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Den Fiskus betei­ligen

Wurden Geschäfts­termine und Urlaub kombi­niert, ließen sich bisher keine Ausgaben absetzen. Jetzt eröffnen die Finanz­richter die Chance, Steuern zu sparen.


Joachim Schon­del­maier ist ein Unter­nehmer alter Prägung. Mit Kunden und Zulie­ferern verhandelt er persönlich, um einen guten Kontakt aufzu­bauen, Verträge bestätigt er per Handschlag. Der Erfolg gibt dem Chef der Schon­del­maier GmbH – Presswerk in Gutach bei Freiburg recht: In dem Kaltpresswerk fertigen 250 Beschäf­tigte jährlich Serien­teile im Wert von 40 Millionen Euro für die Autoin­dustrie. „Wir produ­zieren Kompo­nenten in höchster Qualität und Präzision“, betont Schon­del­maier, der den Famili­en­be­trieb in dritter Generation leitet. „Und zwar exakt nach den Erfor­der­nissen unserer Abnehmer.“

Um dieses Leistungs­ver­sprechen zu erfüllen, sind der Firmenchef sowie 20 Mitar­beiter viel unterwegs. Sie bahnen neue Geschäfte an oder klären Projekt­de­tails. Bisher achtete Schon­del­maier sehr darauf, dass seine Experten nach solchen Gesprächen sofort zurück­kehren: „Da Geschäfts­reisen nicht mit privaten Terminen verknüpft wurden, hatten wir kein Problem mit dem Finanzamt.“ Inzwi­schen sieht er das etwas lockerer und erlaubt den Mitar­beitern manchmal, eine Dienst­reise ins Ausland privat über das Wochenende zu verlängern: „Das ist eine kleine Aufmerk­samkeit für ihren hohen Einsatz.“ Leisten kann sich Schon­del­maier diese Großzü­gigkeit seit einem Grund­satz­urteil des Bundes­fi­nanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2010.

Danach dürfen Finanz­beamte den Betriebs­aus­ga­ben­abzug für sogenannte gemischt veran­lasste Reise­kosten nicht generell verweigern, wenn das Unter­nehmen die Kosten sauber in beruflich und privat veran­lasst aufteilt. Alle betrieb­lichen Aufwen­dungen darf der Firmenchef steuerlich absetzen. Dies gilt insbe­sondere für die Hin- und Rückrei­se­kosten, die bisher dem Rotstift des Finanzamts zum Opfer fielen. Denn sie wären ohnehin angefallen.

Finanzamt prüft akribisch. Neuer­dings haben Geschäfts­rei­sende durch drei Urteile der obersten Finanz­richter größeren steuer­lichen Gestal­tungs­spielraum (siehe Kasten).

Wer Beruf und Freizeit kombi­niert, darf die Kosten anteilig absetzen, wenn er den dienst­lichen Anlass einer Reise belegt. Jedem Unter­nehmer sollte jedoch klar sein, dass die Finanz­be­amten bei 155 Millionen Geschäfts­reisen und den damit verbun­denen Kosten von 43,5 Milli­arden Euro im Jahr 2010 bei den Reise­kos­ten­ab­rech­nungen auch künftig sehr genau hinsehen werden. Wer Geschäft­liches mit Privatem verbindet, sollte deshalb vorab mit seinem Steuer­be­rater klären, welche Kosten sich absetzen lassen und welche Belege aufzu­be­wahren sind.

„Liegt der Privat­anteil einer Reise bei über 90 Prozent, ist kein Steuer­abzug erlaubt. Beträgt dagegen der dienst­liche Anteil über 90 Prozent, sind alle Reise­kosten Betriebs­aus­gaben oder Werbungs­kosten“, erklärt Anita Käding, Leiterin der Abteilung Steuer­recht und -politik beim Bund der Steuer­zahler in Berlin, die neuen Regeln. „Grund­sätzlich fordern die Richter eine klare Aufteilung der betrieb­lichen und privaten Kosten beispiels­weise nach Zeitan­teilen.“ Aufwen­dungen für An- und Abreise sowie Übernachtung und Verpflegung sind möglichst nach Tagen aufzu­schlüsseln: Die Hotel­rechnung während der geschäft­lichen Tagung samt Spesen zahlt der Arbeit­geber, die privaten Urlaubstage der Arbeit­nehmer.

Die Flugkosten sind ebenfalls aufzu­teilen: Verlängert ein Mitar­beiter die einwö­chige Geschäfts­reise um einen dreitä­gigen Kurzurlaub, zahlt er drei Zehntel des Flugti­ckets selbst. Ärger mit dem Fiskus droht nur, wenn die Reise­kos­ten­ab­rechnung sich durch die frühere Hin- oder spätere Rückreise deutlich erhöht. Unstrittig und steuerlich voll absetzbar sind dagegen rein beruflich bedingte Kosten, etwa Tagungs­ge­bühren oder Messe­ein­tritte. Proble­ma­tisch ist es weiterhin, wenn sich Privates und Beruf­liches nicht sauber trennen lassen. „Eine offene Flanke bleiben Reisen, die Firmen­chefs unter­nehmen, um Kontakte zu knüpfen“, warnt Marc Desens, Professor für Steuer- und öffent­liches Wirtschafts­recht an der Univer­sität Leipzig. „Wenn das Programm der Wirtschafts­de­le­gation auch allge­mein­bil­dender Natur ist, wird es schwierig, dem Finanzamt eine beruf­liche Motivation zu belegen.“

Der Jurist rät deshalb, alles zu sammeln, was den beruf­lichen Anlass der Reise dokumen­tiert. Dazu zählen neben dem Tagungs- oder Reise­pro­gramm auch genaue Aufzeich­nungen zu geführten Gesprächen oder geknüpften Kontakten. Wer mit dem Firmen­wagen unterwegs ist, sollte zudem ein ordnungs­ge­mäßes Fahrtenbuch führen.

Für den Fiskus müssen Sprach­kurse nicht zwingend auf Insel­pa­ra­diesen statt­finden, aber der Indian Summer in den USA lässt sich auch bei einer Dienst­reise genießen.

Genaue Dokumen­tation hilft. Besonders bei Sprach­reisen kommt es auf eine saubere Dokumen­tation an. Ist eine Aufteilung der Reise­kosten nach privaten und beruf­lichen Tagen unmöglich, weil abends nach dem Sprachkurs noch Zeit für Besich­ti­gungen war, erlauben die Finanz­richter eine prozen­tuale Aufschlüs­selung. Ist auch das schwierig, darf laut BFH-Richter­spruch die Hälfte der Reise­kosten steuerlich angesetzt werden. Haben die Finanz­be­amten aber den Verdacht, dass ihnen ein Urlaubstrip als Geschäfts­reise unter­ge­schoben werden soll, ist der Steuer­abzug schnell gestrichen. Dabei gilt: Je exoti­scher das Reiseziel, desto eher unter­stellt der Fiskus einen privaten Anlass. Darlegung und Beweislast liegen dann beim Steuer­zahler. Unter­nehmer sollten sich daher mit dem Gedanken anfreunden, dass man Franzö­sisch nicht unbedingt auf Madagaskar lernen muss.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2012; Text: Sigrun an der Heiden

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