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Elektro­nische Betriebs­prüfung und ELStAM verschoben, ELENA gestoppt

Die Digita­li­sierung der Kommu­ni­kation zwischen staat­lichen Insti­tu­tionen sowie Bürgern und Unter­nehmen schreitet unauf­haltsam voran. Dies ist auch sehr begrü­ßenswert, insbe­sondere unter Berück­sich­tigung des Bürokra­tie­abbaus. Bei drei aktuellen Projekten – die elektro­nisch unter­stützte Betriebs­prüfung (euBP) in der Sozial­ver­si­cherung, das Verfahren der elektro­ni­schen Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale (ELStAM) und das Verfahren des elektro­ni­schen Entgelt­nach­weises (ELENA) – kam es jedoch zu erheb­lichen Schwie­rig­keiten. Zwei dieser Projekte wurden verschoben, eins sogar gestoppt.


Elektro­nisch unter­stützte Betriebs­prüfung (euBP) in der Sozial­ver­si­cherung. Mit Wirkung vom 1. Januar 2012 sollte in der Sozial­ver­si­cherung die elektro­nisch unter­stützte Betriebs­prüfung (euBP) einge­führt werden. Das Verfahren sieht die Annahme der zur Durch­führung einer Betriebs­prüfung nach § 28p SGB IV notwen­digen Arbeit­ge­ber­daten im elektro­ni­schen Verfahren vor. Die Arbeit­geber sollen im Rahmen des Verfahrens euBP die Möglichkeit erhalten, die für die Prüfung relevanten Daten elektro­nisch anzuliefern. Die vom Arbeit­geber übermit­telten Daten werden mithilfe einer Prüfsoftware analy­siert und die daraus gewon­nenen Ergeb­nisse als Hinweise für die Prüfung genutzt. Ziel ist es, die Prüfdauer bei den einzelnen Prüfstellen auf das erfor­der­liche Mindestmaß zu reduzieren; unter Umständen kann eine Prüfung vor Ort gänzlich entfallen. Über den Umfang der für den Zweck der Betriebs­prüfung zu übermit­telnden Daten enthält das Gesetz keine konkreten Aussagen. Hier dürfte die Ursache der Verschiebung zu finden sein. Die Renten­ver­si­cherung erwartet nicht nur die Zahlen aus den Bereichen Lohn/ Gehalt, sonstige Zahlungen an die Arbeit­nehmer, Entgelt­arten, Beitrags­gruppen, Melde­daten und Sollstel­lungen der Einzugs­stellen, sondern auch die Buchungen aus der Finanz­buch­haltung. Die Pilot­phase, ursprünglich ab Oktober 2011 geplant, startet nun voraus­sichtlich erst im Januar 2012. Flächen­de­ckend wird das Verfahren daher voraus­sichtlich erst ab 1. Januar 2013 erfolgen können.

Verfahren der elektro­ni­schen Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale (ELStAM).

Der Start­termin des neuen Verfahrens der elektro­ni­schen Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale (ELStAM) wurde aufgrund unerwar­teter techni­scher Schwie­rig­keiten auf den 1. Januar 2013 verschoben.

Das Lohnsteu­er­ab­zugs­ver­fahren sollte auf ein elektro­ni­sches Verfahren umgestellt werden. Die OFD Karlsruhe weist im Rahmen eines Infor­ma­ti­ons­schreibens für Arbeit­geber vom 30. November 2011 darauf hin, in welchen Fällen tatsächlich eine Beschei­nigung für den Lohnsteu­er­abzug im Jahr 2012 notwendig ist.

Gültigkeit der Lohnsteu­er­karte 2010 / Ersatz­be­schei­nigung 2011 im Jahr 2012: Die Lohnsteu­er­karte 2010 sowie eine vom Finanzamt ausge­stellte Beschei­nigung für den Lohnsteu­er­abzug 2011 (sog. Ersatz­be­schei­nigung 2011) und die darauf einge­tra­genen Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale (Steuer­klasse, Zahl der Kinder­frei­be­träge, Freibetrag, Hinzu­rech­nungs­betrag, Religi­ons­merkmal, Faktor) bleiben weiterhin gültig. Die dort enthal­tenen Daten sind der Berechnung der Lohnsteuer im Jahr 2012 zugrunde zu legen.

Keine Änderung gegenüber 2010/2011. Kein Handlungs­bedarf: Werden sich die auf der Lohnsteu­er­karte 2010 bzw. der Ersatz­be­schei­nigung 2011 einge­tra­genen Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale des Arbeit­nehmers im Jahr 2012 nicht ändern, müssen Arbeit­nehmer und Arbeit­geber nichts Weiteres veran­lassen. Die dem Arbeit­geber vorlie­genden Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale gelten fort.

Aufbe­wah­rungs­pflicht der Lohnsteu­er­karte 2010 / Ersatz­be­schei­nigung 2011. Der Arbeit­geber darf die Lohnsteu­er­karte 2010 bzw. die Ersatz­be­schei­nigung 2011 im Übergangs­zeitraum nicht vernichten und hat sie dem Arbeit­nehmer bei Beendigung des Arbeits­ver­hält­nisses im Übergangs­zeitraum 2012 zur Vorlage bei einem neuen Arbeit­geber auszu­hän­digen.

Was tun bei Änderung der Verhält­nisse gegenüber 2010/2011? Weichen die auf der Lohnsteu­er­karte 2010 bzw. der Ersatz­be­schei­nigung 2011 einge­tra­genen Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale von den tatsäch­lichen Verhält­nissen zu Beginn des Jahres 2012 ab (z. B. Zahl der Kinder­frei­be­träge), kann der Arbeit­nehmer dem Arbeit­geber des ersten Dienst­ver­hält­nisses die im Übergangs­zeitraum 2012 anzuwen­denden Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale aus Verein­fa­chungs­gründen auch anhand folgender amtlicher Beschei­ni­gungen nachweisen:

  • Mittei­lungs­schreiben des Finanzamts zur „Infor­mation über die erstmals elektro­nisch gespei­cherten Daten für den Lohnsteu­er­abzug (elektro­nische Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale)“ oder
  • Ausdruck des Finanzamts mit den ab dem 1.1.2012 gespei­cherten elektro­ni­schen Lohnsteu­er­ab­zugs­merk­malen.

Das Mittei­lungs­schreiben und der Ausdruck des Finanzamts sind für den Arbeit­geber jedoch nur dann maßgebend, wenn ihm gleich­zeitig die Lohnsteu­er­karte 2010 bzw. die Ersatz­be­schei­nigung 2011 für das erste Dienst­ver­hältnis des Arbeit­gebers vorliegt (Steuer­klassen I bis V). Legt der Arbeit­nehmer das Mittei­lungs­schreiben oder den Ausdruck des Finanzamts dem Arbeit­geber vor, sind allein die darin ausge­wie­senen Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale für den Lohnsteu­er­abzug maßgebend. Diese verein­fachte Nachweis­mög­lichkeit besteht auch dann, wenn der Arbeit­nehmer im Kalen­derjahr 2012 in ein neues erstes Dienst­ver­hältnis wechselt. Allein eine Mitteilung des Arbeit­nehmers, weiterhin gültige Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale für das Kalen­derjahr 2012 zu seinen Ungunsten zu ändern („Änderung auf Zuruf“), reicht zur Anwendung für den Lohnsteu­er­abzug durch den Arbeit­geber nicht aus. Falls die Angaben in dem Mittei­lungs­schreiben nicht zutreffend sind, kann der Arbeit­nehmer beim Finanzamt eine Änderung beantragen. Der Nachweis der gültigen Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale kann dann gegenüber dem Arbeit­geber durch den vom Finanzamt auf Antrag zu ferti­genden Ausdruck der ab dem Jahr 2012 gültigen ELStAM geführt werden. Falls der Arbeit­nehmer erstmals für 2012 eine Änderung der Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale (Steuer­klasse, Zahl der Kinder­frei­be­träge, Freibetrag, Hinzu­rech­nungs­betrag, Religi­ons­merkmal, Faktor) beantragt, kann der Nachweis der gültigen Lohnsteu­er­ab­zugs­merkmale gegenüber dem Arbeit­geber ebenfalls durch den vom Finanzamt auf Antrag zu ferti­genden Ausdruck der ab dem Jahr 2012 gültigen ELStAM geführt werden.

Keine Lohnsteu­er­karte 2010/Ersatzbescheinigung 2011 vorhanden. Arbeit­nehmer ohne Lohnsteu­er­karte 2010 oder Ersatz­be­schei­nigung 2011, die im Übergangs­zeitraum 2012 (erstmals) ein Beschäf­ti­gungs­ver­hältnis aufnehmen, müssen beim Finanzamt eine „Beschei­nigung für den Lohnsteu­er­abzug 2012“ beantragen. Diese Beschei­nigung ist dem Arbeit­geber vorzu­legen.

Verfahren des elektro­ni­schen Entgelt­nach­weises (ELENA). Mit dem ELENA-Gesetz wurde 2009 ein Verfahren beschlossen, das Anträge auf Sozial­leis­tungen verein­fachen und beschleu­nigen sollte. Am 2.12.2011 wurde das Gesetz zur Aufhebung von Vorschriften zum Verfahren des elektro­ni­schen Entgelt­nach­weises (ELENA) im Bundes­ge­setz­blatt verkündet und trat damit am 3.12.2011 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt entfällt die Pflicht des Arbeit­gebers, monat­liche Meldungen zu Entgelt­daten im ELENA-Verfahren an die Zentrale Speicher­stelle zu erstatten. Gleich­zeitig werden keine Arbeit­neh­mer­daten mehr angenommen und alle bisher gespei­cherten Daten werden unver­züglich gelöscht.

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