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DATEV-Lösungen zum Auftrags­wesen: ein runder Prozess

Das Geld kommt nicht von selbst aufs Konto – erst müssen Rechnungen gestellt werden. Wer die richtige Software nutzt, hat durch abgestimmte Abläufe in der Auftrags­be­ar­beitung vom Angebot bis zum Zahlungs­eingang weniger Arbeit.

Autor: Julia Mattausch


Wer noch Microsoft Office oder ähnliche Software einsetzt, kennt das Problem: Die manuelle Erfassung jedes einzelnen Formulars, vom Angebot über den Liefer­schein bis zur Rechnung, ist fehler­an­fällig und aufwendig. Aus Zeitmangel wird das Schreiben von Rechnungen deshalb immer wieder aufge­schoben – zulasten der Liqui­dität. Jetzt bietet DATEV zwei weitere Produkte zur Auftrags­be­ar­beitung: Die Cloud-Lösung DATEV Auftrags­wesen online und die lokal instal­lierbare Software DATEV Mittel­stand compact pro. Sie erlauben Unter­nehmern, deren Buchführung der Steuer­be­rater erstellt, durch­gän­giges prozess­ori­en­tiertes Arbeiten. In beiden Lösungen sind die Beleg­vor­lagen optisch an den Firmen­auf­tritt anpassbar. Der Unter­nehmer bestimmt, wo sein Logo steht und wie der Beleg aufgebaut ist. Die Position von Adresse und Texten lässt sich genau festlegen. Ist die Belegart definiert, steht sie bei der Beleger­fassung automa­tisch als Vorlage zur Verfügung, kann bei Bedarf aber jederzeit geändert werden.

Leichter Rechnungen stellen. Die Erfassung der Belege ist einfach. Kunden­adresse, Artikel­in­for­ma­tionen und die Textvor­lagen sind im System hinterlegt. Auf diese Daten wird beim Schreiben des Belegs zugegriffen. Kunden sind in den Stamm­daten hinterlegt, der Rechnungs­emp­fänger wird bei der Beleger­fassung gewählt. Artikel erfasst der Anwender im Beleg­for­mular. Neu erfasste Artikel lassen sich aus dem Beleg direkt in die Artikel­stamm­daten übernehmen. Einlei­tungs- und Abschluss­texte werden in den Textvor­lagen hinterlegt und passend zum Belegtyp angezeigt. Erteilt der Kunde einen Auftrag, lässt sich das Angebot inklusive Artikel- und Adress­daten in den nächsten logischen Beleg übernehmen: Durch einen Klick auf die Funktion „Beleg weiter­führen“ wählt der Anwender aus, ob die Auftrags­be­stä­tigung, der Liefer­schein oder die Rechnung folgen soll. Durch einen Klick auf den Button „Verkauf“ zeigt die Beleg­über­sicht, welche und wie viele Angebote angenommen wurden oder welche Rechnungen noch offen sind. Sie infor­miert über Belegart, Beleg­nummer, Kunden­nummer, Kunden­be­zeichnung, Beleg­datum, Liefer­datum, Netto- und Brutto­summe sowie darüber, ob der Beleg bereits gedruckt und an den Steuer­be­rater übergeben wurde. Außerdem zeigt sie den Status offen, erledigt oder abgelehnt an. Der Nutzer kann filtern, welche Belege die Übersicht zeigt. Selek­tiert wird zum Beispiel nach Status, Zeitraum und Belegart. Die Schnell­suche erleichtert das Finden von Belegen nach Beleg­nummer, Kunden­nummer oder Kundenname. So sieht der Unter­nehmer etwa gleich, bei wem Rechnungen offen sind. Im DATEV Auftrags­wesen online kann er auch noch zwischen der Listen- und der Galerie­an­sicht wechseln. Die Galerie­an­sicht zeigt Abbil­dungen der Belege, in denen er blättern kann.

Stets die Übersicht behalten.Eine Kontrolle der Absatz- und Umsatz­zahlen erlauben die Auswer­tungen. Sie infor­mieren über Kunden und Artikel nach Absatz- sowie nach Umsatz­zahlen und für bestimmte Zeiträume. Einfach den Haken bei „Vergleichs­zeitraum“ setzen und das Datum eingeben. Der Anwender sieht so, ob ein bestimmter Artikel noch genauso gut oder schlecht läuft wie im Vorjahr. Optimiert ist die Bereit­stellung der Belege für den Steuer­be­rater. Sie werden entweder via Beleg­ver­waltung in Unter­nehmen online als digitales Belegbild geliefert oder mit Buchungs­in­for­ma­tionen zum Beleg über das Rechnungs­aus­gangsbuch weiter­ge­geben. So erhält die Kanzlei schnell die digitalen Ausgangs­belege zur Erstellung der Buchführung ihrer Mandanten. Es muss lediglich die gewünschte Variante einge­stellt werden. Der Beleg ist mit einem Klick in Beleg­ver­waltung und Rechnungs­aus­gangsbuch hinterlegt. Mit DATEV Mittel­stand compact pro ist auch die Übergabe der Rechnungen in Papierform möglich. In wenigen Schritten werden mit der DATEV-Software so Rechnungen geschrieben, archi­viert, ausge­wertet und an den Steuer­be­rater weiter­ge­geben.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 02/2012

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