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Büroplanung: auf die Laufwege achten

Der ergono­misch und logis­tisch optimal durch­dachte Verwal­tungs­trakt wirkt wie ein Effizi­enz­turbo: Fühlen sich die Mitar­beiter wohl und stimmt die Raumauf­teilung, sind deutliche Produk­ti­vi­täts­stei­ge­rungen möglich.

Autor: Angelika Knop


Von einem so entspannten Arbeits­umfeld können viele Menschen nur träumen. Die Büros der QRC Group Perso­nal­be­ratung München GmbH befinden sich am östlichen Stadtrand in einem frei stehenden Haus mit Garten­blick. Sechs Räume und ein großzü­giger Eingangs­be­reich bieten den fünf Beschäf­tigten genug Platz und Möglich­keiten, um entweder in Ruhe konzen­triert zu arbeiten oder im Team kreativ zu sein. Richtig zufrieden war Carmen Kraushaar mit der Situation trotzdem nicht. „Wir wollten eine offene und einla­dende Atmosphäre, aber unser Empfang wirkte eher abgrenzend als integrierend“, erinnert sich die Partnerin bei QRC an die Zeit vor dem Umbau. „Der Arbeits­platz der Assis­tentin im Empfangs­be­reich war zu dunkel, und das Sprechen machte Mühe, weil es hallte.“

Oft reicht schon umstellen. Deshalb engagierte Carmen Kraushaar die Archi­tektin Sabine Weineck-Hubert, die darauf spezia­li­siert ist, Firmen­räume mitar­beiter- und kunden­ge­recht umzuplanen. Und sie stellte die Expertin gleich vor eine besondere Heraus­for­derung: Weil die QRC Group Perso­nal­be­ratung unter Umständen in ein bis zwei Jahren umziehen wird, sollte nicht mehr zu viel Geld in die gemie­teten Räume inves­tiert werden. Darum verab­schiedete sich die Archi­tektin kurzerhand von der Idee eines aufwen­digen Umbaus und entwi­ckelte ein Konzept, mit dem sich allein durch Umstel­lungen das Arbeits­umfeld verbessern ließ. Im Empfangs­be­reich holte Sabine Weineck-Hubert die Assis­tentin nach vorn ins Licht und platzierte den Schreib­tisch seitlich statt frontal zum Eingang. Jetzt wirkt er als Anlauf­stelle und nicht mehr als Barriere. Außerdem erhielt er eine neue Seiten­ver­kleidung. Die schafft nicht nur klare Linien, sondern schützt vor allem vor Zugluft und dämpft den Schall. Eine klein­teilige Sitzgruppe mit Kaffeebar, die bisher im Eingangs­be­reich stand, verlegte die Archi­tektin in den hinteren Korridor, über den man die Büros erreicht. Nun lädt dieser Warte­be­reich zum Austausch unter Kollegen ein. Außerdem ist der erste Eindruck reprä­sen­tativ und Besucher fühlen sich gut aufge­nommen.

Immer auf Ergonomie achten. Solche Verän­de­rungen an Büroräumen sind nicht nur kosme­ti­scher Natur. Wer das gesamte Arbeits­umfeld sinnvoll und einladend gestaltet, wird attrak­tiver für Kunden und Bewerber. Er erleichtert den Beschäf­tigten die Arbeit und steigert auf diese Weise oft sogar ihre Produk­ti­vität. Das Verbes­se­rungs­po­tenzial durch solche meistens ohne großen Aufwand reali­sier­baren Umstel­lungen oder Umbauten sehen Experten im zweistel­ligen Prozent­be­reich. Die Forscher vom Fraun­hofer-Institut für Arbeits­wirt­schaft und Organi­sation (IAO) in Stuttgart etwa schätzen in ihrer Studie „Office Excel­lence Check“, dass sich die Arbeits­leistung um über 30 Prozent erhöhen kann, wenn das Bürodesign stimmt. Zusammen mit der Bundes­an­stalt für Arbeits­schutz und Arbeits­me­dizin (BAuA) und der Initiative „Neue Qualität der Büroarbeit“ (INQA-Büro) hat das IAO ermittelt, dass drei Faktoren ein effizi­entes Arbeiten fördern: Das Mobiliar muss hohe ergono­mische Qualität haben, die Büroein­richtung und -aufteilung die Kommu­ni­kation bestmöglich unter­stützen, die Büroform bewusst geplant und
auf die Tätig­keits­an­for­de­rungen abgestimmt sein.

Erst Anfor­de­rungen klären. Diese Anfor­de­rungen gilt es aber erst mal zu ermitteln. Tatsächlich planen viele Firmen­chefs ihre Räume immer noch aus dem Bauch heraus, ohne genau zu klären, welche Mitar­beiter möglichst nah zusam­men­sitzen sollten oder wer wie oft in welche Konferenz- und Technik­räume sowie Büros der Kollegen gehen muss. Die Bedeutung dieser Laufwege wird häufig unter­schätzt. Und es wird zu wenig über die Frage nachge­dacht, wann sich Großraum- oder Einzel­büros anbieten, ob sich mehrere Beschäf­tigte einen Arbeits­platz teilen können und wie Kunden sich bei ihrem Besuch möglichst wohlfühlen. Um vor einem Neu- oder Umbau die Anfor­de­rungen genau zu definieren, entwi­ckelt Sabine Weineck-Hubert ihre Konzepte möglichst mit den Mitar­beitern oder einem Teil von ihnen in einer „Zukunfts­werk­statt“. In Workshops von einigen Stunden bis zu einem Tag sprechen die Beschäf­tigten über indivi­duelle Bedürf­nisse und Wünsche in Sachen Bürodesign, sortieren sie, überprüfen sie und setzen dann Priori­täten. „So fangen wir falsche Erwar­tungen ab und stoßen gleich­zeitig eine ungeheure Kreati­vität an, was man mit den vorhan­denen Räumen und Mitteln machen kann“, erklärt Sabine Weineck-Hubert. Die Archi­tektin zeichnet immer die Wegestruk­turen auf, um Engpässe zu vermeiden. Sehr wichtig ist ihr auch das Konzept der „Activity-based Areas“: Dabei wird das Büro in Zonen für Konzen­tration, Kommu­ni­kation oder Erholung einge­teilt. Und dazwi­schen muss es Bewegung geben, denn die fehlt dort, wo sich alles am Computer erledigen lässt.

Richtige Materialien wählen. Was im Kleinen wie bei QRC in München klappt, geht auch im Großen. Die ProLux-System­technik GmbH in Blaustein bei Ulm beliefert Abschlepp­firmen in 15 europäi­schen Ländern mit Bergungs- und Abschlepp­zu­behör. Vor einigen Jahren erhielt der Sitz des gut 80 Beschäf­tigte zählenden Unter­nehmens einen Anbau. Dort sollten Mitar­beiter aus dem Service unter­ge­bracht werden, die unter anderem Kunden­te­le­fonate in verschie­denen Sprachen führen.

Nichts aber lenkt so sehr von der eigenen Arbeit ab wie die Gespräche der Kollegen. Damit es in dem offenen Büro trotz Stimmen­gewirr eine gute Akustik gibt, wurden je drei Schreib­tische im Windrad­prinzip angeordnet, sodass der Schall nie direkt auf ein Gegenüber trifft. Außerdem senken Holzmöbel sowie Teppiche den Geräusch­pegel. Wer noch mehr Ruhe will, kann ins Freie gehen. Das Dach einer Lager­halle dient als Sonnen­ter­rasse mit Liege­stühlen, Teich und Feuer­stelle – nicht nur für Raucher. Die Inves­tition hat sich gelohnt, so Antje Hilsenbeck, Assis­tentin der Geschäfts­führung: „Wenn man acht oder neun Stunden im Büro sitzt, kann man hier zwischen­durch Kraft tanken und sich wohlfühlen. Dann ist man auch freundlich zum Kunden.“

Bürodesign

Auf diese Aspekte sollten Sie bei der Arbeits­platz­ge­staltung achten


Planung: Es kommt auf die Kombi­nation aller Details an: Wenn Akustik, Optik, Klima sowie Ergonomie stimmen, sind die Mitar­beiter gesünder, motivierter und leistungs­fä­higer.

Akustik: Teppiche, Vorhänge, Akustikputz, Akustik­segel sowie Absor­berele­mente für Wände, Decken und Fenster­fronten schlucken Schall. Trenn­wände, Möbel oder Reflek­tor­ele­mente lenken ihn auch in die gewünschte Richtung.

Optik: Für blend­freie Beleuchtung sorgen beispiels­weise Schreib­tische, die im rechten Winkel zum Fenster aufge­stellt sind, sowie Wände oder Möbel­flächen mit geringem Refle­xi­onsgrad. Große Flächen sollte man in ruhigen Farben halten, möglichst in Pastell­tönen.

Klima: Sind Fenster und Türen frei zugänglich, kann man regel­mäßig kurz lüften. Das erhöht die Luftfeuch­tigkeit, sorgt für ausrei­chend Sauer­stoff und spart Energie. Strömt die Luft dauerhaft durch Öffnungen oder Klima­anlage, dürfen keine Arbeits­plätze im Zug liegen.

Ergonomie: Bringen Sie Mitar­beiter in Bewegung, etwa durch verstellbare Stühle, Tische oder Schränke, die sich auch als Pult oder Sitz eignen. Die Kaffee­küche oder der Kopierer dürfen gerne weiter entfernt liegen, solange die Laufwege frei sind.

Sicherheit: Vorge­schriebene und generell wichtige Aspekte sollten beachtet werden, etwa dass Stühle als Kippschutz fünf Rollen brauchen. Die Unfall­ver­si­cherung VBG hilft mit der Check­liste „Büroarbeit – sicher, gesund und erfolg­reich“, www.vbg.de, Suchnummer 5001.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2013

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