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Kosten­rechnung: absolut empfeh­lenswert

Die Märkte werden globaler, die Kalku­la­ti­ons­an­for­de­rungen höher. Das zwingt nicht nur inter­na­tional agierende Unter­nehmen zu lupen­reinem Reporting. Zwei Finanz­ex­perten erklären, warum sich der Einsatz einer Kosten­rechnung lohnt.

Autor: Wolfgang Betten und Kathrin Fiederling


Mit ihrer „bergi­schen Kalku­lation“ ist die Carl Walter Schraub­werkzeug-Fabrik GmbH & Co. KG in Wuppertal eine lange Zeit ganz gut gefahren. Wenn am Ende etwas hängen blieb, waren Management und Mitar­beiter zufrieden. Diese Pi-mal-Daumen-Methode hatte durchaus System, denn bei einem Angebot von gut 13.000 Schrau­ben­schlüsseln, Zangen, Hydraulik-werkzeugen, Prüfge­räten und Sonder­an­fer­ti­gungen ist es schwer, kalku­la­to­risch jederzeit den Überblick zu behalten. Mit selbst gestrickten Excel-Listen stieß Andreas Knopp hier rasch an Grenzen. Deshalb ergriff der kaufmän­nische Leiter im Jahr 2009 bei der Anschaffung einer neuen ERP-Lösung die Chance, das Thema Kosten­rechnung struk­tu­riert anzugehen. Als Erstes entwi­ckelte Knopp damals zusammen mit seinem Steuer­be­rater und DATEV ein Konzept mit einer zu dem Betrieb passenden Struktur: „Wir wollten auf einfachem Weg an all jene Daten kommen, die für eine präzise Kalku­lation nötig sind.“ Von den Maschi­nen­plan­stunden, den kalku­la­to­ri­schen Abschrei­bungen und Zinsen sowie der Verteilung der Lohn- und Energie­kosten bis hin zu den Maschinen- und Lohnkos­ten­sätzen wurden alle Anfor­de­rungen berück­sichtigt.

Aussa­ge­kräf­tigere Zahlen. „Auf diese Weise haben wir mit dem Projekt eine wirkliche Kosten­trans­parenz geschaffen und können nun korrekte Kalku­la­ti­ons­größen ableiten“, freut sich Knopp. „Die teilweise verblüf­fenden Erkennt­nisse, welche Kosten auf einer Kosten­stelle tatsächlich verur­sacht
werden, haben uns manchmal ziemlich überrascht.“ DATEV Kosten­rechnung liefert bei der Carl Walter Schraub­werkzeug-Fabrik auf einfachem Weg die benötigten Auswer­tungen und Kennzahlen. Und zwar für jeden Nutzer die genau zu seinem Zweck passenden Details, betont Knopp: „Unsere Kaufleute beispiels­weise inter­es­sieren die Kosten für Verwaltung und Vertrieb.“ Außerdem
erhalten sie auf Knopf­druck aussa­ge­kräftige Maschinen- oder Abtei­lungs­kos­ten­sätze. Inzwi­schen mag sich bei dem mittel­stän­di­schen Unter­nehmen niemand mehr ein Arbeiten ohne die Kosten­rechnung vorstellen. Durch die Verzahnung mit dem ERP-System hat das Unter­nehmen einen struk­tu­rierten Überblick über alle relevanten Zahlen und kann auf dieser Basis strate­gische Entschei­dungen treffen. Der Wunsch nach gut struk­tu­rierten Zahlen brachte auch Edenred in München dazu, eine Kosten­rechnung einzu­führen. Der franzö­sische Mutter­konzern des Anbieters von Motiva­ti­ons­lö­sungen in den Bereichen Personal, Marketing und Vertrieb wollte ein regel­mä­ßiges, zeitlich eng kalku­liertes Reporting auf Basis des Konzern‑
konten­rahmens.

Viel schnellere Prozesse. „Für das Reporting haben wir Zahlen aus fünf Buchhal­tungen manuell aufbe­reitet, was aufwendig war und etwa fünf Tage dauerte“, sagt Agathe Sieverding, Leiterin der Finanz­ab­teilung. „Uns war klar, an den Prozessen muss sich etwas ändern.“ Die Lösung: Erst wurden die Buchhal­tungen mit dem Steuer­be­rater und DATEV auf Basis des neu konfi­gu­rierten Konzern­kon­ten­rahmens verschmolzen. Dann folgte nach dem vom Mutter­konzern vorlie­genden Schema die Konzeption des Reportings in der DATEV Kosten­rechnung. Jetzt sind die Prozesse straffer und schneller. Der Aufwand zum Erstellen der Bericht­erstattung reduzierte sich auf einen Tag. „Weil die KOST-BAB-Zeile die franzö­sische numerische Berichts­po­sition und Bezeichnung zeigt, liefern uns die Zahlen eins zu eins den Wert für die finale Version“, lobt Sieverding. „Bei dem engen Zeitkor­ridor zum Erstellen des Reports ist DATEV Kosten­rechnung mit seinen integrierten Prüfme­cha­nismen und Export­funk­tionen eine wertvolle Hilfe.“ Die Erstellung der Berichte ist einfach. Die Chefüber­sicht wird nach Excel expor­tiert. Die Werte werden in ein spezi­elles Excel-Sheet kopiert und sind danach mit den eigent­lichen Reporting­ta­bellen verlinkt.

Direkter Zugriff auf Belege. Die Kosten­rechnung liefert daneben weitere infor­mative Auswer­tungen wie Kosten­nach­weise auf Einzel­bu­chungs­satz­ebene bis hin zum Beleg. Die Konten­sal­den­liste zeigt die Konten je Kosten­stelle, gliedert diese auf Knopf­druck nach dem Reporting­schema und dient damit zugleich als ein Kontroll­in­strument für fehler­hafte Kontie­rungen. „Heute wird die Konzern­bilanz nach IFRS mithilfe einer indivi­du­ellen BWA abgebildet, in der zusätzlich spezielle Konzern­kenn­zahlen berechnet werden“, erläutert Sieverding den Nutzen und die Möglichkeit des Erstellens indivi­du­eller Auswer­tungen. „Aber am wichtigsten ist uns der Zugriff auf die digita­li­sierten Belege im Kosten­nachweis, weil man nur so jeden einzelnen Beleg analy­sieren und jeden Geschäfts­vorfall nachvoll­ziehen kann.“ Ob die Leiterin der Finanz­ab­teilung bei Edenred in München auch anderen Unter­nehmen zur Einführung einer Kosten­rechnung rät? Agathe Sieverding sagt überzeugt: „Eine Kosten­rechnung ist immer sinnvoll und empfeh­lenswert, denn sie bildet die Grundlage für Manage­men­tent­schei­dungen.“ Und die sollten nicht nur aus dem Bauch getroffen werden.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2013

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