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Die elektro­nisch unter­stützte Betriebs­prüfung durch die Deutsche Renten­ver­si­cherung

Der Gesetz­geber hat mit dem Vierten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozial­ge­setzbuch und anderer Gesetze vom 22. Dezember 2011 (BGBl. I S. 3057) den gesetz­lichen Rahmen für eine elektro­nisch unter­stützte Betriebs­prüfung durch die Renten­ver­si­che­rungs­träger geschaffen.


Nach dieser Vorschrift prüfen die Träger der Renten­ver­si­cherung bei den Arbeit­gebern, ob diese ihre Melde­pflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem SGB, die im Zusam­menhang mit dem Gesamt­so­zi­al­ver­si­che­rungs­beitrag (Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeits­losen- und Pflege­ver­si­cherung) und den Umlage­bei­trägen nach dem Aufwen­dungs­aus­gleichs­gesetz stehen, ordnungs­gemäß erfüllen; sie prüfen insbe­sondere die Richtigkeit der Beitrags­zah­lungen und der Meldungen. Prüfungen erfolgen mindestens alle 4 Jahre. Die Renten­ver­si­che­rungs­träger prüfen außerdem auch die recht­zeitige und vollständige Entrichtung der Künst­ler­so­zi­al­abgabe (seit 2007), die Zahlung der Insol­venz­geld­umlage und den Insol­venz­schutz von Wertgut­haben (seit 2009) sowie die Zahlung der Beiträge zur Unfall­ver­si­cherung (seit 2010).

Das Verfahren „elektro­nisch unter­stützte Betriebs­prüfung” (euBP).

Künftig erhalten die Arbeit­geber und Steuer­be­rater im Rahmen des Verfahrens „elektro­nisch unter­stützte Betriebs­prüfung” (euBP) die Möglichkeit, die prüfungs­re­le­vanten Daten elektro­nisch abzugeben. Die vom Arbeit­geber übermit­telten Daten werden mithilfe einer Prüfsoftware analy­siert und die daraus gewon­nenen Ergeb­nisse als Hinweise für die Betriebs­prüfung genutzt.

Mit § 9 Abs. 5 BVV hat der Gesetz­geber eine Regelung geschaffen, die es dem Arbeit­geber erlaubt, Entgelt­un­ter­lagen auf maschinell verwert­baren Daten­trägern zu führen. Hieraus ergibt sich für die Renten­ver­si­che­rungs­träger die Möglichkeit und das Recht, im Rahmen einer Betriebs­prüfung digitale Entgelt­un­ter­lagen zu prüfen.

Die euBP in der Praxis. Das Verfahren euBP wird allen Arbeit­gebern und Steuer­be­ratern offen­stehen, ist jedoch nicht verpflichtend. Eine Teilnahme wird optional zur bisher prakti­zierten Form der Betriebs­prüfung durch die Renten­ver­si­che­rungs­träger angeboten. Die Renten­ver­si­che­rungs­träger können im Einver­nehmen mit dem Arbeit­geber verlangen, dass die Übermittlung der erfor­der­lichen Daten zum Zweck der Betriebs­prüfung in einer einheitlich vorge­ge­benen Struktur erfolgt. Ergeben sich bei der Auswertung der Abrech­nungs­daten des Arbeit­gebers und der gespei­cherten Daten der Sozial­ver­si­che­rungs­träger Hinweise, Unplau­si­bi­li­täten oder die Notwen­digkeit der Einsicht­nahme einzelner Belege, kann dem bei der Prüfung vor Ort gezielt nachge­gangen werden. Die Arbeit­geber werden insofern entlastet, als im Vorfeld der Betriebs­prüfung keine Unter­lagen mehr kopiert und zusam­men­ge­stellt werden müssen. Sofern die Betriebs­prüfung mit den gelie­ferten Daten abgeschlossen werden kann, entfällt eine weitere Einsicht­nahme der Unter­lagen vor Ort.

Einheit­liche Schnitt­stelle (Datei­aufbau, Daten­sätze und -bausteine).Vor dem Hinter­grund der Vielzahl an Abrech­nungs­pro­grammen und der damit verbun­denen hetero­genen Daten­struktur wurde eine einheit­liche Daten­satz­be­schreibung (Schnitt­stelle) für die Daten­an­lie­ferung vorge­sehen. Die Schaffung einer einheit­lichen und verbind­lichen Schnitt­stelle, die konkrete Vorgabe der erfor­der­lichen Daten und deren Struktur ermög­licht einen für alle Betei­ligten nachvoll­zieh­baren Export der prüfre­le­vanten Daten aus den Abrech­nungs­sys­temen. Im Rahmen der Betriebs­prüfung durch die Renten­ver­si­cherung werden regel­mäßig die Lohn- und Gehalts­buch­haltung und das betrieb­liche Rechnungs­wesen als Gegen­stand der Finanz­buch­haltung angesprochen. Daher setzt sich die Schnitt­stel­len­be­schreibung aus diesen beiden Bereichen zusammen. In der Praxis werden für die Lohn- und Gehalts­buch­haltung und das betrieb­liche Rechnungs­wesen oft verschiedene Abrech­nungs­pro­gramme genutzt. Folglich sind für die euBP die Daten (i. d. R. jeweils eine Datei) aus dem jewei­ligen System bereit­zu­stellen.

Die Erstellung der Datei orien­tiert sich an den bekannten Daten­über­mitt­lungs­ver­fahren im Bereich der Sozial­ver­si­cherung. Zwischen dem Vorlaufsatz (VOSZ) und dem Nachlaufsatz (NCSZ) werden die Kommu­ni­ka­ti­ons­in­for­ma­tionen und Produk­tiv­daten einge­bettet:

Der Datensatz Kommu­ni­kation enthält neben den Angaben zur Adres­sierung und zum Absender der Lieferung auch Infor­ma­tionen zur Produkt- und Modifi­ka­tions-ID (PROD-ID/ MOD-ID). Anhand dieser ID kann das verwendete system­ge­prüfte Abrech­nungs­system identi­fi­ziert und auf die Zulassung zum Verfahren euBP geprüft werden. Im Bereich der Entgelt­buch­haltung werden diverse neue Daten­sätze (z. B. Stamm­daten Arbeit­nehmer) und, sofern zutreffend, die entspre­chenden Daten­bau­steine (z. B. Knapp­schaft) geliefert. Die Daten der Finanz­buch­haltung werden mit dem Datensatz Konten­bu­chungen (DSKB) übermittelt. Der DSKB enthält neben den einzelnen Buchungs­sätzen auch Infor­ma­tionen zum Vortrags-/Eröff­nungswert des jewei­ligen Kontos. Der DSKB ist für die im Prüfzeitraum bebuchten Konten zu erstellen; die Lieferung erfolgt inklusive Nullkonten pro Wirtschaftsjahr. Aus Gründen der Daten­spar­samkeit hat die Deutsche Renten­ver­si­cherung gemeinsam mit der Bundes­ver­ei­nigung der Deutschen Arbeit­ge­ber­ver­bände, der Bundes­steu­er­be­ra­ter­kammer und der Arbeits­ge­mein­schaft der Perso­nal­ab­rech­nungs-Software-Ersteller einen Mindest­umfang der zunächst anzulie­fernden Buchungs­daten erarbeitet.

Daten­über­mitt­lungs­ver­fahren und Daten­an­nah­me­stelle. Die Übersendung der Daten wird dem Unter­nehmen medien­bruchfrei im Online-Verfahren unter Nutzung des eXTra- Standards (einheit­liches XML-basiertes Trans­port­ver­fahren) ermög­licht. Für das Verfahren euBP wird ausschließlich die Daten­stelle der Träger der Renten­ver­si­cherung (DSRV) als Daten­an­nah­me­stelle tätig. Bei der DSRV wird wie auch im Verfahren bei Sofort­mel­dungen ein Kommu­ni­ka­ti­ons­server einge­richtet. Die Datei­über­tragung erfolgt über gesicherte und verschlüs­selte Übertra­gungswege aus system­ge­prüften Abrech­nungs­pro­grammen. Die Anbindung maschi­neller Ausfüll­hilfen (z. B. SV-net) ist nicht vorge­sehen. Der Arbeit­geber kann für die Daten­über­mittlung das vorhandene ITSG-Zerti­fikat nutzen, sofern dieses von der ITSG für die euBP zugelassen wurde.

System­un­ter­su­chung.Zur Sicher­stellung eines ordnungs­ge­mäßen Betriebs werden ausschließlich zerti­fi­zierte Entgeltab­rech­nungs­systeme unter­stützt. In die „Gemein­samen Grund­sätze für die Unter­su­chung von Entgeltab­rech­nungs­pro­grammen und Ausfüll­hilfen (System­un­ter­su­chung) und die Daten­wei­ter­leitung innerhalb der Sozial­ver­si­cherung nach § 22 DEÜV” vom 27. Oktober 2011 in der vom 1. Januar 2012 an geltenden Fassung wurde die euBP als freiwil­liges Zusatz­modul aufge­nommen.

Daten­schutz und Daten­si­cherheit.Die Daten werden beim Unter­nehmen ausschließlich zum konkreten Zweck der Durch­führung der einzelnen Betriebs­prüfung nach § 28p SGB IV übermittelt. Eine regel­mäßig wieder­keh­rende Daten­über­mittlung oder eine Bevor­ratung der Arbeit­ge­ber­daten erfolgt nicht. Über das Abruf­ver­fahren im Rahmen des eXTra- Standards kann sich der Arbeit­geber jederzeit über den aktuellen Stand der Verar­beitung seiner Daten erkun­digen. Nach Abschluss des Verfahrens beim Renten­ver­si­che­rungs­träger (Bestands­kraft des Bescheids) werden die Daten automa­tisch gelöscht. Der Arbeit­geber kann ein Lösch­pro­tokoll im eXTra-Standard abrufen.

Pilot­phase.Mit Inkraft­treten der gesetz­lichen Grundlage hat die Pilot­phase mit einzelnen Arbeit­gebern begonnen. Eine Pilotierung in größerem Umfang ist ab Juli 2012 geplant. Der flächen­de­ckende Einsatz wird am 1. Januar 2013 beginnen.


Quelle: SUMMA SUMMARUM Ausgabe 01/2012, Deutsche Renten­ver­si­cherung Bund, Ruhrstraße 2, 10709 Berlin.

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