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Perso­nal­ma­nagement: planen wie Napoleon

Sind die Beschäf­tigten quali­fi­ziert und motiviert, ist das Unter­nehmen schlag­kräftig. Mit der richtigen Software lassen sich die mitar­bei­ter­be­zo­genen Daten optimal verwalten und Freiräume für die strate­gische Perso­nal­arbeit schaffen.

Autor: Chris­tiane Schneider


Welcher Firmenchef kennt das nicht? Ständig fallen im Perso­nal­be­reich irgend­welche Verwal­tungs­tä­tig­keiten an, die sich nicht aufschieben lassen. Mal gilt es einen Arbeits­vertrag zu erstellen, dann wieder eine Perso­nalakte zu aktua­li­sieren oder die Urlaubs­konten zu kontrol­lieren und auf den letzten Stand zu bringen. Sicher alles wichtige Dinge – aber oft stehlen diese alltäg­lichen Aufgaben dem Unter­nehmer die Zeit, sich mit zukunfts­ori­en­tierten Perso­nal­fragen zu beschäf­tigen. Dabei müsste er sich viel inten­siver den strate­gi­schen Themen widmen, beispiels­weise der Weiter­bildung seiner Mitar­beiter, der Suche nach Fachkräften oder der Verbes­serung der inner­be­trieb­lichen Zusam­men­arbeit. Hier setzen die DATEV-Lösungen für das Perso­nal­ma­nagement an. Sie leisten Unter­stützung bei der schnellen und einfachen Erledigung vieler Routi­ne­tä­tig­keiten. Darüber hinaus erleichtern sie anspruchs­volle Aktivi­täten im Perso­nal­be­reich, etwa das Bewer­ber­ma­nagement.

Termine im Blick behalten. Der optimale Einstieg in eine effiziente Perso­nal­arbeit ist das DATEV Personal-Manage­ment­system classic. Die Software dient unter anderem zur Urlaubs- und Fehlzei­ten­ver­waltung, zur Termin­über­wa­chung oder zur Dokumen­tation und Verwaltung aller wichtigen Perso­nal­daten. Mit ihr lässt sich beispiels­weise das gesamte Urlaubs­konto führen, vom Urlaubs­an­spruch bis zur Ermittlung des Restur­laubs. Gebucht werden Urlaub und Fehlzeiten dabei per Mausklick im grafi­schen Kalender, der die entspre­chenden Einträge übersichtlich als Zeitstrahl anzeigt. Zusätzlich lassen sich Vertre­ter­re­ge­lungen festlegen und so Überschnei­dungen oder Perso­nal­eng­pässe vermeiden.

Auch wichtige Einzel­termine können mit der DATEV-Lösung dokumen­tiert werden. Die Erinnerung an das 25-jährige Dienst­ju­biläum eines Beschäf­tigten mag eher ein Beitrag zum guten Betriebs­klima sein. Hinweise auf das Ende einer Probezeit oder die Erneuerung einer Arbeits­er­laubnis aber sind arbeits­rechtlich sehr wichtige Termine, die kein Firmenchef in der Hektik des Tages­ge­schäfts übersehen darf. Dafür sorgt die DATEV-Lösung zuver­lässig. Über sogenannte Termin­aus­löser definiert der Anwender einmalig eine Wieder­vorlage. Die jewei­ligen Termine werden dann in der Wieder­vorlage zu den gewählten Vorlauf­fristen angezeigt. Auf Wunsch kann auch noch eine Outlook-Erinnerung aktiviert werden.

Daten nur einmal eingeben. Ein weiterer Vorteil von DATEV Personal-Manage­ment‑
system classic: Die Lösung sammelt zentral Mitar­bei­ter­in­for­ma­tionen, die sonst in verschie­denen Systemen verstreut sind, von der Perso­nalakte über das Lohnpro­gramm bis zu eigens für bestimmte Zwecke angelegte Excel-Tabellen. In der elektro­ni­schen Perso­nalakte stehen alle mitar­bei­ter­be­zo­genen Infor­ma­tionen zentral und übersichtlich struk­tu­riert zur Verfügung, das doppelte Pflegen von Daten oder das Suchen in unter­schied­lichen Ablage­be­ständen hat ein Ende. Darüber hinaus lassen sich diese Daten für weitere Aktionen nutzen, etwa zur Erstellung eines Serien­briefs oder um Zeugnis und
Arbeits­vertrag anzufer­tigen. Zugleich garan­tiert die Programm­ver­bindung zu den
DATEV-Lohnpro­grammen, dass Mitar­bei­ter­stamm­daten nur einmal erfasst werden müssen.

Noch mehr Zeit für strate­gische Perso­nal­themen gewinnt der Firmenchef, wenn er das DATEV Personal-Manage­ment­system comfort/comfortplus einsetzt. Das modular aufge­baute Programm enthält weitere Funktionen, die für zusätz­liche Unter­stützung in der Perso­nal­ab­teilung sorgen.

Personal gezielt auswählen. Mit dem Modul zum Bewer­ber­ma­nagement beispiels­weise lässt sich der gesamte Bewer­bungs­prozess ausge­sprochen ressour­cen­sparend organi­sieren, vom Ausschreiben einer offenen Stelle über die Bewer­ber­kor­re­spondenz bis zur Einstellung. Der Abgleich zwischen den Quali­fi­ka­tionen des Bewerbers und dem Anfor­de­rungs­profil erleichtert zudem die Auswahl des passenden Kandi­daten. Darüber hinaus können im System die Angaben zu Ausbildung und Quali­fi­kation der Mitar­beiter gepflegt werden. Diese Infor­ma­tionen lassen sich unter anderem mit dem Sollprofil einer offenen Stelle vergleichen, um so im eigenen Unter­nehmen eine geeignete Besetzung zu finden. Die Suche nach bestimmten Fähig­keiten oder Quali­fi­ka­tionen ist ebenfalls möglich. Wird beispiels­weise für ein Projekt ein Mitar­beiter mit Spanisch­kennt­nissen benötigt, zeigt das Programm alle dafür infrage kommenden Arbeit­nehmer an. Da die DATEV-Lösungen für das Perso­nal­ma­nagement unabhängig von der Branche oder der Unter­neh­mens­größe sind, lassen sie sich sehr flexibel einsetzen. Ihr modularer Aufbau ermög­licht es, eine Lösung ganz nach indivi­du­ellen Anfor­de­rungen zusam­men­zu­stellen.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 12/2012

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