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Notfall­ordner: Erste Hilfe im Betrieb

Fällt der Unter­nehmer etwa durch Krankheit aus, gefährdet das oft die Existenz seiner Firma. Damit der Betrieb weiter­läuft, brauchen die Vertreter dann Zugriff auf wichtige Unter­lagen sowie Vollmachten für anste­hende Entschei­dungen.

Autor: Eva-Maria Neuthinger


Claus Rüberg fühlt sich fit und arbeitet viel. Betrieblich wie privat läuft es für den Unter­nehmer im baden-württem­ber­gi­schen Elzach gut. Vor einem Jahr hat er mit Peter Braßeler die Drechs­ler­werk­statt Feninger übernommen. „Wir sind gut gestartet“, freut sich der 42-Jährige. Eigentlich hat er keinen Grund, sich Sorgen zu machen. Trotzdem will Rüberg möglichst schnell einen Notfallplan ausar­beiten, damit der Betrieb, falls nötig, ohne Chefs läuft. Die Bedeutung des Themas ist den beiden klar geworden, als sie im Sommer gleich­zeitig Urlaub nahmen: „Zwar lief alles gut, zumal wir telefo­nisch für die Mitar­beiter erreichbar waren und es keine schwer­wie­genden Störungen gab“, so Rüberg. Aber dann skizziert er ein mögliches Krisen­sze­nario mit weitrei­chenden Konse­quenzen: „Wir müssen nur zusammen im Auto sitzen und einen Unfall haben.“ Mit anderen Unter­nehmern haben sie solche Fälle angesprochen und heftig disku­tiert: „Auch unsere Kollegen sind sensi­bi­li­siert, aber nur wenige haben schon Vorsorge getroffen“, hat der Firmenchef dabei gelernt.

Für den Ernstfall planen. Als ersten Schritt wollen Rüberg und Braßeler einen Notfall­ordner anlegen. Er soll einen Fahrplan enthalten, was bei langer Krankheit oder Tod eines Partners zu tun ist. Dort sollen zum Beispiel auch Listen mit wichtigen Verträgen und Passwörtern sowie Vollmachten hinterlegt werden. „Sicherlich besprechen wir uns auch mit unseren Ehepartnern“, sagt Rüberg. So verant­wor­tungs­be­wusst sind nicht viele Unter­nehmer. „Schät­zungs­weise weniger als zehn Prozent treffen Vorsorge“, meint Malcolm Schauf, Professor mit Spezi­al­gebiet Mittel­stand an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Düsseldorf. „Unter­nehmer glauben, dass ihnen nie etwas passiert.“ Dabei ist das Risiko nicht zu unter­schätzen: Statis­tisch betrachtet, werden gut 40 Prozent der heute 30- bis 40-jährigen Erwerbs­tä­tigen vor ihrer regulären Rentenzeit berufs­un­fähig. Diese Zahlen sollten auch Unter­nehmer veran­lassen, frühzeitig vorzu­sorgen.

Passwörter hinter­legen, Schauf rät, Listen zu erstellen, wo welche Unter­lagen im Betrieb zu finden sind. Auf jeden Fall gehört in den Notfall­ordner eine Aufstellung aller wichtigen Verträge, vom Mietvertrag über Leasing­do­ku­mente bis zu Arbeits- und Liefe­ran­ten­ver­trägen. Auch betrieb­liche Konten sind mit allen Daten zu erfassen. Jeder Firmenchef sollte sicher­stellen, dass eine Person seines Vertrauens auf diese Infor­ma­tionen zugreifen kann. Der Professor kennt Fälle, in denen selbst nahe Famili­en­an­ge­hörige nichts von einzelnen Bankver­bin­dungen wussten. „Entspre­chende Vollmachten für den Notfall zu geben gehört ebenso zum Pflicht­pro­gramm“, betont Schauf. Solche Dokumente können genauso wie sensible Geschäfts­zahlen oder Passwörter beispiels­weise beim Steuer­be­rater deponiert werden, der der Vertrau­ens­person im Ernstfall einen schnellen Zugang ermög­licht

Fällt der Chef aus, muss das Tages­ge­schäft weiter­laufen. Darum sollte er auch hier als Vertrau­ens­person für die Familie sowie als Ansprech­partner für Kollegen, Liefe­ranten und gute Kunden einen Mitar­beiter benennen – in der Regel seine rechte Hand. „Je kleiner der Betrieb, desto mehr Infor­ma­tionen braucht diese Vertrau­ens­person“, erläutert Experte Schauf. In Klein- und Mittel­be­trieben hat nicht selten allein der Inhaber die „Patent­re­zepte“ im Kopf. „Firmen­wissen wird vielfach in der Person des Chefs gebündelt“, weiß Schauf. Größere Betriebe betreiben dagegen zumeist ein profes­sio­nelles Wissens- und Dokumen­ta­ti­ons­ma­nagement. Entspre­chend hängt deren Erfolg in der Regel nicht allein von der Geschäfts­leitung ab.

An Interims­ma­nager denken. Für Mittel­ständler mit über einer Million Euro Jahres­umsatz empfiehlt es sich deshalb, einen Beirat zu gründen. Dies bietet mehrere Vorteile: Zum einen hat der Unter­nehmer einen direkten Ansprech­partner, falls er eine kompe­tente Einschätzung braucht. Ein Beirats­mit­glied, als das sich etwa der Steuer­be­rater anbietet, dient dem Firmenchef in der strate­gi­schen Geschäfts­führung langfristig als Sparrings­partner. Zum anderen lässt sich, wenn der Unter­nehmer überra­schend ausfällt, aus dem Kreis des Beirats manchmal ein Interims­ma­nager finden. Alter­nativ kann der Beirat mit seinem Netzwerk bei der Suche nach einem geeig­neten Kandi­daten helfen.

Früh ein Testament machen. Im Kreis der Mitar­beiter oder der Familie lässt sich kaum schnell ein Übernehmer finden. „Die Nachfolge im Mittel­stand zu planen und vorzu­be­reiten ist sehr schwierig“, so Professor Schauf, zumal auch erbrecht­liche Fragen relevant werden. Daher sollte jeder Firmenchef bei der Vorsor­ge­planung neben der Vorbe­reitung des Notfall­ordners auch sein Testament aufsetzen. Andern­falls tritt die gesetz­liche Erbfolge ein, was für die Firma oft nicht gut ist, weil Kapital­an­teile und Führung nicht kontrol­liert an die nächste Generation gehen. Ein quali­fi­zierter Berater kann bei der testa­men­ta­ri­schen Lösung sowie bei der Notfall­planung insgesamt unter­stützen. Das Thema Testament wird TRIALOG in einer der nächsten Ausgaben aufgreifen.

Claus Rüberg jeden­falls hat sich vorge­nommen, das Thema Notfallplan schnell anzugehen: „Mein Partner und ich werden mit kühlem Kopf überlegen, welche Maßnahmen wir ergreifen wollen, um für alle Fälle abgesi­chert zu sein.“

Notfall­ordner

Die wichtigsten Inhalte


Passiert etwas, brauchen Familie und ausge­wählte Mitar­beiter einen Überblick über die Situation im Betrieb. Aktua­li­sieren Sie jedes Jahr den Notfall­ordner. Scannen Sie wichtige Originale, damit sie in der EDV sind. Speichern Sie die letzte Version und ermög­lichen Sie Vertretern den Zugriff. Diese Unter­lagen und Aufstel­lungen sind besonders wichtig:
Vertre­tungsplan: Wer soll im Ernstfall welche Aufgabe übernehmen?
Vertrags­über­sicht: Was findet sich wo – von Arbeits­ver­trägen über Liefe­ranten- und Kunden­ver­träge bis zu Miet- und Versi­che­rungs­ver­trägen?
Konten­liste: Welche Bankkonten gibt es? Wichtig sind auch Vollmachten für die Konten für eine Person des Vertrauens.
Vermö­gens­auf­stellung: Welche Leasing­ob­jekte, welches Anlage- und Kapital­ver­mögen, welche Verbind­lich­keiten hat der Betrieb?
Zugriff: Wie lauten Passwörter oder Safekom­bi­na­tionen, wo sind wichtige Schlüssel?
Dokumente: Wo werden Testament, Patien­ten­ver­fügung, Vollmachten und ein Vertrags­muster für Interims­ma­nager aufbe­wahrt?
Sonstiges: wichtige Ansprech­partner, wichtige Patente oder Rezep­turen, Mitglied­schaften in Verbänden und Vereinen



Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2013

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