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Inter­na­tio­nales Controlling – Zahlen ohne Grenzen

Auslän­dische Tochter­ge­sell­schaften deutscher Unter­nehmen nutzen häufig ein natio­nales Buchfüh­rungs­pro­gramm. Mit DATEV-Lösungen lassen sich Finanz­daten der Nieder­las­sungen problemlos in die Software der Zentrale impor­tieren.

Autor: Jürgen Rade


Schon Johann Christoph Friedrich Schiller wusste: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“ Sicher hat der deutsche Drama­tiker und Lyriker nicht an die moderne Unter­neh­mens­führung gedacht, aber gerade hier kommt seine Erkenntnis regel­mäßig zur Anwendung. Erfolg­reiche Firmen inves­tieren stetig in Innova­tionen und entwi­ckeln ihr Geschäfts­modell weiter. Das gilt auch für die Hutzel Unter­neh­mens­gruppe, einen Famili­en­be­trieb in dritter Generation.

Regeln im Ausland beachten. Firmen­gründer Gustav Hutzel startete 1948 in Stuttgart-Möhringen mit der Produktion hochwer­tiger Uhren für den regio­nalen Markt. 1965 übernahm Eberhard Hutzel die Geschäfts­führung und erkannte das Potenzial der Automo­bil­in­dustrie. Er forcierte die Konzen­tration auf Präzi­si­ons­dreh­teile und machte das Unter­nehmen zum Markt­führer für Zündkerzen-Entstör­sätze. Mit dem Eintritt seiner Söhne Jochen und Jörg Hutzel wurde die Expansion mit neuen Dienst­leis­tungen und Produkten auch für Maschi­nenbau sowie Medizin­technik voran­ge­trieben. Heute ist der Zulie­ferer mit 350 Mitar­beitern an sechs Stand­orten ein gefragter Partner mit den Kernkom­pe­tenzen Präzi­si­ons­drehen, Medizin­technik sowie Automation.

Mit der Zeit ging Eberhard Hutzel auch bei der Inter­na­tio­na­li­sierung. 2002 wagte er mit der Übernahme eines tsche­chi­schen Betriebs den ersten Schritt ins Ausland, 2003 gründete er dort die Firma Hutz-EL. So kann seine Gruppe kosten­günstig intel­li­gente Dienst­leis­tungen im Bereich Drehtechnik und Einzel­teil­fer­tigung anbieten. Der Schritt über die Grenze erfor­derte aber Verän­de­rungen im kaufmän­ni­schen Bereich, da jetzt mit Zahlen aus zwei Ländern gearbeitet werden muss. Die Daten laufen bei Nicole Jahn zusammen. Die Diplom-Betriebs­wirtin ist bei der Hutzel DrehTech GmbH für das zentrale Controlling der Unter­neh­mens­gruppe zuständig und versorgt das Management mit entspre­chenden Infor­ma­tionen. Das lokale Buchfüh­rungs­pro­gramm der tsche­chi­schen Firmen­tochter berück­sichtigt nationale Gewohn­heiten und Gesetze. Für konso­li­dierte betriebs­wirt­schaft­liche Auswer­tungen werden die Buchfüh­rungs­daten aller­dings im DATEV Rechnungs­wesen gebraucht. „Das lief dann lange über das ACCESS-Programm, war aufwendig und fehler­an­fällig durch die händische Erfassung“, erinnert sich Nicole Jahn.

Daten in die Zentrale holen. ‌Also suchte sie mit dem Steuer­be­rater und einem DATEV-Experten andere Möglich­keiten. „Zunächst waren wir skeptisch, ob sich Daten, die auch noch nach einem eigenen Konten­rahmen verbucht wurden, so einfach aus einem anderen Buchfüh­rungs­pro­gramm übertragen lassen würden“, schildert Jahn ihre anfäng­lichen Zweifel. Aber sie blieb optimis­tisch und definierte klare Anfor­de­rungen: Die Buchungs­be­stände sollten so übertragen werden, wie sie verbucht wurden, also nach tsche­chi­scher Gesetz­gebung – und zwar auf der Ebene der monat­lichen Umsätze auf den Konten oder auf der Ebene einzelner Buchungs­vor­gänge. Eine Berechnung der Mehrwert­steuer nach der Daten­über­nahme war nicht nötig, weil sie im natio­nalen Buchfüh­rungs­pro­gramm aufge­führt wird. „Grundlage der automa­ti­schen Daten­über­nahme ist die Konten­über­lei­tungs­datei, in der jedem tsche­chi­schen Konto ein deutsches zugeordnet wird“, so Jahn.

Mutter- und Tochter­ge­sell­schaft einigten sich für alle Kosten, auf welches Konto sie zu verbuchen sind. Wichtig ist, dass beide Seiten wissen und sich daran halten, welche Inhalte ein Konto hat. Für die Büromiete etwa legten die Deutschen die Bezeichnung des Kontos nach SKR03 und SKR04 fest. Die Tschechen bezeichnen das Konto nach den natio­nalen Gewohn­heiten. Eine Grund­regel ist die Erhaltung des grund­sätz­lichen Charakters der Konten. Handelt es sich in der tsche­chi­schen Buchführung um ein Aufwands­konto, ist es das auch im SKR03 oder SKR04.

„Bei den grund­sätz­lichen Überle­gungen dazu half uns natürlich unser Steuer­be­rater“, berichtet Nicole Jahn. Bei der Umstellung des Systems, von der Definition der Export- und Import­formate sowie der Qualität der übertra­genen Daten bis zur Konver­tierung – und auch bei der Schulung des Personals –, unter­stützte ein DATEV-Experte. „Danach wurde ergänzend zur bestehenden Buchfüh­rungs­software an unserem Standort in Tsche­chien das Programm DATEV-BALANCE instal­liert, das jetzt quasi als Daten­dreh­scheibe fungiert und die Daten für den Import ins DATEV Rechnungs­wesen hier bei uns vorbe­reitet“, erklärt Jahn. „So können wir Summen und Salden, aber auch Einzel­bu­chungs­sätze einlesen.“

Kosten genauer berechnen. Einge­geben werden die Einzel­bu­chungs­sätze in der tsche­chi­schen Währung, weil sonst aufgrund der Daten­menge zu große Umrech­nungs­dif­fe­renzen entstehen würden. Die Umrechnung der Daten erfolgt bei der Ausgabe der betriebs­wirt­schaft­lichen Auswer­tungen. „Entscheidend ist, dass wir mit den Einzel­bu­chungs­sätzen eine tsche­chische Kosten- und Leistungs­rechnung erstellen können, die die Grundlage für Kalku­la­tionen bildet“, ist Jahn zufrieden. Beim Einlesen von Summen und Salden werden Daten nach dem vorher einge­ge­benen Wechselkurs von Euro zu Tsche­chi­scher Krone umgerechnet und lassen sich wie gewohnt in betriebs­wirt­schaft­lichen Auswer­tungen ausweisen. „So ist die Konso­li­dierung der verschie­denen Standorte problemlos möglich“, freut sich Nicole Jahn, die bereits weiter­denkt. „Durch diese DATEV-Lösung stehen uns in kürzester Zeit alle Buchfüh­rungs­daten exakt zur Verfügung und können im Controlling weiter­ver­ar­beitet werden – daher ist sie auch für unsere neuen Standorte in der Türkei und Mexiko inter­essant.“


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 03/2013

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