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Die Verein­fa­chung der elektro­ni­schen Rechnungs­stellung

Die Änderung der MwSt-Richt­linie 2006/112/EG erfordert die Reduzierung der bislang sehr hohen Anfor­de­rungen an die elektro­nische Übermittlung von Rechnungen bis 31.12.2012. Insbe­sondere soll eine Gleich­stellung zwischen Papier- und elektro­ni­scher erfolgen.


Bislang musste mit einer quali­fi­zierten elektro­ni­schen Signatur die Echtheit der Herkunft und die Unver­sehrtheit des Inhalts nachge­wiesen werden. Diese sollen ab 01.07.2011 nicht mehr derart aufwendig belegt werden. Der Gesetz­geber schreibt keine bestimmte Techno­logie dafür vor, auf welchem Wege Unter­nehmer die gesetz­lichen Erfor­der­nisse erbringen. Statt­dessen kann der Unter­nehmer selbst bestimmen, auf welchem Wege er die gesetz­lichen Erfor­der­nisse erbringt. Er muss sich dabei jedoch eines inner­be­trieb­lichen Kontroll­ver­fahrens bedienen.

Grundlage für die Geset­zes­än­de­rungen ist Steuer­ver­ein­fa­chungs­gesetz 2011, welches vom Bundesrat abschließend am 08.07.2011 verab­schiedet werden sollte. Der Bundesrat hat dem Gesetz­entwurf jedoch nicht zugestimmt. Dies hat zur Folge, dass das Gesetz mögli­cher­weise in den Vermitt­lungs­aus­schuss geht.

Grundzüge der elektro­ni­schen Rechnung. Eine elektro­nische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektro­ni­schen Format ausge­stellt und empfangen wird. Der Unter­nehmer und der Rechnungs­emp­fänger müssen sich dabei einig sein, dass die Rechnung elektro­nisch übermittelt werden kann.

Die Rechnung kann in einem belie­bigen elektro­ni­schen Format ausge­stellt werden. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textda­tei­anhang, per Computer-Telefax, auf einem Daten­träger (USB-Stick, CD), per Web-Download oder im Wege des Daten­trä­ger­aus­tauschs (EDI) übermittelt werden. Die Rechnung muss zudem in einer für das mensch­liche Auge lesbaren Form geschrieben sein.

Echtheit der Herkunft und Unver­sehrtheit des Inhalts einer Rechnung. Echtheit der Herkunft und Unver­sehrtheit des Inhalts einer Rechnung sind Voraus­setzung für den Vorsteu­er­abzug.

Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewähr­leistet, wenn die Identität des Rechnungs­aus­stellers sicher­ge­stellt ist. Die Unver­sehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewähr­leistet, wenn die nach dem Umsatz­steu­er­gesetz erfor­der­lichen Pflicht­an­gaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

Hierzu ist ein Nachweis zum inner­be­trieb­lichen Kontroll­ver­fahren erfor­derlich, den der Unter­nehmer mit Hilfe eines verläss­lichen Prüfpfads führen kann.

Verwendet der Unter­nehmer keine quali­fi­zierte elektro­nische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein inner­be­trieb­liches Kontroll­ver­fahren, das einen verläss­lichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicher­zu­stellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unver­sehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewähr­leistet sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unter­nehmer selbst fest.

Inner­be­trieb­liches Kontroll­ver­fahren. Ein inner­be­trieb­liches Kontroll­ver­fahren ist ein Verfahren, das der Unter­nehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungs­ver­pflichtung einsetzt. Der Unter­nehmer wird im eigenem Interesse insbe­sondere überprüfen, ob die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in darge­stellter Qualität und Quantität erbracht wurde, der Rechnungs­aus­steller also tatsächlich den Zahlungs­an­spruch hat, die vom Rechnungs­steller angegebene Konto­ver­bindung korrekt ist und ähnliches.

Es müssen hierfür keine neuen spezi­ellen Verfah­rens­weisen innerhalb des Unter­nehmens geschaffen werden. Bereits ein entspre­chend einge­rich­tetes Rechnungs­wesen kann als geeig­netes Kontroll­ver­fahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfan­genen Leistung ermög­licht.

Verläss­licher Prüfpfad. Ein verläss­licher Prüfpfad ist Bestandteil eines inner­be­trieb­lichen Kontroll­ver­fahrens zur Gewähr­leistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unver­sehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit. Anhand eines verläss­lichen Prüfpfads ist ein Zusam­menhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzu­stellen.

Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und, ggf. dem Liefer­schein überprüft der Unter­nehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungs­gemäß ist, also die Rechnungs­an­gaben und der leistende Unter­nehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus anderen Gründen erfor­derlich, nämlich um die Voraus­set­zungen des Vorsteu­er­abzugs festzu­stellen.

Aufbe­wahrung elektro­ni­scher Rechnungen. Besteht eine Aufbe­wah­rungs­pflicht, so sind elektro­nische Rechnungen in dem elektro­ni­schen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildfor­maten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzu­be­wahren. Das bei der Aufbe­wahrung angewendete Verfahren und die Prozesse müssen den Grund­sätzen ordnungs­ge­mäßer Buchführung und DV-gestützter Buchfüh­rungs­systeme und den Grund­sätzen zum Daten­zu­griff und zur Prüfbarkeit digitaler Unter­lagen entsprechen.

Die aufbe­wahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbe­wah­rungs­frist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere, für die Besteuerung relevanten elektro­ni­schen Unter­lagen, wie z.B. die elektro­nische Buchführung und Gewinn­ermittlung oder elektro­nische Geschäfts­briefe. Die Aufbe­wah­rungs­frist beträgt bei einem Unter­nehmer in der Regel 10 Jahre.

Es ist darauf hinzu­weisen, dass elektro­nische Rechnungen zwingend elektro­nisch während der Dauer der Aufbe­wah­rungs­frist auf einem Daten­träger aufzu­be­wahren sind, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbe­sondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbe­wahrung einer elektro­ni­schen Rechnung als Papier­aus­druck ist in diesen Fällen nicht zulässig.

Pflicht­an­gaben einer Rechnung. An dieser Stelle möchten wir auch auf Pflicht­an­gaben einer Rechnung aufmerksam machen.

Ordnungs­gemäße Rechnungen müssen weiterhin folgende Pflicht­an­gaben zwingend enthalten, damit der Rechnungs­emp­fänger hieraus den Vorsteu­er­abzug erhält (§ 14 Abs. 4 UStG):

  • Vollstän­diger Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungs­emp­fängers
  • Steuer­nummer oder Umsatz­steuer- Identi­fi­ka­ti­ons­nummer (USt-IdNr.) des leistenden Unter­nehmers
  • Ausstel­lungs­datum
  • die einmalig vergebene, fortlau­fende Rechnungs­nummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • das nach Steuer­sätzen und einzelnen Steuer­be­frei­ungen aufge­schlüs­selte (Netto-)Entgelt, jede im Voraus verein­barte Entgelts­min­derung, sofern sie nicht im Entgelt berück­sichtigt ist
  • den anzuwen­denden Steuersatz, den Umsatz­steu­er­betrag oder ggf. einen Hinweis auf die jeweilig geltende Steuer­be­freiung
  • Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Hinweis auf 2-jährige Aufbe­wah­rungs­pflicht bei Grund­stücks­leis­tungen
  • Bei Klein­be­trags­rech­nungen (brutto bis zu 150 EUR) muss der Leistungs­emp­fänger, die USt-IdNr. sowie eine Rechnungs­nummer nicht angegeben werden. Zudem reicht die Angabe des Brutto­be­trags sowie des zutref­fenden Steuer­satzes aus. Die gleichen Erleich­te­rungen gelten bei Fahraus­weisen über eine Perso­nen­be­för­derung. Unter­liegt diese dem ermäßigten Steuersatz, ist die Angabe des Steuer­satzes entbehrlich. Diese Erleich­te­rungen gelten nicht für die Beför­derung mit einem Taxi oder für die Vermietung von Autos.

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