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Kassenbuch: Sorgfalt statt Nachzahlung

Ob kleine Metall­kas­sette oder modernes Touch­screen-Gerät: Im Unter­nehmen muss jede Kasse ordnungs­gemäß geführt werden. So vermeiden Sie teure Fehler.

Autor: Eva-Maria Neuthinger


Bei seiner Buchhaltung leistet sich der Optiker­meister Gerd-Kurt Schwieren in Köln nicht die kleinste Nachläs­sigkeit. Diese voraus­schauende Sorgfalt zahlt sich aus: Für die letzte Betriebs­prüfung vor rund zwei Jahren musste er zur Vorbe­reitung nur Unter­lagen und Daten­sätze heraus­suchen. „Damals hatten wir mit wenigen Handgriffen gleich alles parat“, erinnert sich Schwieren. Der Unter­nehmer kennt das Prozedere inzwi­schen ziemlich gut, denn in den letzten 30 Jahren wurde er bereits mehrfach geprüft. Darum weiß der Firmenchef auch genau, welche Bereiche die Finanz­be­amten besonders gern unter die Lupe nehmen: „zum Beispiel die Kassen­buch­führung.“ Der Optiker achtet deshalb strikt darauf, sich hier keinerlei Blöße zu geben. Gerd-Kurt Schwieren arbeitet mit einem elektro­ni­schen Kassen­system, die Einnahmen werden alle automa­tisch erfasst und archi­viert. Die Details zur ordnungs­ge­mäßen Kassen­buch­führung hat der Firmenchef mit seinem Steuer­be­rater abgesprochen. Und auch beim Umgang mit Bargeld gibt es keine Probleme. „Wir haben fast nie Fehlbe­träge zu verzeichnen, denn unsere Kunden zahlen zunehmend mit EC-Karte“, berichtet Schwieren.

Fehler kommen teuer. So profes­sionell wie bei dem Kölner Optiker läuft die Kassen­buch­führung aller­dings nur in wenigen Unter­nehmen. Vor allem in der Gastro­nomie, aber auch sehr häufig im Einzel­handel finden die Betriebs­prüfer oft Fehler im Kassenbuch. Das kann für die betrof­fenen Firmen­in­haber ausge­sprochen teuer werden. „Besteht ein Anlass, an der sachlichen Richtigkeit der Buchführung zu zweifeln, können die Erlöse geschätzt werden“, warnt Uwe Walther, Betriebs­prüfer beim Finanzamt Mainz-Süd. Clevere Unter­nehmer sorgen deshalb vor und halten so wie Gerd-Kurt Schwieren die Regeln zur ordnungs­ge­mäßen Kassen­buch­führung akribisch ein.

Prinzi­piell muss jeder buchfüh­rungs­pflichtige Unter­nehmer ein Kassenbuch führen – ausge­nommen sind nach einem Urteil des Bundes­fi­nanzhofs Einnahmen-Überschuss-Rechner. Die strengen Vorgaben lassen sich jedoch mit etwas Routine einfach einhalten.

„Einträge dürfen beispiels­weise nicht manipu­lierbar sein“, sagt Martin Henn vom Betriebs­prü­fungs­re­ferat der Oberfi­nanz­di­rektion Rheinland. „Änderungen und Korrek­turen sind zu dokumen­tieren.“ Außerdem müssen Aufzeich­nungen klar, nachvoll­ziehbar, vollständig und zeitnah zugeordnet sein. „Ein sachver­stän­diger Dritter soll jederzeit in der Lage sein, den Sollbe­stand der Kasse entspre­chend den Angaben im Kassenbuch mit dem ermit­telten Istbe­stand in der Kasse zu vergleichen“, betont der Betriebs­prüfer Walther.

Alle Vorschriften beachten.Einnahmen und Ausgaben sind also jeden Tag festzu­halten. Gegen diese Vorschrift verstoßen erfah­rungs­gemäß viele Unter­nehmer. „Es kommt öfter vor, dass innerhalb eines Betriebs bar bezahlte Betriebs­aus­gaben erheblich später ins Kassenbuch einge­tragen werden“, beobachtet Walther immer wieder. Dabei sind Geldbe­we­gungen chrono­lo­gisch festzu­halten und alle Belege entspre­chend zu sortieren und zu archi­vieren. „Wenn das nicht konse­quent und sofort gemacht wird, können vorge­schriebene Aufzeich­nungen leicht vergessen werden – etwa, wenn der Firmenchef für private Zwecke Geld aus der Kasse nimmt“, warnt Roland Wolf, Dozent für Rechnungs­wesen und Finanzen an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Essen. In solchen Fällen stellen kluge Unter­nehmer daher noch am gleichen Tag einen Eigen­beleg aus und nehmen ihn zu den Unter­lagen.

Gerade bei Einzel­händlern und Gastro­nomen mit Regis­trier­kassen stellen Betriebs­prüfer häufig Fehler im Umgang mit den sogenannten Z-Bons fest. „Oft fehlen bei den Firmen einzelne Z-Ausdrucke“, berichtet Betriebs­prüfer Walther aus seiner Erfahrung. Außerdem müssen Z-Bons verschiedene Daten enthalten, beispiels­weise zu Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, aber auch zu Stornos und Retouren (siehe Kasten). „Letztere werden nicht immer auf den Ausdrucken vermerkt“, sagt Walther. Zu beachten ist außerdem, dass ältere Kassen nur noch bis Ende 2016 verwendet werden dürfen – voraus­ge­setzt, der Kassen­in­haber führt technisch mögliche Software­an­pas­sungen und Speicher­er­wei­te­rungen durch, um die Daten umfassend vorzu­halten, etwa durch eine größere Festplatte. Bis dahin sind die Daten dennoch regel­mäßig zu sichern, wenn es technisch möglich ist. Optiker­meister Gerd-Kurt Schwieren passieren keine Fehler. Er kennt die Anfor­de­rungen des Finanzamts genau und ist bestens mit der Technik seiner Kasse vertraut. Wird so sorgfältig gearbeitet, kehrt der Betriebs­prüfer mit leeren Händen ins Finanzamt zurück.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 03/2012

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