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Mindest­an­for­de­rungen für ein ordnungs­ge­mäßes Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch ermög­licht die Zuordnung von Fahrten zur betrieb­lichen und beruf­lichen Sphäre. Die Anerkennung eines Fahrten­buchs ist jedoch regel­mäßig ein Streit­punkt mit der Finanz­ver­waltung. Um solche Strei­tig­keiten zu vermeiden, sind bestimmte Grund­sätze und Mindest­an­for­de­rungen für ein ordnungs­ge­mäßes Fahrtenbuch zu beachten.


Grund­sätze zum Fahrtenbuch. Ein Fahrtenbuch muss laufend, also zeitnah, geführt werden. Es ist zudem in geschlos­sener Form zu führen, es dürfen also nicht einzelne Zettel verwendet werden.

Mindestan­gaben eines Fahrten­buchs.Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Datum und Kilome­ter­stand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/ beruflich veran­lassten Fahrt,
  • Reiseziel,
  • Reise­zweck und aufge­suchte Geschäfts­partner,
  • Umwegfahrten.

Berufs­spe­zi­fisch bedingte Erleich­te­rungen.Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der beson­deren Umstände im Einzelfall die betriebliche/berufliche Veran­lassung der Fahrten und der Umfang der Privat­fahrten ausrei­chend dargelegt sind und Überprü­fungs­mög­lich­keiten nicht beein­trächtigt werden. So sind z. B. folgende berufs­spe­zi­fisch bedingte Erleich­te­rungen möglich:

  • Handels­ver­treter, Kurier­dienst­fahrer, Automa­ten­lie­fe­ranten und andere Steuer­pflichtige, die regel­mäßig aus betrieblichen/ beruf­lichen Gründen große Strecken mit mehreren unter­schied­lichen Reise­zielen zurück­legen: Zu Reise­zweck, Reiseziel und aufge­suchtem Geschäfts­partner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfer­nungen zwischen den verschie­denen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefah­renen Kilometern erfor­derlich.
  • Taxifahrer: Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflicht­fahr­gebiet ist es in Bezug auf Reise­zweck, Reiseziel und aufge­suchtem Geschäfts­partner ausrei­chend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilome­ter­stand anzugeben mit der Angabe „Taxifahrten im Pflicht­fahr­gebiet“ o. Ä. Wurden Fahrten durch­ge­führt, die über dieses Gebiet hinaus­gehen, kann auf die genaue Angabe des Reise­ziels nicht verzichtet werden.
  • Fahrlehrer: Für Fahrlehrer ist es ausrei­chend, in Bezug auf Reise­zweck, Reiseziel und aufge­suchten Geschäfts­partner „Lehrfahrten“, „Fahrschul­fahrten“ o. Ä. anzugeben.

Werden regel­mäßig dieselben Kunden aufge­sucht, wie z. B. bei Liefer­verkehr, und werden die Kunden mit Namen und (Liefer-) Adresse in einem Kunden­ver­zeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später identi­fi­ziert werden können, bestehen zudem keine Bedenken, als Erleich­terung für die Führung eines Fahrten­buches zu Reiseziel, Reise­zweck und aufge­suchtem Geschäfts­partner jeweils zu Beginn und Ende der Liefer­fahrten Datum und Kilome­ter­stand sowie die Nummern der aufge­suchten Geschäfts­partner aufzu­zeichnen. Das Kunden­ver­zeichnis ist dem Fahrtenbuch beizu­fügen. Für die Aufzeichnung von Privat­fahrten genügen jeweils Kilome­ter­an­gaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs­stätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Ordnungs­mä­ßigkeit eines elektro­ni­schen Fahrten­buchs.Ein mit PC (elektro­ni­sches Fahrtenbuch) geführtes Fahrtenbuch ist nach der aktuellen Recht­spre­chung nur dann ordnungs­gemäß, wenn nachträg­liche Änderungen technisch ausge­schlossen sind oder zumindest dokumen­tiert werden. Eine mittels eines Compu­ter­pro­gramms erzeugte Datei, an deren bereits einge­ge­benem Daten­be­stand zu einem späteren Zeitpunkt noch Verän­de­rungen vorge­nommen werden können, ohne dass die Reich­weite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumen­tiert und bei gewöhn­licher Einsicht­nahme in die Datei offen­gelegt wird, ist kein ordnungs­ge­mäßes Fahrtenbuch.

Aktuelles Urteil zur Ordnungs­mä­ßigkeit eines Fahrten­buchs.Der Bundes­fi­nanzhof hat mit aktuellem Urteil vom 1. März 2012 VI R 33/10 entschieden, dass ein ordnungs­ge­mäßes Fahrtenbuch insbe­sondere Datum und Ziel der jewei­ligen Fahrten ausweisen muss und dass diesen Anfor­de­rungen nicht entsprochen ist, wenn als Fahrt­ziele jeweils nur Straßen­namen angegeben sind, auch wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflis­tungen präzi­siert werden. In dem Streitfall hatte die Klägerin, eine GmbH, ihrem Gesell­schaf­ter­ge­schäfts­führer F einen Dienst­wagen überlassen. Sie begehrte im Rahmen der von ihr als Arbeit­ge­berin durch­zu­füh­renden Lohnsteu­er­an­meldung, den für die Dienst­wa­gen­über­lassung anzuset­zenden geldwerten Vorteil nicht mit der 1-%-Regelung, sondern auf Grundlage der von F geführten Fahrten­bücher zu versteuern.

Die Fahrten­bücher wiesen aller­dings neben dem jewei­ligen Datum zumeist nur Ortsan­gaben auf (z. B. „F – A-Straße – F“, „F – B-Straße – F“), gelegentlich auch die Namen von Kunden (z. B. „F – XY – F“, „Firma – Z – F“) oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z. B. „F – Tanken – F“), außerdem den Kilome­ter­stand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefah­renen Tages­ki­lo­meter. Diese Angaben ergänzte die Klägerin nachträglich durch eine Auflistung, die sie auf Grundlage eines von F handschriftlich geführten Tages­ka­lenders erstellt hatte. Diese Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilome­ter­stand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt sowie den Grund und das Ziel der Fahrt. Während das Finanzamt das Fahrtenbuch als nicht ordnungs­gemäß beurteilte, war die dagegen vor dem Finanz­ge­richt erhobene Klage erfolg­reich. Das Finanz­ge­richt hielt das Fahrtenbuch für ordnungs­gemäß. Die Kombi­nation aus handschriftlich in einem geschlos­senen Buch einge­tra­genen Daten und der zusätz­lichen per Compu­ter­datei erstellten erläu­ternden Auflistung reiche noch aus, um den durch die Nutzung des betrieb­lichen Fahrzeugs anzuset­zenden geldwerten Vorteil indivi­duell zu berechnen.

Die dagegen gerichtete Revision des Finanzamts war erfolg­reich.Der Bundes­fi­nanzhof verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungs­gemäß, weil die Fahrten darin nicht vollständig aufge­zeichnet sind. Eine solche vollständige Aufzeichnung verlangt grund­sätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die Angaben im Streitfall nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergaben. Bei dieser Art der Aufzeichnung waren weder Vollstän­digkeit noch Richtigkeit der Eintra­gungen gewähr­leistet. Angesichts dessen konnte es auch nicht ausreichen, die fehlenden Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung nachzu­holen.

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