfts­er­suchen anderer Finanz­ämter oder bei Amtshilfe anderer EU-Mitglied­staaten losge­schickt.

Zu den üblichen Geschäfts­zeiten können Prüfer jederzeit vor der Tür stehen. „Der Unter­nehmer darf ihnen rein rechtlich zwar zunächst den Zugang verweigern. Praktisch bleibt ihm aber nichts anderes übrig, als sie bei ihrer Arbeit zu unter­stützen“, sagt Spohn. Sonst setzt er sich dem Verdacht der Steuer­hin­ter­ziehung aus. Vorzu­legen sind alle umsatz­steu­er­rele­vanten Aufzeich­nungen, Bücher, Geschäfts­pa­piere, E-Rechnungen und Dateien des laufenden Jahres. Mitnehmen dürfen die Beamten ohne Einwil­ligung des Firmen­chefs aber nichts. Auch die Privat­sphäre bleibt gewahrt – Zutritt zur Wohnung haben sie nur im Ausnah­mefall. Mitar­beiter dürfen sie nur mit Zustimmung des Unter­nehmers befragen. Er hat das Recht, einen Rechts­anwalt oder Steuer­be­rater hinzu­zu­ziehen. Bereits vor dessen Eintreffen dürfen die Finanz­be­amten aber mit der Umsatz­steu­er­nach­schau beginnen.

Anlass für Sonder­prüfung Sobald der Prüfer in den Unter­lagen einen Fehler entdeckt, folgt in den meisten Fällen sofort eine Umsatz­steu­er­son­der­prüfung. „Zwar müssen die Beamten darauf schriftlich hinweisen, sie können aber nahtlos damit starten“, erklärt Professor Brehm. Während Außen­prü­fungen bis zu vier Wochen vorher angekündigt werden, hat der Firmenchef bei dieser Umsatz­steu­er­son­der­prüfung also keine Chance, sich vorzu­be­reiten. Das ist das Ziel: Er soll keine Unter­lagen vernichten können. Das Verfahren selbst hat es in sich: Die Kontrol­leure nehmen die ganze Buchführung der vergan­genen Jahre und alle Rechnungen inklusive der jewei­ligen Beträge bis zur Nutzung einzelner Betriebs­mittel unter die Lupe. Wenn daraus hohe Nachzah­lungen resul­tieren, unter­stellt das Finanzamt schlimms­ten­falls Steuer­hin­ter­ziehung.

Auch bei Werner Huber folgte auf die Nachschau eine Außen­prüfung. Sie blieb für ihn als korrekten Unter­nehmer aber weitgehend folgenlos: „Trotz der Akribie der Finanz­be­amten hatten wir keine hohen Nachzah­lungen.“


Check­liste

Das ist bei Kontrollen wichtig


  • Besuchs­grund: Lassen Sie die Prüfer darlegen, aus welchem Anlass und aufgrund welcher recht­lichen Grundlage sie da sind.
  • Besuchszeit: Erlauben Sie den Beamten nur zu den üblichen Geschäfts­zeiten den Eintritt in die betrieb­lichen Räume.
  • Berater­hilfe: Infor­mieren Sie sofort Ihren Steuer­be­rater oder Rechts­anwalt und bitten Sie ihn um Unter­stützung.
  • Beweise: Halten Sie Unter­lagen bereit, mit denen sich komplexe Sachver­halte klären lassen. Falls Sie beispiels­weise eine teure Kamera nur für betrieb­liche Zwecke nutzen, hilft es, den Ausschluss der privaten Nutzung zu dokumen­tieren. Das können Sie etwa tun, indem Sie dem Kontrolleur einen Beleg für eine Kamera gleicher Güte in Privat­besitz vorlegen.



Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 04/2013

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!