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Die Aufbe­wahrung von Unter­lagen

Die Aufbe­wahrung von Unter­lagen ist insbe­sondere für Unter­nehmen ein lästiges Thema. So werden in erheb­lichem Umfang Platz in Anspruch genommen und Kosten verur­sacht. In diesem Artikel wird ein kurzer Überblick – ohne Anspruch auf Vollstän­digkeit – zur Aufbe­wahrung von Unter­lagen gegeben.


Handels­recht­liche Aufbe­wah­rungs­pflichten. Nach dem Handels­recht sind Kaufleute verpflichtet, Ihre Unter­lagen geordnet aufzu­be­wahren. Zu den aufbe­wah­rungs­pflich­tigen Unter­lagen gehören insbe­sondere Handels­bücher, Inventare, Eröff­nungs­bi­lanzen, Jahres­ab­schlüsse, Einzel­ab­schlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lagebe­richte, Konzern­ab­schlüsse, Konzern­la­ge­be­richte sowie die zu ihrem Verständnis erfor­der­lichen Arbeits­an­wei­sungen und sonstigen Organi­sa­ti­ons­un­ter­lagen sowie Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungs­belege). Für diese Unter­lagen gilt eine zehnjährige Aufbe­wah­rungs­pflicht. Daneben sind über einen Zeitraum von sechs Jahren die empfan­genen Handels­briefe und die Wieder­gaben der abgesandten Handels­briefe aufzu­be­wahren. Als Handels­brief ist dabei ein Schrift­stück zu verstehen, das ein Handels­ge­schäft betrifft. Die Aufbe­wah­rungs­frist beginnt mit dem Schluss des Kalen­der­jahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufge­stellt, die Eröff­nungs­bilanz oder der Jahres­ab­schluss festge­stellt, der Einzel­ab­schluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzern­ab­schluss aufge­stellt, der Handels­brief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungs­beleg entstanden ist. Allgemein ist zu empfehlen, Gerichts­ur­teile und Bauun­ter­lagen dauerhaft aufzu­be­wahren.

Steuer­recht­liche Aufbe­wah­rungs­pflichten. Die handels­recht­lichen Aufbe­wah­rungs­pflichten gelten nur für Kaufleute. Daher hat das Steuer­recht über § 147 AO eigene Aufbe­wah­rungs­pflichten geschaffen, die für alle Buchfüh­rungs- und Aufzeich­nungs­pflich­tigen gelten. Die Pflicht zur Aufbe­wahrung der Bücher, Aufzeich­nungen etc. ist Bestandteil der Buchfüh­rungs- und Aufzeich­nungs­pflichten der §§ 140, 141 AO. Sie dienen dazu, sicher­zu­stellen, dass bei einer Außen­prüfung oder im Rechts­be­helfs­ver­fahren die Unter­lagen noch greifbar sind. Entspre­chend den Grund­sätzen des § 145 Abs. 1 AO sind die Bücher und Aufzeich­nungen so geordnet aufzu­be­wahren, dass ein sachver­stän­diger Dritter diese in angemes­sener Frist prüfen kann. Die Aufbe­wah­rungs­fristen des § 147 AO gelten nur für die steuerlich erfor­der­lichen Unter­lagen, nicht für nur handels­rechtlich notwendige Unter­lagen. Umfasst sind insbe­sondere folgende Unter­lagen: Bücher und Aufzeich­nungen, Inventare, Jahres­ab­schlüsse, Lagebe­richte, die Eröff­nungs­bilanz sowie die zu ihrem Verständnis erfor­der­lichen Arbeits­an­wei­sungen und sonstigen Organi­sa­ti­ons­un­ter­lagen, Buchungs­belege, Unter­lagen, die einer mit Mitteln der Daten­ver­ar­beitung abgege­benen Zollan­meldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizu­fügen sind, sofern die Zollbe­hörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurück­ge­geben haben. Für diese Unter­lagen gilt eine zehnjährige Aufbe­wah­rungs­frist. Sechs Jahre aufzu­be­wahren sind die empfan­genen Handels- oder Geschäfts­briefe, Wieder­gaben der abgesandten Handels- oder Geschäfts­briefe sowie sonstige Unter­lagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Steuerlich ist darauf zu achten, dass nach der AO einige Tatbe­stände bestehen, die den Ablauf der Frist hemmen. Der Ablauf der Aufbe­wah­rungs­frist ist insbe­sondere gehemmt, solange die allge­meinen Festset­zungs­fristen nicht abgelaufen sind. Diese betragen ein bzw. vier Jahre, können aber in einer Vielzahl von Fällen hinaus­ge­schoben werden, was vor allem auch bei der Durch­führung einer steuer­lichen Außen­prüfung gilt. Eine Hemmung ist auch immer dann gegeben, wenn noch ein Einspruchs­ver­fahren anhängig ist. Die 10-Jahres-Frist bei Steuer­hin­ter­ziehung beein­flusst den Ablauf der Frist für die Aufbe­wahrung hingegen nicht.

Bei originär digitalen Daten hat die Finanz­be­hörde das Recht, im Rahmen einer Außen­prüfung Einsicht in die gespei­cherten Daten zu nehmen und das Daten­ver­ar­bei­tungs­system zur Prüfung der Unter­lagen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanz­ver­waltung beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu gehören nach Auffassung der Finanz­ver­waltung in jedem Fall die Daten in den Bereichen Finanz­buch­haltung, Lohnbuch­haltung und Anlagen­buch­haltung. Aber auch Daten aus anderen Bereichen können hierzu gehören, soweit sie für die Besteuerung relevant sind.

Aufbe­wah­rungs­pflichten für Verbraucher. Verbraucher sind verpflichtet, Handwer­ker­rech­nungen zwei Jahre aufzu­be­wahren. Allgemein ist zu empfehlen, Belege entspre­chend der dreijäh­rigen Regel­ver­jährung aufzu­be­wahren. Hierunter fallen z. B. vertrag­liche Zahlungs­an­sprüche von Handwerks­be­trieben oder Händlern wegen Lieferung von Waren oder Erbringung von Werkleis­tungen, Lohn- und Gehalts­an­sprüche, Schaden­er­satz­an­sprüche wegen unerlaubter Handlung (u. a. Verletzung von Eigentum, Gesundheit oder Leben), Ansprüche auf Sachleistung (Erfüllung von Kauf- oder Werkver­trägen). Die Verjährung beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, sodass entspre­chende Belege vier Jahre aufbe­wahrt werden sollten. Um Gewähr­leis­tungs­an­sprüche und Garan­tie­an­sprüche aus Kauf- oder Werkver­trägen durch­setzen zu können, sollten die Zahlungs­belege oder Verträge mindestens für die vorge­se­henen Gewähr­leis­tungs­fristen, besser noch darüber hinaus, aufbe­wahrt werden. Gewähr­leis­tungs­fristen des BGB betragen fünf Jahre für Mängel an einem Bauwerk oder einer Sache, welche für ein Bauwerk verwendet wurde. Für alle anderen Mängel sind nur zwei Jahre vorge­sehen, es sei denn, der Händler hat längere Fristen vertraglich zugesagt. Versi­che­rungs­un­ter­lagen sollten für die Laufzeit der Versi­cherung und nach der Kündigung darüber hinaus bis zum Inkraft­treten einer neuen Police aufbe­wahrt werden. Verträge mit Kredit­in­sti­tuten sollten grund­sätzlich über die gesamte Laufzeit aufbe­wahrt werden. Andere Bankbelege wie Überwei­sungen und Konto­auszüge gelten als Zahlungs­nach­weise für Leistungen und sollten deshalb mindestens drei bis vier Jahre aufbe­wahrt werden. Durch das Steuer­hin­ter­zie­hungs­be­kämp­fungs­gesetz wurde § 147a AO neu in das Gesetz eingefügt. Nach dieser Bestimmung bestehen Aufbe­wah­rungs­pflichten bei den Überschuss­ein­künften, also den Einkünften aus nicht selbst­stän­diger Arbeit, Kapital­ver­mögen, Vermietung und Verpachtung und den sonstigen Einkünften. Steuer­pflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalen­derjahr beträgt, haben die Aufzeich­nungen und Unter­lagen über die den Überschuss­ein­künften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungs­kosten sechs Jahre aufzu­be­wahren.

Weitere Aufbe­wah­rungs­pflichten. Weiter­ge­hende Aufbe­wah­rungs­pflichten können sich z. B. aus dem Produkt­haf­tungs­gesetz ergeben.

Kosten der Aufbe­wahrung. Für die Kosten der Aufbe­wahrung ist eine Rückstellung zu bilden, da es sich um Kosten handelt, die aufgrund einer gesetz­lichen Verpflichtung entstehen. Die Höhe der Rückstellung ist vom Einzelfall abhängig. Werden die Unter­lagen extern einge­lagert, bietet es sich an, als Rückstel­lungs­betrag die Miete der Archiv­räume anzusetzen. Bei einer Einla­gerung in einzelnen Räumen eines sonst zu anderen Zwecken genutzten Gebäudes sind die antei­ligen Kosten für den Bereich des Archivs zu ermitteln und diese bei der Höhe der Rückstellung zu berück­sich­tigen.

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